Was ist eine Spesenabrechnung und wie erstellt man sie – mit Vorlage und Beispiel

Wenn Ihr kleines Unternehmen ständig unterwegs ist, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über alle Ihre Geschäftsausgaben zu behalten. Zum Glück muss es nicht so sein. Indem Sie eine Spesenabrechnung erstellen, können Sie alle Ihre Geschäftsausgaben an einem Ort verfolgen, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, etwas zu vergessen.

Wenn Sie versuchen, Ihr Geschäft auszubauen und den Überblick zu behalten, müssen Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt. Glücklicherweise ist das Erstellen einer Spesenabrechnung kein schwieriger Prozess. Selbst wenn Ihr Unternehmen klein ist, können Sie eine einfache Spesenabrechnung erstellen, um Ihre Geschäftsausgaben im Auge zu behalten. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um eine Spesenabrechnung für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen, und behalten Sie den Überblick!

Inhalt:

1. Was ist eine Spesenabrechnung?

2. Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?

• Was sollte eine Spesenabrechnung beinhalten

3. So erstellen Sie eine Spesenabrechnung

• So erstellen Sie eine Spesenabrechnung
• Spesenabrechnung in Synder

4. Wofür wird eine Spesenabrechnung verwendet?

Was ist eine Spesenabrechnung?

Der Betrieb eines Unternehmens erfordert die Verwaltung vieler verschiedener Aufgaben und Ausgaben. Von Werbung und dem Kauf zusätzlicher Verbrauchsmaterialien bis hin zur Deckung von Gewerbesteuern muss jede Ausgabe berücksichtigt werden.

Eine Spesenabrechnung ist eine Aufzeichnung der Ausgaben, die einem Unternehmen entstanden sind. Es ist ein Finanzdokument, das alle Ausgaben eines kleinen Unternehmens und die entsprechenden Kosten-, Zeit- und Herkunftsdetails auflistet.

Sie können eine Spesenabrechnung verwenden, um herauszufinden, was die größten Ausgaben des Unternehmens waren und wie viel Sie während des Abrechnungszeitraums gekostet haben. Es ist auch nützlich, um die Genauigkeit der vom Unternehmen erfassten Ausgaben zu überprüfen. Es dient dazu, die finanziellen Aktivitäten des Unternehmens zu verfolgen und die Ausgabenmuster des Unternehmens zu überwachen.

Wie sieht eine Spesenabrechnung aus?

Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen müssen genau und zuverlässig sein. Eine Spesenabrechnung sollte detailliert sein und alle Ausgaben des Unternehmens widerspiegeln. So behalten Sie den Überblick, wohin Ihr Geld fließt, und stellen sicher, dass Sie Ihr Geld nicht leichtfertig ausgeben.

Was sollte eine Spesenabrechnung enthalten

Als Inhaber eines E-Commerce-Geschäfts sollten Sie sich der folgenden Kosten bewusst sein, die Sie in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen müssen:

Produkte . Die Artikel und zusätzlichen Kosten für die Herstellung, die Sie für die tatsächlich verkauften Waren ausgeben.

Speicherung. Der Geldbetrag, den Sie für die Lagerhäuser ausgeben, in denen Sie die Endprodukte aufbewahren.

Plattformgebühren. Unabhängig davon, auf welcher Plattform Sie verkaufen (Shopify, Etsy, WooCommerce usw.), fallen wahrscheinlich Gebühren an.

Zusätzliche Apps. Wenn Sie einige zusätzliche Apps für eine bessere Leistung verwenden (sei es eine Buchhaltungssoftware oder eine App, die Ihnen bei der Werbung hilft), müssen Sie diese in Ihre Berichte aufnehmen, da es sich auch um Ausgaben handelt.

Versandkosten. Die Kosten, die Sie für den Versand an Ihre Kunden bezahlen.

Erstattungen. Kein E-Commerce-Unternehmen ist sicher, dass Produkte manchmal beschädigt ankommen oder der Kunde mit dem Produkt unzufrieden ist. Sie müssen auf diese Kosten vorbereitet sein, falls der Kunde das Produkt zurücksenden möchte.

