So verwenden Sie die Freshbooks Mobile App im Jahr 2022

Die mobile App von FreshBooks ermöglicht die Rechnungsstellung und Kostenverfolgung für unterwegs. Geschäftsinhaber können ihre Bücher auch außerhalb des Büros auf dem neuesten Stand halten.

Erinnern Sie sich an Ihr erstes Smartphone? Meins war ein BlackBerry Bold. Damals staunten die Menschen über die Idee, E-Mails abzurufen und mit demselben Gerät zu telefonieren.

Wir erwarten heutzutage mehr von unseren Smartphones. Wir beschweren uns, wenn unsere iPhones einfrieren, wenn sie auf unsere Fernseher streamen, Videoanrufe mit Freunden tätigen und gleichzeitig E-Mails senden.

Geschäftsinhaber sollten auch mehr von ihrer Buchhaltungssoftware erwarten. Betreten Sie die mobile App von FreshBooks:eine Lösung für Selbständige, die ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten möchten, während sie nicht im Büro sind.

Überblick:Was ist FreshBooks?

FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die kleinen Unternehmen hilft, Rechnungen an Kunden auszustellen, Geschäftsausgaben zu verfolgen und Jahresabschlüsse zu erstellen. FreshBooks ist auf Einpersonen- und Startup-Unternehmen ausgerichtet und hat eine Ascent-Bewertung von 9,2 von 10 für seine benutzerfreundliche Oberfläche und den Live-Kundensupport.

Wenn Sie sich für ein FreshBooks-Konto anmelden – das Ihnen monatlich zwischen 14,99 und 49,99 US-Dollar kostet – erhalten Sie Zugriff auf die mobile App, die auf Android- und iOS-Geräten verfügbar ist. Es gibt auch eine kostenlose 30-Tage-Testversion, mit der Sie den Dienst testen können, bevor Sie sich verpflichten.

5 Funktionen der mobilen FreshBooks-App

Die FreshBooks-App übernimmt die Buchhaltung unterwegs und erleichtert die Aufzeichnung von Geschäftstransaktionen, bevor Sie ins Büro zurückkehren.

1. Rechnungsstellung

Die mobile App von FreshBooks gibt Ihnen keine Entschuldigung dafür, Rechnungen pünktlich zu versenden. Wie bei der webbasierten Version von FreshBooks können Sie Kundeninformationen beim Ausfüllen einer Rechnung eingeben. Diese Funktion ist ideal für Freiberufler, die oft mit neuen Kunden arbeiten.

Als Buchhaltungslehrer musste ich wegen meines schwerfälligen Rechnungssystems oft mit dem Versenden von Rechnungen warten, bis ich von Sitzungen mit Studenten nach Hause kam. Hätte ich zu diesem Zeitpunkt FreshBooks Mobile verwendet, hätte ich wahrscheinlich schneller abgerechnet und dadurch meine Tagesverkäufe verringert.

Unternehmen mit Standarddiensten und -tarifen können diese in der App speichern, um den Rechnungsstellungsprozess zu beschleunigen.

Die FreshBooks-App verfolgt, wann ein Kunde Ihre Rechnung angesehen hat. Kunden können mit FreshBooks Payments bezahlen, es fallen jedoch Gebühren an.

2. Ausgabenverfolgung

Für viele ist die Spesenerfassung ein Sonntagsprojekt, bei dem Sie Ihre Jackentaschen auf links drehen und alle Geschäftsbelege der Woche auf Ihren Esstisch regnen lassen. Dann geben Sie jede Ausgabe sorgfältig in Ihre Buchhaltungssoftware ein.

FreshBooks lässt sich in Ihr Geschäftsbankkonto oder Ihre Kreditkarte integrieren, um Ihre Geschäftsausgaben zu importieren, was eine gängige Funktion von Buchhaltungssoftware ist. Bei bar bezahlten Spesen können Sie in der App Spesenbetrag, Anbieter und Kategorie eingeben. Vergessen Sie nicht, zur sicheren Aufbewahrung ein Foto Ihrer Quittung zu machen.

