Gemeinnützige Buchhaltung:Alles, was Sie für den Einstieg benötigen

Die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen ähnelt der Buchhaltung für gewinnorientierte Unternehmen, mit einigen großen Unterschieden. Erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um Ihr gemeinnütziges Buchhaltungssystem richtig einzurichten.

Während die Buchhaltung selbst zahlreiche Herausforderungen für den nicht buchhalterischen Geschäftsinhaber darstellen kann, kann die Buchhaltung bei gemeinnützigen Organisationen ein noch größeres Maß an Verwirrung stiften.

Natürlich müssen alle Unternehmen Gelder einzahlen, Ausgaben nachverfolgen und Lieferanten und Mitarbeiter bezahlen, aber gemeinnützige Organisationen müssen auch Spenden (sowohl Geld- als auch Sachspenden) nachverfolgen, Steuerbelege und Dankesschreiben bearbeiten, ehrenamtliche Mitarbeiter verwalten und nachverfolgen Mittel, die über Zuschüsse oder Sponsoring bereitgestellt werden.

Hier kommt die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen oder Fonds ins Spiel. Die Buchhaltung von Fonds mag kompliziert klingen, bedeutet aber einfach, dass Sie Einnahmen und Ausgaben mit mehreren Fonds verfolgen, anstatt Geld für ein einzelnes Unternehmen oder eine Einheit zu verfolgen.

Wenn beispielsweise eine gemeinnützige Organisation eine Spendenaktion durchführt, muss das erhaltene Geld getrennt von anderen Geldern nachverfolgt werden. Wenn also eine gemeinnützige Organisation fünf aktive Programme hat, für die sie regelmäßig Mittel erhält, muss sie alle Einnahmen und Ausgaben für jedes dieser Programme oder Fonds separat nachverfolgen.

Dasselbe Prinzip gilt für Stipendien- oder Stiftungsfinanzierungen.

Wenn eine gemeinnützige Organisation einen Zuschuss von einer Stiftung erhält, muss dieses Geld in einem separaten Fonds verbucht werden, wobei der Stiftung am Ende der Zuschusslaufzeit ein Bericht vorgelegt wird, der detaillierte Informationen darüber enthält, wie die Zuschussmittel verwendet wurden. Stiftungen werden auf die gleiche Weise verwaltet.

Während das Erstellen mehrerer Fondskonten sicherlich manuell oder mit Standard-Buchhaltungssoftware erfolgen kann, ist es ein umständlicherer Prozess, der zusätzliche Dateneingaben, die Erstellung eines speziellen Kontenplans sowie das Hinzufügen von Unterkonten zu Ihrem Konto erfordert Hauptbuch, was den gesamten Prozess verwirrender macht.

Andererseits bietet Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen oder Fonds eine flexiblere Kontenplanstruktur, die speziell auf gemeinnützige Organisationen zugeschnitten ist.

Wie bei gewinnorientierten Unternehmen gibt es verschiedene Arten von gemeinnützigen Organisationen, jede mit ihren eigenen spezifischen Bedürfnissen. Beispielsweise muss eine gemeinnützige Organisation, die hauptsächlich durch private Spenden finanziert wird, ihre Mittel ganz anders verfolgen als eine gemeinnützige Organisation, die regelmäßig Zuschüsse erhält.

Hier sind einige Dinge, die gemeinnützige Organisationen verwalten müssen:

• Mittel: Wenn Sie über zahlreiche Einkommensquellen verfügen, müssen Sie alle diese Einkommensquellen ordnungsgemäß berücksichtigen.
• Spendenverwaltung: Viele gemeinnützige Organisationen finanzieren sich hauptsächlich durch Einzelspenden. Sie brauchen nicht nur eine Möglichkeit, Spendenbeträge zu verfolgen, sondern Sie brauchen auch eine Möglichkeit, die Spender zu verwalten, da Sie ihnen Dankesschreiben oder zumindest eine Quittung für ihre Spende zukommen lassen müssen.
• Zuschussverwaltung: Auch wenn nicht jede gemeinnützige Organisation eine Zuschussverwaltung benötigt, benötigen Sie, wenn Sie Zuschüsse von Stiftungen erhalten, eine Möglichkeit, die Mittel ordnungsgemäß zu verwalten. Tatsächlich ist die ordnungsgemäße Verwaltung der Mittel normalerweise eine Bedingung für alle Zuschüsse, die eine gemeinnützige Organisation erhält.
• Volunteer-Management: Wenn Ihre gemeinnützige Organisation viele Freiwillige beschäftigt, müssen Sie diese Freiwilligen richtig verwalten.
• Kampagnen: Auch hier gilt:Wenn Sie mehrere Kampagnen durchführen, benötigen Sie eine Möglichkeit, sowohl die Kampagne selbst als auch alle aus diesen Kampagnen erhaltenen Gelder zu verwalten.

