Was ist Datenmanagement? Wie und warum man Daten anders macht

Heutzutage fliegen mehr Daten online herum als je zuvor. Sie können nicht einmal online gehen, ohne Daten zu generieren, anzutreffen oder sich anderweitig mit Daten zu beschäftigen – insbesondere im Geschäftsleben.

Die richtigen Daten können ihre Kilobyte-Größe in Gold wert sein. Gute Daten können als Rückgrat geschäftskritischer Vorgänge dienen; Organisationen helfen, klare und überzeugende Entscheidungen zu treffen; und ein Unternehmen generell in eine erfolgreiche Zukunft führen.

Wie gut verwalten Sie Ihre Daten derzeit? Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Daten Sie beherrschen und nicht umgekehrt? Haben Sie das Gefühl, in einer Flut von Tabellenkalkulationen und Datenpunkten nur auf der Stelle zu treten? Es ist Zeit für etwas Datensicherheit. Lassen Sie uns alles über die Datenverwaltung lernen.

Was ist Datenverwaltung?

Datenmanagement bezieht sich auf die Praktiken, die eine Organisation zum Sammeln, Organisieren und Verarbeiten von Daten verwendet. Gute Datenmanagementpraktiken stellen sicher, dass Daten auf effiziente, dokumentierte Weise erfasst, verarbeitet, gespeichert und geschützt werden, die dem Unternehmen strategisch zugute kommen:Aufrechterhaltung von Genauigkeit und Zugänglichkeit; Unterstützung der analytischen Entscheidungsfindung; Ermöglichung einer nahtlosen Zusammenarbeit; Wahrung des Datenschutzes; und Datenmaximierung als wesentliches Geschäftsgut.

Eine angemessene Datenmanagementstrategie formalisiert all dies und bietet gleichzeitig wichtige Richtlinien und Gründe für die Verwendung von Daten durch Ihr Unternehmen. Das Erstellen einer Datenverwaltungsstrategie gibt einem Unternehmen die Möglichkeit, sein ideales Datenökosystem von Grund auf aufzubauen, was wiederum einen vollständigen, granularen Überblick über die zukünftige Datennutzung bietet. Diese Strategie sollte auch in umsetzbare, unternehmensweite Daten- und IT-Richtlinien einfließen.

6 Gründe, warum Datenmanagement so wichtig ist

Es mag ein wenig unpraktisch klingen, so tief in die Art und Weise einzudringen, wie Ihr Unternehmen Daten verwendet – sogar nachsichtig –, aber es lohnt sich wirklich.

1. Daten haben Wert

Daten sind ein wesentliches IT-Asset, das wie jedes andere gepflegt werden muss, damit Ihr Unternehmen am Laufen bleibt. Aber genauso wie jede Art von Vermögenswert gestohlen oder manipuliert werden kann, gilt dies auch für Daten. Hacker sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Geld von Unternehmen zu erpressen, weshalb Ransomware-Angriffe (die effektiv geschäftskritische Daten als Lösegeld halten) so hoch sind wie nie zuvor. Die Ausarbeitung einer starken Datenverwaltungsstrategie hilft Ihnen dabei, Ihre Datenbestände gut zu sichern und in einwandfreiem Zustand zu halten, damit sie Ihnen weiterhin gute Dienste leisten können.

2. Erzielen Sie eine Top-Down-Ansicht

Wenn Sie feststellen, über welche Daten Ihr Unternehmen verfügt, können Sie genau ausarbeiten, welche Informationen Sie möglicherweise extrahieren können und ob es Lücken in diesen Daten gibt, die gefüllt werden müssen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Wenn Sie wissen, dass ein bestimmter Datenpunkt gemessen wird, sollte Ihnen eine bewährte Datenpraxis mitteilen, wie er erfasst wird, wo er zu finden ist und wer Zugriff hat.

3. Standardisierung =Vernunft

Bewaffnet mit einer Vogelperspektive Ihrer Datenpraktiken können Sie festgelegte, standardisierte Methoden zum Sammeln, Handhaben und Verarbeiten von Daten bereitstellen; bauen wiederum funktionale IT- und Datenrichtlinien auf, die Zusammenarbeit, Harmonie und Klarheit ermöglichen.

