Was ist Corporate Travel Management?

Das Corporate Travel Management umfasst alle Funktionen rund um die Unterstützung von Geschäftsreisen für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner. Unternehmen können sich auf interne Reisemanagement-Teams verlassen, Reiseagenturen, Online-Buchungstools oder eine Kombination dieser Optionen, um diese Funktionen auszuführen. Richtlinien für das Reisemanagement von Unternehmen erstellen oder erzwingen Besprechungs- und Reiseverfahren, während sie Reisedaten an Buchhaltungs- und Finanzsysteme und Teams weitergeben.

Wie funktioniert Corporate Travel Management?

Neben der Sicherstellung, dass die Mitarbeiter die Reiserichtlinien eines Unternehmens einhalten, Das Corporate Travel Management unterstützt weitere Aufgaben wie die Organisation von Geschäftsreisen, Festlegung bevorzugter Vereinbarungen mit Fluggesellschaften (Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen, etc.) und Beherbergungsbetriebe, und Ausgabe von Echtzeitberichten, die Reiseausgaben an Buchhaltungsabteilungen und andere Unternehmensbeteiligte weiterleiten.

Warum ist Corporate Travel Management wichtig?

Das Geschäftsreisemanagement spielt eine Schlüsselrolle, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihr Reisebudget optimal zu nutzen, indem sichergestellt wird, dass sie nicht zu viel für Transport und Unterkunft bezahlen. Es legt auch fest, wie Mitarbeiter Geschäftsreisen organisieren und stellt sicher, dass alle Reiseausgaben im besten Interesse des Unternehmens verteilt werden. Ein gut organisiertes Geschäftsreiseprogramm ist ebenfalls wichtig, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten.

Welche Aufgaben fallen unter das Travel Management?

• Reiserouten
• Preisgestaltung
• Unterkünfte
• Transport
• Treffen &Veranstaltungen
• Kosten &Richtlinieneinhaltung
• Reiseunterstützung
• Berichterstattung &Datenanalyse

Reiserouten

Unternehmen haben unterschiedliche Ansätze, wenn es darum geht, wie Mitarbeiter Reiserouten für ihre Geschäftsreisen erstellen. Zu den Überlegungen zählen Kosten, mit den geschäftlichen Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters und den Reiserichtlinien des Unternehmens in Einklang gebracht werden. In den meisten Fällen, Mitarbeiter verwenden jetzt Online-Buchungstools, um ihre eigenen Reiserouten zu erstellen. Einige größere Unternehmen verfügen möglicherweise über Personal oder Reisebüro-Ressourcen, um Reiserouten für leitende Angestellte oder diejenigen, die häufig reisen, zu erstellen. Unternehmen mit einem Geschäftsreiseprogramm können eine Reisemanagement-Software mit Online-Buchungstools konfigurieren, um sicherzustellen, dass Reisende Reiserouten erstellen, die den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen, und gleichzeitig einen Mechanismus für die Reisegenehmigung und die Berichterstattung über Reisen und Ausgaben bereitstellen.

Preisgestaltung

Das Corporate Travel Management ist verantwortlich für die Kostenkontrolle, da die Reisepreise bekanntlich variabel sind. Die Optimierung der Preisgestaltung kann einen messbaren Einfluss auf die Einhaltung von Budgets haben und Unternehmen helfen, mehr Geschäftsreisen zu finanzieren, ohne das Budget erheblich zu erhöhen. Das Corporate Travel Management kann Richtlinien dafür festlegen, wie viel Mitarbeiter für verschiedene Reisekosten ausgeben können, basierend auf angemessenen und üblichen Preisen an einem bestimmten Ort.

Einige Unternehmen verhandeln Preise mit bestimmten Anbietern, während andere auf Agenturen und andere Dritte angewiesen sind, die möglicherweise mehr Einfluss haben. Einige verlassen sich möglicherweise sowohl auf interne Teams als auch auf ein Reisemanagementunternehmen. Wo es Sinn macht, Unternehmen sollten auch alle Geschäftskundenbeziehungen nutzen, die sie möglicherweise mit denen haben, die Transporte anbieten, Bewirtung oder andere Reiseunterstützungsfunktionen.

