So funktioniert die Mitarbeitervergütung

Die Vergütung ist einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Annahme eines neuen Jobs zu berücksichtigen sind.

Wenn Sie ein eigenes Unternehmen besitzen, können Ihre Mitarbeitervergütung und Ihr Leistungspaket für viele potenzielle Mitarbeiter der entscheidende Faktor sein. Und es ist nicht nur das Geld. Um Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und attraktiv für Stellenbewerber zu machen, müssen Sie ein außergewöhnliches Gesamtleistungspaket anbieten. Das macht es zu einem sehr wichtigen Teil Ihres Geschäftsplanungs- und Managementprozesses, wenn Sie hoffen, Spitzenkräfte einzustellen (und zu halten).

Wie also gestalten Sie Ihr Leistungspaket attraktiv und wettbewerbsfähig, ohne den Erfolg Ihres Unternehmens finanziell zu gefährden? Wie erhalten Sie die besten Versicherungsangebote? Welche Vergünstigungen können Sie anbieten, die Sie kein zusätzliches Geld kosten, aber Ihren Mitarbeitern viel bedeuten? Sind Aktienoptionen der richtige Weg? Wie legen Sie Gehälter fest? Welche Versorgungskosten sind steuerlich absetzbar? Wahrscheinlich kommen Ihnen noch 100 weitere Fragen in den Sinn, wenn Sie anfangen, darüber nachzudenken, wie Sie diese Richtlinien einrichten und verwalten können.

In diesem Artikel werden wir einige dieser Fragen beantworten und Sie auf Ressourcen verweisen, die Ihnen helfen, Antworten auf die Fragen zu finden, zu denen wir hier nicht kommen.

Einrichtung Ihrer Vergütungsstruktur

Obwohl Geld nicht alles ist, ist es sicherlich eines der wichtigsten Themen, auf die potenzielle Mitarbeiter achten, wenn sie neue Unternehmen interviewen. (Ja, seien Sie ehrlich, sie interviewen SIE.) Ob Sie eine einfache Grundgehaltsstruktur oder eine anreizbasierte Gehaltsstruktur anbieten, kann in den Augen der Top-Bewerber über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Schauen wir uns an, wie jedes System funktioniert.

Ein Standard-Basisvergütungsprogramm bietet feste Gehaltsspannen für jede Positionsart für Mitarbeiter, die die Standardaufgaben ihrer Arbeit erfüllen. Legen Sie Mindest- und Höchstwerte innerhalb dieser Gehaltsspannen fest, um Unterschiede in Erfahrung und Qualifikationsniveau zu berücksichtigen. Bestimmen Sie bei der Festlegung der Grundgehaltsstruktur, wo Ihr Unternehmen innerhalb Ihrer eigenen Branche sowie in konkurrierenden Branchen, die möglicherweise auch Beschäftigungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter bieten, angesiedelt ist. Richten Sie Ihr Gehaltsniveau so ein, dass es wettbewerbsfähig ist, sonst riskieren Sie, Mitarbeiter zu verlieren. Sie können das Internet verwenden, um branchenübliche Gehaltsniveaus für bestimmte Jobs in bestimmten geografischen Gebieten zu finden. Klicken Sie hier, um nach Websites mit frei zugänglichen Datenbanken mit Gehaltsinformationen zu suchen.

Sobald Ihre Grundgehaltsstruktur eingerichtet ist, richten die meisten Unternehmen ein leistungsbezogenes Vergütungsprogramm ein, das den Mitarbeiter mit leistungsorientierter Geschwindigkeit durch die Gehaltsspanne für seine Position führt. Dies kommt ins Spiel, wenn die Vorgesetzten des Mitarbeiters jährliche Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter durchführen . Die Kehrseite davon ist, dass die Mitarbeiter es möglicherweise als selbstverständlich ansehen, dass sie nach jeder Bewertung eine Gehaltserhöhung erhalten, und es keine Motivation mehr gibt, in ihrer Arbeit bessere Leistungen zu erbringen. Aus diesem Grund bewegen sich immer mehr Unternehmen in Richtung eines auf Belohnung basierenden Vergütungsstils, auch Incentive Compensation genannt .

Aufgrund der zunehmenden Betonung von Leistung und Wettbewerb um Talente wird eine anreizbasierte Vergütung immer häufiger. Diese Art der Vergütungsstruktur trägt maßgeblich zur Leistungsmotivation der Mitarbeiter bei. Einstellungsprämien werden auch häufig verwendet, sogar für neue Hochschulabsolventen. Möglicherweise möchten Sie jedoch einen bestimmten Zeitraum festlegen, bevor der Mitarbeiter diesen Bonus erhält – zum Beispiel die Hälfte nach sechs Monaten und der Rest nach einem Jahr Beschäftigung. Andernfalls könnten Sie Gefahr laufen, dass der Mitarbeiter nach dieser ersten Überprüfung abreist, was Ihren Zweck vereiteln würde. Bedeutet das also, dass eine Anreizkompensation der richtige Weg ist? Vielleicht ja, wenn Ihr Unternehmen in einer Branche tätig ist, in der Sie wirklich konkurrieren müssen, um gute Mitarbeiter zu bekommen.

