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Automatisierung von Geschäftsprozessen:Ultimativer Leitfaden

Ein gut geführtes Unternehmen analysiert ständig Geschäftsprozesse und sucht nach Wegen, diese effizienter zu gestalten. Es sucht auch nach Möglichkeiten zur Überprüfung, aktualisieren, Veränderung, ersetzen oder beseitigen Sie ihre Prozesse regelmäßig, um die Geschäftsaktivitäten abteilungsübergreifend in Übereinstimmung mit den Geschäftszielen zu halten. Dieses Prozessmanagement basiert auf dem Zugriff, Überwachung und Analyse einer Vielzahl von Metriken, und die Führungskräfte konsequent weiterzubilden und zu aktualisieren.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist der Einsatz von Technologie zur Unterstützung oder Übernahme manueller, sich wiederholende Aufgaben oder Prozesse. BPA kann große Effizienzgewinne erzielen, spart der Organisation Zeit und Geld, Fehler reduzieren, und Transparenz erhöhen. Diese Automatisierung kann verschiedene Formen annehmen und kann Unternehmen in allen Branchen und in allen Abteilungen dieser Unternehmen zu Ergebnissen führen. BPA ist am effektivsten, wenn es banale, wiederholbare Aufgaben, die die Zeit oder die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter nicht optimal nutzen.

BPA unterscheidet sich vom Geschäftsprozessmanagement (BPM), was sich auf ein umfassenderes Bemühen zur Regulierung unternehmensweiter Prozesse bezieht, anstelle der engeren und aufgabenspezifischen Workflows von BPA, die normalerweise auf Abteilungsebene ablaufen. BPA fällt unter BPM, aber es ist nur ein Teil dieses größeren Puzzles.

Warum ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen wichtig?

Die Vorteile der Verwendung von BPA sind erheblich und umfassen:

Kosten senken - Beispielsweise, durch Steigerung der Effizienz und Reduzierung der Gehaltsabrechnung und der damit verbundenen Kosten.
Erhöhung der Prozesstransparenz – Aufkeimende Probleme, die Sie nicht frühzeitig sehen können, neigen dazu, zu wachsen und es teurer zu werden, später anzugehen.
Prozesse standardisieren – Zeit sparen, Aufwand und Geld für das Auffinden von Informationen in nicht standardisierten Formularen und Feldern; Aufgaben erledigen, und Sicherstellung der Einhaltung interner Anforderungen und externer Vorschriften, neben anderen Vorteilen.
Verbesserung der Compliance - Beispielsweise, menschliche Fehler und Ungerechtigkeiten werden reduziert, und jeder Prozess wird gemäß den von Ihnen festgelegten Compliance-Regeln auf die gleiche Weise abgeschlossen.
Prozesse vereinfachen – Es ist üblich, dass Prozesse über Jahre und sogar Jahrzehnte andauern, nur weil „das immer so gemacht wurde“. Neue Technologien und Veränderungen im Geschäft oder Markt erfordern jedoch möglicherweise eine agilere Arbeitsweise – die Vereinfachung von Prozessen kann dieses Ziel erheblich erreichen.
Verbesserung der Rechenschaftspflicht – Die Rechenschaftspflicht wird durch erhöhte Transparenz und regelmäßige Berichterstattung verbessert, damit Sie sehen, wo alles steht und wer oder was einen Engpass verursacht.
Steigerung der Effizienz – Automatisierung erledigt Aufgaben schneller und fehlerfreier als Menschen, wodurch Wartezeiten in Warteschlangen und Fehlerauflösungen reduziert werden. Nur Ausnahmen müssen von den Mitarbeitern geprüft werden.
Verringerung oder Eliminierung menschlicher Fehler – Die Automatisierung führt den Prozess jedes Mal gleich ohne Abweichungen oder Fehler durch. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Prozess nach Bedarf aktualisieren, um sicherzustellen, dass er wie erforderlich funktioniert.
Anpassung der Prozessverbesserung an den Unternehmenszielen – Das gängige Geschäftsmantra ist, mit weniger mehr zu erreichen. Durch die Beschleunigung von Prozessen, Verbesserung der Effizienz, Reduzierung von Fehlern, Verbesserung der Compliance und Reduzierung von Kosten wie Gehaltsabrechnung, BPA ermöglicht Geschäftsprozessverbesserungen, die eng an den Zielen des Unternehmens ausgerichtet sind, von der Verbesserung des Wettbewerbsvorteils bis hin zur Einhaltung des Budgets.
Ermöglichung von 24-Stunden-Services für Mitarbeiter und Kunden – Kunden und Mitarbeiter leben und arbeiten oft in unterschiedlichen Zeitzonen. Es wäre zu kostspielig, ein 24/7-Büro zu besetzen, um in jeder Zeitzone vollen Service zu bieten. Automatisierung ist ein weitaus effizienteres und kostengünstigeres Mittel, um jedem Service zu bieten, überall und in ihrem Zeitplan.

