4 Arten der Geschäftsautomatisierung für Ihr Unternehmen

Tools zur Geschäftsautomatisierung helfen Unternehmen und ihren Kunden, indem sie sich wiederholende, tägliche Aufgaben. Sie geben den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf strategischere Projekte zu konzentrieren, und bieten einen überprüfbaren Datenpfad, den Teams verwenden können, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und konsistente Kontrollen anzuwenden.

Unternehmen jeder Größe können die Geschäftsautomatisierung auf unzählige Aufgaben anwenden, Projekte und Prozesse. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen in der Regel Zeit- und Kosteneinsparungen, Beseitigung von Fehlern und Einrichtung von Kontrollen, um sicherzustellen, dass Richtlinien befolgt werden.

Wie funktionieren Business-Automation-Tools?

Tools zur Geschäftsautomatisierung verwenden Technologie, um die manuelle Arbeit aus den täglichen Geschäftsprozessen zu nehmen. Von der Personalabteilung über den Vertrieb bis hin zur Buchhaltung, Fast jede Ecke des Geschäftsbetriebs kann von der Geschäftsautomatisierung profitieren.

Mithilfe von Geschäftsautomatisierung, Unternehmen können sowohl den Bedarf an manueller Arbeit eliminieren als auch die einzelnen Schritte, aus denen verschiedene Prozesse bestehen, verbessern und vereinfachen. Beispielsweise, durch die Automatisierung des vorläufigen Bewerberauswahlprozesses, Unternehmen können erhebliche Arbeitsstunden einsparen, die sonst für die Erstprüfung aller eingegangenen Bewerbungen aufgewendet worden wären.

Viel mehr als nur Papier und PDFs durch digitalisierte Daten zu ersetzen, Business Automation berücksichtigt die wichtigsten Schritte im Arbeitsablauf eines Unternehmens und macht diese Prozesse dann kostengünstiger, schneller und weniger fehleranfällig. Indem Sie diese Prozesse auf eine oder mehrere Technologieplattformen bringen, Unternehmen erhalten auch bessere Berichtsfunktionen und die Möglichkeit, Daten im Laufe der Zeit zu analysieren, Verwenden Sie es dann für eine fundiertere Entscheidungsfindung.

Arten der Geschäftsautomatisierung

Indem bestimmte Geschäftsprozesse „automatisiert“ werden, ” Geschäftsautomatisierung eliminiert sich wiederholende Aufgaben, reduziert Stunden, die für redundante Aufgaben verschwendet werden, und trägt zur Verbesserung der Gesamtproduktivität bei. Aus diesen und anderen Gründen Eine wachsende Zahl von Unternehmen integriert immer mehr Geschäftsautomatisierung in ihren Betrieb.

Hier sind vier Arten der Geschäftsautomatisierung:wie sie funktionieren und wann sie verwendet werden sollten.

Marketing-Automatisierung

Marketing ist eine wichtige Geschäftstätigkeit, die sowohl mühsam als auch kostspielig sein kann. reif für die Vereinfachung durch Automatisierung.

Durch Marketing-Automatisierungstools (die normalerweise in Form von Software vorliegen), Unternehmen können hochqualifizierte Leads generieren, die für das Verkaufsengagement bereit sind. Diese Tools bieten auch einen Rahmen, mit dem Teams gezielt, bauen, Durchführung und Messung des Erfolgs von Marketingkampagnen – weniger Komplexität bei der Lead-Qualifizierung und -Konvertierung.

Einige Marketing-Automatisierungssoftware kann E-Mail-Marketingprozesse automatisieren, Dadurch können Unternehmen diese Kampagnen besser auf die Bemühungen ihrer Vertriebsteams abstimmen. Unternehmen können auch Marketing-Automatisierungstools verwenden, um die Aktivität eines Interessenten zu verfolgen und zu messen. Identifizieren Sie, wann ein Lead bekannte Bedingungen für die Käuferbereitschaft erfüllt, und liefern Sie Leads an den Vertrieb, sobald sie vordefinierte Kriterien erfüllen.

Marketing Automation ist für Unternehmen jeder Größe nützlich. Beispielsweise, ein kleineres Unternehmen kann die Software zur Entwicklung verwenden, generieren und versenden monatliche E-Mails, um relevante Inhalte oder Angebote an einen Kundenverteiler zu übermitteln. Dieser Prozess kann die Anzahl der Stunden, die für Kundenkontakte im Laufe eines Jahres aufgewendet werden, erheblich reduzieren.

Eine größere Firma, inzwischen, möchten möglicherweise die erweiterten Funktionen zur Marketingautomatisierung nutzen, wie die dynamische Segmentierung einer umfangreichen Kundendatenbank, die Ansprache von Kunden mit automatisierten Nachrichten über soziale Medien und Text, oder maßgeschneiderte Workflows, die auf die spezifischen Marketingprozesse des Unternehmens abgestimmt sind.

