Lohnsteuererklärung:Der große Ratgeber für kleine Unternehmen

Das erste, woran jeder Kleinunternehmer denken muss, ist, dass Sie, wenn Sie Angestellte haben, die Bundesvorschriften zur Beschäftigungssteuer befolgen und mit den sich ändernden Vorschriften Schritt halten müssen. Leichter gesagt als getan! Die Statistiken sind enttäuschend und zeigen, dass 40 % der kleinen Unternehmen jedes Jahr durchschnittlich 845 US-Dollar Lohnsteuerstrafen zahlen.

Die Nichtzahlung von Lohnsteuern oder das Versäumen der obligatorischen Zahlung kann zu kostspieligen Bußgeldern und Strafen führen. Aber es gibt noch Schlimmeres – Sie können eine echte Gefängnisstrafe bekommen.

Unterm Strich ist klar:Fahrlässigkeit bei der Lohnsteuerberechnung und -zahlung kann ruinös sein! Aber vorgewarnt ist gewappnet, wie man so schön sagt. Lassen Sie uns die Lohnsteuern aufschlüsseln und sicherstellen, dass Sie Ihr Unternehmen auf der sicheren Seite halten können. In diesem Artikel erhalten Sie einen detaillierten Leitfaden zu Lohnsteuern, die ein Arbeitgeber zahlen muss.

Inhalt:

1. Lohnsteuerdefinition

• Verständnis Ihrer Lohnsteuerpflichten
• Wie hoch ist die Lohnsteuer?

2. Wie werden Lohnsteuerberechnungen durchgeführt?

3. Zeitplan und Regeln für die Einzahlung der Lohnsteuer

4. Lohnsteuerformulare

• Formular 940 – Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return des Arbeitgebers
• Formular 941 – Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
• Formular 944 – Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers
• Formular 945 – Jährliche Erklärung der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer
• Formular W-2 – Lohn- und Steuererklärungen

5. Häufige Fehler bei der Lohnsteueranmeldung, die ein kleines Unternehmen vermeiden sollte

Lohnsteuerdefinition

Lohnsteuer ist Geld, das von einem Arbeitgeber vom Gehaltsscheck jedes Arbeitnehmers abgezogen und im Namen des Arbeitnehmers an die Regierung überwiesen wird. „Lohnsteuern“ ist eigentlich ein Überbegriff, da Arbeitgeber verpflichtet sind, staatliche und bundesstaatliche Einkommenssteuern sowie einige andere Steuern einzubehalten.

Ihre Lohnsteuerpflichten verstehen

Damit Sie unbeschadet durch die Lohnsteuererklärung kommen, müssen Sie einige Dinge beachten.

Das Wichtigste zuerst – wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine bundesstaatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Möglicherweise müssen Sie auch staatliche und lokale Steuernummern für die Lohnsteueranmeldung erhalten. Die EIN wird für Ihre Einzahlungen, Rücksendungen und andere damit zusammenhängende Dokumente verwendet. Jetzt sind Sie ein legaler Arbeitgeber, der die bundesstaatlichen Lohnsteuervorschriften einhält! Als Arbeitgeber haben Sie Verpflichtungen gegenüber der Regierung und den Steuerbehörden – dem IRS (Internal Revenue Service) und der SSA (Social Security Administration) – sowie gegenüber Ihren Mitarbeitern.

Laut Bundesgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Beiträge zur Finanzierung von Sozialprogrammen wie Sozialversicherung, Medicare, Sozialversicherung und Rentenprogrammen usw. zu leisten. Es kann auch staatliche und lokale Lohnsteuereinbehalte geben.

Alles in allem verlangen die Lohnsteuerregeln für Kleinunternehmen von einem Arbeitgeber:

• Federal zurückhalten Lohnsteuer vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters abziehen und den einbehaltenen Betrag hinterlegen. Lohnsteuerabzüge können von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein. Wenden Sie sich für genauere Informationen unbedingt an die Steuerbehörde.

• Dateiberichte und Informationsrückgaben an die Finanzämter unter Vorlage detaillierter Lohnsteuer-Anmeldeformulare. Sie müssen Einkommen, einbehaltene Beträge und im Namen von Mitarbeitern und Auftragnehmern gezahlte Beträge ordnungsgemäß melden.

• Stellen Sie Mitarbeitern und Auftragnehmern die vom IRS zugewiesenen Formulare zur Verfügung Erläuterung der gezahlten Vergütung und der einbehaltenen Beträge.

