Wie Arbeitgeber in diesem Jahr die virtuelle offene Einschreibung planen können

Die offene Immatrikulation steht vor der Tür und stellt dieses Jahr sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor unterschiedliche Herausforderungen. COVID-19 hat Unternehmen dazu gezwungen, Technologie zu nutzen und kreativ zu werden, nicht nur, wenn es um den täglichen Betrieb, sondern auch um Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen geht. Bei der offenen Anmeldung für Leistungen an Arbeitnehmer wird es nicht anders sein. COVID-19 hat sich auf die Gestaltung von Leistungsplänen und Gesundheitskosten ausgewirkt und kann finanzielle Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben. COVID-19 stellt Arbeitgeber zwar vor beispiellose Herausforderungen, schafft aber auch Möglichkeiten, etwas zu bewegen.

Die Auswirkungen von COVID-19 auf die Gesundheitsversorgung und die Leistungen werden die Mitarbeiter im Vorfeld der offenen Einschreibesaison ganz oben im Kopf haben, und das aktuelle Umfeld wird für viele ein Stresspunkt sein. Arbeitgeber sollten die Auswirkungen des Coronavirus auf die Gesundheitsleistungen direkt ansprechen und erklären, wie sich dies auf die Leistungspakete auswirkt, und gleichzeitig die Mitarbeiter ermutigen, einen Finanz- und Wellnesspfad zu wählen, der ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht.

Eine 2020BenefitsPro-Umfrage unter mehr als 150.000 Arbeitgebern ergab, dass es seit COVID-19 dramatische Veränderungen bei der Priorisierung der finanziellen Ziele der Mitarbeiter gegeben hat. Vor der Pandemie wählte die Mehrheit der Mitarbeiter „Urlaub nehmen“ als finanzielle Priorität Nummer eins. Auf erneute Nachfrage verlagerten die Prioritäten der Mitarbeiter 90 Tage nach Beginn der Sperrmaßnahmen ihre Prioritäten von Urlaub auf „Einrichtung eines Notfallfonds“ und „Sparen für den Ruhestand“. Arbeitgeber sollten diese Verschiebung während ihrer offenen Einschreibungssaison im Auge behalten. Die aktuelle Wirtschaftslage hat das Verhalten vieler Menschen verändert‡, was dazu führt, dass die Mitarbeiter gestresster sind und beginnen, mehr über langfristige Herausforderungen nachzudenken. Aus diesem Grund werden Wellnessprogramme und Gesundheitsleistungen für Arbeitgeber immer wichtiger, da sie es Mitarbeitern ermöglichen können, in ihre langfristigen und nicht nur in kurzfristigen Bedürfnisse zu investieren.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie sich Arbeitgeber in diesem Jahr besser auf eine vorteilhafte und virtuelle offene Einschreibungssitzung vorbereiten und planen können.

Planen Sie früh

Wenn sich Arbeitgeber auf die offene Einschreibung vorbereiten, kann es von Vorteil sein, innezuhalten und über das vergangene Jahr nachzudenken. Sprechen Sie darüber, was effektiv war – dies kann helfen, das Gespräch um das diesjährige Format und etwaige Planänderungen zu rahmen. Denken Sie unbedingt darüber nach und verstehen Sie die Leistungen, die Mitarbeiter jetzt im Vergleich zu dieser Zeit im letzten Jahr benötigen, und die Auswirkungen von COVID-19 auf die Leistungsziele. Heben Sie Vorteile hervor, die während der Pandemie nützlicher sein könnten, wie z. B. Telemedizin, psychiatrische Dienste und Deckung für COVID-19-Tests und -Behandlungen.

Erwägen Sie, vor der offenen Registrierung eine Umfrage oder ein Quiz für Mitarbeiter durchzuführen, um festzustellen, an welchen Aspekten eines Leistungspakets sie am meisten interessiert sind. Arbeitgeber können Präsentationen erstellen und bestimmte Funktionen auf der Grundlage dieser Ergebnisse hervorheben. Denken Sie daran, dass dies eine Chance ist, den Prozess persönlicher als in der Vergangenheit zu gestalten. Durch die Nutzung neuer Technologien, die persönliche Interaktionen von Angesicht zu Angesicht ermöglichen, können Benefits-Teams bei Bedarf tatsächlich mehr Support leisten und haben die Möglichkeit, die Erfahrung vorteilhafter und vielleicht besser als zuvor zu gestalten.

Erwägen Sie eine virtuelle Leistungsmesse

Eine virtuelle Leistungsmesse kann alle Mitarbeiter einbeziehen, einschließlich derer, die aus der Ferne arbeiten. Erstellen Sie eine Agenda und erwägen Sie, mehrere Sitzungen abzuhalten, um sicherzustellen, dass diese Sitzungen in die Zeitpläne aller Mitarbeiter passen. Versenden Sie Erinnerungen und skizzieren Sie, was Mitarbeiter auf der Messe erwarten können, einschließlich Highlights und Änderungen an Leistungspaketen oder Angeboten. Halten Sie die Präsentation einfach und unkompliziert. Auch wenn die Benefits-Messe wie geplant verläuft, werden Mitarbeiter höchstwahrscheinlich Fragen haben. Es kann hilfreich sein, ein digitales Handout mit häufig gestellten Fragen zu Leistungen für Mitarbeiter zu erstellen, das grundlegende Fragen abdeckt und eine wertvolle Ressource für Mitarbeiter sein kann, bevor sie Fragen stellen.

