Dokumentenaufbewahrung:Ein Leitfaden für kleine Unternehmen

Kleinunternehmer wissen nie, wann sie wichtige Informationen benötigen, wie z. B. einen Finanzbericht oder eine Versicherung Politik. So entwickeln Sie eine geeignete Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente.

Als Kleinunternehmer gibt es viele unerwartete Situationen, in denen Sie sich plötzlich wiederfinden können:Sie müssen sich einem IRS-Audit unterziehen, auf eine Beschwerde der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) reagieren, die von einem ehemaligen oder aktuellen Mitarbeiter eingereicht wurde, mit einem Verkäufer zu tun haben, der darauf besteht, dass Sie es tun keine Zahlung geleistet hat oder einen Schadensersatzanspruch eines Arbeiters gelöst hat.

In jedem dieser Fälle müssen Sie Geschäftsunterlagen vorlegen, aus denen genau hervorgeht, was Sie getan oder nicht getan haben. Wenn Sie dies nicht können, können Ihnen leicht hohe Bußgelder oder andere Strafen drohen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten zu erstellen und zu pflegen.

Überblick:Was ist Dokumentenaufbewahrung?

Die Dokumentenaufbewahrung ist der Prozess, bei dem Aufzeichnungen, die für den laufenden Geschäftsbetrieb erforderlich sind, identifiziert und aufbewahrt werden. Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten enthält Richtlinien für die Überprüfung, sichere Aufbewahrung und regelmäßige Vernichtung nicht benötigter Aufzeichnungen.

Ihre Aufzeichnungen fallen im Allgemeinen in die folgenden Kategorien:

• Geschäftsdokumente : Verträge, Hypotheken, Urkunden und allgemeine Korrespondenz
• Finanzunterlagen: Jahresabschlüsse, Spesenabrechnungen, Finanzprüfungen und stornierte Schecks
• Personalakten: Mitarbeiterbewerbungen, Leistungsbeurteilungen, Gesundheitsleistungen und Kündigungsschreiben
• Steuerunterlagen: IRS-Aufzeichnungen und staatliche Steuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen, Lohnsteuererklärungen und Rentenerklärungen/-informationen
• Einkauf und Verkauf: Kaufverträge, Verkaufsrechnungen, Bestellanforderungen und Bestellungen
• Versand und Empfang: Frachtrechnungen, Versand- und Empfangsberichte, Manifeste und Konnossemente
• Versicherungsunterlagen: Versicherungspolicen, Unfall- und Sicherheitsberichte, Vergleichsansprüche und Gruppeninvaliditätsansprüche

Die Menge an generiertem Papierkram und digitalen Aufzeichnungen wird sich im Laufe der Zeit vervielfachen, wenn Sie weitere Kunden, Mitarbeiter, Produkte und Anbieter hinzufügen.

Ein effektives Dokumentenverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, Aufzeichnungen effizient zu speichern und darauf zuzugreifen, die Kosten für die Dokumentenerstellung in Rechtsfällen zu senken und alle Gesetze zur Aufbewahrung bestimmter Aufzeichnungen einzuhalten.

Wenn Ihnen außerdem eine oder mehrere der Situationen in der Checkliste für die Dokumentenverwaltung bekannt vorkommt, müssen Sie auf jeden Fall so schnell wie möglich ein System zur Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten einrichten.

Während eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung Ihren internen Geschäftsbetrieb unterstützt, kann sie auch extern hilfreich sein. Beispielsweise möchten Kunden wissen, dass ihre Daten sicher gespeichert werden, sodass Sie die Sicherheit und Pflege Ihrer Aufzeichnungen als Teil Ihres Website-Marketings hervorheben können.

So erstellen und implementieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente

Das Erstellen und Verwenden Ihrer Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten ist kein einmaliges Unterfangen – es ist eine fortlaufende Aktivität. Es ist nicht Teil der (vielleicht aufregenderen) Aktivitäten an vorderster Front, auf die Sie sich wahrscheinlich mehr konzentrieren, wie z. B. Verkauf und Kundenservice, daher kann es hilfreich sein, eine der besten Produktivitäts-Apps zu verwenden, wenn Sie die folgenden Schritte durcharbeiten zur Verfügung, um Ihre Aufzeichnungen auf Kurs zu halten.