📌Hinweis: Sie müssen alle Bundessteuereinzahlungen über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) vornehmen.

Wie hoch ist die Lohnsteuer?

Lohnsteuer besteht aus

• bundesstaatliche und staatliche Einkommenssteuern
• FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare )
• FUTA-Steuern (ein Beitrag zur Arbeitslosenkasse des Bundes)
• Invaliditätsversicherungssteuern (gilt nur für Staaten wie Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island)

Es gibt sowohl Pflicht- als auch Wahlleistungen, die als gesetzlicher bzw. freiwilliger Lohnsteuerabzug bezeichnet werden.

📌Hinweis: Im Gegensatz zu Lohnsteuern verwendet der IRS einen offizielleren Begriff – Arbeitssteuern — um die Verpflichtungen eines Arbeitgebers gegenüber der Regierung zu beschreiben. Die Leute mögen diese Überschneidung von Begriffen verwirrend finden, aber sie sind im Allgemeinen gleich, mit Ausnahme der Selbständigensteuer. Die Selbständigensteuer fällt in die Kategorie der Beschäftigungssteuern, nicht der Lohnsummensteuern, da Sie als Kleinunternehmer selbstständig sind und sich selbst kein Gehalt zahlen.

Wie werden Lohnsteuerberechnungen durchgeführt?

Schritt Nr. 1 für die Lohnsteuer:Bestimmen Sie, welche Arbeitnehmer steuerpflichtig sind

Der IRS hat Common-Law-Regeln, die eine Reihe von Tests beinhalten:

• Verhaltenstest
• Finanztest
• Beziehungstest

Verwenden Sie diese Tests, um steuerpflichtige Mitarbeiter zu identifizieren und die Lohnsteuererklärung zu vereinfachen.

Schritt #2 zur Lohnsteuer:Berechnen Sie den zu versteuernden Lohn

Sie müssen den Bruttolohn berechnen – der Gesamtbetrag, den Sie Ihrem Mitarbeiter gezahlt haben, setzt sich aus Stundenlöhnen, Überstundenvergütungen, Prämien, Gewinnbeteiligungen, Geschenken an einen Mitarbeiter und allen anderen Arten von Vergütungen zusammen.

Schritt Nr. 3 für die Lohnsteuer:Prozentsätze vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters einbehalten (abziehen)

Jetzt müssen Sie den einzubehaltenden Prozentsatz für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie FICA und FUTA ermitteln.

Gesetzliche Lohnsteuerabzugsberechnungen

Gesetzliche Lohnsteuerabzüge für Kleinunternehmen umfassen:

• Bundeseinkommensteuer Einbehalte
• Staatliche Einkommenssteuer Einbehaltungen, falls zutreffend
• Ortstaxe Quellensteuern wie Stadt-, Bezirks- oder Schulbezirkssteuern, falls zutreffend
• FICA — Steuern nach dem Bundesversicherungsbeitragsgesetz
• Sozialversicherung Quellensteuer von 6,2 % in den Jahren 2020 und 202, bis zum jährlichen maximalen steuerpflichtigen Einkommen oder der Lohnbasis von 137.700 $ für 2020 und 142.800 $ für 2021
• Medicare Arbeitnehmersteuerabzug von 1,45 %
• Zusätzliche Medicare Steuerabzug von 0,9 % für Mitarbeiter mit einem Einkommen von über 200.000 $1
• FUTA — Bundesarbeitslosensteuern
• SUTA — Staatliche Arbeitslosensteuern, falls zutreffend

Berechnung des freiwilligen Lohnsteuerabzugs

Nachdem die gesetzlichen Lohnsteuerabzüge berechnet sind, können Sie an die freiwilligen denken. Sie können nur mit Zustimmung des Mitarbeiters zurückgehalten werden und können Folgendes beinhalten:

• Krankenversicherungsprämien (z. B. medizinische, zahnärztliche und Augenpflege)
• Lebensversicherungsprämien
• Altersvorsorge Beiträge (401(k) Plan)
• MitarbeiterAktienkauf Pläne wie ESPP und ESOP-Pläne
• Mahlzeiten, Uniformen, Gewerkschaftsbeiträge und andere arbeitsbezogene Ausgaben

Nach Abzug der gesetzlich vorgeschriebenen und freiwilligen Gehaltsabzüge erhält der Arbeitnehmer sein Nettoentgelt. Abschließend zahlen (hinterlegen) Sie die errechneten Lohnsteuerabzüge an das Finanzamt.