Bank-/Bearbeitungsgebühren. Unabhängig davon, ob Sie Stripe, Square, PayPal oder ein anderes Zahlungsgateway verwenden, fallen zusätzliche Gebühren für die Verarbeitung Ihrer Transaktionen an.

Steuern. Seien Sie auch bereit, mit Steuern umzugehen. Sie wollen mit diesen keinen Fehler machen.

Versicherung. Dies ist nicht unbedingt erforderlich, aber wenn Sie Ihre Produkte vor Diebstahl und anderen Katastrophen schützen möchten, müssen Sie dies berücksichtigen.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung

Wenn es um die Verwaltung Ihres Unternehmens oder die Buchhaltung Ihrer Finanzen geht, ist eines sicher:Sie müssen wissen, wie man eine Spesenabrechnung erstellt. Egal, ob Sie ein kleiner Hobbyist sind, der Ihre Ausgaben im Auge behalten möchte, oder ein selbstständiges Unternehmen, das Ihre Geschäftsausgaben überwachen muss, Sie müssen Ihre Finanzen kontrollieren.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung:

1. Manuell
2. Mithilfe von Spesenabrechnungssoftware

Schauen wir uns beide Lösungen an.

Harter Modus:Manuell mit Hilfe der Spesenabrechnungsvorlage

Am besten gehen Sie direkt zur Bank. Sobald Sie sich angemeldet haben, werden Ihnen die Kategorien für Ihre manuelle Spesenabrechnung angezeigt. Sie können sie sogar so sortieren, dass die Ausgaben, die Sie im Auge behalten möchten, ganz oben stehen. Nachdem Sie Ihre Kategorien ausgewählt haben, ist der Rest einfach. Sie müssen nur die Informationen von der Bank entweder kopieren oder anhängen und dann die Tabelle aktualisieren.

Das manuelle Erstellen einer Spesenabrechnung kann jedoch stressig und mühsam sein, da Sie sicher sein müssen, dass Sie oder Ihr Buchhalter/Buchhalter alle Zahlen korrekt in die Tabelle eingetragen haben. Ein kleiner Fehler und Sie müssen Ihre Spesenabrechnung von Anfang an noch einmal überprüfen und die endgültigen Berechnungen wiederholen.

Pro-Modus:Spesenabrechnungs-Softwarelösung verwenden

Eine gut geschriebene Spesenabrechnung kann Ihnen helfen, Ihre Geschäftsfinanzen effektiv zu verwalten und den Überblick über alle Ihre Geschäftsausgaben zu behalten. Gleichzeitig widmen viele Unternehmen der Erstellung von Spesenabrechnungen wenig Aufmerksamkeit und vernachlässigen die Planung. Folglich wird es zu einer Quelle von Stress und zehrt an ihren Ressourcen. Wenn Sie die Erstellung von Spesenabrechnungen vereinfachen, Ihre Finanzen im Auge behalten und Ihre Geschäftsausgaben überwachen möchten, sollten Sie die Verwendung einer speziellen Softwarelösung für Spesenabrechnungen in Betracht ziehen, die Ihnen bei der Bewältigung aller erforderlichen Aufgaben hilft.

Während Sie möglicherweise ein spezielles Tool zum Erstellen von Spesenabrechnungen verwenden, ist die Implementierung einer tatsächlichen Buchhaltungssoftware viel besser. Es wird viele Probleme lösen und Sie können sicher sein, dass alles richtig gemacht wird. Ein großer Vorteil ist, dass alles automatisch erledigt wird.

Dies ist ein Beispiel für die Spesenabrechnung in Synder:

Sie können sich einen Überblick über Ihre Geschäftsentwicklung in Ihrer Heimatwährung verschaffen und die Ergebnisse sogar mit der Vorperiode vergleichen. Sie können die Spesenabrechnung auch als Excel-Datei herunterladen:

Im Grunde würde Ihre Spesenabrechnung so aussehen, wenn Sie sie manuell erstellen würden. Der einzige Unterschied ist, dass Synder Accounting alles automatisch innerhalb weniger Sekunden berechnet.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Synder Ihr E-Commerce-Geschäft vereinfachen kann, und überprüfen Sie die Funktionen oder vereinbaren Sie eine Demo-Sitzung mit den Spezialisten von Synder.

Wofür wird eine Spesenabrechnung verwendet?

Geschäftsinhaber müssen Aufzeichnungen über jeden Cent führen, der für die Ausgaben ihres Unternehmens ausgegeben wird. Darum geht es in fast allen Buchhaltungsbüchern. Es gibt jedoch viele andere Verwendungsmöglichkeiten für eine Spesenabrechnung. Es kann Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Zeit und Ihr Geld ausgeben. Es ist auch eine Möglichkeit, Ihre täglichen Ausgaben im Auge zu behalten, um Mehrausgaben zu vermeiden.

Sehen wir uns einige Vorteile der regelmäßigen Verwendung einer Spesenabrechnung im Detail an.

Sei umfassend auf eine Steuerprüfung vorbereitet

Schlafstörungen aufgrund von Steuerberichten? Auch die kleinsten Unternehmen sind besorgt über die Möglichkeit, von den Finanzbehörden geprüft zu werden.

Die Angst vor einer Prüfung kann bei Kleinunternehmern zu Zögern, Unentschlossenheit und sogar Stress führen. Daher fragen sie sich, ob sie alles tun, um ihre Steuerehrlichkeit aufrechtzuerhalten.

Sie fragen sich vielleicht, wie Sie sich auf eine Steuerprüfung vorbereiten können und was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im Recht ist. Eine richtige Spesenabrechnung für kleine Unternehmen ist eine Antwort.

Erfahren Sie weitere Tipps, wie Sie Steuerprüfungen vermeiden und sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen gut läuft, in unserem Blog-Beitrag IRS Audit Red Flags:So vermeiden Sie Steuerprüfungen.

Verstehen Sie Ihr Budget und Ihre Geschäftsleistung besser

Die Führung eines Budgets und von Finanzunterlagen ist etwas, was jedes Unternehmen tun muss. Viele Unternehmer werden vorsichtig und geben nur so viel Geld aus, wie sie sich leisten können. Während Sie Ihre Unternehmensfinanzen immer im Auge behalten sollten, sollten Sie auch sehen können, dass Ihr Unternehmen gut läuft.

Eine Spesenabrechnung hilft Ihnen zu wissen, wie viel Sie ausgeben können. Wenn Sie Ihre Unternehmensfinanzen verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, um Ihre Leistung zu verbessern. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Geschäftsleistung verfolgen können. Eine Spesenabrechnung für kleine Unternehmen ist jedoch eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verstehen, wie viel Geld Sie täglich ausgeben.

Planen Sie zukünftige Strategien

Mit der richtigen Spesenabrechnung können Sie die Strategie für die zukünftige Geschäftsplanung und -leistung planen. Da Sie Details darüber sehen, wie viel die einzelnen Teile Ihres Unternehmens kosten, können Sie eine geeignete Strategie entwickeln, die sowohl erschwinglich als auch profitabel ist.

Unterm Strich

Unternehmen geben viel Geld für Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung aus. Bei richtiger Ausführung ist die Spesenabrechnung für Kleinunternehmen für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich.

Durch die Implementierung einer Softwarelösung für Ihre E-Commerce-Geschäftskostenabrechnung und -buchhaltung können Sie ein System erstellen, das Sie bei der Erstellung neuer Strategien und Prognosen für die Zukunft unterstützt. Mit der Vision Ihrer Geschäftsleistung sind Sie einen Schritt voraus.
Die Buchhaltungssoftware von Synder bietet Ihnen eine großartige Gelegenheit, nicht nur eine gründliche Spesenabrechnung für kleine Unternehmen zu erstellen, sondern auch Ihre Buchhaltung im Auge zu behalten. Bist du bereit, es auszuprobieren?