Schritt 1:Inventarisieren Sie alle Geschäftsdokumente

Zuerst müssen Sie alle Ihre vorhandenen Dokumente umfassend katalogisieren, um genau zu sehen, was Sie haben, sowie mit der Menge an physischen und digitalen Aufzeichnungen, mit denen Sie es zu tun haben.

Tipps zur Inventarisierung aller Geschäftsdokumente

Die Schlüsselstrategie bei Ihrem anfänglichen Dokumenteninventar ist, methodisch vorzugehen. Und obwohl Sie es vielleicht wissen – oder glauben, es zu wissen! -- wo alles von Bedeutung ist, müssen Sie mit all Ihren Mitarbeitern sprechen, um andere formelle oder informelle physische und digitale Repositories zu entdecken, die Ihnen möglicherweise nicht bekannt sind.

• Dokumentieren Sie Ihr vorhandenes Inventar: Verwenden Sie Inventarberichtsformulare, um aufzuzeichnen, wo sich vorhandene Dokumente befinden. Sie können hierfür zwar gedruckte Formulare verwenden, ziehen Sie jedoch in Betracht, dies digital zu tun, vielleicht mit einer der besten Organisations-Apps, damit Sie unterwegs eine elektronische Akte erstellen können.
• Wichtigkeit kategorisieren: Kategorisieren Sie bei Ihrer ersten Bestandsaufnahme Dokumente auch in allgemeine Unterlagen (laufender Geschäftsbetrieb), lebenswichtige Unterlagen (notwendig zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs), Archivunterlagen (Dokumente von historischem Wert) oder Nichtunterlagen (persönliche Unterlagen). Datensätze, Junk-Mail, Duplikate) -- weil dies Ihnen hilft, Ihren Aufbewahrungszeitplan zu definieren.

Schritt 2:Legen Sie einen Aufbewahrungszeitplan fest

Auch wenn ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant war, bedeutet das nicht, dass es immer so sein wird. Mit wenigen Ausnahmen – Urkunden, Patente, Wirtschaftsprüferberichte und jährliche Finanzunterlagen – hat fast jedes Dokument eine begrenzte Lebensdauer, normalerweise nicht länger als 10 Jahre.

Tipps zum Erstellen eines Aufbewahrungszeitplans

Das Aufbewahren von Aufzeichnungen länger als nötig kann zu rechtlichen Verpflichtungen für Ihr Unternehmen führen. Beispielsweise könnte der Entdeckungsprozess während eines Rechtsstreits zusätzliche schädliche Informationen in Ihren Unterlagen finden, die bereits hätten gelöscht werden sollen.

Außerdem möchten Sie nicht dafür verantwortlich gemacht werden, dass auf vertrauliche Kundeninformationen zugegriffen wird, die ebenfalls vernichtet werden sollten. Aus diesem Grund ist die Einrichtung eines klar definierten Zeitplans für die Dokumentenaufbewahrung das Rückgrat Ihrer Dokumentenverwaltungsrichtlinie.

• Anwendbare Richtlinien recherchieren: Es gibt keinen einheitlichen Aufbewahrungszeitplan für Unternehmen. Stattdessen müssen Sie lokale, staatliche, bundesstaatliche und branchenspezifische Richtlinien recherchieren, um sicherzustellen, dass Sie diese einhalten.
• IRS-Aufzeichnungen aufbewahren: Auf jeden Fall möchten Sie alle steuer- und IRS-bezogenen Dokumente mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.

Schritt 3:Aufzeichnungen sicher speichern

Die effektive Aufbewahrung von Dokumenten ist von entscheidender Bedeutung, um Aufzeichnungen aufzubewahren und bei Bedarf zeitnah darauf zuzugreifen.

Das umfasst alles, von der Verriegelung von Aktenschränken und Lagerräumen in Ihrem Unternehmen über die Verwendung einer "sicheren Schublade" als Teil Ihrer Website-Verwaltung bis hin zu anderen Offsite-Optionen.

Tipps zum sicheren Speichern von Aufzeichnungen

Digitale Dokumente benötigen weniger Speicherplatz als ihre physischen Gegenstücke. Auf der anderen Seite haben Sie möglicherweise alte Papier- oder Nasssignaturdokumente, die Sie als Papierkopien aufbewahren möchten.

