Wie schreibe ich einen Zahlungsverweigerungsbrief?

Wenn Sie sich in einem Streit mit einem Unternehmen oder Dienstleister befinden und nicht das Gefühl haben, diese Rechnung bezahlen zu müssen, Es ist wichtig, der anderen Partei mitzuteilen, warum. Das Schreiben eines Briefes bringt alles auf den Punkt und vermeidet die Verwirrung, die ein Telefonanruf verursachen kann, wenn das Problem später vor Gericht landet. Klar sein, professionell und prägnant in Ihrem Zahlungsverweigerungsschreiben, Erklären Sie, was das Problem ist und warum Sie diese Maßnahme ergreifen.

Schritt 1

Formatieren Sie Ihr Dokument als Geschäftsbrief, adressiert an den Firmeninhaber, Ihr Account-Manager, oder die spezifische Abteilung, mit der Sie einen Streit haben. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Macht hat, etwas gegen die Situation zu unternehmen – es ist Zeitverschwendung, dies an jemanden zu senden, der nicht berechtigt ist, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn er es wollte.

Schritt 2

Beschreiben Sie die betreffende Transaktion. Geben Sie Zeit und Datum genau an, das Personal, mit dem Sie interagiert haben, und die Art der Vereinbarung. Zum Beispiel, bemerken Sie vielleicht:"Am Nachmittag des 21. Ich habe in Ihrem Hotel am Standort 300 Main Street eingecheckt. Tobias, der Agent, der meine Reservierung entgegennahm, versicherte mir, dass während der Bauarbeiten in der Anlage Mein Zimmer war bezugsfertig."

Schritt 3

Nennen Sie das spezifische Problem, das hinter Ihrer Weigerung steht, für das vereinbarte Produkt oder die vereinbarte Dienstleistung zu bezahlen. Erläutern Sie, wie das, was Sie erhalten haben, nicht den vereinbarten Erwartungen entsprach. Wenn das von Ihnen bestellte Produkt vom Verkäufer falsch dargestellt wurde und nicht die von Ihnen benötigte Funktionalität aufweist, zum Beispiel, diese Informationen einschließen. Wenn sich ein Hotel als Fünf-Sterne-Haus beworben hat, nur um ein undichtes Dach statt einer Wasserrutsche zu haben, erkläre das im Brief.

Schritt 4

Notieren Sie alle Bemühungen, die Sie bereits unternommen haben, um die Situation zu lösen. Wieder, konkrete Angaben sind hilfreich. Zu sagen "Ich habe ein Dutzend Mal angerufen" kann wie eine Übertreibung erscheinen, aber die Angabe von Datum und Uhrzeit der Anrufe macht eine überzeugendere Aufzeichnung.

Schritt 5

Fügen Sie Ihre Geschichte mit dem betreffenden Unternehmen hinzu. Verbringen Sie nicht drei Seiten mit Details zu jeder Transaktion, aber ein oder zwei Sätze, die sich mit Ihrer historischen Beziehung befassen, können hilfreich sein. Wenn Sie schon seit Jahren Kunde sind, das ist zusätzliche Glaubwürdigkeit für Ihre Anfrage.

Schritt 6

Abschließend wiederholen Sie, dass Sie den fraglichen Betrag nicht bezahlen werden, und fordern Sie eine Bestätigung an, dass die Artikel aus Ihrem Konto entfernt wurden. Lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen.

Spitze

Fügen Sie beim Versenden des Schreibens alle unterstützenden Dokumente bei. Wenn Sie Beweise für eine falsche Belastung oder irreführende Werbung haben, diese Beweise werden Ihren Fall stützen.

Warnung

Bewahren Sie immer eine Kopie Ihres Schreibens für Ihre eigenen Unterlagen auf.