BPA hilft einem Unternehmen nicht nur, den Personalaufbau im gleichen Tempo zu vermeiden, wie es wächst, sondern kann auch die Arbeit aller Mitarbeiter verbessern. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt tendenziell mit der Verwendung von BPA. Laut einem CIO-Bericht „Wenn Mitarbeiter mehr Zeit mit den interessanten und lohnenden Aspekten ihres Jobs verbringen, Produktivität und Zufriedenheit steigen und damit auch die Mitarbeiterbindung.“

Evolution der Geschäftsprozessautomatisierung

Mit dem Aufkommen von Materialbedarfsplanungssystemen (MRP) begannen Unternehmen mit der Automatisierung grundlegender Geschäftsaufgaben. ein Vorläufer von Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen, In den 1960ern. Die Automatisierungsbemühungen nahmen zu, als in den 70er Jahren immer mehr Unternehmen ihre eigenen MRP-Lösungen bauten und in den 80er Jahren neue Funktionen hinzufügten. BPA machte in den 90er Jahren einen weiteren Sprung nach vorne, als die ersten modernen ERP-Systeme auf den Markt kamen und schnell bei großen Unternehmen beliebt wurden. ERP-Software bot eine zentrale Datenbank für ein ganzes Unternehmen, führt zu Effizienzgewinnen, die über die reine Fertigung hinausgehen, das Hauptaugenmerk von MRP.

Innovation hat in den letzten Jahren zur Entwicklung ausgereifter Datenverarbeitungstools und einer verstärkten Automatisierung durch Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) geführt. Heute, BPA erstreckt sich über die Prozess- und Integrationsautomatisierung hinaus auf Tools, die maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI) verwenden.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Art der Automatisierung, die auf benutzerdefinierten Regeln beruht, um eine Aufgabe auszuführen. RPA wird eine Aufgabe immer wieder ausführen, ohne Ausnahmen zu machen oder mit der Zeit intelligenter zu werden. wie maschinelles Lernen. In diesem Sinne, es ist keine Form der „intelligenten Automatisierung“ und eignet sich am besten für grundlegende, sich wiederholende Prozesse. Beispiele sind Roboter in einer Fabrik, die beim Zusammenbau von Autos helfen, oder eine Regel in Ihrem Beschaffungssystem, die jede Bestellung ab einem bestimmten Betrag zur Genehmigung vormerkt, sagen $500.

Beispielsweise, nach Gartner, Mit RPA lassen sich 89 % des allgemeinen Rechnungswesens und 72 % des Finanzcontrollings und des externen Berichtswesens automatisieren. Und RPA kann zu großen Vorteilen führen – der Return on Investment (ROI) für RPA-Implementierungen im ersten Jahr liegt zwischen 30 % und 200 % und wird hauptsächlich durch Arbeitseinsparungen erzielt. nach McKinsey &Company.

BPA vs. RPA

RPA ist eine Art von BPA, aber es gibt mehrere Unterschiede zwischen BPA und RPA. Für eine Sache, BPA ist eine Automatisierung, die die Bemühungen menschlicher Mitarbeiter verstärkt, während RPA normalerweise die gesamte Arbeit der Mitarbeiter übernimmt. BPA kann sich auch nicht an sich ändernde Umstände anpassen, aber RPA kann.

