Effiziente Beschaffungsplanung:Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Übersicht

Die Gestaltung eines effizienten Lieferplans umfasst einen vierstufigen Prozess:Priorisierung des Lagerbestands mit einer ABC-Analyse, Definition einer Bestellstrategie für jede Kategorie, Festlegung genauer Systemparameter und Konzentration der Managementbemühungen auf A-Artikel mit hoher Priorität, um Fehlbestände zu verhindern und überschüssige Lagerbestände zu reduzieren.

Viele Planer, Einkäufer und Beschaffungsanalysten haben oft Schwierigkeiten mit der Beschaffungsplanung. Aber was bedeutet es wirklich und was beinhaltet es?

In diesem Artikel bieten wir einen umfassenden Leitfaden dazu, was ein Lieferplan ist, wie man ihn effektiv verwaltet, warum er wichtig ist und welche Best Practices für die korrekte Umsetzung gelten.

Was ist ein Versorgungsplan?

Streng genommen umfasst ein Lieferplan alle Maßnahmen, die die erforderliche Menge an Lagerbeständen, Waren oder Dienstleistungen vorhersehen, um deren Verfügbarkeit zu verwalten (und zu garantieren) und einen reibungslosen Ablauf des Produktions- oder Marketingprozesses zu ermöglichen. Es ist jedoch weitaus komplexer.

Ein Angebotsplan unterscheidet sich von der Bedarfsplanung. Ersteres bezieht sich auf Vertriebskanäle, Bestandsrichtlinien und den Produktlebenszyklus, während sich die Bedarfsplanung hauptsächlich auf Prognosen und alles, was damit verbunden ist, konzentriert.

Darüber hinaus unterscheiden sich die Planungshorizonte für Angebots- und Nachfrageplanung tendenziell erheblich. Im Allgemeinen ist die Versorgungsplanung eher operativer Natur und geht auf kurz- bis mittelfristige Bedürfnisse ein, sei es für ein Vertriebszentrum, ein Geschäft oder eine Filiale.

Die Bedarfsplanung hingegen deckt in der Regel einen längeren Zeitraum ab und legt häufig Verkaufspläne für die nächsten 12 Monate oder länger fest.

Ein wesentlicher Unterschied liegt in ihren Zielen:Die Bedarfsplanung zielt darauf ab, ein Verkaufsbudget einzuhalten, während ein Versorgungsplan darauf abzielt, Lagerengpässe an allen Standorten zu verhindern.

Die Bedeutung eines Versorgungsplans

Ein gut strukturierter Versorgungsplan bietet zahlreiche Vorteile, weshalb es für Unternehmen unerlässlich ist, über einen klaren Rahmen zu verfügen.

Ein guter Versorgungsplan ermöglicht:

• Verbesserte Kommunikation im gesamten Unternehmen und verbesserte Proaktivität, wodurch eine strategische Perspektive geschaffen wird, die Notfälle und kostspielige dringende Einkäufe reduziert.
• Reduzierte Lagerbestände, erreicht durch besseres Ressourcen- und Betriebskapitalmanagement. Außerdem wird die Versorgungsstrategie mit taktischen und operativen Prozessen in Einklang gebracht.

Entwerfen eines funktionierenden Versorgungsplans

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Versorgungsplan zu entwickeln, aber mehrere bewährte Taktiken können zum Erfolg beitragen.

Der erste Schritt besteht darin, das Produktsortiment zu analysieren, die für die Kunden wichtigsten Artikel zu identifizieren und diese zu priorisieren, um die geeignete Strategie festzulegen. Sobald dies erledigt ist, legen Sie klare Geschäftsregeln fest, um sicherzustellen, dass der Lieferplan mit den Gesamtzielen der Organisation übereinstimmt.

Eine der Hauptursachen für Obsoleszenz, Überbestände und reaktive „Brandbekämpfung“ ist, dass sich Planer oft auf die falschen Produkte konzentrieren. Eine sorgfältig durchgeführte ABC-Analyse kann helfen, dieses Problem zu lösen.

Mit den folgenden vier Schritten können Sie einen Versorgungsplan korrekt und effektiv erstellen:

Schritt 1:Führen Sie eine ABC-Analyse durch

Bei einer ABC-Analyse werden alle Lagerartikel nach ihrem Beitrag zum Gesamtumsatz klassifiziert:nach Bruttomarge, Selbstkostenpreis, Umsatz oder einer anderen relevanten Kennzahl.

Typischerweise werden 80–90 % des Gesamtumsatzes mit nur 10–20 % des Sortiments generiert. Ein effektiver Ausgangspunkt ist beispielsweise die Analyse des Beitrags anhand der Gewinnspanne.

