Definierte Fortschrittsabrechnung:Vorteile und Implementierung

Die Fortschrittsabrechnung ist eine Möglichkeit, die Rechnungsstellung in Branchen zu verwalten, in denen Projekte Monate – sogar Jahre – dauern und Hunderttausende oder Millionen von Dollar kosten können. Obwohl es am häufigsten mit dem Bausektor in Verbindung gebracht wird, Das Konzept der schrittweisen Abrechnung, die an Fortschrittsmeilensteine ​​​​gebunden ist, ist für eine Reihe von Unternehmen sinnvoll.

Immer noch, Obwohl es ein einfaches Konzept ist, Es gibt einige Nuancen bei der Ausführung, die Unternehmen und Kunden kennen sollten.

Was ist Fortschrittsrechnung?

Die Fortschrittsrechnung ist eine Abrechnungsmethode, die einen regelmäßigen Zahlungsrhythmus in einem großen, langfristiges Projekt. Unternehmen rechnen Kunden nach einem vordefinierten Zeitplan basierend auf dem Erreichen von Meilensteinen ab.

Die Methode wird am häufigsten im Bauwesen verwendet.

Die zentralen Thesen

• Die Fortschrittsrechnung ist eine Standardabrechnungsmethode für große, langfristige Projekte, die eine laufende Finanzierung von Material und Arbeitskräften erfordern.
• Die Fortschrittsabrechnung hält die Projektinhaber, Generalunternehmer, Subunternehmer und andere Interessengruppen auf derselben Seite über den Umfang, Meilensteine ​​und Zahlung.
• Kostenänderungen und Streitigkeiten sind zwei der größten Herausforderungen.

Fortschrittliche Abrechnungen erklärt

Der Auftragnehmer und der Kunde oder Kreditgeber vereinbaren vertraglich eine Reihe von Meilensteinen mit zugehörigen Zahlungsprozentsätzen, und die Arbeit beginnt. Die Abschlagsrechnung wird auf aktueller Basis berechnet, indem der prozentuale Fertigstellungsgrad des Projekts mit dem Gesamtprojektpreis multipliziert wird.

Da es Meilensteine ​​​​erfüllt, der Auftragnehmer stellt eine Rechnung über die abgeschlossenen Arbeiten. Solange der Kunde mit der Qualität des Produkts zufrieden ist, es macht die zahlung. Der Auftragnehmer kann dann den Kauf von Gütern und Arbeitskräften für die nächste Bauphase finanzieren.

Nach zufriedenstellendem Abschluss des Projekts, Kunden melden sich ab und leisten die letzte Zahlung.

Was ist in Fortschrittsabrechnungen enthalten?

Bei Rechnungen mit fortlaufender Abrechnung sind einige Elemente erforderlich, die auf normalen Rechnungen nicht zu finden sind, um sicherzustellen, dass die Zahlungen korrekt sind.

Gesamtprojektbetrag: So hoch sind die voraussichtlichen Kosten des Projekts nach Fertigstellung. Es können Anreize eingebaut sein, zum Beispiel, wenn der Auftragnehmer den Auftrag vorzeitig oder unter Budget abschließt.

Bisher gezahlte Summe: Die bisher gezahlte Summe ist der Betrag, den der Kunde bisher im Projekt bezahlt hat.

Prozentsatz des Projektabschlusses: Der Projektabschlussprozentsatz gibt an, wie viel des Projekts abgeschlossen ist und in Rechnung gestellt wird.

Genehmigte Änderungen und anschließend angepasster Preis: Enthält alle genehmigten Änderungsaufträge, die sich auf die Kosten des Projekts auswirken, zusammen mit dem Preisunterschied.

Restbetrag: Der Restbetrag ist der Betrag, den der Kunde noch für das Projekt schuldet. Es enthält den aktuellen Rechnungssaldo, die Restarbeit und alle ausstehenden und überfälligen Rechnungen.

Wer nutzt die Fortschrittsrechnung?

