5 Buchhaltungsaufgaben für kleine Unternehmen, die KI erledigen kann

Die Buchhaltung kann Stunden Ihres Tages in Anspruch nehmen. Bei der Anwendung auf die Buchhaltung erledigt künstliche Intelligenz (KI) die zeitaufwändigsten und monotonsten Aufgaben, bevor Sie „Abgleich“ sagen können.

Sie mögen es wahrscheinlich nicht, Ihren Montagmorgen damit zu verbringen, jede Rechnung, die Sie in der letzten Woche erhalten haben, mühsam in Ihre Buchhaltungssoftware einzugeben. Vielleicht bringt Sie nur das Versprechen von Donuts durch Ihren monatlichen Bankabgleich.

Künstliche Intelligenz (KI) ist bereit, die Zukunft der Buchhaltung zu gestalten, die Ihnen Ihre unbeliebtesten Buchhaltungsaufgaben abnehmen könnte.

Überblick:Was ist Rechnungswesen mit künstlicher Intelligenz (KI)?

Wenn ich KI-Buchhaltung höre, stelle ich mir einen iRobot vor -artige Vorrichtung mit einem transparenten grünen Visier, die in der Ecke eines Büros sitzt (Google „Roboter-Buchhalter“, wenn Sie ein Bild benötigen). In der Realität sieht die KI-Buchhaltung ganz anders aus. KI-Systeme, die in Ihre Buchhaltungssoftware integriert sind, helfen dabei, sich wiederholende Buchhaltungsaufgaben zu erledigen und die Buchhaltung weniger lästig zu machen.

Wenn Sie jemals die Buchhaltung für Ihr kleines Unternehmen aufgegeben haben, wissen Sie, wie mühsam es sein kann, Dutzende von Transaktionen auf einmal zu erfassen. Die KI-Buchhaltung analysiert die Transaktionen Ihres Unternehmens, um die Zeit zu verkürzen, die zum Erfassen von Verkaufs- und Geschäftsausgaben, zum Abgleichen von Konten und zum Erstellen von Steuerdokumenten benötigt wird.

Über die Buchhaltung hinaus – den Prozess der Verfolgung von Geschäftstransaktionen – hilft KI Wirtschaftsprüfern, Betrug und ungewöhnliche Transaktionen zu identifizieren, die weitere Untersuchungen rechtfertigen. Ein Prüfsystem mit künstlicher Intelligenz erkennt betrügerische Muster schneller und präziser als Menschen.

Kann künstliche Intelligenz Buchhalter in Zukunft ersetzen?

Buchhaltung beinhaltet Wiederholung. Das kennen Sie von Ihrem ersten Bankabgleich. Wo Monotonie herrscht, kann KI einspringen. Das wirft die Frage auf:Wird es Buchhalter in 10, 15 Jahren geben? Werde ich meinen Papierbandrechner einem Roboter übergeben?

Natürlich können wir nicht genau wissen, wie der Beruf des Buchhalters in einem Jahrzehnt aussehen wird, aber Spekulation ist Teil der Conditio Humana. Wir gehen davon aus, dass die Buchhaltung bestehen bleibt, auch wenn sie mit fortschreitender KI-Technologie ganz anders aussehen könnte.

Wir alle haben schon einmal eine sensationelle Überschrift gesehen, die etwa so lautet:„10 Berufe, die KI in den nächsten 5 Jahren übernehmen wird.“ Die Buchhaltung taucht oft auf. Seltsamerweise finden Sie ebenso viele Artikel, die für die Langlebigkeit des menschlichen Buchhaltungsberufs bürgen.

Der Grund für die Dichotomie ist, dass Buchhaltungsjobs nicht alle gleich aussehen. Der Job eines Buchhalters könnte eher dem eines Lohnbuchhalters oder Buchhalters entsprechen, während ein anderer für die Erstellung eines finanziell nachhaltigen Wachstumsplans für ein Unternehmen verantwortlich sein könnte.

Ein weiteres könnte die Beratung von Kunden zu steuerbegünstigten Geschäftsstrategien sein. Zwischen diesen Rollen gibt es kaum Überschneidungen, was es schwierig macht, den gesamten Werdegang des Berufs zu bestimmen.