Zeitplan und Regeln für die Einzahlung der Lohnsteuer

Lohnsteuern werden halbwöchentlich oder monatlich an die IRS gezahlt. Die Fälligkeitstermine für die Lohnsteuerzahlung hängen davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie haben und wie viel Lohnsteuer Sie schulden:

• Monatlicher Einzahler — Einzahlung während eines bestimmten Monats oder vor dem 15. Tag des Folgemonats.
• Halbwöchentlicher Einzahler — Einzahlung am Mittwoch, Donnerstag und/oder Freitag bis zum folgenden Mittwoch; Hinterlegung am Samstag, Sonntag, Montag und/oder Dienstag bis zum darauffolgenden Freitag.
• FUTA-Einzahlungen — Einzahlungen sind für das Quartal erforderlich, in dem die fällige Steuer 500 $ übersteigt. Zahlen Sie bis zum letzten Tag des ersten Monats, der auf das Ende des Quartals folgt. Wenn das Fälligkeitsdatum für Ihre Einzahlung auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt, können Sie Ihre Einzahlung am nächsten Werktag vornehmen.

📌Hinweis: Sehen Sie sich den gesamten Kalender mit allen wichtigen Terminen für die Steuersaison in unserem Artikel an.

Auf der Hälfte des Weges! Lassen Sie uns nun darauf achten, Löhne, Trinkgelder und andere an einen Mitarbeiter gezahlte Vergütungen zu melden.

Lohnsteuerformulare

Die nächste große Sache, die nach der Berechnung der Lohnsteuerabzüge und der Hinterlegung der Quellensteuer kommt, ist das Melden oder Einreichen von Steuererklärungen.

Bei der Lohnsteueranmeldung werden Informationen gemeldet, die Sie zur Berechnung der Lohnsteuer des Arbeitgebers an das IRS verwendet haben. Sie müssen spezielle Formulare verwenden und den Vorgang strikt innerhalb einer vom IRS festgelegten Frist abschließen. Wenden Sie sich an die örtlichen Steuerbehörden, um herauszufinden, ob Sie staatliche und lokale Berichte einreichen müssen.

Die am häufigsten vom IRS zugewiesenen Lohnsteuerformulare sind:

→ Formular 940 – Jahressteuererklärung des Arbeitgebers zur Arbeitslosigkeit (FUTA)

— Wird verwendet, um die während des Jahres gezahlten FUTA zu melden.

📝 Einreichungsfrist: 31. Januar (wenn Arbeitgeber alle Lohnsteuerzahlungen bei Fälligkeit geleistet haben, haben sie 10 zusätzliche Kalendertage Zeit, um sie einzureichen).

→ Formular 941 – Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers

— zeigt:

• der Betrag, der für die Einbehaltung der Lohnsteuer von Arbeitnehmern erhoben wird
• der Betrag, der für die FICA-Einbehaltung (Sozialversicherung und Medicare) von Mitarbeitern eingezogen wird
• der geschuldete Gesamtbetrag für die FICA-Quellensteuer (einschließlich des Arbeitgeberanteils dieser Steuer)

📝 Einreichungsfristen:

• Quartett I — 2. Mai
• Quartal II — 1. August
• Drittes Quartal — 31. Oktober
• Viertes Quartal — 31. Januar (des nächsten Jahres)

→ Formular 944 – Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers

— für Arbeitgeber, deren jährliche Verbindlichkeit für Sozialversicherung, Medicare und einbehaltene Bundeseinkommenssteuern 1.000 $ oder weniger beträgt.

📝 Einreichungsfrist: 31. Januar (wenn Arbeitgeber alle Lohnsteuerzahlungen bei Fälligkeit geleistet haben, haben sie 10 zusätzliche Kalendertage zur Einreichung).

→ Formular 945 – Jährliche Erklärung der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer

— Wird verwendet, um die Bundeseinkommensteuer zu melden, die von Zahlungen außerhalb der Gehaltsabrechnung einbehalten wird (Pensionen, Militärpensionen, freiwillige Quellensteuer, Ersatzquellensteuer).

📝 Einreichungsfrist: 31. Januar (wenn Arbeitgeber alle Lohnsteuerzahlungen bei Fälligkeit geleistet haben, haben sie 10 zusätzliche Kalendertage zur Einreichung).