Unterkünfte

Die Unterkunftskosten sind zyklisch abhängig von den wirtschaftlichen Bedingungen, Lage, Jahreszeit und andere Faktoren. Auch die Kosten für Unterkünfte variieren weltweit erheblich. Daher, Das Reisemanagement von Unternehmen kann Preise mit großen Hotelketten oder solchen, die alternative Unterkünfte wie Airbnb anbieten, aushandeln – oder eine Agentur beaufsichtigen, die dies tut. Neben den Kosten, Unternehmen sollten Unterkünfte in Betracht ziehen, die den geschäftlichen Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen und über günstige Stornierungsrichtlinien verfügen oder bereit sind, auf bestimmte Gebühren zu verzichten.

Transport

Wenn es um den Transport geht, Corporate Travel Management spielt mehrere Rollen, einschließlich der Bestimmung des besten Transportmittels für ein bestimmtes Ziel. Es ist der Kanal, über den Mitarbeiter ihre Vereinbarungen mit bevorzugten Spediteuren treffen und stellt sicher, dass die Transportvereinbarungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Tagungen und Veranstaltungen

Unternehmen, die ihre eigenen Meetings und Events veranstalten, benötigen Ressourcen, um Restaurants zu buchen, Hotels, Kongresszentren oder andere Veranstaltungsorte, die alles von kleinen Executive-Meetings bis hin zu großen Konferenzen beherbergen können. Ein Corporate Travel Management Team oder Tool erleichtert diese Buchungen.

Für wichtige Meetings und Events, Das Team wird verschiedene Veranstaltungsorte auskundschaften und sicherstellen, dass jeder die Bedürfnisse und das Budget eines Meetings oder einer Veranstaltung erfüllen kann. Wenn es sich um eine große Versammlung handelt, die Kunden zusammenbringt, Investoren oder andere einflussreiche Stakeholder, Geschäftsreise-Management-Teams werden den Veranstaltungsort besuchen. Neben der Bewertung der Konferenzeinrichtung, Das Team wird sicherstellen, dass die umliegenden Unterkünfte und die Logistik geeignet sind.

Kosten und Richtlinieneinhaltung

Viele Unternehmen verlangen, dass das Geschäftsreisemanagement nicht nur Kostenschwellen festlegt, sondern auch die Einhaltung durch die Mitarbeiter verfolgt und durchsetzt. Im Idealfall, Das Reisemanagement von Unternehmen verknüpft die Einhaltung von Erstattungsrichtlinien. Außerdem, seine Systeme sollten Mitarbeiter daran hindern, Vorkehrungen zu treffen, die nicht den Richtlinien des Unternehmens entsprechen.

Da die Umstände manchmal Ausnahmen erfordern können, Das Geschäftsreisemanagement sollte über flexible Genehmigungsmechanismen verfügen. Viele Unternehmen stellen auch eine Firmenkreditkarte aus, die eine bessere Verfolgung von Reisen und Ausgaben ermöglicht, vereinfachte Reisebuchung, schnellere Erstattung und Zugriff auf Echtzeitdaten zu den Kosten der Mitarbeiter.

Reiseunterstützung

Manchmal, Corporate Travel Management-Teams dienen als Bindeglied zwischen Mitarbeitern, deren Vorgesetzte und Kreditoren. Größere Organisationen können diese Rolle an Reisebüros auslagern, wie American Express, die über ausgereifte Travel-Management-Plattformen verfügen. Einige Organisationen bieten ein höheres Maß an Unterstützung, wie die Organisation des Transports zu Flughäfen, Reservierungen für das Abendessen vornehmen oder als Kontaktperson für Reisende dienen, wenn diese Hilfe benötigen. In beiden Szenarien, außer Top-Führungskräften und VIP-Gästen, Von Mitarbeitern wird zunehmend erwartet, dass sie sich auf Self-Service-Tools verlassen, um allgemeine Reiseanforderungen zu erfüllen.

Berichterstattung und Datenanalyse

Das Corporate Travel Management muss alle Reisekosten an die Buchhaltung melden. Finanzabteilungen verwenden diese Informationen, um nicht nur die während eines Abrechnungszeitraums angefallenen Ausgaben zu verfolgen, sondern auch aktuelle und zukunftsgerichtete Budgets und Prognosen zu erstellen.