Die App enthält eine Option, um Ihrem Kunden Ausgaben in Rechnung zu stellen. Sie können ein Foto der Quittung in die Rechnung des Kunden einfügen oder einen Aufschlag hinzufügen.

Die sofortige Erfassung von Bartransaktionen verringert die Wahrscheinlichkeit, abzugsfähige Betriebsausgaben zu verpassen. Die Ausgaben, die Sie in der App eingeben, erscheinen in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens.

Hinweis zur Belegverfolgung: Unabhängig davon, ob Sie Kreditkartenbelastungen importieren oder Ausgaben manuell eingeben, speichern Sie immer eine digitale Version Ihrer Quittung. Der IRS verlangt, dass Sie alle Abzüge belegen können, und Quittungen sind der beste Weg, dies zu tun. Auch zahlreiche FreshBooks-Alternativen bieten diese Funktion.

3. Zeiterfassung

Die Zeiterfassungsfunktion von FreshBooks ist ideal für Unternehmen, die Kunden nach Arbeitszeit berechnen. Mit der mobilen App können Benutzer entweder die Arbeitszeit protokollieren oder einen Timer in der App starten.

In jedem Fall speichert FreshBooks die Arbeitszeit, den Kunden, das Projekt, den Service und die Notizen. Sie können auch die Zeit für Nicht-Kundenarbeit erfassen.

Die Zeiterfassung und Rechnungen arbeiten zusammen. Die App kann eine neue Rechnung mit Informationen ausfüllen, die in der Zeiterfassungsfunktion eingegeben wurden.

4. Kilometerverfolgung

In anderen Artikeln habe ich empfohlen, Ihren Kilometerzähler vor und nach Geschäftsreisen zu fotografieren, um den Kilometerstand zu verfolgen. Ich stehe immer noch dazu als der genaueste Weg, um den Kilometerstand zu verfolgen. Aber für diejenigen, die sich den Ärger nicht antun wollen, könnte die Laufleistungsverfolgung von FreshBooks eine gute Option sein.

Die App erkennt, wenn Sie in einem Auto sitzen, und schätzt den ungefähren IRS-Abzug für die Fahrzeugnutzung, den Sie erhalten können, basierend auf dem IRS-Meilenerstattungssatz.

Der Haken:Es ist nicht toll. Sie müssen sich jederzeit von der Anwendung verfolgen lassen, und Sie müssen persönliche Autofahrten manuell ausschließen. Die „fehlende Fahrt“ im Screenshot würde Sie glauben lassen, dass die App verpasste Fahrten eingibt, aber das können Sie nicht. Es benachrichtigt FreshBooks lediglich, dass beim Verfolgen Ihrer Fahrt ein Fehler aufgetreten ist.

Sie können die Kilometerverfolgungsfunktion ganz einfach deaktivieren.

5. Schätzungen und Vorschläge

Mit der mobilen App von FreshBooks können Sie Projektschätzungen und -vorschläge in Echtzeit entwerfen. Die Erfahrung, einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot zu erstellen, ahmt die Erstellung einer Rechnung nach. Ihre Kunden erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, den Kostenvoranschlag oder das Angebot anzunehmen.

Vorschläge bieten mehr Spielraum als eine Schätzung. Während Schätzungen Kunden mitteilen, wie viel sie für eine Dienstleistung zu zahlen haben, legt ein Angebot auch Ihren Plan zur Durchführung des Projekts dar. Sie können beide Arten von Geschäftsdokumenten innerhalb der App erstellen.

Wie bei Rechnungen können Sie sehen, wenn ein Kunde Kostenvoranschläge und Angebote ansieht. Wenn Kunden einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot akzeptieren, können Sie ihn mit ein paar Fingertipps in eine Rechnung umwandeln.

So nutzen Sie die mobile FreshBooks-App

Jetzt, da Sie wissen, was Sie bekommen, können wir damit beginnen, es für Ihr Unternehmen einzurichten.

