Top 15 Tipps zur Buchhaltung für kleine Unternehmen und Startups

Die ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens, und jemanden zu haben, der sich diesem Prozess widmet, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für kleine Unternehmen und Start-ups.

Laut dem Bureau of Labor Statistics, 20 % der Unternehmen schaffen es nicht über das erste Jahr hinaus, und nur 30 % der kleinen Unternehmen werden 10 Jahre nach ihrer Gründung im Geschäft bleiben. Einhaltung der Best Practices im Rechnungswesen und Einstellung oder Auslagerung einer Person, die für diese Funktion zuständig ist, kann dazu beitragen, Cashflow-Probleme zu vermeiden, die für viele Geschäftsausfälle verantwortlich sind. Weiter, Diese Best Practices können auch den Weg zu Erkenntnissen weisen, die zum Wachstum kleiner Unternehmen führen können.

Top 15 Tipps zur Buchhaltung für kleine Unternehmen und Startups

Jedes kleine Unternehmen muss grundlegende Buchhaltungsprozesse befolgen, um starke Finanzmanagementpraktiken zu gewährleisten. Diese beinhalten:

1. Trennen Sie geschäftliche und private Ausgaben. Einer der ersten Schritte, den ein kleines Unternehmen unternehmen sollte, ist die Eröffnung eines Geschäftsbankkontos. was er tun kann, nachdem er seine Arbeitgeber-Identifikationsnummer erhalten hat, oder EIN (Einzelunternehmer können Sozialversicherungsnummern verwenden). Geschäftskonten bieten gegenüber Privatkonten mehrere Vorteile. einschließlich:

   • Erleichtert das Nachverfolgen und Belegen von Geschäftsausgaben, um von Steuerabzügen zu profitieren.
   • Privathaftpflichtschutz bieten, indem Geschäftsgelder von Privatgeldern getrennt werden.
   • Bereitstellung der Option einer Kreditlinie, die das Unternehmen zur Deckung von Liquiditätslücken nutzen kann.

   Unternehmen sollten ein Girokonto eröffnen, Sparkonto, Kreditkartenkonto und Händlerservicekonto, die es dem Unternehmen ermöglicht, Kredit- und Debitkartentransaktionen von Kunden zu akzeptieren.

2. Holen Sie sich eine Buchhaltungssoftware (und einen Buchhalter). Die Buchhaltung ist der organisierte Prozess der Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben. Es ist eine kritische Komponente des Finanzmanagements, die sicherstellt, dass Geschäftsinhaber über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Für viele Kleinunternehmer Buchhaltung gehört nicht zu ihren Fähigkeiten. Einstellung einer Person, die sich der Aufgabe widmet oder für kleinere Unternehmen, Die Auslagerung der Funktion ist oft eine sinnvolle Investition.

   Buchhaltungssoftware automatisiert zeitaufwändige und fehleranfällige Buchhaltungsprozesse, wenn sie manuell erledigt werden, und macht es einfacher, all diese Informationen zu finden, um den Jahresabschluss zu vervollständigen. Kleine Unternehmen sind mit Cloud-basierter Buchhaltungssoftware sehr erfolgreich, bestimmtes, Mehr als die Hälfte der von Robert Half befragten US-Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen entweder einige oder nur Cloud-basierte Lösungen für Buchhaltung und Finanzen verwenden. Obwohl die meisten Unternehmen mit einfacher Buchhaltungssoftware beginnen, wenn sie wachsen und komplexer werden, Sie müssen möglicherweise in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) investieren. Sobald ein Unternehmen über ein ERP-System verfügt, es kann Module für andere Geschäftsfunktionen hinzufügen, mit allem, was an eine einzige Datenbank gebunden ist.