Durch die Automatisierung von Online-Marketing- und Lead-Generierungskampagnen, Unternehmen können die Kosten für die Entwicklung und Durchführung dieser Kampagnen reduzieren. Dies, im Gegenzug, trägt dazu bei, einen höheren messbaren Return on Investment (ROI) für jede dieser Kampagnen zu erzielen.

Buchhaltungs- und Buchhaltungsautomatisierung

Durch die Automatisierung ihrer Buchhaltungs- und Buchhaltungsfunktionen, Unternehmen können erheblich Zeit bei der Debitorenbuchhaltung (AR) sparen, Kreditorenbuchhaltung (AP), Abrechnung, Sammlungen, Kreditkartenanträge, Datensicherung und andere Finanzprozesse, die täglich oder wöchentlich verwaltet werden müssen.

Sie können auch Kernprozesse wie das Schließen der Bücher, Hauptbuchführung (GL) und Bankkontenführung. Durch das Entfernen manueller Elemente aus der Arbeit des Buchhaltungsteams – und die Abwicklung der Zahlenverarbeitungs- und Transaktionsarbeit – macht die Automatisierung einen komplexen Prozess leichter handhabbar.

Nehmen Sie das Kreditorenmanagement, zum Beispiel. Ungefähr 55 % der Unternehmen wickeln ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse immer noch manuell ab. Der Einsatz eines automatisierten Systems für diesen speziellen Bereich des Business Finance Managements spart Geld und Zeit:Die Datenerfassung erfolgt automatisiert, Rechnungen werden automatisch mit Dokumenten abgeglichen, und Genehmigungen werden elektronisch weitergeleitet. Es reduziert auch Datenfehler und hilft, Betrug durch ein System von „berührungslosen“ Kontrollen, die hinter den Kulissen stattfinden, zu verhindern.

Kombiniert, Diese Funktionalitäten führen zu wichtigen Vorteilen. Die AP-Automatisierungssoftware reduziert manuelle Aufgaben und setzt den Cashflow frei. Teams können Rechnungen einreichen, Verwalten Sie Genehmigungen und verarbeiten Sie Zahlungen über eine einzige Plattform mit schnellen Genehmigungen und besserer Transparenz und Kontrolle über wichtige Finanzprozesse und -daten.

Für Unternehmen jeder Größe, Buchhaltung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viele manuelle Schritte umfasst. Durch die Automatisierung einiger oder aller dieser Schritte, Unternehmen können Zeit für wichtige Aufgaben wie Analyse, Strategie und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.

Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) geht über die grundlegende Automatisierung hinaus und umfasst die Integration von Anwendungen, um Unternehmen bei der Steigerung von Wert und Effizienz zu unterstützen. Eine Untergruppe von BPA, Robotic Process Automation (RPA) konzentriert sich auf die Automatisierung von Routineaufgaben, BPA hilft Unternehmen, mehr aus ihren Automatisierungsinvestitionen herauszuholen. BPA tut dies, indem es Daten aus mehreren Quellen aggregiert, um Analysen zu entwickeln, die manuell schwer zu erreichen wären.

Unternehmen verwenden BPA für Funktionen wie:

• Automatisierte Auftragserfassung
• E-Mail-Automatisierung
• Automatisierte Stapelverarbeitung
• Automatisierte Dateiübertragungen
• Automatisierte Berichterstellung und -verteilung

Von der Einstellung über das E-Mail-Management bis hin zur Buchhaltung, fast jede Ecke des Geschäftsbetriebs würde von BPA profitieren, die nicht nur manuelle Arbeit ersetzt, sondern auch die Arbeitsabläufe, aus denen der Prozess besteht, vereinfacht und verbessert. Wenn ein Geschäftsprozess automatisiert wird, ganze Schritte im bestehenden Workflow – E-Mail-Ketten und Dokumentenübertragungen, zum Beispiel – werden eliminiert.

HR-Automatisierung

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist ein mehrstufiger Prozess, der mit einer Online-Stellenanzeige oder Einstellungsbemühungen beginnt und endet, wenn der Mitarbeiter offiziell aufgenommen wird. Viele Schritte in diesem Prozess können automatisiert werden.

Ein Human Resources Management System (HRMS) ist dabei ein wertvolles Instrument. Als Teil eines breiteren Funktionsumfangs, Diese Systeme automatisieren den Bewerbermanagementprozess. Dies betrifft insbesondere automatisierte Stellenangebote, die direkt an Kandidaten gesendet werden, Dies hilft, Rollen sowohl mit der Außenwelt als auch mit aktuellen Mitarbeitern zu teilen, die sich möglicherweise für interne Stellen bewerben oder Empfehlungen abgeben möchten.