Die Fortschrittsabrechnung ist für jedes Projekt hilfreich, das definierte Phasen und Meilensteine ​​bis zum Abschluss hat. Jedoch, Der stetige Cashflow und die Kompatibilität mit langfristigen Projekten machen es in einigen Branchen zu einem festen Bestandteil.

Welche Branchen verwenden die Fortschrittsrechnung?

Das Baugewerbe ist die Branche, in der die Fortschrittsabrechnung am häufigsten verwendet wird. Tischler, Maurer, Elektriker, Maler, Klempner und Dachdecker sowie die Generalunternehmer, die diese Spezialisten beschäftigen, verwenden in der Regel die schrittweise Rechnungsstellung, um die laufenden Lohn- und Materialkosten während der Bauprojekte zu decken.

Unternehmen in der Technologieintegration, Auch die Flugzeug- und Verteidigungsindustrie nutzt die Fortschrittsrechnung. Projekte in diesen Branchen haben in der Regel viele komplizierte bewegliche Teile, und sie können Jahre dauern. Die Verwendung des Werteverzeichnisses vereinfacht den Abrechnungsprozess und stellt gleichzeitig sicher, dass jede Projektaufgabe finanziell verantwortlich ist.

Wie wirkt sich Retainage auf die Fortschrittsabrechnung aus?

Retention ist der kleine Betrag, in der Regel 5 bis 10 % des Zahlungsbetrags jeder Abschlagszahlung, die Kunden als eine Art „Versicherung“ gegen einen Auftragnehmer, der die Arbeit nicht fertigstellt, in Reserve halten. Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, der Projektinhaber leistet die Schlusszahlung für die geleistete Arbeit und die einbehaltenen Beträge.

Da es geschuldet, aber bis zum Ende des Projekts nicht bezahlt wird, Auftragnehmer sollten diesen Betrag bei der Festlegung von Zahlungsplänen berücksichtigen, um sicherzustellen, dass der Einbehaltungsprozentsatz den Kauf von Lieferungen oder die Bezahlung von Arbeitern nicht behindert.

Vorteile der Fortschrittsabrechnung

Einfachheit und Transparenz gehören zu den wichtigsten Vorteilen, die die Fortschrittsabrechnung sowohl für Anbieter als auch für Kunden bietet. Jedoch, es gibt einige Anbieter-, kunden- und branchenspezifische Vorteile der Fortschrittsrechnung.

Vorteile für Anbieter

Bezahlt wie sie gehen: Die Zahlung in definierten Schritten vereinfacht die Finanzverwaltung für Auftragnehmer, es ihnen zu ermöglichen, Ausgaben zu budgetieren und sicherzustellen, dass sie über genügend Mittel verfügen, um Materialien zu decken, Arbeiter und Subunternehmer.

Hält die Schulden niedrig: Auftragnehmer erhalten während des gesamten Projekts einen stetigen Mittelzufluss, So müssen Sie sich weniger verschulden, um Material und Arbeit zu bezahlen. Dieser Faktor ist wichtig, da Zinszahlungen das Endergebnis beeinträchtigen.

Zahlungsprobleme sind einfacher zu identifizieren: Lieferanten können nachverfolgen, wann Zahlungen eingehen sollten und wie hoch der Betrag ist. Das hilft, verpasste oder fehlerhafte Zahlungen zu vermeiden und Unstimmigkeiten leichter zu finden und zu beheben.

Kann die Arbeit beenden, wenn sie nicht bezahlt wird: Der Erhalt der Zahlung nach Arbeitsfortschritt bedeutet auch, dass Auftragnehmer das Risiko vermeiden, eine ganze Arbeit zu erledigen und nicht bezahlt zu werden. Das motiviert den Kunden zu regelmäßigen Zahlungen, um eine termingerechte Fertigstellung des Projekts zu gewährleisten.