→ Formular W-2 – Lohn- und Steuererklärungen

— eingereicht, um Lohn- und Gehaltsinformationen zu melden sowie:

• Bundeseinkommenssteuer
• staatliche und lokale Einkommenssteuer (falls zutreffend)
• Einbehaltene Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern

📝 Einreichungsfrist: 31. Januar

📌Hinweis: Sie müssen auch die Beträge angeben, die Sie für die Lohnsteuer Ihres Arbeitgebers hinterlegt haben. Wenn Ihre Einlagen geringer sind als der geschuldete Betrag, müssen Sie den IRS bezahlen. Seien Sie bei diesen Berichten genau, da Sie damit eine Lohnsteuerrückerstattung beantragen können, falls Sie zu viel bezahlen.

Wählen Sie die Methode zum Melden:

1. Datei manuell durch Ausfüllen der Lohnsteuerformulare gemäß den Anweisungen des IRS. Senden Sie das Formular zusammen mit allen Zahlungen, die Sie schulden, an den IRS.

2. Verwenden Sie Lohnsteuersoftware oder Dienst, um es elektronisch zu archivieren.

3. Holen Sie sich professionelle Hilfe von einem Buchhalter oder Steuerberater (tolle Idee, wenn Sie Ihre Lohnsteuerrückerstattung maximieren möchten).

Häufige Fehler bei der Lohnsteueranmeldung, die ein kleines Unternehmen vermeiden sollte

Es kann schwierig sein, mit den Arbeitsvorschriften Schritt zu halten. Es gibt viele Stellen, an denen man bei der Einreichung von Lohnsteuern stolpern kann, aber wir möchten Sie vor den häufigsten warnen, die KMU-Besitzer wiederholen. Es ist immer besser, aus den Fehlern anderer zu lernen.

Fehler Nr. 1 bei der Lohnsteueranmeldung:Selbstständige als Angestellte anmelden

Der Geldbetrag, den Sie an einen Auftragnehmer zahlen, wird als „Nicht-Mitarbeiter-Vergütung“ bezeichnet. Auftragnehmer melden und zahlen ihre Lohnsteuern. Sie müssen keine Einkommens- oder FICA-Steuereinbehaltungen von den Gehaltsschecks Ihres Auftragnehmers hinterlegen. Sie müssen jedoch einen Jahresbericht für Auftragnehmer (1099-MISC oder 1099-NEC) beim IRS einreichen. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter als Auftragnehmer anmelden, müssen Sie Steuern für seine Arbeit zusammen mit aufgelaufenen Strafen und Zinsen zurückzahlen.

Fehler #2 bei der Lohnsteueranmeldung:Berechnung von Überstundenlöhnen als reguläre Löhne

Wenn es um Lohnsteuern geht, sind Überstundenlöhne nicht die regulären Löhne Ihres Mitarbeiters. Sie werden unterschiedlich berechnet. Das Bundesgesetz besagt, dass ein Arbeitnehmer nicht weniger als 1,5 seines regulären Gehalts als Überstundenlohn erhalten muss. Staaten können unterschiedliche Überstundenanforderungen haben.

Fehler Nr. 3 bei der Lohnsteueranmeldung:Nicht genügend Gehaltsabrechnungen haben

Führen Sie vollständige und genaue Aufzeichnungen, um die Zahlen zu validieren, die Sie den Steuerbehörden melden. Eine Steuerbehörde kann Unterlagen zur Sicherung Ihrer Lohnsteuererklärungen anfordern. Erfassen Sie detaillierte Informationen zu geleisteten Arbeitsstunden, gezahlten Löhnen, Überstunden, Prämien, Trinkgeldern, Urlaubsgeld, Urlaubsgeld und Krankengeld.

Unterm Strich

Die Einhaltung der Vorschriften zur Lohnsteueranmeldung für Kleinunternehmen ist schwierig, und die Strafen für die Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel einen klareren Überblick über die Steuern gegeben hat, die ein Arbeitgeber für Arbeitnehmer zahlt.

Achten Sie darauf, die Vorschriften Ihrer staatlichen und bundesstaatlichen Aufsichtsbehörden einzuhalten. Vermeiden Sie Fehler bei der Lohnsteueranmeldung und verringern Sie das Risiko von Strafen und Zinsen für nicht oder zu wenig gezahlte Steuern. Holen Sie sich zuverlässige technische Hilfe und sparen Sie Energie, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Geschäft. Denn abgesehen von der Zahlung der Steuern hat der KMU-Besitzer jede Menge zu tun. Du weißt es besser!