Die Einrichtung eines anreizbasierten Vergütungsprogramms erfordert die gleiche Recherche Ihrer Branche wie das Grundgehaltsprogramm. Sie werden immer noch Grundgehaltsniveaus festlegen, aber es kann etwas niedriger sein, und Sie werden in dieses Grundgehalt die jährlichen oder vierteljährlichen (oder jedes andere Intervall) Boni, Provisionen oder andere Arten von geteilter Barvergütung einbauen.

Im nächsten Abschnitt sprechen wir über andere Formen der Vergütung, einschließlich Prämien, Provisionen und Urlaub.

Vergütungsformen

Ihre Prämien sollten erfolgsabhängig sein und alle Ihre Mitarbeiter umfassen. Beschränken Sie Ihr Incentive-Programm nicht auf bestimmte Mitarbeiter, sonst schränken Sie das Potenzial Ihres Unternehmens ein. Sie verlieren auch den Vorteil der teambildenden Wirkung der anreizbasierten Vergütung. Wenn alle dasselbe Ziel verfolgen, haben sie bessere Chancen – und Ihr Unternehmen hat bessere Chancen – erfolgreich zu sein.

Ihre Belohnungen sollten auch auf Ergebnissen basieren und nicht nur auf dem Aktivitätsniveau des Mitarbeiters. Nur weil sie es versuchen, heißt das nicht, dass sie den Bonus erhalten sollten, den diejenigen erhalten, die tatsächlich Ergebnisse erzielen.

Beschränken Sie die Höhe des Bonus nicht; Sie begrenzen nur den Aufwand, den Ihre Mitarbeiter in die Arbeit stecken. Sobald sie das Limit erreicht haben, werden sie das Gefühl haben, sich zurücklehnen und entspannen zu können. Lass es offen und sie werden weiter produzieren.

Wenn Sie die Vergütung Ihrer Mitarbeiter an die von ihnen erzielten Ergebnisse binden, können sie sich auf das Endergebnis des Unternehmens konzentrieren. Sie können auch eine langfristige Anreizvergütung in Form von Aktienoptionen und aufgeschobenen Vergütungsplänen einbinden (mehr über Aktienoptionen später in diesem Artikel). Diese Arten von Plänen entlohnen Ihre Mitarbeiter nicht nur für gute Arbeit, sondern tragen auch dazu bei, sie zu halten.

Für Ihre Vertriebsmitarbeiter führt eine anreizbasierte Vergütungsstruktur fast immer zu besseren Ergebnissen als eine reine Vergütungsstruktur. Auch wenn Ihre Kunden ein weniger unter Druck stehendes Verkaufsgespräch von einem angestellten Vertriebsmitarbeiter erleben, werden sie wahrscheinlich auch nicht so viel kaufen. Die Einführung einer provisionsbasierten Vergütungsstruktur für Ihre Vertriebsmitarbeiter kann sich direkt auf Ihre Verkaufszahlen auswirken. Wenn ihr Einkommen in direktem Zusammenhang mit ihrer Leistung steht und ihnen keine Obergrenze im Weg steht, dann kann der Himmel es wirklich Grenze sein. Wenn Sie talentierte Vertriebsmitarbeiter haben, werden sie in dieser Art von Umgebung aufblühen; Wenn Sie dies nicht tun, werden sie es normalerweise nicht tun. Sie können leicht erkennen, wer produziert und wer nicht, und entsprechend aussortieren – oder zumindest wissen, wer eine zusätzliche Verkaufsschulung benötigt.

Provisionsbasierte Vergütungsstrukturen für Vertriebsmitarbeiter haben auch Nachteile. Oft konzentrieren sich die Mitarbeiter ganz auf den Verkauf von Artikeln, die ihnen für ihre Zeit den höchsten Ertrag bringen, und berücksichtigen nicht wirklich die tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden. Auch der Kundenservice kann darunter leiden, weil der Vertriebsmitarbeiter zum nächsten High-Dollar-Sale übergegangen ist. Was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass Sie eine gute Kombination aus Grundgehalt und Verkaufsprovision haben. Ihr Grundgehalt muss ausreichen, um gute Kandidaten anzuziehen, aber nicht so gut, dass Sie Vertriebsmitarbeiter mit dem Grundbetrag zufrieden stellen, selbst wenn sie keine Verkäufe machen!

Es ist ein empfindliches Gleichgewicht. Ihre Art des Unternehmens spielt auch eine Rolle bei der Bestimmung der Art der Gehaltsstruktur, die Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern anbieten. Wenn Sie ein einzelnes Produkt mit wenigen Variationen anbieten, kann eine einfache Provisionsstruktur für Sie funktionieren. Wenn Sie mehrere Produkte oder Dienstleistungen oder eine Kombination aus Produkten und Dienstleistungen anbieten, erfordert Ihr Verkaufsansatz eher eine Technik zum Aufbau von Beziehungen und wahrscheinlich mehr kontinuierlichen Kundenservice, wenn Sie zusätzliche Verkäufe an Ihren bestehenden Kundenstamm tätigen möchten. In diesem Fall kann Ihr Grundgehalt wichtiger sein. Denken Sie auch daran, dass sich diese Gehaltsstruktur im Laufe der Zeit weiterentwickeln kann. Wenn etwas nicht funktioniert, können Sie es anpassen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Mitarbeiter das verstehen, wenn Sie sie einstellen.