Kundenvorteile

Niedriges Risiko: Die fortlaufende Abrechnung verringert das Risiko von Projektverantwortlichen, dass die Arbeit mangelhaft ist oder dass Auftragnehmer Projekte nicht abgeschlossen haben. Der Auftragnehmer erhält keine Vergütung für nicht spezifikationsgemäß ausgeführte Arbeiten.

Keine Vorauszahlung: Kunden müssen keinen erheblichen Betrag im Voraus bezahlen. Stattdessen, Sie zahlen eine Anzahlung, um mit der Arbeit zu beginnen, und zahlen dann im Laufe des Projekts Geld aus.

Schneller arbeiten: Auftragnehmer haben einen Anreiz, Projekte zeitnah abzuschließen, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten und möglicherweise, Anreize. Jedoch, Die Abschlagsrechnung schreckt auch von Eile ab, die zu minderwertigen Arbeiten führt, da der Auftragnehmer die Zahlung erst erhält, wenn der Kunde die Arbeit für akzeptabel hält.

Branchenvorteile

Die Teilabrechnung hat gegenüber anderen Abrechnungsarten im Bau besondere Vorteile, Technologie und Luft- und Raumfahrt/Verteidigungsindustrie.

Kostenverfolgung: Diese Projekte sind in der Regel komplex, langwierig und hängen von Aufgaben ab, die von mehreren Subunternehmern und Einzelpersonen ausgeführt werden. Die Fortschrittsabrechnung hilft Unternehmen in diesen Branchen, die von ihren Arbeitern und Subunternehmern geleisteten Stunden genauer zu verfolgen, sicherzustellen, dass ihre Bezahlung korrekt ist.

Kostenverteilung: Auch in diesen Branchen ist die Teilabrechnung hilfreich, um die Kosten für teures Material zu verteilen, Geräte oder Aufgaben, damit der Kunde oder der Hypothekengeber diese Kosten nicht auf einmal trägt. Dies kann ein hilfreiches Verkaufsargument sein, wenn Sie auf Verträge bieten.

Herausforderungen bei der Fortschrittsabrechnung

Die Fortschrittsrechnung ist in vielen Situationen eine hervorragende Abrechnungsmethode, aber es hat Nachteile für Anbieter, Kunden und die Industrie.

Herausforderungen für Anbieter

Zeit, das Projekt einzurichten: Anfertigung von Verträgen, wie Zahlungsplan und Meilensteine, können eine enorme Zeitfresser sein, da sie viele winzige Details berücksichtigen müssen. Es kann auch eine Weile dauern, die Preise zu verhandeln, Meilensteine, Aufbewahrungsfristen und andere Vertragsbedingungen.

Mehrere Rechnungen: Auftragnehmer müssen dem Auftraggeber während des gesamten Projekts mehrmals Rechnungen stellen. Dieser Prozess ist etwas mehr mit der Fortschrittsabrechnung verbunden, zusätzliche Zeit und administrative Ressourcen erfordern.

Streitigkeiten: Überrechnungen sind eine der häufigsten Konfliktquellen, Aber auch Kunden und Auftragnehmer sind sich häufig nicht einig, wie Meilensteine ​​vor Projektbeginn zu bewerten sind und wie viel der Arbeit in Abrechnungsintervallen tatsächlich abgeschlossen ist. Projektphasen und Meilensteine ​​im Vertrag klar definieren, während zeitaufwendig, kann Unternehmen helfen, solche Streitigkeiten zu vermeiden.

Kundenherausforderungen

Überrechnung: Kunden riskieren zu hohe Zahlungen, wenn sie den Fortschritt des Projekts nicht persönlich beurteilen können. Kunden, oder ggf. ein Sachverständiger ihrer Hypothekengeber, sollten die Arbeiten vor Ort nach Möglichkeit überwachen und für jeden Meilenstein einen Abschlussnachweis anfordern, um das Risiko einer Überfakturierung zu reduzieren.

Herausforderungen der Branche

Die Branchen, die Fortschritt am häufigsten nutzen, sind in der Regel stark reguliert und müssen Regierungs- und Branchenstandards einhalten und unterliegen lokalen Zoneneinteilungen und Inspektionen. Auftragnehmer müssen diese Realitäten in den Vertrag einbeziehen, Projektaufgaben und Abrechnungsaktivitäten, den Fortschrittsabrechnungsprozess weiter verkomplizieren.

Kunden sollten Zahlungen auf lokale Bauinspektoren und Planungsgremien voraussetzen, die in verschiedenen Phasen abzeichnen.

So implementieren Sie die Fortschrittsabrechnung

Es gibt acht wesentliche Schritte, um ein Projekt auf Basis der Fortschrittsabrechnung erfolgreich umzusetzen:

1. Entwickeln Sie einen Wertekatalog: Das Werteverzeichnis skizziert Projektaufgaben und die entsprechenden Kosten. In der Baubranche, diese Aufteilung entspricht den 50 Abschnitten des Konstruktionsteils des MasterFormat-Leitfadens, der vom Construction Specifications Institute (CSI) entwickelt wurde. wobei sich Auftragnehmer und Auftraggeber auf einen Schätzwert für jede Teileinheit einigen.

   Ein Werteplan bietet Anbietern und Kunden eine Standardmethode zum Organisieren von Projektaufgaben und -phasen. Es erleichtert auch Auftragnehmern und Auftraggebern, sich auf den Umfang des Projekts zu einigen, bestimmte Projektmeilensteine ​​und Zahlungsbedingungen.

   Auftragnehmer und Auftraggeber können auch die geschätzten Aufgabenkosten mit ihren tatsächlichen Kosten vergleichen. Sie können dies entweder bei jeder Zahlungsiteration oder am Ende des Projekts tun. Ein Werteverzeichnis ist ein guter Anhaltspunkt dafür, ob das Projekt das Budget über- oder unterschritten hat.

2. Bestimmen Sie den Zahlungsplan: Die Häufigkeit der Zahlungen ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Teilabrechnung. Der Vertrag sollte die Projektmeilensteine ​​beschreiben, die Zahlungen auslösen, den Prozentsatz jedes Meilensteins und jeden Abschlagszahlungsbetrag.

3. Vertragsentwurf: Der Auftragnehmer und der Kunde können nun eine Vereinbarung treffen, die den Umfang des Projekts genau beschreibt, Meilensteine ​​und Preis. Diese Aspekte müssen gut durchdacht und genau sein, da sie die Grundlage für die Vereinbarung bilden.

4. Starten Sie das Projekt: Der Auftragnehmer führt die angegebenen Arbeiten innerhalb des vereinbarten Zeitplans aus, um die im Vertrag festgelegten Meilensteine ​​​​einzuhalten.

5. Senden Sie eine Rechnung: Sobald der Auftragnehmer einen Meilenstein erreicht, sie wenden die erledigten Aufgaben als Prozentsatz des Projekts an und stellen eine Rechnung für den Teil ihrer abgeschlossenen Arbeit aus.

6. Kundenbewertung: Der Kunde oder Kreditgeber überprüft die Rechnung auf Richtigkeit. Sie stellen auch sicher, dass die in Rechnung gestellte Arbeit den Erwartungen entspricht.

7. Rechnungszahlung: Der Kunde sendet die Zahlung abzüglich etwaiger Einbehaltungsbeträge. Dies sollte bis zum Fälligkeitsdatum der Rechnung geschehen, um Arbeitsunterbrechungen wegen Nichtzahlung zu vermeiden.

8. Beenden Sie das Projekt: Sobald das Projekt abgeschlossen ist, der Auftragnehmer legt die Schlussrechnung vor. Der Kunde führt eine abschließende Überprüfung der Arbeit durch und sendet die letzte Zahlung, einschließlich einbehaltener Einbehaltungsbeträge.

Umgang mit Kostenänderungen in laufenden Abrechnungen

Die Länge und Komplexität typischer Fortschrittsabrechnungsprojekte machen sie anfällig für Kostenänderungen. Die häufigsten Gründe für Änderungen, die zusätzliche Kosten verursachen, sind:

• Schwankungen bei Material- und Arbeitspreisen
• Neue Kundenwünsche und Änderungsaufträge
• Konstruktions- oder Konstruktionsfehler
• Schaden, Diebstahl oder sonstiger Verlust
• Unvorhergesehene regulatorische Herausforderungen, wie Forderungen lokaler Inspektoren

Um kostspielige Fehltritte zu vermeiden, muss sichergestellt werden, dass der Vertrag die Kriterien für Änderungswünsche festlegt, den Umfang der zulässigen Anpassungen und den Umgang mit Änderungen im Zusammenhang mit der progressiven Rechnung. Typischerweise der Kunde muss ein Formular unterzeichnen, in dem die Änderungen aufgeführt und die Kosten vereinbart werden, bevor der Auftragnehmer fortfährt.

Es ist auch hilfreich für Auftragnehmer, in ihren Wertschätzungen Puffer für Ausgaben hinzuzufügen, die während des Projekts wahrscheinlich schwanken, um eine gewisse finanzielle Unsicherheit zu verringern.

Beispiele für die Fortschrittsabrechnung

So funktioniert eine Fortschrittsrechnung in der Praxis:

Ein Unternehmen wendet sich an einen Auftragnehmer, um einen neuen Bürostandort zu bauen. Auftraggeber und Auftragnehmer besprechen den Entwurfs- und Bauplan, und der Auftragnehmer erstellt dann einen Werteplan für die Arbeit. Beide Parteien kommen zusammen, um die Preise zu vereinbaren, Meilensteine ​​und andere Vertragsbedingungen, und die Arbeit beginnt.

Beim ersten Meilenstein, legt die Grundlage, der Auftragnehmer schickt eine Rechnung, in der alle Wertaufstellungen für diese Stufe aufgeführt sind. Das beinhaltet:

• Arbeits- und Materialpreise
• Der zuvor in Rechnung gestellte Betrag
• Der aktuell in Rechnung gestellte Betrag
• Der Fertigstellungsgrad
• Der verbleibende Zahlungsbetrag
• Einbehaltungsbeträge für jeden Artikel

Sobald der Kunde oder der Hypothekengeber die Rechnung überprüft und überprüft hat, ob die in Rechnung gestellten Arbeiten abgeschlossen sind, sie sendet die Zahlung und legt die einbehaltenen Mittel beiseite.

Bei Projekten, die sich über ein Jahr oder länger erstrecken, Eine grafische Rechnung, die den Fortschritt verschiedener Aspekte des Projekts anzeigt, kann mehr Kontext für die Preise und Meilensteine ​​bieten.

Dieses Beispiel gibt Unternehmen eine bessere Vorstellung davon, wie eine Fortschrittsrechnung aussieht. Jedoch, Es ist wichtig zu beachten, dass jede Vorlage oder jedes Muster auf die Bedürfnisse eines einzelnen Unternehmens zugeschnitten sein muss, um sicherzustellen, dass es den genauen Umständen des Projekts entspricht.

Verwalten Sie die Fortschrittsabrechnung mit Buchhaltungssoftware

Die Fortschrittsabrechnung ist ein relativ einfaches Konzept, aber es ist immer noch möglich, dass sowohl Auftragnehmer als auch Projektbesitzer Fehler bei den Prozentsätzen machen, Zahlungen oder andere wichtige Details. Die manuelle Eingabe von Informationen in der Software und auf Rechnungen ist eine der Hauptquellen für Fehlkalkulationen, ungenaue Zahlen, veraltete Informationen und andere Fehler.

Eine moderne ERP-Lösung parst automatisch Fortschrittsabrechnungsverträge und Daten aus der Buchhaltung, Betriebe und andere Geschäftsbereiche, um entsprechende Dokumente und Rechnungen auszufüllen. Das System verfolgt den Projektfortschritt, Zahlungspläne und sogar Einbehaltungsbeträge. Rechnungen werden automatisch als abgeschlossen gesendet. Diesen Weg, Auftragnehmer können Unter- und Überrechnungen vermeiden und Kunden können sicher sein, dass sie bei jeder Rechnungsstellung den richtigen Betrag zahlen.

Wenn Sie nach einem System suchen, das Ihnen bei der Vertragsabwicklung hilft, Suchen Sie nach ausgeklügelten Analysefunktionen, die Möglichkeiten zur Kosten- und Zeiteinsparung mit anpassbaren Berichten und Grafiken aufzeigen, die detaillierte Kostenaufschlüsselungen liefern, Projektabschlussprozentsätze und andere wertvolle Erkenntnisse. Suchen Sie auch nach einem Finanzmanagementsystem, das den Abrechnungsprozess vereinfacht und den Betrieb optimiert.

Deutlich, Baubuchhaltung hat einige Nuancen, Dazu gehört nicht nur die Fortschrittsabrechnung, sondern auch die Notwendigkeit, mehrere gleichzeitig laufende Aufträge zu verfolgen und spezielle Methoden zur Umsatzrealisierung und Steuerberichterstattung für Projekte zu verwalten, die Monate oder Jahre dauern können. Der Erhalt regelmäßiger Zahlungen kann dazu beitragen, die Finanzexpertise zu finanzieren, die erforderlich ist, um die Bücher sauber zu halten.

Häufig gestellte Fragen zur Fortschrittsabrechnung

Was ist eine progressive Rechnung?

Bei der Fortschrittsabrechnung, ein Lieferant reicht Bruchrechnungen ein, wenn er seine Arbeit abschließt. Mit diesen progressiven Rechnungen fordert ein Auftragnehmer eine iterative Zahlung für ein Arbeitsprojekt an. Progressive Rechnungen werden nach einem vereinbarten Zeitplan eingereicht, der durch die Erfüllung bestimmter Meilensteine ​​bestimmt wird.

Was ist eine Baufortzahlung?

Im Aufbau, Auftragnehmer leisten Abschlagszahlungen, wenn sie Phasen eines Projekts abschließen. Zum Beispiel, ein Generalunternehmer, der an einem neuen Büroparkprojekt arbeitet, kann nach dem Gießen des Fundaments eine Abschlagsrechnung ausstellen, nach dem rahmen, nach der Installation der Elektro- und Sanitärinfrastruktur usw.

Was ist die Fortschrittsrechnung in der Buchhaltung?

Für die Buchhaltungsteams eines Bauherrn, Die Fortschrittsabrechnung ist ein Instrument, um bei längeren Projekten Einnahmen zu erzielen, damit die Bücher nicht als Ausgaben schief gehen, wie Material und Arbeit, anfallen. Ohne Fortschrittsrechnung, Bis zum Abschluss des Projekts gäbe es keine gegenläufigen Einnahmen. Das behindert den Cashflow erheblich, und viele Auftragnehmer können es sich nicht leisten, Monate – oder Jahre bei Großprojekten – zu warten, um die Kosten zu amortisieren.

Für das Buchhaltungsteam eines Kunden, Fortschrittsabrechnung bedeutet, dass sie keinen großen Betrag im Voraus bezahlen müssen. Das hilft beim Cashflow. Und, es bietet Schutz gegen einen Auftragnehmer, der Meilensteine ​​nicht erfüllt oder erwartete Qualitätsniveaus nicht bietet, da Abschlagszahlungen zurückgehalten werden können.

Ist die Fortschrittsabrechnung ein Vermögenswert?

Auftragnehmer betrachten Teilabrechnungsbeträge als „Gegenwerte“, indem sie eine entsprechende Buchung auf dem Konto im Bau in Arbeit (CIP) verrechnen. Allgemein, Kosten und Abschlagszahlungen werden der GuV in einem festgelegten Zeitrahmen hinzugefügt, in der Regel vierteljährlich.