Gemeinnützige vs. gewinnorientierte Einrichtung:Was ist der Unterschied?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, in denen sich eine gemeinnützige Organisation von einem gewinnorientierten Unternehmen unterscheidet. Hier sind nur einige:

1. Verantwortlichkeit: Während gewinnorientierte Unternehmen gegenüber Aktionären und Investoren rechenschaftspflichtig sind, haben sie viel mehr Autonomie als eine gemeinnützige Organisation, die regelmäßig über die Verwendung der erhaltenen Mittel berichten und sicherstellen muss, dass sie ordnungsgemäß verwendet werden. Tatsächlich ist eine gemeinnützige Organisation jedem gegenüber rechenschaftspflichtig, der ihr Mittel zur Verfügung stellt – angefangen bei einem Spender in Höhe von 10 $ bis hin zur Stiftung, die Ihrer gemeinnützigen Organisation einen Zuschuss in Höhe von 100.000 $ gewährt hat.
2. Steuern: Gemeinnützige Organisationen sind in der Regel von der Zahlung von Steuern auf Spenden und andere erhaltene Mittel befreit, obwohl sie weiterhin Lohnsteuern wie Bundes- und Landessteuern sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern unterliegen.
3. Verschiedene Missionen: Der Hauptzweck einer gemeinnützigen Organisation besteht darin, benötigte Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen, während die Mission eines gewinnorientierten Unternehmens darin besteht, Geld für die Eigentümer und Aktionäre zu verdienen.
4. Gewinnverteilung: Während eine gemeinnützige Organisation Gewinne erzielen darf, müssen alle erzielten Gewinne in die Arbeit der Organisation reinvestiert werden. Von einem gewinnorientierten Unternehmen erzielte Gewinne werden an Eigentümer und Anteilseigner ausgeschüttet und in das Unternehmen reinvestiert.
5. Finanzberichte: Finanzberichte sind für gewinnorientierte und gemeinnützige Organisationen unterschiedlich.

Finanzberichte für gemeinnützige Organisationen	Gewinnorientierte Jahresabschlüsse
Bilanz	Bilanz
Tätigkeitsbericht	Einkommensnachweis
Aufstellung der Funktionskosten	Kapitalflussrechnung
Kapitalflussrechnung

So richten Sie die Buchhaltung für Ihre gemeinnützige Organisation ein

So können Sie Ihr Buchhaltungssystem für Ihre gemeinnützige Organisation einrichten.

Schritt 1:Wählen Sie gemeinnützige Software, die zu Ihrer Organisation passt

Die manuelle Buchhaltung ist eine harte Arbeit, aber es ist noch schwieriger, wenn Sie versuchen, die Buchhaltung für eine gemeinnützige Organisation zu führen. Während Sie T-Konten verwenden können, um bei Ihren Transaktionen zu helfen, ist es ein Rezept für eine Katastrophe, mehrere Fonds, Programme oder Zuschüsse in einer Tabelle zu verfolgen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen zu finden, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. Sie werden es nicht bereuen.

Schritt 2:Erstellen Sie einen Kontenplan für gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige Organisationen müssen sowohl Einnahmen als auch Ausgaben in drei verschiedenen Bereichen nachverfolgen:Programme, Verwaltungskosten und Mittelbeschaffung. Wenn Sie Zuschüsse oder Sponsoring beantragen und erhalten, müssen Sie auch für diese Bereiche Rechenschaft ablegen.

Bei Bereichen wie Fundraising und Zuschüssen müssen Sie auch den Status der Mittel berücksichtigen, z. B. eingeschränkte, uneingeschränkte und vorübergehend eingeschränkte Mittel.

Wenn Sie Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen verwenden, enthält Ihr Kontenplan die Option, mehrere Segmente zu verwenden, um mehrere Fonds zu verwalten, was eine Notwendigkeit für die angemessene Verwaltung von Fonds, Programmen und Zuschüssen ist.

In einem Standardkontenplan würde ein Spesenkonto beispielsweise wie folgt aussehen:

5000 - Gehaltsausgaben

Wenn Sie jedoch die Gehaltsausgaben für ein bestimmtes Programm nachverfolgen möchten, würde Ihre Kontenplanstruktur wie folgt aussehen:

01-02-5000

Das Segment 01 gibt den betreffenden Fonds an. Das Segment 02 gibt die spezifische Abteilung, das Programm oder die Förderung an, und 5000 ist die standardmäßige Spesenkontonummer.

Schritt 3:Wählen Sie Bar- oder Periodenbuchhaltung

Alle Unternehmen – gemeinnützige Organisationen und gewinnorientierte Unternehmen – müssen in ihrer Buchhaltung entweder die Kassen- oder die Periodenrechnung verwenden. Hier ist der Unterschied.