4. Genaue Daten, genaue Entscheidungen

Wenn Sie mit Sicherheit wissen, dass Ihre Daten so genau wie möglich sind, können Sie mit offenen Augen sichere, wirkungsvolle Geschäftsentscheidungen treffen – und höchstwahrscheinlich auch effektiver für die Zukunft planen.

5. Datenverlust minimieren

Wenn Sie wissen, welche Daten Sie wo haben, wird es viel einfacher, sie sicher aufzubewahren. Eine 360-Grad-Sicht auf Ihre Daten kann Ihnen helfen, Verluste aller Art zu minimieren, von groß angelegten Cyberangriffen bis hin zu einfachen Fragen wie „Wo zum Teufel ist diese E-Mail?“ . Zu wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind und wie sie durch Ihre Systeme fließen, hilft bei der Entwicklung effektiver Cybersicherheits- und Backup-Strategien.

6. Operative Agilität

Ein konkretes Verständnis dafür, wie Ihr gesamtes Datenökosystem funktioniert, ist großartig für die geschäftliche Agilität. Wenn Sie genau wissen, wie Ihr Unternehmen Daten verwendet, können Sie angesichts plötzlicher Marktveränderungen, Teamumstellungen und IT-Herausforderungen eine maßvolle, fundierte Reaktion formulieren.

Einige Kernkonzepte der Datenverwaltung

Das Datenmanagement ist ein kompliziertes Biest mit einer Reihe komplexer Konzepte, die unter der Oberfläche lauern. Das Verständnis dieser Konzepte ist jedoch unerlässlich, um das volle Ausmaß zu verstehen, das eine Datenmanagementstrategie abdecken kann. Bevor wir lernen, wie Sie Ihre Datenverwaltungsstrategie zusammenstellen, lassen Sie uns einige dieser Konzepte entpacken – kein Wörterbuch erforderlich!

Datenerhebung

Das ist ziemlich einfach:Wie werden Sie Daten sammeln und sicher speichern? Wie werden Ihre Datenerfassungsmethoden die Integrität der Daten und die Privatsphäre der betroffenen Personen gemäß den einschlägigen Gesetzen wie UK GDPR, CCPA und APP wahren? Wie werden Sie diese Daten sicher halten, während sie sich im weiteren Internet und in/um Ihre interne Infrastruktur bewegen („in transit“)? Wie können Sie es sicher aufbewahren, wenn es einfach gespeichert („im Ruhezustand“) ist?

Datenverarbeitung

Wenn Sie Ihre Daten haben, was machen Sie damit, wie und warum? Welche Software und Speicherplatz benötigen Sie? Wie werden die zahlreichen Abteilungen/Funktionen Ihrer Organisation diese Daten nutzen und mit ihnen zusammenarbeiten? Wie gut fließen Daten im Allgemeinen in Ihrer Organisation – haben Sie einige Datensilos, die Sie zuerst auflösen müssen? Welche rechtlichen Gründe haben Sie für die Verarbeitung Ihrer Daten im Einklang mit den Datenschutzgesetzen?

Datenverwaltung

Niemand kann mit falschen oder unvollständigen Daten sinnvolle und souveräne Entscheidungen treffen. Daher ist die Aufrechterhaltung der Datenintegrität – die Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit der Daten – im Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung. Die Datenintegrität kann auch das Physische berühren Integrität der Datenspeicherung, des Zugriffs und der Nutzung. Data Stewardship ist ein verwandtes Konzept, das die Zweckmäßigkeit der Daten abdeckt; Verhinderung von unbefugtem Zugriff; sowie Praktiken wie Datenanreicherung, -bereinigung und -löschung. Der Oberbegriff Data Governance kann auch beinhalten sicherzustellen, dass Daten ethisch einwandfrei und in einem gültigen, verwendbaren Format aufbewahrt werden.