• Offsite-Speicher verwenden: Die Verwendung Ihres Unternehmens als primärer Speicherort für Dokumente ist problematisch, da es wahrscheinlich nicht optimal darauf ausgelegt ist, menschlichen Eingriffen oder Naturkatastrophen standzuhalten. Suchen Sie stattdessen nach physischer Lagerung außerhalb des Standorts, die erhöhte Sicherheit sowie Schutz vor Stürmen, Bränden, Überschwemmungen und Erdbeben bietet.
• Rechenzentren verwenden: Erwägen Sie die Verwendung eines Rechenzentrums eines Drittanbieters für die Sicherung oder sogar die primäre Speicherung Ihrer elektronischen Aufzeichnungen. Kommerzielle Rechenzentren sind so konzipiert, dass sie vor einer Vielzahl von Bedrohungen geschützt sind, darunter Computerhacks und Naturkatastrophen, und sie können auch die Upload-Geschwindigkeit bei der Übertragung großer Datenmengen erhöhen.

Schritt 4:Dokumente jährlich löschen

So wie Sie notwendige Geschäftsdokumente aufbewahren müssen, müssen Sie diese auch gemäß Ihrem Aufbewahrungszeitplan vernichten. Dadurch werden die Speicherkosten niedrig gehalten und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass auf Geschäfts- und Kundendaten illegal oder unangemessen zugegriffen wird.

Tipps zum jährlichen Löschen von Dokumenten

Minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit zukünftiger rechtlicher Probleme, indem Sie die Verfahren der Kontrollkette bei der Vernichtung von Papierdokumenten und elektronischen Dateien explizit dokumentieren.

• Verwenden Sie einen Aktenvernichtungsdienst: Anstatt die Dokumentenvernichtung dem Büropraktikanten oder jemand anderem zu überlassen, der den Kürzeren zieht, kann ein externes Aktenvernichtungsunternehmen dies sicher für Sie erledigen. Möglicherweise müssen Sie ihnen die Materialien liefern, oder sie können dies vor Ort tun.
• Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften der National Association for Information Destruction (NAID) sicher: Stellen Sie sicher, dass der Dokumentenvernichtungsprozess eines Drittanbieters den NAID-Protokollen entspricht, um die Sicherheit vertraulicher Materialien während des gesamten Prozesses zu gewährleisten. Dies umfasst den Transport und die Lagerung von Materialien vor der Vernichtung sowie die verantwortungsvolle Entsorgung von Materialien nach Abschluss des Prozesses.

Schritt 5:Mitarbeiter über Aufbewahrungsrichtlinien aufklären

Selbst die beste Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung hat keinen positiven Nettoeffekt, wenn keiner Ihrer Mitarbeiter davon weiß. Aus diesem Grund ist die Verwendung effektiver Kommunikationsstrategien von entscheidender Bedeutung, insbesondere da die Richtlinie im Laufe der Zeit aktualisiert wird.

Tipps zur Schulung von Mitarbeitern über Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung

Ihre Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten wird auch nicht besonders effektiv sein, wenn es nur einen Ausdruck davon in einem Ordner mit drei Ringen gibt, der auf dem obersten Regal in einem selten benutzten Lagerschrank steht. Stellen Sie es stattdessen online für den einfachen Zugriff durch Ihre Mitarbeiter zur Verfügung.

• Beim Onboarding integrieren: Fügen Sie Schulungen zu Ihren Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten als Teil des Mitarbeiter-Einarbeitungsprozesses hinzu, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an ihre Aufgaben kennen.
• Jährliche Schulungen durchführen: So wie Sie eine jährliche Schulung zum Thema sexuelle Belästigung absolvieren (sollten), lassen Sie Ihre Mitarbeiter einen jährlichen Auffrischungskurs zu den Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten absolvieren. Sie können dies sogar online anbieten, um Unterbrechungen des täglichen Betriebs zu minimieren.

Beginnen Sie noch heute mit dem Dokumentenaufbewahrungsprozess

Warten Sie nicht, bis ein kritisches Ereignis eintritt – eine IRS-Prüfung, eine Naturkatastrophe oder ein Gerichtsverfahren –, um zu erkennen, dass Sie einen robusten Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen benötigen. Beginnen Sie stattdessen jetzt mit dem oben beschriebenen Prozess, um Ihre Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten zu entwickeln.

Sicher, Sie müssen die Kosten in Ihr Geschäftsbudget einbauen, aber auf lange Sicht wird es sich definitiv auszahlen – und mehr! -- indem Sie Zeit und Geld sparen.