• Kassenbuchhaltung: Wenn Sie die Kassenbuchhaltung verwenden, erfassen Sie Transaktionen, wenn Geld tatsächlich gewechselt wird, erfassen Einnahmen, wenn Ihr Kunde bezahlt, und erfassen Ausgaben, wenn sie bezahlt werden.
• Abgrenzungsrechnung: Bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn sie anfallen. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden eine Rechnung stellen, wird die Rechnung als Umsatz erfasst, unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Dasselbe gilt für Ausgaben, die erfasst werden, wenn sie anfallen, nicht wenn sie bezahlt werden.

Schritt 4:Machen Sie sich mit Jahresabschlüssen für gemeinnützige Organisationen vertraut

Es gibt vier Abschlüsse für gemeinnützige Organisationen, die normalerweise verwendet werden.

1. Finanzlage: Die Bilanz ähnelt einer Bilanz. Es zeigt Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Nettovermögen an, die eingeschränkte, vorübergehend eingeschränkte und uneingeschränkte Vermögenswerte enthalten. Das Nettovermögen ersetzt das Eigenkapital einer gemeinnützigen Organisation, da eine gemeinnützige Organisation keinen Eigentümer oder Investoren hat.
2. Erklärung der Aktivitäten: Die Aufstellung der Aktivitäten zeigt alle Veränderungen des Nettovermögens über einen bestimmten Zeitraum. Die Aufstellung der Aktivitäten ähnelt einer Gewinn- und Verlustrechnung, enthält jedoch aktuelle und Vorjahressummen sowie budgetierte Gesamtsummen und Budgetabweichungen. Eine Erläuterung etwaiger Änderungen sollte immer der Aufstellung der Aktivitäten beigefügt werden.
3. Funktionskostenaufstellung: Die Aufstellung der Funktionskosten berichtet über jedes einzelne Programm, das von der gemeinnützigen Organisation angeboten wird, zusammen mit Verwaltungs-/Gemeinkosten und Fundraising-Kosten. Die Funktionskostenabrechnung kann auch bei der Erstellung Ihres Formulars 990 verwendet werden.
4. Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung ist der einzige Bericht, der sowohl in gewinnorientierten Unternehmen als auch in gemeinnützigen Organisationen verwendet wird. Die Kapitalflussrechnung identifiziert und berichtet über erhaltene Zahlungsmittel aus Betriebs- und Investitionstätigkeit sowie Zahlungsmittel aus Finanzierungstätigkeit.

Schritt 5:Machen Sie sich mit Formular 990 vertraut

Obwohl viele gemeinnützige Organisationen als von der Bundeseinkommensteuer befreit eingestuft sind, müssen sie dennoch am Jahresende Steuerformulare erstellen.

Formular 990 ist bis zum 15. Tag des fünften Monats nach Ende des Rechnungszeitraums oder Geschäftsjahres der Organisation fällig. Wenn Ihr Geschäftsjahr also am 31. Dezember endet, wäre Formular 990 bis zum 15. Mai des folgenden Jahres fällig.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Formular 990 nach der Einreichung jederzeit zur öffentlichen Einsichtnahme zur Verfügung steht und jährlich eingereicht werden muss, damit Ihre Organisation ihren Status als gemeinnützige Organisation behält.

Schritt 6:Beginnen Sie mit der Eingabe von Buchhaltungstransaktionen

Nachdem der Großteil der Einrichtungsarbeiten jetzt abgeschlossen ist, können Sie mit der Eingabe von Transaktionen für Ihre gemeinnützige Organisation beginnen.

Das Wichtigste, an das Sie bei der Eingabe von Transaktionen denken sollten, ist, dass Sie nachverfolgen müssen, wie dieses Geld ausgegeben wird, wenn Sie durch Spender oder Zuschüsse finanziert werden. Budgets werden auch häufiger in gemeinnützigen Organisationen verwendet, wobei in der Regel mehrere Budgets für jedes Programm oder jede Förderung erstellt werden.

Wenn Sie Sachspenden annehmen, müssen Sie außerdem wissen, wie diese ordnungsgemäß erfasst werden.

Gemeinnützige Organisationen verlangen eine Buchführung für gemeinnützige Organisationen

Während kleinere gemeinnützige Organisationen sicherlich mit Standard-Buchhaltungssoftware auskommen können, sind Sie am besten bedient, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen oder Fonds verwenden, um mehrere Programme, Fonds und Zuschüsse ordnungsgemäß zu verfolgen.

Die Grundlagen der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen sind komplexer als die Buchhaltung für ein gewinnorientiertes Unternehmen, aber die Verwendung branchenspezifischer Software wird den Prozess viel einfacher machen.