Datensicherheit, Schutz und Privatsphäre

Angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität sind Datensicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung. Organisationen sollten daher:

• Investieren Sie in Tools, die das Risiko einer Datenpanne oder eines Cyberangriffs minimieren
• Haben Sie einen Aktionsplan für den Fall, dass es zu einer Sicherheitsverletzung oder einem Cyber-Vorfall kommt
• Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Parteien auf die Daten zugreifen
• Stellen Sie sicher, dass mehrere sichere Backups aufbewahrt werden
• Dokumentieren Sie, wie sie interagieren, und halten Sie alle geltenden Datenschutzgesetze ein.

Wie man in 6 einfachen Schritten eine Datenverwaltungsstrategie von Grund auf neu erstellt

1. Was ist Ihr Endziel?

Bevor Sie weitere Entscheidungen treffen, müssen Sie festlegen, was Sie mit den Daten erreichen möchten. Was sind Ihre Geschäftsziele und Gründe für Veränderungen? Welche Art von Datenfunktionalität benötigt Ihr Team für den Betrieb? Welche Art von Berichten möchten Sie ausführen? Welche Kennzahlen möchten Sie im Auge behalten? Wie werden Sie und Ihr Team täglich mit Daten interagieren?

Suchen Sie gleich zu Beginn Ihrer Reise nach abteilungsübergreifendem Buy-In – insbesondere, wenn die Daten und Prozesse, die Sie aufbauen möchten, andere Abteilungsfunktionen beeinflussen oder angrenzen. Recherchieren Sie gründlich, um sicherzustellen, dass Ihre Datenumstrukturierungspläne einen kritischen Datenfluss nicht durcheinander bringen oder allgemein das Leben anderer Menschen erschweren.

Wenn Sie dies nicht tun, können Hindernisse für Menschen entstehen, die sie möglicherweise dazu veranlassen, nach eigenen Lösungen zu suchen. Diese Ad-hoc-Lösungen können zu Problemen wie unsicherer Datennutzung, Datensilos, aufgeblähtem SaaS und Schatten-IT führen – im Grunde das genaue Gegenteil von dem, was Sie erreichen möchten!

2. Welche Daten benötigen Sie?

Sie könnten dies als die „Millionen-Dollar-Frage“ betrachten. Welche Datenpunkte müssen Sie sammeln, um die von Ihnen gewünschte Funktionalität auszuführen? Welche Daten sammeln Sie derzeit und inwieweit passt das zu Ihren Plänen?

Bei dieser Übung geht es nicht darum, so viele Daten wie möglich zu horten. Es geht darum zu rationalisieren, welche Daten gerade genug sind Anforderungen zu erfüllen. Sammeln Sie nur dann Datenpunkte, wenn Sie einen stichhaltigen Grund dafür haben, insbesondere wenn es sich um personenbezogene Daten handelt. Je mehr Daten Sie haben, desto mehr Wert verlieren Sie im Falle eines technischen Schluckaufs oder einer Cyber-Verletzung – und desto mehr Erklärungen müssen Sie gegenüber den Datenregulierungsbehörden abgeben!

3. Welche Prozesse benötigen Sie?

Jetzt müssen Sie darüber nachdenken, welche Prozesse Sie einrichten müssen, damit Ihre Teams ihre Aufgaben mithilfe der Daten erfüllen können. Welche Abteilungen werden mit den Daten interagieren? Müssen sie die Daten ändern, ergänzen oder einfach nur lesen? Was ist erforderlich, um Daten von den richtigen Stellen abzurufen und in die Prozesse und Berichte einzufügen, die Sie benötigen? Welche Prozesse sind erforderlich, um neue Daten zu generieren oder alte Daten zu bereinigen, die nicht mehr nützlich sind?

Werfen Sie nun einen Blick auf die Prozesse, die Sie bereits eingerichtet haben. Würden Änderungen nur darin bestehen, ein weiteres Datenfeld zu erfassen oder einen vorhandenen Datenpunkt mit einer anderen Rolle oder Abteilung zu teilen? Es hat keinen Sinn, das Rad komplett neu zu erfinden, wenn Sie einfach etwas optimieren können, was Sie bereits tun.