BPA kann Jobs eliminieren, die hauptsächlich das Ausfüllen von Formularen und andere sich wiederholende Aufgaben beinhalten, die von der Genehmigung von Krediten oder Urlaubsgenehmigungen für Mitarbeiter bis hin zum Auffüllen von Lagerbeständen reichen. aber es kann nicht entscheiden, ob es den darauffolgenden Prozess ändern soll, oder eine Änderung des Geschäftsziels.

RPA ist keine aufgemotzte Version von BPA. Eher, Der Hauptunterschied besteht darin, dass BPA normalerweise einen komplexen Prozess vorstellt, während RPA einfachere Dinge angeht, die Zeit erfordern – aber nicht sollte.

5 wichtige Anwendungsfälle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

BPA kann in vielen Bereichen eingesetzt werden und könnte die Effizienz unzähliger Aufgaben verbessern. Jedoch, Es gibt einige Gemeinsamkeiten zwischen Anwendungsfällen, die helfen können, herauszufinden, wo BPA eingesetzt werden sollte.

Allgemein gesagt, Jeder Prozess mit einem oder mehreren der folgenden Merkmale ist ein guter Anwendungsfall für BPA:

Hohes Volumen an sich wiederholenden Aufgaben
High-Touch-Prozesse (in der Regel mit mehreren Personen)
Zeitkritische Prozesse (gebunden an ein Ereignis, Umstand oder Frist)
Notwendigkeit von Audit Trails (Compliance, Sicherheit, Prüfungen, etc.)
Hohe Auswirkung (auf andere Prozesse, Fristen oder Abteilungen)

Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?

Geschäftsprozesse können nach Rollen oder durch spezifische, automatisierungsreife Workflows automatisiert werden. Durch die Vereinfachung der Prozessautomatisierung nach Rollen, ein Geschäftsführer, FINANZVORSTAND, CIO oder ein Geschäftsbereichsleiter können viele ihrer täglichen oder wöchentlichen Aufgaben einfacher automatisieren.

Eine weitere Möglichkeit zu bestimmen, was automatisiert werden soll, sind verwandte oder gruppierte Prozesse. Ein Beispiel ist die grundlegende Automatisierung, die auf Best Practices basiert, die ein Softwareanbieter aus jahrelanger Zusammenarbeit mit Unternehmen in verschiedenen Branchen lernt. Weitere Beispiele sind vorgefertigte Berichte und vorkonfigurierte Rollen in Business-Intelligence-(BI-)Dashboards und -Metriken zur Steuerung der Automatisierung, und intelligente Phasenimplementierungen, die sich auf inkrementelle Prozessautomatisierungen konzentrieren, um mit den geringsten Betriebsunterbrechungen voranzukommen.

Welche Business Functions können BPA verwenden?

Es gibt zwei Kategorien von Geschäftsfunktionen:Kern und Support. Kernfunktionen sind die Aktivitäten, die zu Einnahmen für das Unternehmen führen. Dies sind der Hauptgrund, warum das Geschäft existiert und hoffentlich gedeiht. Supportfunktionen sind sekundäre Aktivitäten, die die Kernfunktionen unterstützen.

Viele Schritte in Kern- und Supportfunktionen, wie Callcenter, Abbrechnungsverbindlichkeiten, Debitoren- und Lieferkettenmanagement, kann mit BPA oder RPA automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Supportfunktionen sind die Aktivitäten, die am ehesten ausgelagert werden, von Unternehmen, die sich ausschließlich auf Aktivitäten konzentrieren möchten, die Einnahmen generieren, insourced oder Near-Sourcing. Beispiele sind Vertrieb/Logistik, Marketing und Vertrieb, IT- und technische Dienstleistungen, und administrative Aufgaben wie Personal und Gehaltsabrechnung. Jedoch, viele Supportfunktionen sind gute Anwendungsfälle für BPA, die zusätzlich die Outsourcing-Kosten senken oder eliminieren können.

Welche Branchen automatisieren ihre Geschäftsprozesse?