1. Fügen Sie Ihre Unternehmensinformationen hinzu

Die mobile FreshBooks-App wird mit der Web-App synchronisiert, sodass nur Neulinge diesen Schritt ausführen müssen.

Sie benötigen ein Unternehmensprofil mit folgenden Informationen:

• Firmenname
• Adresse
• Telefonnummer
• Basiswährung für die Abrechnung
• Standardstundensatz (falls zutreffend)

Wenn Sie Ihre erste Rechnung erstellen, können Sie oben Ihr Firmenlogo hinzufügen, indem Sie es aus dem Fotoalbum Ihres Telefons auswählen. FreshBooks speichert das Logo und fügt es nachfolgenden Rechnungen hinzu.

2. Fügen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen hinzu

Der einfachste Weg, Produkte und Dienstleistungen aus der mobilen FreshBooks-App hinzuzufügen, besteht darin, eine gefälschte Rechnung zu erstellen. Fügen Sie die gängigsten Produkte und Dienstleistungen hinzu, die Ihr Unternehmen verkauft, sodass Ihnen jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung versenden möchten, ein Menü mit vorausgefüllten Optionen zur Verfügung steht.

Als Tutor berechnete ich unterschiedliche Sätze für CPA-Kandidaten und Buchhaltungsstudenten im Grundstudium. Wenn ich FreshBooks verwenden würde, würde ich zwei Dienste für CPA-Kandidaten und Studenten im Grundstudium erstellen.

3. Kilometerverfolgung einrichten

Selbstständige, die ihr privates Auto geschäftlich nutzen, möchten möglicherweise die Kilometerverfolgung aktivieren. Damit es funktioniert, müssen Sie der App erlauben, Ihren Standort jederzeit zu verfolgen – nicht nur, wenn die App geöffnet ist.

Die App verwendet das GPS Ihres Telefons, um zu erkennen, wenn Sie sich in einem Auto befinden. Die mobile FreshBooks-App erstellt eine Liste Ihrer Autofahrten und Sie müssen jede Fahrt manuell als private oder geschäftliche Fahrt markieren.

Die App spuckt auch den geschätzten Abzug für Ihre Autofahrten basierend auf dem IRS-Kilometersatz aus, der 2020 0,575 $ beträgt.

Der Kilometerzähler kann nur für Autofahrten verwendet werden, die mit einem Auto durchgeführt werden, das Ihnen oder Ihrem Unternehmen gehört. Sie können Ihre geschäftlichen Uber-, Lyft- oder Taxifahrten nicht mit dem IRS-Meilensatz abziehen, da Sie sie zu den tatsächlichen Kosten abziehen.

4. Kundeninformationen eingeben

Die mobile FreshBooks-App verfügt über ein Kontaktbuch, das mit der Web-App synchronisiert wird. Wenn Sie einen Kunden schnell anrufen müssen, können Sie den Kunden in der App finden und auf das Telefonsymbol auf seiner Kontaktkarte tippen.

5. Benachrichtigungen und Sicherheit verwalten

Die FreshBooks-App hält Sie auf dem Laufenden oder nicht auf dem Laufenden, wie Sie möchten. Sie können jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Kunde eine Rechnung ansieht, oder nur, wenn Sie bezahlt werden. Rufen Sie die Einstellungen der App auf, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Während Sie sich in den Einstellungen befinden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um der mobilen FreshBooks-App eine Sicherheitsebene hinzuzufügen. Als iPhone-Nutzer habe ich Face ID aktiviert, sodass die App nur geöffnet wird, wenn ich oder mein Doppelgänger vor dem Bildschirm zu sehen sind.

Man kann viel, aber nicht alles

Die mobile App von FreshBooks ist nicht zum Erstellen von Jahresabschlüssen gedacht, aber sie ist praktisch für die Momente, in denen Sie wünschen, dass Sie eine Rechnung versenden oder eine Ausgabe eingeben können, während Sie unterwegs sind.