Im Januar 2020 veröffentlichte McKinsey &Company einen Bericht über die Auswirkungen von Robotik, KI und maschinellem Lernen auf Arbeitsplätze in den USA, einschließlich derer in der Buchhaltungsbranche. Das Unternehmen untersuchte das „Automatisierungspotenzial“ für mehr als 750 Berufsbezeichnungen basierend auf dem prozentualen Zeitaufwand für Aufgaben, die ein Computer mit heutiger Technologie erledigen könnte.

Das Rechnungswesen taucht in zwei Berufsbildern auf:eines beschreibt Verwaltungsbuchhalter und ein anderes bezieht sich auf Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und leitende Buchhalter.

Die Aussichten für Buchhalter sehen eher düster aus:86 % der Aufgaben könnten automatisiert werden. Zu den Aufgaben von Buchhaltern gehören das Aufzeichnen von Transaktionen und das Abschließen von Abstimmungen, was beides bereits mit einer Buchhaltungssoftware möglich ist – mit menschlicher Hilfe. Gehaltsabrechnungsadministratoren, die in diese Kategorie fallen, verbringen Zeit mit der Einreichung von Papierkram, eine Aufgabe, die von Gehaltsabrechnungssoftware effizienter ausgeführt wird.

Das zweite Lager der Buchhalter, darunter Wirtschaftsprüfer und Management Accountants, weist ein Automatisierungspotenzial von 12 % auf. Management Accountants verbringen viel Zeit damit, optimierte Geschäftsprozesse zu entwickeln, die die Effizienz maximieren. Die KI hat es noch nicht geschafft, Protokolle zur Kostensenkung zu erstellen, obwohl sie diese hervorragend befolgen kann.

Werden also Buchhalter mit grünem Visier durch Roboter mit grünem Visier ersetzt? Manche vielleicht. Diejenigen, deren Jobs sich um sich wiederholende Aufgaben drehen, werden möglicherweise in den kommenden Jahren entlassen, aber diejenigen, die auf der strategischen Seite der Buchhaltung arbeiten, sollten ihre Büros noch nicht packen.

Die 5 Buchhaltungsaufgaben, die künstliche Intelligenz erledigen kann

Unternehmen für Buchhaltungssoftware investieren stark in die KI-Forschung und -Entwicklung, um Geschäftsinhabern Stunden für Aufgaben zu ersparen, die von lästig niederen bis hin zu übermäßig komplexen Aufgaben reichen. Sehen Sie sich einige der Buchhaltungsaufgaben für kleine Unternehmen an, die KI im Hintergrund ausführen kann.

1. Buchhaltung

KI hat es Geschäftsinhabern ermöglicht, ihre Bücher mit wenig bis gar keinen Buchhaltungskenntnissen zu führen. Wo noch vor 10 Jahren jeder Geschäftsinhaber lernen musste, wie man ein Hauptbuch abstimmt, kann man heute Jahre damit verbringen, ohne zu wissen, was das ist.

Viele Buchhaltungssoftwarepakete wie QuickBooks Online analysieren Ihre Banktransaktionen und empfehlen, wo Sie sie kategorisieren können, basierend darauf, wie Sie zuvor ähnliche Transaktionen aufgezeichnet haben. Das ist KI bei der Arbeit, die Ihre vergangenen Aktionen – und vielleicht die anderer Kunden – verarbeitet, um zukünftige Aktionen vorherzusagen.

Intuit, dem QuickBooks gehört, informierte Investoren im Jahr 2019 über Pläne zur Implementierung neuer KI-Funktionen wie automatisierter Transaktionen. KI in Buchhaltungssoftware kann auch Fehler wie doppelte Transaktionen erkennen.

2. Gehaltsabrechnung

KI muss die Gehaltsabrechnung noch durchdringen, aber ein Steuerbericht von Bloomberg erwähnt ihre bevorstehende Präsenz. Anstatt dass jemand Stunden damit verbringen muss, Arbeitszeittabellen von Mitarbeitern zu überprüfen und zu genehmigen, könnte ein KI-System unregelmäßige Arbeitszeittabellen zur Überprüfung durch einen Menschen markieren und den Rest genehmigen.

Die Auswirkungen von KI auf die Gehaltsabrechnung könnten Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern erhebliche Effizienzgewinne bescheren. Aktuelle Gehaltsabrechnungssysteme können kennzeichnen, wenn ein Mitarbeiter 400 Arbeitsstunden in einer Woche meldet oder wenn ein Mitarbeiter ein Kundenprojekt in Rechnung stellt, dem er nicht zugeordnet ist. Ein KI-Gehaltsabrechnungssystem kann tiefer blicken und möglicherweise Fälle aufdecken, in denen Mitarbeiter versehentlich oder in betrügerischer Absicht zu viel Arbeitszeit angeben.

3. Prognose

Der Cashflow ist für das Wachstum kleiner Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie knapp bei Kasse sind, ist es schwierig, Ihr Geschäft auszubauen. Ein kapitalkräftiges Unternehmen verpasst möglicherweise die Gelegenheit, seine Investitionen zu beschleunigen. KI-Buchhaltungssysteme haben Cashflow-Prognose-Tools implementiert, die die zukünftige Liquidität Ihres Unternehmens abschätzen können, abgesehen von größeren einmaligen Anschaffungen.

Zum Beispiel bietet QuickBooks einen Cashflow-Planer, der die Liquidität Ihres Unternehmens bis zu 90 Tage in der Zukunft vorhersagt. Xero, eine weitere beliebte Buchhaltungssoftware, verfügt über eine Technologie, die Ihren Kontostand bis zu 30 Tage in der Zukunft vorhersagt.

4. Steuervorbereitung

Kann Ihr Steuerberater die über 80.000 Wörter umfassende Abgabenordnung aufsagen? Die KI-gestützte Tax Knowledge Engine von Intuit kann das wahrscheinlich. Nicht, dass es ein Wettbewerb oder so etwas wäre.

Wenn Sie Steuersoftware verwenden, findet hinter den Kulissen wahrscheinlich maschinelles Lernen statt. Wenn Sie die steuerbezogenen Inhalte von The Ascent gelesen haben, wissen Sie, dass Ihre Berechtigung für bestimmte Abzüge und Steuergutschriften von nicht weniger als einer Million Faktoren abhängt. Ein KI-gestütztes System analysiert automatisch die Finanzdaten Ihres Unternehmens, um potenzielle Steuereinsparungen für Ihr kleines Unternehmen zu erzielen.

5. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Menschen mögen Routinen, manchmal zu einem Fehler. Wenn Sie Rechnungen nur am zweiten Donnerstag eines jeden Monats bezahlen, verpassen Sie möglicherweise Frühzahlungsrabatte für Rechnungen, die zu Beginn des Monats eingehen.

Ein KI-Kreditorensystem (AP) könnte Ihre Rechnungen in dem Moment verarbeiten, in dem sie eingehen, und Sie auf Chancen aufmerksam machen, frühzeitig für einen Rabatt zu zahlen. Sie können Apps wie Roger in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren, um AP zu automatisieren. Ähnliche Apps können Ihnen dabei helfen, Spesenabrechnungen schneller zu verarbeiten und zu genehmigen.

Ebenso können KI-gestützte Debitorenbuchhaltungssysteme (AR) anhand ihres Zahlungsverhaltens genauer vorhersagen, wann Ihre Kunden bezahlen werden. KI-AR-Systeme sind weniger allgegenwärtig als automatisierte AP-Systeme, aber Sie können davon ausgehen, dass diese Funktionen in den kommenden Jahren eingeführt werden.

Wie Buchhalter von der Verwendung von KI profitieren können

Buchhalter in kleinen Unternehmen sollten KI annehmen, nicht fürchten. Das Journal of Accountancy veröffentlichte ein Interview mit drei CPAs, die sich einig waren, dass KI ihr Arbeitsleben verbessert hat und weiterhin verbessern wird, hauptsächlich durch das Ausscheiden von Aufgaben mit geringem Wert, die ein Computer effizienter erledigen könnte.

Buchhalter, die KI nutzen, können mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, für die sie ausgebildet wurden, von der Analyse von Jahresabschlüssen bis hin zur Beratung von Führungskräften und Kunden.

Vielleicht bis in die Zukunft

Ich weiß nicht, ob es meinen Job in den nächsten Jahrzehnten noch geben wird, aber was ich mit Sicherheit weiß, ist, dass KI die Jobs von Buchhaltern jetzt spannender machen kann, indem sie sich um unsere am wenigsten bevorzugten Aufgaben kümmert. Und wenn mich in Zukunft ein Roboter ersetzt, hoffe ich, dass er sich in meiner Kabine wohlfühlt.