Arbeitgeber können auch erwägen, Anbieter zur Teilnahme an virtuellen Leistungsmessen einzuladen. Sie können spezifische Informationen und Anleitungen geben, wenn Mitarbeiter besondere Situationen haben, die sie besprechen möchten. Arbeitgeber können auch Breakout-Sitzungen über virtuelle Breakout-Räume veranstalten, an denen Mitarbeiter teilnehmen können, wenn sie zusätzliche Fragen haben oder mehr über ein bestimmtes Thema erfahren möchten.

Bereitstellen von On-Demand-Support

Die meisten Mitarbeiter arbeiten immer noch von zu Hause aus, aber das sollte nicht bedeuten, dass sie keinen Zugang zu Hilfe und Beratung bei der Registrierung haben. Arbeitgeber sollten es ihren Mitarbeitern ermöglichen, virtuell am Schreibtisch vorbeizuschauen und Hilfe zu holen. Stellen Sie sich vor, was eine traditionelle offene Immatrikulationsmesse oder ein Kick-off normalerweise mit sich bringen würde, wie z. B. Sprechstunden oder eine Zeit nach der Präsentation, in der Mitarbeiter Fragen stellen können, und überlegen Sie, wie Sie die gleiche Unterstützung virtuell leisten können. Um nicht mit Anrufen oder E-Mails überschwemmt zu werden, sollten Arbeitgeber erwägen, mit ihrem HR-Team zusammenzuarbeiten und ein Kalendertool zu verwenden, mit dem Mitarbeiter Zeiten mit Mitarbeitern buchen können, um Überlegungen zu besprechen, Fragen zu stellen und den Prozess persönlicher zu gestalten.

Es ist wichtig, in Technologie zu investieren und sie im Voraus zu testen. Stellen Sie sicher, dass Sie Unterstützung bei der Entscheidung über Leistungen und Schulungsinstrumente bereitstellen, um diesen Prozess so nahtlos wie möglich zu gestalten. Ziehen Sie in Betracht, Textbenachrichtigungen oder E-Mails zur Anmeldung an Ihre Mitarbeiter zu senden, und zeichnen Sie die primäre Informationssitzung auf, damit Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen können, um sie aufzufrischen oder wenn sie sie verpasst haben.

Konzentrieren Sie sich auf Engagement

Versuchen Sie, sich darauf zu konzentrieren, mehr Kommunikation zu schaffen und es interessant zu gestalten, damit es die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf sich zieht. Arbeitgeber sollten versuchen, sich auf die wichtigsten Änderungen der Leistungen zu konzentrieren. Wenn sich Arbeitgeber entscheiden, mit einer Mitarbeiterbefragung fortzufahren, um das Interesse an Planaspekten zu messen, können sich Arbeitgeber und das HR-Team hier auf diese Ergebnisse konzentrieren. Veranstalten Sie virtuelle Einzelsitzungen und bitten Sie um Feedback. Messen Sie den Erfolg der virtuellen Registrierung, indem Sie das Engagement vor, während und nach dem Prozess messen.

Mach es persönlich

Mitarbeiter erwarten eine personalisierte Kommunikation und möchten, dass ihre spezifischen Fragen beantwortet werden, anstatt allgemeine Inhalte zu erhalten. Arbeitgeber sollten sich auf persönliche Botschaften konzentrieren und Raum und Möglichkeiten schaffen, damit sich Mitarbeiter gehört fühlen und ihre Fragen beantwortet werden. Obwohl dies eine herausfordernde Zeit ist, sollten Arbeitgeber eine erfolgreichere Einschreibung erwarten, wenn sie sich mit den Mitarbeitern über ihre individuelle Situation austauschen und den Mitarbeitern ermöglichen, bei der Teilnahme an Programmen bessere Entscheidungen zu treffen. Informieren Sie die Mitarbeiter über die verfügbaren Leistungen, wie sie arbeiten und welche Art von Wert sie erwarten können. Dies wiederum wird das Bewusstsein für Sozialleistungen, Unterstützung bei finanziellen Härtefällen, Ressourcenrichtlinien und eine fürsorgliche Kultur stärken.

Es ist noch nicht zu spät, mit der Planung und Durchführung einer erfolgreichen Registrierung für virtuelle Leistungen zu beginnen. Denken Sie daran, dass COVID-19 die leistungsberechtigte Bevölkerung sowie Ziele und Prioritäten verändert. Seien Sie darauf vorbereitet, die Strategie anzupassen, da sich das aktuelle Umfeld ständig ändert. Schadensdaten können dazu beitragen, Trends und möglicherweise Versorgungslücken zu erkennen, die angegangen werden müssen. Investieren Sie in Technologie, Support und Schulungstools für Ihre Mitarbeiter. Denken Sie daran, dass eine gute Plattform für finanzielles Wohlbefinden sicherstellen kann, dass der Mitarbeiter basierend auf seinem Leistungspaket und seinen spezifischen Umständen eine fundierte Entscheidung trifft.

Weitere Informationen zu  UMB-Gesundheitsdienste , das unter allen HSA-Anbietern den vierten Platz in Bezug auf die Gesamtkonten und den fünften Platz in Bezug auf das gesamte Einlagenvermögen einnimmt (Quelle:2021 Devenir Mid-year HSA Market Statistics &Trends Report).‡