Zusätzlich zu den regulären Leistungspaketen, die Krankenversicherung, Urlaub und Altersvorsorge beinhalten, scheinen Mitarbeiter aktiv nach Unternehmen zu suchen, die mehr von den Dingen anbieten, die sie schätzen. Die Balance zwischen ihrem Leben wird wichtiger denn je. Aus diesem Grund werden andere Vorteile wie flexible Arbeitszeiten, entspannte Atmosphären, Kinderbetreuung und andere Lifestyle-Vorteile fast so wichtig wie Gehälter. Laut den von WorkLife Benefits zusammengestellten Daten gaben 90 % von über 1.000 Mitarbeitern, die 1998 von der Gallup Organization befragt wurden, an, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben genauso wichtig ist wie eine Krankenversicherung. Mehr als ein Viertel der befragten Arbeitnehmer gaben an, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wichtiger sei als ein konkurrenzfähiges Gehalt, Arbeitsplatzsicherheit oder Unterstützung für ein weiterführendes Studium. Aber diese anderen Vergünstigungen sowie andere intrinsische Belohnungen können definitiv einen starken Einfluss darauf haben, wie Mitarbeiter über ihren Arbeitgeber und ihr Arbeitsumfeld denken, und können dazu beitragen, Mitarbeiter zu halten, die andernfalls gehen würden. Wir werden in diesem Artikel mehr über Zusatzleistungen und andere zusätzliche Vorteile sprechen.

Wenn Sie ein kleiner Arbeitgeber sind und Ihre eigene Gehaltsabrechnung durchführen, müssen Sie auch über Änderungen bei den Lohnsteuern auf dem Laufenden bleiben. Ab Januar 2001 betrug die Sozialversicherungssteuer 6,2 % und die Medicare-Steuer 1,45 %. Jeder verlangt von Ihnen als Arbeitgeber, die einbehaltenen Beträge auf insgesamt 15,3 % abzugleichen, die an den IRS zu zahlen sind. Sie müssen auch Arbeitslosensteuer zahlen, wenn Ihre Mitarbeiter in einem Kalenderquartal mindestens 1500 US-Dollar verdient haben. Besuchen Sie die Website des US-Finanzministeriums, um aktuelle Informationen über Einkommenssteuereinbehalte, Sozialversicherungs- und Medicare-Einbehaltungen sowie Regeln darüber zu erhalten, wann und wie Sie diese Steuern hinterlegen sollten (mehr dazu später in diesem Artikel).

Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer eingestellt haben , sind Sie nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder Beträge abzugleichen. Sie müssen jedoch sicher sein, dass der Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird. Als Faustregel gilt, ob Arbeitnehmer Auftragnehmer sind oder nicht, wird dadurch bestimmt, wer ihre Zeit kontrolliert und wie und wo sie die Arbeit erledigen. Besuchen Sie auch hier die Website des US-Finanzministeriums, um aktuelle Informationen zu erhalten.

Jeder einzelne Staat hat auch Quellensteuerpflichten. Eine Website wie dieses Tax and Accounting Site Directory kann Ihnen Links zu den Finanzämtern eines einzelnen Bundesstaates bieten, die aktuelle Informationen über Arbeitslosenversicherung, Einkommenssteuereinbehalt und eventuell erforderliche zusätzliche Steuern bereitstellen.

Lassen Sie uns nun weitermachen und über das „Ich“-Wort sprechen:Versicherung.

Krankenversicherung

Versicherungsprämien werden Sie wahrscheinlich etwa 8 % bis 10 % Ihrer Lohnsumme kosten. Der Großteil davon entfällt auf Ihre Krankenkassenprämien. Welche Möglichkeiten haben Sie also und wie finden Sie das beste Angebot? Derzeit gibt es drei Hauptarten der Krankenversicherung, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können:herkömmliche Krankenversicherung (gebührenpflichtig), HMO (Gesundheitserhaltungsorganisation) oder PPO (bevorzugte Anbieterorganisation).

Mit einem herkömmlichen Krankenversicherungsplan haben Ihre Mitarbeiter die größtmögliche Flexibilität. Sie können die Ärzte ihrer Wahl aufsuchen, in Krankenhäuser im ganzen Land gehen und den Arzt wechseln, wann immer sie wollen. Diese Pläne sind jedoch teurer und decken normalerweise keine Gesundheitsvorsorge wie körperliche Untersuchungen, Impfungen und gute Kinderbetreuung ab. Es gibt drei Varianten der traditionellen gebührenpflichtigen Deckung:Grundversicherung, Hauptkrankenversicherung und umfassende Versicherung. Basic übernimmt einen Teil der Kosten für ein Krankenzimmer und Pflege, aber nicht alles. Major Medical beginnt dort, wo Basic aufhört, und Comprehensive ist eine Kombination aus beidem.

Bei der traditionellen Krankenversicherung müssen die Mitarbeiter einen Selbstbehalt zahlen (normalerweise 250 bis 500 US-Dollar pro Jahr), bevor die Versicherung mit der Zahlung beginnt. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Versicherungsgesellschaft mit der Zahlung von 80 % und der Mitarbeiter ist für die restlichen 20 % aller Arztrechnungen verantwortlich. Sie haben normalerweise eine „Obergrenze“, die eine Grenze für den Betrag darstellt, den der Mitarbeiter in einem Jahr zahlen muss. Sobald die Obergrenze erreicht ist, zahlt die Versicherungsgesellschaft den Selbstbehalt.