Es könnte hilfreich sein, zwei Datenflussdiagramme zu zeichnen. Der erste stellt dar, was Sie gerade tun, der zweite stellt fest, wie Ihr idealer Datenfluss aussehen muss. Wo sind die Diagramme ähnlich? Wo sind sie anders? Dies ist eine praktische visuelle Methode, um aufzudecken, was geändert werden muss und was gleich bleiben muss.

4. Welche Technologie benötigen Sie?

Nachdem Sie Ihre Datenpunkte und Prozesse festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre technischen Optionen zu erkunden. Welche Software- und Speicherlösungen benötigen Sie, um das Erforderliche zu tun? Wie gut sind Ihre bestehenden Lösungen für Sie geeignet? Benötigen Sie angesichts Ihrer neuen Datenanforderungen neue oder aktualisierte Lösungen? Gibt es Single Points of Failure in Ihren aktuellen Systemen oder Stellen, an denen Ihr Team manuell eine Lücke zwischen zwei Tools oder Funktionalitäten schließen muss? Ihre Datenbedürfnisse neu zu adressieren, ist eine großartige Gelegenheit, sich auf dem Markt umzusehen und nach neuen, besseren Optionen zu suchen.

Diese Gleichung besteht effektiv aus drei Teilen – drei S:Software, Speicher und Sicherheit. Software ist wahrscheinlich am einfachsten – wählen Sie ein Tool, mit dem Sie alles tun können, was Sie mit Ihren Daten tun müssen.

Die Speicherung kann jedoch stark von der Funktionalität abhängen. Manchmal – wie bei CRMs wie unserem – kann die Datenspeicherung innerhalb der Softwarelösung selbst erfolgen. In anderen Fällen ist externer Cloud-Speicher von Google Cloud oder Microsoft Azure möglicherweise besser geeignet. Wenn Sie es mit besonders sensiblen Daten zu tun haben, möchten Sie Ihren Speicher möglicherweise intern auf internen Servern aufbewahren. Und Backups nicht vergessen!

Cyber- und Netzwerksicherheit ist heutzutage eine wesentliche Überlegung für jedes Unternehmen, unabhängig von den Daten, die sie besitzen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung sichern. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Unternehmen vor Dingen wie dem Diebstahl von Anmeldeinformationen und Social Engineering schützen können. Und in diesem Sinne…

5. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Daten sind eine mächtige Ressource – und wie wir wissen, geht mit großer Macht auch große Verantwortung einher. Wer wird also für die Aufrechterhaltung hoher Standards in Bezug auf Datengenauigkeit und Zweckmäßigkeit verantwortlich sein? Wer kümmert sich um die Sicherheit der Daten und schützt sie vor Missbrauch? Wer ist für die Bearbeitung von Datenschutzanfragen betroffener Personen verantwortlich?

Wenn Sie ein verantwortliches Mitglied Ihres Teams mit Datenschutzangelegenheiten beauftragen, können Sie Ihre Daten unter Kontrolle halten und dabei helfen, wichtige Datenschutzgesetze wie GDPR, HIPAA und APP einzuhalten.

6. Wie wird Ihr neues Datensystem eingeführt?

Sie haben alle wichtigen, hochtrabenden Entscheidungen getroffen – wie werden Sie sie also umsetzen? Müssen neue Software, Speicher oder Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden? Können Sie Ihre alte Arbeitsweise in Ihre neuen Systeme integrieren oder benötigen Sie einen konkreten Umstellungstermin? Welche Daten müssen auf neue Systeme übertragen werden und wie?

Benötigt Ihr Team eine Umschulung, um die neuen Systeme nutzen zu können? Wie beabsichtigen Sie, die Zustimmung derjenigen zu gewinnen, die das neue System nutzen müssen – wie wird die neue Art ihr Leben einfacher machen? Müssen neue Datengewohnheiten in Bezug auf Funktionalität oder Sicherheit entwickelt werden?

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