Die abschließende ABC-Analyse sollte immer die für das Unternehmen relevantesten Kriterien verwenden, die klare, umsetzbare Ergebnisse liefern, wenn es darum geht, zu bestimmen, welche Elemente wichtiger sind als andere.

Schritt 2:Bestimmen Sie die geeignete Strategie

Eine Bestandsstrategie dreht sich um zwei Schlüsselfragen:wann und wie viel bestellt werden sollte. Diese Strategie hängt weitgehend davon ab, wie dringend und/oder wichtig die einzelnen Punkte sind.

Um kostspielige Fehlbestände zu vermeiden, werden A-Artikel (Produkte mit hoher Priorität) im Sinne der ABC-Klassifizierung in der Regel häufiger bestellt als C-Artikel. Für jede Kategorie muss ein Gleichgewicht zwischen angestrebten Serviceniveaus und Bestandskosten hergestellt werden.

Schritt 3:Legen Sie die Parameter fest

Die gewählte Strategie muss in die richtigen Parametereinstellungen in Ihrem Warenwirtschaftssystem übersetzt werden. Zu den wichtigsten Fragen gehören:

• Wie sollten Servicelevel berücksichtigt werden?
• Sollten Kaufzyklen festen oder variablen Intervallen folgen?
• Wie sollen Bestellmengen berechnet werden?

Diese Parameter gewährleisten Konsistenz und Genauigkeit in den Beschaffungsprozessen.

Schritt 4:Konzentrieren Sie sich auf A-Elemente

Sobald die Parameter festgelegt sind, sollten Planer ihre Bemühungen auf die kritischsten Produkte konzentrieren.

Angesichts der Bedeutung von A-Artikeln ist es wichtig, die Verkaufsprognosen genau zu überwachen und Nachfrageschwankungen zu verfolgen. Gibt es plötzliche Spitzen? Sollten Schätzungen angesichts neuer Marktinformationen oder bevorstehender Werbeaktionen angepasst werden?

Sobald der Lieferplan definiert ist, können bestimmte Tools die Strategie weiter verfeinern und optimieren. Im Folgenden skizzieren wir verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen seine Abläufe auf die nächste Stufe heben kann.

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So optimieren Sie den Lieferplan

Viele Unternehmen haben in ihrem Streben nach einzigartigen Wertversprechen umfangreiche Sortimente mit Tausenden von Artikeln entwickelt. Dies bietet den Kunden zwar eine größere Auswahl, bringt aber auch erhebliche Managementherausforderungen mit sich.

Bei derart umfangreichen Sortimenten investieren viele Unternehmen beträchtliche Ressourcen in die Verwaltung Tausender Artikel, die nur wenig zum Gesamtgewinn beitragen, für den Endkunden jedoch einen erheblichen Wert darstellen. Wie können Unternehmen vor diesem Hintergrund den Wert ihres Sortiments maximieren, ohne dabei Kompromisse bei der Erfüllung der Kundenbedürfnisse einzugehen?

Verfeinerung des Lieferplans

Bei der Optimierung eines Versorgungsplans geht es nicht nur um die effiziente Verwaltung der leistungsstärksten Linien. Um die Rentabilität zu maximieren, müssen Bestandsentscheidungen sorgfältig getroffen werden, insbesondere für Artikel mit dem geringsten Mehrwert.

Wie können Sie jedoch ohne umfassende Kenntnis des Sortiments sicher sein, dass Sie die richtige Wahl treffen?

Ein Artikel mit geringer Umschlagshäufigkeit mag wie verschwendete Lagerfläche erscheinen, für bestimmte Kunden könnte dies jedoch der eigentliche Grund sein, warum sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden. Umgekehrt:Lohnt sich die Investition in die ständige Verfügbarkeit eines Produkts wirklich, wenn es nur minimale Erträge abwirft?

Die Verwaltung von Artikeln mit geringem Wert erfordert ein Gleichgewicht zwischen Serviceniveaus und kontrollierten Bestandsinvestitionen. Um dies effektiv tun zu können, benötigen Unternehmen einen klaren Überblick darüber, wie jedes Element zu den Unternehmenszielen beiträgt. Die Klassifizierung von Elementen nach strategischer Bedeutung ermöglicht einen individuelleren Managementansatz.

Definition eines Long-Tail-Elements

Der Long Tail bezieht sich auf Artikel, die den geringsten Wert zum Sortiment beitragen, typischerweise die unteren 5 % des Umsatzes.

Für viele Unternehmen ist die Identifizierung dieser Artikel eine Herausforderung. Eine gut konzipierte ABC-Analyse bietet jedoch die nötige Klarheit, um sie genau zu bestimmen. Während die Durchführung einer ABC-Analyse wertvolle Einblicke in das Sortiment bietet, ist es wichtig, dass die Analyseparameter eng auf die allgemeinen Geschäftsziele des Unternehmens abgestimmt sind.