Automatisiertes Reisemanagement vs. die Einstellung eines Reisemanagers

Bis vor kurzem, Unternehmen mussten sich entscheiden, ob sie Mitarbeiter für die Unterstützung und Verwaltung von Reisen einstellen oder sich auf externe Agenturen verlassen sollten, die diese Funktionen beaufsichtigen, und dann die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen bei der Erstattung von Mitarbeiterkosten Richtlinien durchsetzen lassen. Während einige Unternehmen das eine oder das andere wählen und andere eine Mischung aus beidem wählen, Heutzutage haben Unternehmen die Möglichkeit, einen Großteil des Travel-Management-Prozesses zu automatisieren.

Einige Business-Management-Plattformen, zum Beispiel, bieten Geschäftsreisemanagement-Funktionen an. Viele der führenden Plattformen verfügen über Funktionen wie Kostenmanagement, Analytik, Kundenmanagement und Projektmanagement, die zusammen der Automatisierung des Reisemanagements dienen. Diese Plattformen liefern Buchhaltungsteams auch Echtzeitinformationen über die Auswirkungen von Reisen auf die finanzielle Leistung.

Wie verändert KI die Reisemanagement-Landschaft?

Geschäftsreisende nutzen heute aktiv Tools zur Automatisierung des Reisemanagements. Mit den jüngsten Fortschritten in der künstlichen Intelligenz (KI) Sie können jetzt noch schneller eine Geschäftsreise mit Online-Buchungstools buchen. Zum Beispiel, American Express Global Business Travel (GBT) gehört zu den Unternehmen, die KI zur Automatisierung der Geschäftsreiseplanung einsetzen. Das globale Reisebüro verfügt jetzt über eine Empfehlungsmaschine, die die Reisehistorie eines Reisenden nutzt, um bei der Planung einer Reise eine geeignete Unterkunft zu finden.

Aber nicht nur die riesigen Reisebüros nutzen KI, um die Buchung von Geschäftsreisen und damit verbundene Prozesse zu automatisieren. Fluggesellschaften, Hotelbetreiber und Autovermietungen haben damit begonnen, Chatbots einzuführen, um routinemäßige Anfragen und Probleme zu lösen. Menschen verwenden Sprachbefehle für Empfehlungen und Reservierungen. Diese Technologien tauchen in der Workforce Automation auf, Helpdesk- und andere Geschäftsprozessmanagementsysteme, um eine verbesserte Selbstbedienung bei Routineprozessen zu ermöglichen.

Das wahre Potenzial von KI für das Reisemanagement von Unternehmen liegt darin, alle von Reisenden gesammelten Daten zu nutzen, um möglichst viele Aufgaben bei der Reiseplanung zu eliminieren, laut Travel &Hospitality Magazin.

Durch die Analyse des Verhaltens von Reisenden in allen Unternehmen bei der Erstellung ihrer Reiserouten, KI-Automatisierungstools können bei der Vorhersage von Präferenzen präziser werden, laut der Meldung. „Wenn auf Vorlieben eingegangen werden kann, ohne danach zu fragen, Suchzeit wird stark verkürzt, und die Traktion wird erhöht. Auch Verschiebungen bei den Reisepartnern können bei Verhandlungen mit Immobilien im Voraus erkannt werden. Letzten Endes, Ein KI-gestützter Empfehlungsmechanismus könnte die Abhängigkeit von potenziellen Komplikationen von Änderungen in letzter Minute beseitigen.“

Herausforderungen des Corporate Travel Managements

• Der Wunsch der Mitarbeiter nach Flexibilität und Komfort kann dem Kostenmanagement eines Unternehmens entgegenstehen.
• Leistungen, die früher im Flugpreis oder bei einer Hotelbuchung enthalten waren, können nun zusätzlich kosten, Ungleichheiten in der Unternehmenspolitik zu schaffen.
• Eskalierende Stornierungs- oder Änderungsgebühren sind kostspielig, wenn Mitarbeiter bei der Buchung Fehler machen.
• Unternehmensrichtlinien können die Fähigkeit der Mitarbeiter oft einschränken, kostengünstigere Dienste zu wählen, die sie selbst entdecken.
• Vielen Unternehmen fehlen immer noch Möglichkeiten, die geschäftlichen Anforderungen an die Kosten und die sich ändernden Geschäftsbedingungen im Reisebereich anzupassen.
• Die Kreditorenrichtlinien sind nicht immer auf das Reisemanagement von Unternehmen abgestimmt. Der Erstattungsprozess ist sehr manuell und erfordert erhebliche Ressourcen, um die Reisekostenbelege zu überprüfen und zu überprüfen.

So führen Sie eine Reisemanagementrichtlinie ein

Jedes Unternehmen sollte über eine dokumentierte Reisemanagementrichtlinie verfügen und diese durchsetzen. Die Richtlinie sollte angemessen sein und idealerweise mit Beiträgen von Mitarbeitern zusammengestellt werden, die häufig reisen. Das Sammeln dieser Eingaben wird die Nichteinhaltung reduzieren, was nach verschiedenen Konten hoch ist. Umfragen zu Geschäftsreisen zeigen, dass mehr als die Hälfte die Reiserichtlinien ihres Unternehmens nicht versteht oder nicht einhält. Die Gesellschaft für Personalmanagement, Ein gemeinnütziger Berufsverband für Personalfachleute hat eine Vorlage erstellt, die eine Basisrichtlinie bietet, die Unternehmen anpassen können, um ihre eigenen Compliance-Anforderungen zu erfüllen und was die Führung glaubt, dass sie zu den Best Practices ihrer Organisation passt.

Trends im Corporate Travel Management

Geschäftsreisende erwarten, dass jeder Aspekt ihrer Reise über ihr Telefon und ihren Computer zugänglich ist. Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Reisebüro angerufen wurde, um seine Reise zu buchen und manuelle Spesenabrechnungen einzureichen.

Unternehmen, die alle Informationen rund um die Reiseplanung integrieren können, Ausgaben und wie Mitarbeiter ihre Zeit unterwegs verbringen, sind besser in der Lage, den Wert zu bestimmen, den sie erhalten.

Verbesserungen in der Technologie und Fortschritte in der KI helfen Unternehmen, sicherzustellen, dass sie die wettbewerbsfähigsten Preise erhalten. mehr Flexibilität und bessere Sichtbarkeit.

Die besten Tools für das Reisemanagement von Unternehmen

Viele Unternehmen verwenden erhebliche Ressourcen für Geschäftsreisen zur Geschäftsentwicklung, Verkauf und Marketing. Neben stark variablen Reisekosten, Das Humankapitalmanagement ist mit Kosten verbunden – Unternehmen, die moderne Tools für das Geschäftsreisemanagement effektiv einsetzen, sind besser positioniert, um einen höheren ROI zu erzielen.

Im Idealfall, Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre Lösungen für das Reisemanagement für Unternehmen integriert sind mit, oder einschließen, Kosten- und Lieferantenmanagementsysteme. Gleichfalls, Unternehmen sollten das Reisemanagement von Unternehmen mit zentralen Finanzmanagement- und Buchhaltungsplattformen sowie Ressourcen- und Planungslösungen integrieren.

Am vorderen Ende, Das Nachverfolgen von Reisekosten ist jetzt einfacher geworden, da Mitarbeiter ihre mobilen Geräte verwenden können, um Belege zu scannen, wenn sie diese erhalten. Als Ergebnis, Viele Unternehmen haben ihre früher papierintensiven Spesenverwaltungsprozesse vereinfacht.

Entsprechend, Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Spesenmanagementlösung konfigurierbare mobile Apps enthält, die Belege scannen und es Mitarbeitern ermöglichen, jede Ausgabe einfach aufzuschlüsseln und zu kategorisieren.

Tools, die Richtlinien verfolgen können, lehnen automatisch unzulässige Ausgaben ab. Die Plattform sollte flexible und konfigurierbare Workflows bieten, die Engpässe vermeiden, die Genehmigungen verzögern. Die besten Tools für das Spesenmanagement bieten auch Konnektivität mit ERP, Projektmanagement, Buchhaltung, Abrechnung, und Analysesysteme.

Lösungen für das Reisekostenmanagement, die eine zertifizierte Integration mit führenden Plattformen bieten und Unternehmen dabei helfen, den Umfang der Dateneingabe in den Kreditorenabteilungen zu reduzieren. Gleichfalls, sie erleichtern den Mitarbeitern die Zusammenstellung von Spesendaten, insbesondere solche, die eine Integration mit zugelassenen Kreditkartenanbietern ermöglichen.