Es kann auch Einschränkungen geben, wie viel der Plan für bestimmte Dienste zahlt. Diese werden als „übliche Gebühren“ bezeichnet. Wenn der Arzt eines Mitarbeiters mehr als den durchschnittlichen Betrag für ein bestimmtes Verfahren berechnet, ist dieser Mitarbeiter für den Rest der Rechnung verantwortlich.

Eine der beliebtesten und am meisten gehassten Arten von Plänen ist die Gesundheitserhaltungsorganisation (HMO). HMOs sind im Grunde Prepaid-Gesundheitspläne. Mit einer HMO können Mitarbeiter nur zu bestimmten Gruppen von Ärzten gehen, die entweder Eigentum der Gesundheitsversorgungsorganisation sind oder mit ihr einen Vertrag abgeschlossen haben.

Kleine Zuzahlungen in Höhe von 5 bis 25 US-Dollar werden von Mitarbeitern für Besuche im Büro oder in der Notaufnahme geleistet, und die Dienste sind manchmal begrenzt. In der Regel müssen die Mitarbeiter einen Hausarzt (PCP) auswählen, der ihre Gesundheit überwacht und alle erforderlichen Überweisungen an Spezialisten vornimmt. Sie können in der Regel keinen Spezialisten aufsuchen, es sei denn, der Hausarzt genehmigt und überweist (es sei denn, sie möchten selbst dafür bezahlen).

HMOs gehen davon aus, dass sie mit der Zeit mehr Geld verdienen und die Menschen gesünder sein werden, wenn sie Sie gesund halten und sich um kleine Probleme kümmern, bevor sie zu großen werden. Aus diesem Grund decken sie in der Regel vorbeugende Maßnahmen wie körperliche Untersuchungen, Vorsorgeuntersuchungen bei Kindern usw. ab. Außerdem müssen die Patienten in der Regel weniger Papierkram ausfüllen.

Die letzte Krankenversicherungsoption ist die bevorzugte Trägerorganisation (PPO). PPOs vereinen das Beste aus der traditionellen Versicherungswelt und der HMO-Welt. Wie bei der HMO gibt es eine Liste von Anbietern, aus der Ihre Mitarbeiter auswählen müssen (ein Netzwerk), und sie müssen einen Hausarzt auswählen. Sie müssen nicht viel Papierkram ausfüllen, wenn sie zu einem Besuch kommen, zahlen nur eine kleine Zuzahlung, und die meisten Vorsorgemaßnahmen sind abgedeckt. Der Unterschied besteht darin, dass sie auch außerhalb der Liste der zugelassenen Ärzte zu jedem beliebigen Arzt gehen können. Sie müssen nur mehr bezahlen und Anspruchsformulare ausfüllen.

Die meisten Arbeitgeber schließen auch zahnärztliche Abdeckung und Sehabdeckung ein. Typischerweise zahlt die zahnärztliche Versorgung 100 % der vorbeugenden Leistungen, 80 % der Eingriffe wie Füllungen und 50 % der größeren Eingriffe wie Kronen. Die Kosten für die Sehhilfe werden in der Regel für eine Sehprüfung pro Jahr und eine Brille übernommen.

Bei der Suche nach Krankenversicherungen lohnt es sich, einen guten Makler zu finden. Der Makler kann Pläne von bis zu 15 verschiedenen Versicherern vertreten, sodass Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, was verfügbar ist, und mehr Vergleichseinkäufe tätigen können. Beachten Sie jedoch, dass die meisten Versicherer nur einmal ein Angebot für Ihr Unternehmen erstellen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen guten Makler ausgewählt haben, bevor Sie Angebote einholen.

Überprüfen Sie bei der Bewertung der Pläne die Selbstbehalte und Mitversicherungssätze. Wenn eine Police eine Zuzahlung erfordert, die mehr als 25 % des Verfahrensbetrags beträgt, dann suchen Sie woanders nach. Achten Sie auf ein gutes Leistungsangebot und die Absicherung von Langzeiterkrankungen und Vorerkrankungen. Es sollte auch eine Deckung von mindestens 1 Million US-Dollar geben. Überprüfen Sie auch die typischen Gebühren von Ärzten vor Ort, um sicherzustellen, dass die maximale Erstattung für ein bestimmtes Verfahren nicht zu niedrig ist.

Als nächstes müssen Sie die Versicherer überprüfen. Über ihre finanzielle Gesundheit können Sie sich bei Standard and Poor's informieren. Zusätzlich zu ihrer finanziellen Gesundheit müssen Sie auch ihre Zahlungshistorie untersuchen. Sie wollen keinen Versicherer, der keine Ansprüche zahlen will. Ihr Makler sollte Ihnen in diesem Bereich behilflich sein können.

Vergleichen Sie ihre Preise, ihre Dienstleistungen, ihre Leistungsbereiche und Listen von Ärzten (ob HMOs oder PPOs), und denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter (und Sie) mit Ihrer Wahl leben müssen - also machen Sie Ihre Hausaufgaben! Sie können eine Liste der registrierten Versicherungsmakler für Gesundheitsversicherungen in Ihrer Nähe erhalten, indem Sie sich an die National Association of Health Underwriters wenden.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines Unternehmen handelt, können Sie Ihr staatliches Versicherungsministerium anrufen, um Gesundheitsdienstleister für kleine Unternehmen in Ihrer Nähe zu finden, oder sich nach einem Gesundheitseinkaufsbündnis oder -verbandsplan umsehen. Diese Pläne ermöglichen es kleinen Unternehmen, eine Versicherung als Teil einer größeren Gruppe abzuschließen.