Die meisten Branchen verwenden BPA heute, um Dinge wie Projekte, Portfolios, Wissenswertes, Self-Service-Portale, Arbeitsabläufe und Datenflüsse. Die Branchen, die BPA am stärksten verwenden, sind Banken, Gesundheitsvorsorge, Telekommunikation und Produktion.

Die Prozessautomatisierung entstand zuerst in der Fertigungsindustrie und ist dort bis heute prominent. In der Produktion wird RPA auch stark genutzt. da in der Produktion häufig Roboter eingesetzt werden. Aber fast alle Branchen automatisieren ihre Prozesse heute zu einem gewissen Grad.

Finanzabteilungen setzen RPA routinemäßig ein, um die Effizienz zu steigern, Compliance und Produktivität, pro Gärtner. Das Forschungsunternehmen berichtet, dass „rund 80 %“ der Finanzverantwortlichen derzeit RPA verwenden oder dies planen. Kreditorenbuchhaltung und Vertragsmanagement sind zwei Top-Bereiche, in denen BPA und RPA eingesetzt werden.

Der Kundenservice ist eine weitere Abteilung, in der BPA beliebt ist. Laut dem Marktforschungsunternehmen Forrester die Kundendienstbranche „verwendet robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) häufig als taktischen und kurzfristigen Ansatz, um gängige Agentenaufgaben zu digitalisieren“. Weiter, Forrester berichtet, dass Unternehmen in anderen Branchen, die sich auf die Verbesserung der Kundenerfahrung konzentrieren, BPA verwenden, um diese Bemühungen zu unterstützen.

Personalabteilungen verwenden häufig Prozessautomatisierung, um Onboarding- und Self-Service-Tools für Mitarbeiter zu vereinfachen und zu beschleunigen. wie zum Beispiel die Anmeldung zu Sozialleistungen. Die Hochschulbildung verwendet BPA, um die Effizienz zu steigern und die Erfahrungen für Studenten und Mitarbeiter zu verbessern. Es kann alles von Anrufen und Wohnheimzuweisungen verwalten, zu Speiseplänen, zu medizinischen Diensten.

Schritte zum Einstieg in die Geschäftsprozessautomatisierung

Während es in einer Organisation einige Unterschiede bei der Bereitstellung von BPA geben wird, Es gibt einige universelle Schritte für den Einstieg. Während Unternehmen beschließen können, BPA gleichzeitig im gesamten Unternehmen bereitzustellen, Viele Unternehmen finden es einfacher und produktiver, mit der Automatisierung auf Abteilungsebene zu beginnen. Hier sind einige Schritte, um mit BPA zu beginnen:

Geschäftsziele skizzieren und abgleichen – Identifizieren und priorisieren Sie zu automatisierende Prozesse, je nachdem, inwieweit sie die kurz- und langfristigen Geschäftsziele voranbringen.
Klein anfangen – Überprüfung einer Prozesslandkarte, vielleicht aus einem BPM-System oder einem, das Ihr Team entwickelt hat. Wählen Sie dann einen Prozess, der viele sich wiederholende Aufgaben enthält und viele Möglichkeiten zur Zeit- und Kosteneinsparung bietet, um ihn zuerst zu automatisieren. Mitarbeiter-Onboarding, Kunden-Onboarding, einfache Kundenbetreuung oder Verwaltung von Treueprogrammen sind gute Ausgangspunkte. Die Idee ist, groß zu denken, aber die Arbeit in kleinen Schritten zu erledigen. Wenn Sie mit einfacheren Aufgaben beginnen, kann Ihr Team auch Erfahrung und Vertrauen in die Bereitstellung der Automatisierung sammeln.
Bewerten und wählen Sie BPA-Tools – Wählen Sie die erforderlichen BPA-Tools – eingebettet in ERP- oder CRM-Systeme oder ein eigenständiges System wie BPMS – entsprechend den Automatisierungsaufgaben, die sich in Ihrer Prozessüberprüfung und -abbildung ergeben.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, bestimmte Prozesse zu rationalisieren – Können Dinge wie automatisierte Bestellbestätigungs-E-Mails, Marketing Automation oder automatisierte Formulare machen Ihren Mitarbeitern die Arbeit schneller oder einfacher?
Integrieren Sie Daten und andere Software – Ziehen Sie automatisch Informationen in den Prozess und stellen Sie sicher, dass die abgerufenen Daten korrekt sind. vollständig und relevant.
Änderungsmanagement – Holen Sie sich Input von betroffenen Geschäftsbereichen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung für ihre Arbeitsabläufe sinnvoll ist. Sichern Sie sich frühzeitig deren aktive Unterstützung bei den Automatisierungsbemühungen.
Automatisieren – Verwenden Sie die richtigen Tools, um die Automatisierungen für die Prozesse zu aktivieren, die Sie zuvor identifiziert und priorisiert haben.
Prüfen – Automatisierung wird die richtigen Dinge tun – oder die falschen Dinge – ohne Fehler, und immer wieder. Testen Sie die Automatisierung, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Rückmeldung bekommen – Wenden Sie sich an Benutzer und Geschäftsbereiche, um sicherzustellen, dass die Automatisierung hilft und ihre Arbeit und spezifische Aufgaben nicht beeinträchtigt.
Metriken einrichten und überwachen – Messen Sie den Nutzen und die Effektivität der Automatisierung und optimieren Sie den Prozess nach Bedarf.

Phasen der Geschäftsprozessautomatisierung

Es gibt vier allgemeine Arten von BPA und vier allgemeine Phasen. Die Typen werden nach Komplexität und die Phasen nach Funktion unterschieden. Es ist üblich, dass ein Unternehmen BPA in mehreren Arten und Phasen verwendet. im Gegensatz zu einem einheitlichen Staat. Mit anderen Worten, einzelne Prozesse können verschiedene Arten und Phasen haben.

Vier Arten der Geschäftsprozessautomatisierung:

Einstiegs-BPA – Automatisierung von Low-Level-, grundlegende und sich wiederholende Aufgaben und Prozesse.
Mittleres BPA – Automatisierung von Aufgaben auf mittlerer Ebene wie Berechnungen mit Daten aus mehreren Formularen und Feldern, wie es beim Ausfüllen von Steuerformularen und beim Kundenservice in Callcentern üblich ist.
RPA – Automatisierung aller oder fast aller Prozesse.
Hyperautomation – End-to-End-Automatisierung, die mehrere Automatisierungstechnologien kombiniert.

Vier allgemeine Phasen von BPA-Projekten:

Analyse – Überprüfen Sie die Infrastruktur der Organisation.
Implementierung – Einrichten und Anpassen der Technologien.
Integration – Verwenden Sie API und andere Integrationstools, um Daten und Workflows zu kombinieren, um die Automatisierung zu unterstützen.
Wartung und Support – Reparieren Sie jeden Bruch, Fehler korrigieren, Engpässe beseitigen, Prozesse verfeinern und optimieren.

Vorteile von Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung

Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung vereinfachen die Automatisierung von Aufgaben, ohne manuelle Eingabe, Betriebskosten zu senken und Arbeitsressourcen effizient einzusetzen. Sie enthalten oft Vorlagen, denen Ihr Team folgen kann, um gängige Prozesse zu automatisieren. Hinzufügen von Konsistenz und Einfachheit.

Best Practices für die Geschäftsprozessautomatisierung

Es ist immer klug, die Erfahrungen der Vorgesetzten bei der Bereitstellung einer bestimmten Technologie zu nutzen. Hier sind einige Best Practices, die Ihnen bei der Bereitstellung von BPA helfen:

Denke groß, aber fange klein an. Denken Sie bei der Entwicklung Ihrer Strategie an das Ganze und nicht an die Teile, die Sie automatisieren möchten. Konzentrieren Sie sich jedoch darauf, kleine Schritte bei der Bereitstellung der Automatisierung zu unternehmen, die Sie am Ende stetig dazu bringen, das Gesamtbild zu vervollständigen.
Organisieren Sie Ihre Daten. BPA ist nur so gut wie die Daten, auf denen es läuft. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Daten sauber sind, vollständig und nicht in Silos abgeschlossen. Achten Sie darauf, Felder und Datenformulare zu standardisieren, wie Adresskürzel und andere Abweichungen. Ebenfalls, Eliminieren Sie doppelte und veraltete Daten. Es ist viel einfacher, diese Probleme jetzt zu lösen als später.
Verwenden Sie BPM, um zuerst Ihre Prozesse zu rationalisieren. BPM-Software wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse zu organisieren und zu optimieren. BPM kann auch dabei helfen, Lücken in und zwischen Prozessen zu lokalisieren, die einen Datenzugriff oder eine Integration mit anderen Prozessen erfordern.
Nutzen Sie das ERP-System. Führen Sie Prozesse und Daten über alle Geschäftsbereiche hinweg zusammen und schließen Sie Lücken zwischen Prozessen, indem Sie das ERP-System nutzen, die bereits als zentrale Datenbank für Ihr Unternehmen dient. Sie können auch auf einige Automatisierungstools innerhalb von ERP zugreifen und sich mit Geräten des Internets der Dinge (IoT) integrieren.
Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung. Automatisierung ist keine „einstellen und vergessen“-Übung. Sie möchten, dass BPA reibungslos und mit wenig bis gar keinem menschlichen Eingriff läuft. Jedoch, Sie müssen sich ständig ändern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Planen Sie, Ihre Prozesse und Automatisierung regelmäßig zu überprüfen, um festzustellen, welche Verbesserungen Sie als nächstes anstreben.

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Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen bei der Arbeit in Unternehmen gibt es heute reichlich. Aber hier sind sechs gängige Beispiele:

Automatisierte Wissensressourcen mit Chatbots – BPA automatisiert die Auswahl von Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Kunden dem Unternehmen stellen, Self-Service zu einem effizienten Tool zur Mitarbeiterunterstützung machen. BPA, das mit Chatbots verwendet wird, reduziert die Kosten der Mitarbeiter im Support und im Personalwesen, da sie nicht auf grundlegende reagieren müssen, häufige Fragen. Es kann auch den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten im Kundenservice oder in der Personalabteilung reduzieren, was zu weiteren Einsparungen führt.
Automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding – Automatisierte Onboarding-Prozesse können sicherstellen, dass Unternehmen die Compliance-Anforderungen in Bezug auf von Mitarbeitern bereitgestellte Ausweisdokumente und rechtliche Hinweise erfüllen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern geben müssen. Zusätzliche Standard-Onboarding-Aufgaben können mit BPA erledigt werden. Beispielsweise, BPA kann neuen Mitarbeitern Leistungspläne anbieten, Liefern Sie dann eine Reihe von Optionen und senden Sie dieser Person schließlich die ausgewählte Plandokumentation.
Automatisierter Kundensupport – Kundendienstmitarbeiter können sofort auf alle erforderlichen Kunden- und Produktinformationen zugreifen, um Kunden effizienter bei der Lösung von Problemen zu unterstützen. Mit Chatbots und automatisierten E-Mails, Einige Supportprobleme können vollständig durch Automatisierung gelöst werden.
Automatisierte Hauptbücher – BPA kann Daten zu Ledgern und Bilanzen hinzufügen, um zu vermeiden, dass dieselben Informationen manuell hinzugefügt werden müssen. Beispielsweise, Inventureingänge können automatisch dem Lagerbuch und der Anlagenspalte in der Bilanz hinzugefügt werden.
Automatisierte Kreditorenbuchhaltung – Sobald neues Inventar eingegangen ist und verarbeitet wird, um Genauigkeit und angemessenen Zustand zu gewährleisten, BPA kann den Betrag der Kreditorenbuchhaltung hinzufügen und den Prozess bis zur Auszahlung abwickeln.
Automatisierte Mitarbeitereinsatzplanung – BPA kann die Mitarbeitereinsatzplanung entsprechend der prognostizierten Verkaufsaktivität automatisieren, Kürzungen des Gehaltsbudgets, erwartete saisonale Aufwärtsbewegungen, und Marktfaktoren wie ein großer Kongress in der Stadt oder ein Schlechtwetterereignis, sowie andere Faktoren. Weiter, BPA kann Mitarbeiter über ihren Zeitplan informieren und ihre Anwesenheit aufzeichnen, Abwesenheits- und Leistungskennzahlen entsprechend.

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