Wenn die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht, hilft die Kategorisierung von Artikeln ausschließlich nach Marge kaum dabei, das Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen. Wie Sie die Grenzen Ihres Sortiments definieren, hängt weitgehend davon ab, welche KPIs für das Unternehmen am wichtigsten sind.

Im Großen und Ganzen gibt es zwei Hauptziele, die KPIs prägen:

• Ein Fokus auf Gewinnmargen oder Umsatz; oder
• Ein Fokus auf Kundenzufriedenheit, gemessen anhand von Bestellzeilen oder Transaktionsdaten.

Reduzierung der Lagerbestände für einen effektiven Lieferplan

Um das Sortiment zu verfeinern und eine bessere Entscheidungsfindung zu unterstützen, können Unternehmen drei wichtige Schritte unternehmen, um den Lagerbestand zu optimieren, den Cashflow zu verbessern und die langfristige Rentabilität zu maximieren.

1. Lagerentscheidungen

Bestimmte Long-Tail-Artikel rechtfertigen die Bevorratung möglicherweise überhaupt nicht, da ihre Margen die Investition nicht ausgleichen. Ihre Entfernung könnte Kunden jedoch davon abhalten, margenstarke Artikel zu kaufen.

Während beispielsweise Schrauben und Muttern wahrscheinlich keine hohen Margen generieren werden, werden Kunden keine teureren Komponenten kaufen, wenn sie nicht alle dazugehörigen Teile erhalten können. Darüber hinaus ist es möglicherweise besser, einige Artikel, die derzeit nicht vorrätig sind, jederzeit im Bestand zu halten, insbesondere solche mit langen Vorlaufzeiten oder geringer Lieferantenzuverlässigkeit.

Bei Lagerentscheidungen sollten Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen:

• Welche Marge bietet das Produkt?
• Beeinflusst es den Verkauf anderer Artikel?
• Sind alternative Produkte verfügbar?
• Beeinflusst es die Lieferantenbeziehungen?
• Ist es für Schlüsselkunden wichtig?

2. Bewerten Sie die Inventarrichtlinie neu

Da die Nachfrage bei vielen Long-Tail-Artikeln tendenziell schwankt oder schwankt, kann es schwierig sein, die geeigneten Lagerbestände zu bestimmen. Der Bedarf an Sicherheitsbeständen hängt von der Bedeutung der einzelnen Artikel ab. Das bedeutet, dass für A-Artikel in der Regel ein höherer Sicherheitsbestand erforderlich ist, da Fehlbestände bei diesen Produkten sehr kostspielig sein können. Im Gegensatz dazu ist die Ermittlung des Sicherheitsbestands für Long-Tail-Artikel oft schwieriger.

Die Aufrechterhaltung übermäßiger Sicherheitsbestände kann unnötigerweise Betriebskapital in sich langsam bewegenden Lagerbeständen binden, die Gefahr laufen, veraltet zu sein, während unzureichende Lagerbestände Verkäufe behindern und Kunden enttäuschen können. Um diese Szenarien zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Lagerbestände angemessen sind. Um dies zu erreichen, ist eine sorgfältige Berücksichtigung einer Reihe relevanter Faktoren erforderlich.

3. Priorisieren Sie Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern

Eine gut durchgeführte ABC-Analyse hilft dabei, herauszufinden, welche Bereiche des Sortiments den größten Fokus erfordern. Mit klaren Erkenntnissen darüber, welche Elemente die Leistung steigern, können Unternehmen ihre Bemühungen dorthin richten, wo sie die größte Wirkung erzielen.

Die Optimierung von Long-Tail-Artikeln kann beispielsweise die Neuverhandlung von Mindestbestellmengen, die Anpassung von Lieferzeiten oder die Beschaffung bei neuen Lieferanten umfassen.

Dieser Ansatz gleicht nicht nur den Lagerbestand aus, sondern setzt auch Betriebskapital für die Umschichtung an anderer Stelle frei.

Durch die kontinuierliche Überprüfung jeder durch die ABC-Analyse aufgedeckten Kategorie erhalten Unternehmen ein klareres Bild der Gesamtleistung und können potenzielle Problembereiche identifizieren und angehen, bevor sie eskalieren.

Letzter Imbiss

Ein gut strukturierter, datengesteuerter Lieferplan ist nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern ein strategischer Vorteil. Indem Sie sich auf die richtigen Produkte konzentrieren, intelligente Parameter festlegen und Ihren Ansatz kontinuierlich verfeinern, können Sie die Effizienz verbessern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die nachhaltige Rentabilität steigern.