Gesundheitseinkaufsallianzen bieten kleinen Unternehmen einen erforderlichen Service, indem sie ihnen die Möglichkeit bieten, eine Gruppenversicherung zu niedrigeren Gebühren als normalerweise zu erwerben. Die Allianz erwirbt den Gesundheitsplan für seine Mitglieder (kleine Unternehmen) und lässt den Plan von einem externen Administrator verwalten. Bereiten Sie sich mit dieser Art von Gruppendeckung auf den Underwriting-Prozess vor. Dabei füllen häufig alle Mitarbeiter einen Fragebogen zu ihrer Gesundheit sowie der Gesundheit ihrer Familie aus. Überprüfen Sie auch die Abläufe der Allianz, um sicherzustellen, dass alle Gelder korrekt verwaltet werden.

Sie können sich auch bei Handels-, Berufs- und anderen Verbänden erkundigen, ob sie eine Gruppenkrankenversicherung anbieten.

Lesen Sie weiter, um mehr über andere Versicherungsarten zu erfahren.

Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherung

Lang- und Kurzzeitinvalidität

In den Vereinigten Staaten kurzfristige Behinderung (STD) wird von vielen Arbeitgebern nicht angeboten, einige Staaten verlangen es jedoch für bis zu 26 Wochen. Es soll kurzfristig das Erwerbseinkommen eines Arbeitnehmers infolge einer Behinderung ersetzen und beträgt in der Regel etwa 60 % des Bruttowochenentgelts des Arbeitnehmers. Auf diese Weise entspricht der Betrag, den die Mitarbeiter beziehen, näher dem Betrag des entgangenen Einkommens, das der Mitarbeiter vor der Invalidität tatsächlich (netto) nach Hause genommen hat.

Langfristige Behinderung (LTD) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber einige Unternehmen bieten es als Standardleistung an. Die Langzeitinvalidität ist eine Einkommensausfallversicherung, die infolge einer Invalidität eintritt. Sie basiert ebenfalls auf etwa 60 % des Bruttoeinkommens des Arbeitnehmers. Normalerweise gibt es eine Ausschlussfrist von 30 bis 180 Tagen, bevor die Leistungen beginnen, sodass sie normalerweise dort ansetzt, wo die kurzfristige Behinderung endet (wenn STD angeboten wird). LTD-Leistungen können lebenslang weiterlaufen, obwohl die meisten im Alter von 65 Jahren enden, wenn die Sozialversicherung einsetzt. Viele Arbeitgeber zahlen die gesamten Langzeitinvaliditätsprämien.

Einige Unternehmen zahlen für kurzfristige Arbeitsunfähigkeit und machen die langfristige optional, manchmal zu geringeren Kosten für den Mitarbeiter. Die Logik dahinter ist, dass Sie möchten, dass der Mitarbeiter nach einem kurzen, unvorhergesehenen Unfall oder einer Verletzung wieder an den Arbeitsplatz zurückkehrt – Arbeitgeber sehen selten, dass ein Mitarbeiter von einer langfristigen Behinderung zurückkehrt. Außerdem gibt es viele Variablen bei der Auswahl der Policen, alles von der Ausschlussfrist, die auf unterschiedlichen Zeiträumen basieren kann, wenn es sich um eine Verletzung oder Krankheit handelt, bis hin zu Beschränkungen bereits bestehender Erkrankungen, selbst gemeldeten Anspruchsbeschränkungen, Schutz der eigenen Tätigkeit, und Ratengarantie. Und wenn das Unternehmen für die Leistung zahlt, gilt sie als steuerpflichtiges Einkommen; wenn der Mitarbeiter für die Leistung zahlt, gilt sie als Versicherung und ist nicht steuerpflichtig.

Denken Sie an Ihren Arbeitsplatz und berücksichtigen Sie die Arten von Unfällen, die möglicherweise auftreten könnten, um zu entscheiden, welche Arten und Stufen der Berufsunfähigkeitsversicherung Sie abdecken sollten. Denken Sie auch daran, sich an einen seriösen Makler zu wenden, um das beste Angebot zu erhalten.

Lebensversicherung

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie Ihren Mitarbeitern eine Gruppenlebensversicherung für nur 5 Cent pro Versicherungswert von 1.000 US-Dollar anbieten. Kein schlechter Deal! Ihre Mitarbeiter und potenziellen Mitarbeiter werden dies zu schätzen wissen, da sie sich vor dem Versicherungsschutz nicht untersuchen lassen müssen und normalerweise den Plan in einen individuellen Lebensversicherungsplan umwandeln können, wenn/wenn sie das Unternehmen verlassen.

Die häufigste Deckung für Arbeitnehmer ist eine Police in Höhe ihres Gehalts. In den meisten Fällen zahlt der Arbeitgeber den gesamten Beitrag. Einige Unternehmen ermöglichen es dem Mitarbeiter auch, zu geringen monatlichen Kosten eine zusätzliche Versicherung für Familienmitglieder oder sich selbst abzuschließen. Die Versicherungstarife werden alle fünf Jahre bewertet, um dem steigenden (oder sinkenden) Durchschnittsalter der Mitarbeiter Rechnung zu tragen, sodass die Tarife je nach demografischen Merkmalen des Unternehmens schwanken können.

