Finanzdokumente:Was behalten und was wegwerfen

Lust zu organisieren? Stellen Sie sicher, dass Sie nichts wegwerfen, was Sie brauchen könnten.

Wenn Sie, wie viele von uns, Stapel und Akten mit Finanzdokumenten in Ihrem Haus haben, fragen Sie sich vielleicht, wie lange Sie das alles aufbewahren sollen. Hier ist ein Überblick darüber, was Sie aufbewahren müssen und was Sie vernichten können.

Aufzubewahrende Dokumente

Einige Finanzdokumente sollten aufbewahrt werden, bis sie storniert, verkauft, eingelöst, verfallen oder keinen Zweck mehr erfüllen. Dazu gehören:

• Versicherungsunterlagen
• Verträge 
• Garantien 
• Aktienzertifikate
• Mietverträge (können Sie nach Auszug und Rückgabe der Kaution durch den Vermieter entsorgen)

Dokumente, die 12 Monate aufbewahrt werden müssen

Solange Sie Folgendes nicht für steuerliche Zwecke benötigen, können sie nach einem Jahr geschreddert und recycelt werden:

• Stromrechnungen
• Gehaltsabrechnungen
• Stornierte Schecks
• Kreditkartenbelege
• Monatliche Bank- und Kreditkartenabrechnungen 
• Vierteljährliche Anlageaufstellungen

Dokumente, die mindestens drei Jahre aufbewahrt werden müssen

Im Allgemeinen beträgt die Verjährungsfrist für die Prüfung einer Erklärung durch den IRS drei Jahre (obwohl es Ausnahmen von der Regel gibt, wie wir weiter unten ausführlicher besprechen werden). Bewahren Sie alle IRS-bezogenen Dokumente mindestens drei Jahre lang auf. Hier sind einige der Gegenstände, die Sie zu diesem Zeitpunkt werfen können:

• W-2s
• 1099s
• Arztrechnungen 
• Aufzeichnungen aus dem Verkauf von Lagerbeständen
• Jährliche Anlageaufstellungen 
• Quittungen für wohltätige Spenden
• Unterhaltszahlungsnachweis
• Hypothekenzinsabrechnungen
• Beitragsnachweise zur Altersvorsorge
• Belegende Dokumente für Ihre Steuererklärung, wie Quittungen (einschließlich Grundsteuer), stornierte Schecks und Zinsabrechnungen

Dokumente, die mindestens sechs Jahre aufzubewahren sind

Der IRS kann Sie bis zu sechs Jahre lang prüfen, wenn Sie Ihr Einkommen um mehr als 25 % zu niedrig angeben, Ihre Grundlage überbewerten (Lüge darüber, wie viel Sie ursprünglich für eine Investition bezahlt haben) oder ausländische Einkünfte, Schenkungen oder Vermögenswerte nicht melden . Hinweis :Wenn Sie eine betrügerische Steuererklärung einreichen, Ihre Steuererklärung nicht unterschreiben oder sich einfach dafür entscheiden, überhaupt nicht einzureichen, ist der IRS nicht an eine Verjährungsfrist gebunden, wenn er nachweisen kann, dass Sie versucht haben, einen Betrug zu begehen.

Dies sind die Dokumente, die Sie verwenden, um Kapitalgewinne zu berechnen, wenn Sie ein Haus verkaufen. Bewahren Sie sie auf, nur für den Fall, dass Sie innerhalb von sechs Jahren nach der Erstattung der Ausgaben bei Ihren Steuern geprüft werden:

• Dokumente im Zusammenhang mit dem Kauf eines Eigenheims und Aufzeichnungen über wesentliche Verbesserungen, die vorgenommen wurden, wie z. B. neue Anbauten oder Klempnerarbeiten.
• Aufzeichnungen über Ausgaben, die beim Kauf (und späteren Verkauf) Ihres Eigenheims angefallen sind, wie z. B. an Immobilienmakler gezahlte Provisionen und Anwaltskosten.

Dokumente für die Ewigkeit

Obwohl es sich nicht unbedingt um Finanzdokumente handelt, sollten Sie Sozialversicherungskarten, Personalausweise, Pässe, Schussaufzeichnungen, Geburts- und Sterbeurkunden, Heiratsurkunden, Geschäftslizenzen und Adoptionspapiere auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Bewahren Sie außerdem diese Finanzdokumente auf:

• Aufzeichnungen bezahlter Hypotheken und Urkunden
• Testamente
• Lebensversicherungen
• Vollmachten
• Patientenverfügungen
• Vor- und Nacheheliche Vereinbarungen
• Pensions- und Ruhestandspläne

Und falls Sie jemals einen Versicherungsanspruch geltend machen müssen, bewahren Sie die mit dem Kauf dieser Artikel verbundenen Unterlagen auf (oder bis Sie sie nicht mehr besitzen):

• Schmuck
• Computer (und andere Elektronik)
• Teure Kunst

Machen Sie es sich zum Ziel, nicht mehr benötigte Dokumente zu vernichten, um wertvolle Informationen zu schützen und das Risiko zu verringern, Opfer von Kreditkartenbetrug zu werden. Der beste Ort, um verbleibende Aufzeichnungen aufzubewahren, ist ein Ort, der für gelegentliche Besucher nicht sichtbar ist, vorzugsweise in einer wasserdichten/feuerfesten Box. Bevor Sie diese Aufzeichnungen jedoch wegspeichern, scannen und speichern Sie sie online, um sicherzustellen, dass Sie Sicherungskopien haben.

Es macht keinen Spaß, wichtige Papiere zu sammeln und zu organisieren, es sei denn, Sie sind eine Person, die den Prozess genießt. Auf diese Weise können Sie jedoch Zeit und Stress sparen, wenn Sie Zugriff darauf benötigen. Es kann Ihnen auch helfen, ein besseres Gefühl für Ihre finanzielle Situation zu bekommen, einschließlich, wie viel Sie auf Ihrem Bankkonto haben.