Ein HRMS ist wertvoll für Unternehmen, für die die Candidate Experience im Vordergrund steht – von der Bewerbung für das Lebenslaufmanagement über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Angebotserstellung, bis hin zum Onboarding. Mit dieser Automatisierung HR-Teams können Bewerbungen bearbeiten, Gehaltsabrechnung bearbeiten, aktuelle und vergangene Mitarbeiterdaten verwalten, Verbesserung des Benutzerbereitstellungsprozesses und Verwaltung von Vorteilen.

Da HRMS alle Facetten des Personalmanagements automatisiert, inklusive Onboarding und Gehaltsabrechnung, Es bietet vollständige Analysen über diese Prozesse hinweg. Es automatisiert auch zentrale HR-Prozesse wie die Verwaltung der Freizeit von Mitarbeitern, Leistungen, und andere Grundlagen. Mithilfe von Analysen, Diese Systeme bieten auch kritische Einblicke in die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter eines Unternehmens.

Andere HR-Aufgaben, die Software verwalten kann, umfassen:

• Aufbewahrung und Abruf von Mitarbeiterdatensätzen.
• Bewertungen von Online-Bewerbungen.
• Verteilung und Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verzichtserklärungen und andere Unterlagen für neue Mitarbeiter.
• Verwaltung von Steuerformularen für Arbeitnehmer.
• Berechtigung zur Einschreibung von Leistungen.
• Ausbildungsvoraussetzungen (z.B. wenn ein Mitarbeiter in eine neue Position wechselt).

Beauftragt mit der Bewertung der Arbeit der Mitarbeiter, Personalabteilungen können die Daten des Systems verwenden, um alle Aufgaben jedes Mitarbeiters zu verfolgen und gebrauchsfertige Berichte für Manager und Führungskräfte zu erstellen. Wenn, zum Beispiel, Mitarbeiterfluktuation im Lager ist in den letzten 90 Tagen zu einem ernstzunehmenden Thema geworden, Das Unternehmen kann ein HR-Tool verwenden, um das spezifische Problem zu lokalisieren und bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Welche Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung sollte ich verwenden?

Welche Tools Sie zur Automatisierung Ihres Unternehmens verwenden, hängt von den spezifischen Prozessen ab, die sie am dringendsten benötigen. Indem Sie Ihre Bedürfnisse im Voraus ermitteln, und indem Sie die Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens identifizieren, die reif für die Automatisierung sind, Sie können die beste Lösung für das spezifische Problem auswählen.

Zum Beispiel, wenn Ihr Buchhaltungsteam viel zu viel Zeit damit verbringt, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und diese Rechnungen durch den internen Genehmigungsprozess zu senden, Dann hilft Ihnen ein AP-Automatisierungstool, diese Prozesse erheblich zu verbessern. Oder, wenn Ihr Marketingteam viel Zeit darauf verwendet, relevante Inhalte zu entwickeln und an Kunden zu senden, dann ist eine Marketing-Automation-Plattform in Ordnung.

Wenn Sie nach Bereichen zur Automatisierung suchen, finden Sie diejenigen, in denen sich Ihre Mitarbeiter befinden:

• Regelmäßig ein hohes Volumen an sich wiederholenden Aufgaben bewältigen.
• Arbeiten Sie in großen Gruppen, um kleine Aufgaben zu erledigen.
• Versäumte Fristen aufgrund zu langer, manuelle Prozesse.
• Versuchen ihr Bestes, aber immer noch negative Auswirkungen auf andere Geschäftsprozesse (z. B. Verkaufskampagnen, die nicht gestartet werden können, weil das Marketing zu lange braucht, um Einführungs-E-Mails zu entwickeln und zu versenden).
• Benötigt eine bessere Einhaltung, Audit und andere Papierspuren.

Wenn Sie die verschiedenen Automatisierungstools auf dem Markt erkunden, Suchen Sie nach Lösungen, die Ihnen helfen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern – die beiden Hauptziele jeder automatisierten Lösung. Ob Sie ein Vertriebs- und Marketingtool einsetzen, eine automatisierte Buchhaltungsplattform oder eine HR-Management-Lösung, Suchen Sie entweder nach einem, das eng in Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert ist, oder suchen Sie ein ERP-System mit einer umfassenden Plattform, die mehrere Automatisierungstools umfasst.

Wenn automatisierte Software und ERP integriert sind, Unternehmen können Datenunregelmäßigkeiten beseitigen, Minimieren Sie den Zeitaufwand für das Verschieben von Informationen über diese Systeme und erhalten Sie Zugriff auf genauere, Echtzeit-Informationen. Dies gibt ihnen einen ganzheitlichen Überblick über ihre Betriebsabläufe und ermöglicht es ihnen, die Fähigkeiten ihrer automatisierten Systeme voll auszuschöpfen.

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