Wenn Ihr Unternehmen weniger als 10 Mitarbeiter hat, können Sie wahrscheinlich keine Gruppenlebensversicherung abschließen.

Als nächstes gehen wir über den bezahlten Urlaub. Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht nur bezahlen, wenn sie arbeiten, sondern manchmal auch, wenn sie nicht arbeiten...

Bezahlte Freizeit

Sie verbringen etwa 10 % Ihrer Gehaltsabrechnung für bezahlte Freizeit. Bezahlte Freizeit ist ein sehr hoch bewerteter Vorteil, insbesondere bei so vielen Arbeitnehmern, die sich bemühen, Beruf und Familienleben unter einen Hut zu bringen.

Die meisten Unternehmen gewähren allen Mitarbeitern bezahlten Urlaub. Der nationale Durchschnitt liegt bei 10 1/2 bezahlten Feiertagen pro Jahr. Dies sind in der Regel der Neujahrstag, der Tag des Präsidenten, der Gedenktag, der Unabhängigkeitstag, der Tag der Arbeit, der Erntedankfest, der Tag nach dem Erntedankfest, Heiligabend und der Weihnachtstag. Zusätzlich zu den Standardferien bieten einige Unternehmen auch ein bis zwei schwimmende Feiertage oder persönliche Tage an. Diese Tage können genutzt werden, wann immer der Mitarbeiter sie nutzen möchte, und kompensieren häufig religiöse Feiertage, die nicht Teil des standardmäßigen bezahlten Urlaubsplans des Unternehmens sind.

Die durchschnittliche Zahl der Urlaubstage für neue Mitarbeiter beträgt 10 pro Jahr, mit einer Erhöhung auf 15 nach fünf Jahren und 20 nach 10 bis 15 Jahren. Urlaubszeit wird auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis berechnet, und die meisten Unternehmen verwenden ein Kalenderjahr, um ihre Aufzeichnungen zu vereinfachen.

Wenn die Erkältungs- und Grippesaison zuschlägt, werden Ihre Mitarbeiter beginnen, die von Ihnen angebotenen bezahlten Krankheitstage zu nutzen. Die meisten Unternehmen sehen 6 bis 9 Krankheitstage vor. Im Gegensatz zu Urlaubszeiten steigt die Anzahl der von Unternehmen angebotenen Krankheitstage im Laufe der Jahre normalerweise nicht an, und wenn Sie eine Richtlinie festlegen, die ungenutzten Krankenstand nicht auf das folgende Jahr überträgt, müssen Sie sich auf viele Schnupfen im Dezember einstellen. Einige Unternehmen erlauben Mitarbeitern, ihre bezahlten Krankheitstage auch für die Pflege erkrankter Familienmitglieder zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Richtlinie festlegen und sich daran halten.

Einige Unternehmen (ca. 25 %) bieten eine größere Summe bezahlter Freizeit (PTO) an, die nach Belieben des Mitarbeiters verwendet werden kann. Ein typisches Szenario könnte darin bestehen, in den ersten fünf Jahren drei Wochen bezahlte Freizeit zu gewähren, dann den Betrag nach zehn Jahren auf vier Wochen zu erhöhen und so weiter.

Sowohl im bezahlten Urlaub als auch in PTO-Situationen müssten die Mitarbeiter die Freistellung im Voraus beantragen, außer in Notfällen. Die Zeit kann in der Regel in Halbtagesschritten genommen werden. Die Zeit wird monatlich oder quartalsweise angesammelt und angespart, bis der Mitarbeiter sie verbraucht. Wenn der Mitarbeiter den Job verlässt, wird der Mitarbeiter normalerweise für die angesparte Zeit bezahlt.

Ob Sie ungenutzte Urlaubstage oder PTO auf das Folgejahr übertragen lassen, bleibt Ihnen überlassen. Einige Unternehmen erlauben die Übertragung einer bestimmten Anzahl von Tagen, aber alle Tage über dieser Anzahl gehen verloren. Andere erlauben es Mitarbeitern, eine Sondergenehmigung von ihren Vorgesetzten einzuholen, um Tage zu übertragen, mit der Maßgabe, dass sie bis zu einem bestimmten Datum im folgenden Jahr verwendet werden. Die Übertragung von Krankheitstagen von einem Jahr auf das nächste ist ein weiteres Problem, mit dem man ringen muss. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen, wenn Mitarbeiter aufgrund von Kranken- oder Urlaubsgeld für längere Zeit mit vollem Gehalt ausfallen würden, zusätzlich zur Deckung des Produktivitätsverlusts. Denken Sie auch daran, dass das Übertragen dieser Bankarbeitstage auf ein anderes Jahr Ihrem Buchhalter, Buchhalter oder Controller Kopfschmerzen bereiten kann.

Lesen Sie weiter, um mehr über andere Vorteile zu erfahren.