3. Entwickeln Sie ein Budget. Einer der ersten Schritte bei der Erstellung eines Geschäftsplans besteht darin, Einnahmenprognosen und eine Liste der erwarteten Ausgaben zu erstellen. und dann dieses Budget mit den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen zu vergleichen. Eine Studie der Federal Reserve Banks von Chicago und San Francisco ergab, dass mehr als 60 % der Unternehmen mit ausgezeichneter finanzieller Gesundheit immer ein Budget erstellt haben und anschließend ein separates Bankkonto für die Gehaltsabrechnung eröffnet. Weniger als 5 % der Unternehmen mit schlechter finanzieller Gesundheit wenden diese beiden Finanzplanungs- und Managementpraktiken an.

4. Führen Sie genaue Geschäftsunterlagen. Das Führen von Unterlagen ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Kleinunternehmers. Buchhaltungssoftware kann einen Großteil des Aufzeichnungsvorgangs automatisieren und Finanzunterlagen digital speichern. Das macht es einfach, den Betrag zu dokumentieren, Zeit, Ort und Geschäftszweck einer Transaktion, wenn Sie Aufwendungen als Steuerabzüge geltend machen. IRS-Anforderungen verlangen die Aufbewahrung der Aufzeichnungen, im Allgemeinen, für mindestens drei Jahre – Buchhalter empfehlen, sie sieben Jahre lang aufzubewahren. Aufzeichnungen, die ein Unternehmen führen muss, sind in der IRS-Publikation 583 detailliert aufgeführt. Einige wenige, die es wert sind, für kleine Unternehmen und Start-ups genannt zu werden, sind:

   1. Bruttoeinnahmen sind die Einkünfte, die Sie aus Ihrem Unternehmen erhalten, und Aufzeichnungen umfassen:Registrierkassenbänder, Einlageninformationen (Bar- und Kreditverkäufe), Quittungsbücher, Rechnungen und Formulare 1099-MISC.

   2. Kosten sind die Kosten, die Ihnen für den Betrieb Ihres Unternehmens entstehen, und zu den Aufzeichnungen gehören:entwertete Schecks oder andere Dokumente, die den Zahlungsnachweis/die überwiesenen elektronischen Gelder widerspiegeln, Kassenbelege, Kontoauszüge, Kreditkartenbelege und Kontoauszüge und Rechnungen.

      Belegscanner machen es einfach, Belege und Rechnungen zur einfachen Nachverfolgung zu digitalisieren, indem der Inhalt automatisch definierten Feldern in der Buchhaltungssoftware zugeordnet wird. Buchhaltungssoftware kann entweder eine eigene mobile App anbieten oder eine Drittanbieter-App unterstützen, die es einem Mitarbeiter oder Geschäftsinhaber ermöglicht, Belege mit seiner Smartphone-Kamera zu scannen. Diese Apps verwenden die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR), um Text in maschinenlesbaren Code zu übersetzen.

   3. Anlagevermögen müssen erfasst werden, um die jährliche Abschreibung und deren Gewinn oder Verlust beim Verkauf zu berechnen. Anlagendokumente umfassen Kauf- und Verkaufsrechnungen; Abschlusserklärungen für Immobilien; entwertete Schecks oder andere Dokumente, die den Zahlungsempfänger identifizieren, Betrag und Zahlungsnachweis/überwiesene elektronische Mittel; Kreditkartenbelege und Kontoauszüge und Rechnungen. Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf von immateriellen Vermögenswerten mit begrenzter Nutzungsdauer werden abgeschrieben. Andere Anlagekategorien, wie immaterieller Wert mit aktueller oder unbestimmter Lebensdauer, werden weder abgeschrieben noch abgeschrieben.

5. Wählen Sie eine Abrechnungsmethode. Jedes kleine Unternehmen und Startup muss eine Reihe von Regeln festlegen, um zu bestimmen, wann Einnahmen und Ausgaben gemeldet werden. Dies bietet eine einheitliche Bilanzierungsmethode für steuerliche Zwecke. Im Allgemeinen, im Rahmen der durch das Tax Cuts and Jobs Act eingeführten Änderungen, kleine Unternehmen mit jährlichen Bruttoeinnahmen von 25 Millionen US-Dollar oder weniger für die drei vorangegangenen Steuerjahre können zwischen periodengerechter Buchführung und kassenbasierter Buchführung wählen. Jedoch, weil die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) eine periodengerechte Buchführung erfordern, viele Unternehmen bevorzugen diese Methode.

   Die Abrechnung auf Bargeldbasis kann für kleine Unternehmen einfacher und einfacher zu verwalten sein, da die Einnahmen beim Zahlungseingang erfasst werden. Ähnlich, Aufwendungen werden abgezogen, wenn das Geld tatsächlich vom Konto des Unternehmens abgeht. Die periodengerechte Buchführung erfasst die Verkäufe, wenn ein Produkt ausgeliefert oder eine Dienstleistung geliefert wird. In einer Einzelhandelsumgebung, ein Verkauf wird zum Zeitpunkt des Kaufs erfasst, und in anderen Branchen kann es sein, dass die Einnahmen erst mehrere Wochen oder sogar Monate nach dem Verkauf erfasst werden. Es erfordert eine doppelte Buchführung. Da die periodengerechte Rechnungslegung eine langfristige Sicht auf das Geschäft hat, es liefert im Allgemeinen ein besseres Bild von der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens.

6. Halten Sie die Bücher aktuell. Ohne die Bücher aktuell zu halten, Eigentümer und Mitarbeiter haben kein klares Bild von der Finanzlage des Unternehmens. Die Automatisierung der Beleg- und Rechnungserfassung ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Bücher immer auf dem neuesten Stand sind. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Verknüpfung von Bankkonten mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Unternehmen können Kreditkarten- und Kontoauszüge herunterladen und manuell als CSV (Excel) importieren. Einige Buchhaltungssysteme bieten jedoch ein Plug-in, das Informationen von Ihrem Bankkonto abruft und automatisch tägliche Banktransaktionen und Kontoauszugsdateien abruft. Das Unternehmen kann die Abgleichsregeln in seinem System definieren, um die Abrechnungen abzugleichen, was den Versöhnungsprozess erheblich erleichtert. Einige Buchhaltungssoftware bietet eine direkte Integration zu Banken, so kann der Geschäftsinhaber alle Bankaufgaben im Buchhaltungssystem verwalten und erledigen, ohne sich auch in sein Bankkontoportal einzuloggen.

7. Optimieren Sie die Kreditorenkonditionen und die Rechnungsstellung. Um länger am Bargeld festzuhalten, Nutzen Sie die Kreditkonditionen wichtiger Lieferanten. Bezahlen Sie Rechnungen nach einem Zeitplan, der Ihren Cashflow maximiert, und wenn möglich, Bezahlen Sie frühzeitig bei Anbietern, die dafür einen Rabatt anbieten. Um einen stetigen Cashflow zu gewährleisten, tun alles, um die pünktliche Zahlung der Kunden zu fördern. Dazu können Rabatte bei vorzeitiger Zahlung gehören, Bonitätsprüfungen bei potenziellen Kunden durchführen, bevor Sie mit ihnen Geschäfte machen und wenn nötig, Kreditbedingungen widerrufen. Eine Buchhaltungssoftware, die Rechnungsprozesse durch automatisches Versenden von Rechnungen und Nacherinnerungen automatisieren kann, könnte ebenfalls dazu beitragen, dass sich ausstehende Rechnungen nicht anhäufen.

8. Separate Buchhaltungsfunktionen. Aktiengesellschaften müssen Vorschriften befolgen, die Kontrollen erfordern, um die Aufgabentrennung zu gewährleisten. Kleine Unternehmen haben eher eine einzige Person, die viele Buchhaltungsaufgaben übernimmt, Dies schafft jedoch ein Umfeld, das das Risiko von Bilanzbetrug birgt. Jedoch, Besitzer können dieses Risiko minimieren, indem sie einige einfache Kontrollen einrichten. Eine wirksame Kontrolle besteht darin, sicherzustellen, dass nicht dieselbe Person, die die Schecks ausstellt, die Schecks unterschreibt und die Kontoauszüge abgleicht.

9. Behalten Sie bestimmte kostenintensive Ausgaben im Auge. Die Arbeitskosten sind für die meisten kleinen Unternehmen der größte Kostenfaktor. und Inventar ist oft eine andere. Um die Arbeitskosten zu senken, Viele kleine Unternehmen lagern ihre Arbeit an Auftragnehmer aus, die einen Stundensatz abrechnen. Dies kann billiger sein, da die Auftragnehmer möglicherweise keine 40 Stunden pro Woche benötigen, um Ihre Arbeit abzuschließen, und sie keine Leistungen benötigen. Zeiterfassungssoftware kann Führungskräften helfen zu verstehen, wie viel bestimmte Aufgaben das Unternehmen kosten. So kann das Unternehmen besser budgetieren und Wege finden, diese Ausgaben zu kontrollieren. Unternehmen können die Lagerkosten senken, indem sie die Lagerhaltungskosten verfolgen, Lagerumschlagsquote, Betrag, der durch veraltetes Inventar und andere wichtige Kennzahlen verloren gegangen ist.

10. Planen Sie größere Investitionen. Durch die konsequente Verfolgung von Ausgaben und Einnahmen, Das Unternehmen kann den besten Zeitpunkt für große Investitionen ermitteln und den Kredit festlegen, den es möglicherweise zur Deckung der Kosten benötigt. Geschäftskreditkarten können einer Organisation helfen, eine Kredithistorie zu erstellen, damit sie sich besser für eine Finanzierung (und optimale Finanzierungsbedingungen) qualifizieren kann. einschließlich Kreditlinien und Darlehen, wenn es mehr Kapital braucht. Die Sicherung dieser Finanzierungsquellen ist für die allgemeine Finanzlage eines Unternehmens wichtig – 45 % der Unternehmen mit ausgezeichneter Finanzlage erhielten Kredite oder Kreditkarten von einer Bank, verglichen mit nur 3 % der Unternehmen mit schlechter oder unterdurchschnittlicher finanzieller Verfassung, laut der Federal Reserve-Studie. Zusätzlich, Kreditkarten bieten Vergünstigungen für das Unternehmen wie Geschäftsprämien oder Reiseprämien.

11. Überwachen Sie die Steuervorbereitung sorgfältig. Der IRS verlangt im Allgemeinen, dass Einzelunternehmer, Gesellschafter und Anteilseigner von S-Gesellschaften leisten geschätzte Steuerzahlungen, wenn sie erwarten, Steuern in Höhe von 1 USD zu schulden, 000 oder mehr, wenn ihre Erklärung eingereicht wird. Es gibt bestimmte Lohnsteuerunterlagen, die Sie aufbewahren müssen (ausführlich in den IRS-Ressourcen zu Aufzeichnungen für Arbeitgeber und im Steuerleitfaden für Arbeitgeber). Der IRS stellt Arbeitsblätter im Formular 1040-ES zur Verfügung, Geschätzte Steuer für natürliche Personen, oder Form 1120-W, Geschätzte Steuer für Unternehmen, die bei der Berechnung der geschätzten Steuern helfen. Unternehmen sollten auch den Steuerkalender des IRS überprüfen. Der Steuerkalender enthält Fälligkeitsdaten und Maßnahmen für jeden Monat. Ein Unternehmen kann sich für E-Mail-Erinnerungen anmelden, oder sogar Erinnerungen in Outlook importieren.

12. Lassen Sie sich von einer professionellen Steuerberatung beraten. Die NSBA sagt, dass jedes dritte kleine Unternehmen mehr als 40 Stunden pro Jahr für Bundessteuern aufwendet. Es ist daher nicht verwunderlich, dass etwa zwei Drittel der Kleinunternehmen einen externen Steuerberater/einen Steuerberater für die Abwicklung ihrer Steuern bezahlen. Für einen Einzelunternehmer gibt es hier noch mehr Vorteile, da die Kosten für die Einstellung einer Person zur Erstellung der Steuererklärung Ihres Unternehmens abzugsfähig sind.

13. Stellen Sie sicher, dass die Bestandsdaten korrekt sind. Zur Erstellung von Jahresabschlüssen, das Unternehmen benötigt genaue Bestandsdaten. Sie muss die Kosten der verkauften Waren (COGS) für die Gewinn- und Verlustrechnung berechnen, und der Wert des Lagerbestands für die Bilanz. Der physische Bestand wird entweder durch regelmäßiges manuelles Zählen von Artikeln oder durch Koppeln der Zählungen mit einem Bestandsverwaltungssystem verfolgt, das die Zahlen automatisch an den Verkaufsvorgang anpassen kann, wenn es in das Kassensystem und die Buchhaltungssoftware integriert ist. Bestandsverwaltungssoftware erleichtert nicht nur die Bestandsverfolgung, aber die Informationen werden genauer sein.

14. Verwenden Sie Jahresabschlüsse, um die Unternehmensleistung zu bewerten. Die Erfassungsaufwendungen und -erträge sind die Grundlage für die Erstellung dieser drei wesentlichen Jahresabschlüsse. Gewinn- und Verlustrechnungen helfen dem Unternehmen, seinen Gewinn (oder dessen Fehlen) zu bestimmen, eine Bilanz zeigt Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital für eine Momentaufnahme seiner Finanzlage zu einem bestimmten Zeitpunkt, und die Kapitalflussrechnung zeigt, ob dem Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum genügend Geld in und aus einem Unternehmen zu- und abgeflossen ist und wie viel Geld übrig bleibt. In Kombination mit der Bilanz jedoch, Die Kapitalflussrechnung kann zeigen, ob ein Unternehmen über ausreichende liquide Mittel verfügt, um seine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen. Alle drei Erklärungen werden von Banken und Investoren benötigt, um eine Finanzierung oder Finanzierung sicherzustellen.

15. Erstellen Sie Finanzprognosen. Finanzprognosen helfen Unternehmen, zukünftige Einnahmen und Ausgaben abzuschätzen, um zu antizipieren, ob sie eine Finanzierung benötigen oder Investitionen tätigen sollten. Finanzprognosen helfen Unternehmensleitern, den Cashflow einzuschätzen und zu bestimmen, wann Preis- oder Produktionspläne geändert werden müssen.

    Prognosen liefern externen Stakeholdern wichtige Finanzinformationen, wenn das Unternehmen einen Kredit oder eine Finanzierung anstrebt, oder wenn das Unternehmen das Ziel einer Akquisition ist. Ein Unternehmen kann diese Prognosen auch verwenden, um Pro-Forma-Abschlüsse zu erstellen, bei denen es sich um prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnungen handelt, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen. Prognosen basieren auf Finanzmodellierungstechniken und geben Antworten auf Fragen, die von Kreditgebern, Investoren oder andere Geschäftsinteressenten. Auf ihrer Grundstufe, sie geben die Antwort auf eine Frage wie:wenn wir dir dieses Geld leihen, Was werden Sie damit machen und wie werden Sie es zurückzahlen?

Indem Sie von Anfang an Schritte unternehmen, um starke Rechnungslegungsprozesse zu etablieren, kleine Unternehmen und Start-ups erhöhen ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Studien zeigen, dass ein Kleinunternehmen seine Finanzzahlen immer häufiger überprüft, je besser seine finanzielle Gesundheit ist, die letztendlich den langfristigen Erfolg ausmachen sollen. Obwohl die Buchhaltung nicht die Leidenschaft der meisten Kleinunternehmer ist, Sie müssen diese kritischen Finanzkennzahlen regelmäßig überprüfen, um Wachstumschancen zu nutzen und sicherzustellen, dass ihr Unternehmen nicht auf dem Weg in die Insolvenz ist.