Sonstiger Urlaub und Leistungen

Schwurpflicht, Militärurlaub und Trauerfall

Vergessen Sie nicht, Richtlinien zu Geschworenendienst, Militärurlaub und Trauerfall einzubeziehen. Diese Situationen können häufiger auftreten, als Sie denken, und selbst wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleines Unternehmen handelt, müssen Sie über Richtlinien verfügen, um diese anzugehen, damit Sie wissen, dass Sie konsequent damit umgehen. In der Regel gewähren Unternehmen bis zu zwei Wochen pro Jahr für Geschworenen- oder Militärurlaub und bis zu drei Tage pro Jahr für Trauerfälle.

Sie benötigen auch eine Richtlinie zum Mutterschafts- und/oder Vaterschaftsurlaub. Ob dieser Urlaub bezahlt oder unbezahlt ist, bleibt Ihnen überlassen (dazu später mehr).

Inländische Partnervorteile

Das sehr umstrittene Thema Arbeitslosengeld für Lebenspartner ist in den letzten Jahren immer häufiger geworden. Wenn Ihre Belegschaft sehr vielfältig ist, sollten Sie erwägen, inländische Partner in Ihr Leistungsprogramm einzubeziehen. Der Schwerpunkt der meisten Leistungen für inländische Partner scheint auf der Gesundheitsversorgung zu liegen, aber viele gehen auch auf Lebensversicherungen, Familienurlaub und andere Bereiche über.

Auch wenn Sie denken, dass die Gründe für die Einbeziehung des Lebenspartnerschutzes in Ihr Leistungsprogramm einfach eine Verpflichtung zu Vielfalt und öffentlichem Image sind, denken Sie auch daran, dass Ihre engsten Konkurrenten dies möglicherweise anbieten. Wenn Sie es nicht auch anbieten, behindern Sie möglicherweise Ihre eigenen Bemühungen, Talente für Ihre Belegschaft zu gewinnen. Die Werte und Überzeugungen Ihres Unternehmens und Ihr Arbeitsmarkt werden allesamt entscheidende Faktoren dafür sein, ob Sie eine Versicherung für inländische Partner anbieten.

Erkundigen Sie sich bei den Versicherungsgesetzen Ihres Staates und auch bei Ihrem Versicherer, da es immer noch einige Einschränkungen gibt, die Ihre Fähigkeit beeinträchtigen können, die Leistung anzubieten, selbst wenn Sie dies möchten.

Aktienoptionen/Gewinnbeteiligung

Aktienoptionen werden häufig als Instrument zur Bindung von Mitarbeitern verwendet und erfreuen sich auf dem heutigen Arbeitsmarkt wachsender Beliebtheit. Je nach Geschäft und Branche können Aktienoptionen ein sehr wertvoller und verlockender Vorteil sein, den man Mitarbeitern und potenziellen Mitarbeitern anbieten kann. Die Entscheidung, Aktienoptionen anzubieten, ist ein Kinderspiel; die Entscheidung über die Art des Optionsplans ist eine andere Geschichte.

Es gibt drei Klassen von Aktienoptionen:Incentive-Aktienoptionen (ISO), Aktienkaufplanoptionen für Mitarbeiter und nicht qualifizierte Optionen .

Die beliebtesten Pläne sind ISOs und nicht qualifizierte Pläne. Bei beiden Plänen wird dem Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Aktien angeboten, die er zu einem bestimmten Datum kaufen (ausüben) kann. Die Aktien können zum Aktienwert zum Zeitpunkt der Gewährung der Option erworben werden. Wenn also der Wert der Aktie gestiegen ist, wenn die Mitarbeiter ihre Option ausüben, dann bekommen sie ein gutes Geschäft; wenn nicht, dann sind die Aktienoptionen nichts wert.

Diese beiden Pläne unterscheiden sich in der Art und Weise, wie das Geld besteuert wird. Bei ISOs zahlen die Mitarbeiter bis zum späteren Verkauf der gekauften (ausgeübten) Aktien keine Steuern. Zu diesem Zeitpunkt unterliegt jedes Geld, das sie aus der Transaktion verdient haben, der Kapitalertragssteuer anstelle der Einkommenssteuer. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass sie die Aktien mindestens zwei Jahre nach Gewährung der Option oder innerhalb eines Jahres nach Ausübung ihrer Option (Kauf der Aktie) nicht verkaufen. Zu beachten ist außerdem, dass bei Ausübung der Option durch den Mitarbeiter kein Unternehmensabzug erfolgt.

Mit nicht qualifizierten Plänen , die steuerliche Situation ist anders. Mitarbeiter müssen Einkommenssteuer auf alle Gewinne zahlen, die sie bei der Ausübung ihrer Optionen erzielt haben (vorausgesetzt, der Mitarbeiter erzielt einen Gewinn basierend auf dem aktuellen Wert der Aktie). Wenn die Aktie beispielsweise bei Gewährung der Optionen mit 2 USD pro Aktie bewertet wurde und bei Ausübung der Optionen mit 5 USD bewertet wird, muss auf den Gewinn von 3 USD pro Aktie eine gewöhnliche Einkommenssteuer gezahlt werden. In gleicher Höhe kann auch ein Firmenabzug erfolgen. Wenn der Mitarbeiter später die Aktie behält und sie weiter an Wert gewinnt, schuldet er beim Verkauf nur die Kapitalertragssteuer auf die zusätzliche Wertsteigerung.

Aktienkaufpläne für Mitarbeiter sind eine weitere Option für Arbeitgeber, die neue Mitarbeiter locken wollen. Im Gegensatz zu ISOs und nicht qualifizierten Plänen werden Aktienkaufpläne für Mitarbeiter in der Regel allen berechtigten Mitarbeitern angeboten. Mitarbeiter können die Aktie in der Regel zu etwa 85 % ihres Marktwertes erwerben. Die meisten Unternehmen gestatten Mitarbeitern den Kauf von Aktien in Höhe von bis zu 10 % der Gesamtvergütung und bieten Lohnabzüge für die Zahlung an.

Eine weitere weniger bekannte Option, die besonders für kleine und private Unternehmen attraktiv ist, ist der Phantom-Stock-Plan . Phantom-Stock-Pläne funktionieren ähnlich wie die anderen Aktienoptionen, aber das Risiko, Aktien des Unternehmens zu teilen, besteht nicht. Sie können Ihren Mitarbeitern Aktien zu einem festgelegten Preis ausgeben, der auf dem aktuellen Wert Ihres Unternehmens basiert, und dann zu einem bestimmten Datum in der Zukunft den Wert des Unternehmens neu bewerten. Wenn die Aktie gestiegen ist und der Mitarbeiter verkaufen möchte, stellen Sie dem Mitarbeiter einen Scheck über den erhöhten Betrag aus. Ihr Mitarbeiter zahlt Steuern auf den zusätzlichen "Lohn", und Ihr Unternehmen kann einen Steuerabzug vornehmen.

Gewinnbeteiligungspläne

Etwa 40 % der Unternehmen bieten Gewinnbeteiligungspläne an. Gewinnbeteiligungsprogramme erfordern die Aufstellung einer Formel für die Verteilung der Unternehmensgewinne. Die Formel basiert in der Regel auf 5 % bis 6 % des Gehalts des Arbeitnehmers. Sie beinhalten in der Regel eine Sperrfrist von bis zu sieben Jahren. Das Gute an Gewinnbeteiligungsplänen ist, dass Sie entscheiden können, ob und wie viel Ihr Unternehmen zu dem Plan beiträgt. In weniger rentablen Jahren können Sie sich dafür entscheiden, keinen Beitrag zu leisten. Außerdem können Sie steuern, wie das Geld investiert wird, und die Verwaltung ist nicht so teuer wie bei anderen Plänen.

Employee Stock Ownership Plans (ESOPs)

ESOPs sind die häufigste Form der Mitarbeiterbeteiligung in den Vereinigten Staaten. Sie ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, einen Teil des Unternehmens zu besitzen, ohne dass sie Aktien kaufen müssen. Ihr Unternehmen kann entweder öffentlich oder privat sein, und die Aktien werden normalerweise durch jährliche Beiträge an die Mitarbeiter übertragen. ESOPs können, wie die anderen Methoden des Mitarbeiteraktienbesitzes, Ihr Endergebnis durch das gesteigerte Bewusstsein und das begründete Interesse der Mitarbeiter am Erfolg des Unternehmens verbessern. Wenn Sie daran interessiert sind, einen Teil oder das gesamte Eigentum an Ihre Mitarbeiter zu übertragen, ist dies möglicherweise eine gute Option für Ihr Unternehmen. Die Beiträge sind von der Steuer absetzbar, Sie können gegen den ESOP Kredite aufnehmen, und Aktienbesitzer können ihre Anteile beim Ausscheiden an das Unternehmen zurückverkaufen und sich der Steuer entziehen, wenn das Geld aus dem Verkauf in ein anderes Wertpapier überführt wird. ESOP-Konten sind bis zur Pensionierung steuerbefreit.

Als Nächstes sprechen wir über Pensionspläne.

Altersvorsorge

Der Altersvorsorge- (oder Renten-) Plan Ihres Unternehmens ist nicht nur gut für Ihre Mitarbeiter, sondern auch einer der besten verfügbaren Steuervorteile – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter. Sie können Beiträge abziehen, und die Beiträge werden dem Arbeitnehmer steuerlich aufgeschoben.

Pensionspläne fallen in zwei Kategorien:beitragsorientierte Pensionspläne und leistungsorientierte Pensionspläne.

Leistungsorientierte Pensionspläne sind Pläne mit festgelegten Leistungen, und Beiträge, die ein Unternehmen in den Plan leistet, basieren auf versicherungsmathematischen Annahmen. Ihr Mitarbeiter weiß, wie hoch sein Rentenbetrag sein wird, und kann entsprechend planen.

Beitragsorientierte Altersvorsorge richten Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter nach dem auf das Konto eingezahlten Geldbetrag aus. Einige der Arten von Konten, die in diese Kategorie fallen, umfassen:Rentenpläne mit Gewinnbeteiligung, Rentenpläne mit Geldkauf, Rentenpläne mit Zielleistung, Rentenpläne mit Aktienprämien, ESOPs, Sparrentenpläne und 401(k)-Rente Pläne.

401(k)-Pläne

Der beliebteste der beitragsorientierten Pensionspläne ist der 401(k). It has been around since 1978, and allows employees to contribute up to $12,000 of pre-tax money ($12,000 as of 2003; this increases by $1,000 each year until it reaches $15,000 in 2006), which is the highest of any of the pension plans. The employee and employer combined cannot contribute over $40,000 annually (or an amount equal to the employee's salary, whichever is less) to the employee's account.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

EINFACHE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. Dazu gehören:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and match. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Vorteile
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine