Die 3 nützlichsten Funktionen für Excel Small Business Accounting

Microsoft Excel kann einfache Buchhaltungsaufgaben erleichtern. Entdecken Sie die Funktionen und Vorteile der Verwendung von Excel für die Buchhaltung kleiner Unternehmen.

Buchhalter sind dafür bekannt, Taschenschoner zu tragen und ihre Tage damit zu verbringen, in Microsoft Excel zu arbeiten. Ich kann für das letztere Klischee bürgen.

Viele kleine Unternehmen schwören auf Excel für alle ihre Buchhaltungsanforderungen. Während Buchhaltungssoftware in jedem Unternehmen ihren Platz hat, können Sie davon profitieren, Excel in Ihr Leben einzuführen.

3 Vorteile der Verwendung von Excel für die Buchhaltung

Excel ist ein leistungsstarkes Tool, das jedem helfen kann, der mit Zahlen arbeitet.

1. Optimierte Dateneingabe

Ich nehme nichts von der Benutzerfreundlichkeit weg, die bei Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen zum Standard geworden ist, aber Sie werden kaum ein Programm finden, das besser für die Massendateneingabe geeignet ist als Excel.

Power-User von Excel wissen, dass Makros Stunden menschlicher Arbeit in wenigen Augenblicken produzieren können. Geschäftsinhaber können Makros erstellen, um Aufgaben wie Formatieren, Filtern und Ausführen grundlegender Analysen zu automatisieren.

Sie müssen nicht wissen, wie man Makros einrichtet, um von den Excel-Funktionen zu profitieren. Wie wir weiter unten erläutern werden, bleibt Excel eine der besten Möglichkeiten, große Transaktionsdatensätze in Ihre Buchhaltungssoftware zu importieren.

2. Visuelle Finanzanalyse

Die Finanzanalyse muss keine Liste von Bilanzkennzahlen sein, die die Rentabilität Ihres Unternehmens bewerten. Wenn Sie ein visueller Lerner sind, verwenden Sie Excel, um Kreisdiagramme zu erstellen, die zeigen, wohin das Geld Ihres Unternehmens fließt.

Jahresberichte gemeinnütziger Organisationen verwenden häufig visuelle Hilfsmittel, um zu kommunizieren, wo sie ihr Geld ausgeben. Profitorientierte Unternehmen erstellen möglicherweise ähnliche Berichte, wenn sie Investoren ansprechen.

3. Einfaches Teilen

Excel ist die universelle Währung der Buchhaltung. Wenn Sie Finanzdaten mit einem Kreditgeber oder Investor teilen müssen, sollten Sie ihm entweder eine PDF- oder eine Excel-Datei senden.

3 nützlichste Funktionen für die Excel-Buchhaltung für kleine Unternehmen

Ich könnte ewig über die Excel-Funktionen sprechen, die kleine Unternehmen für die Buchhaltung nutzen können. Hier sind meine drei Favoriten.

1. Vorlagen

Microsoft hat Tausende von kostenlosen Excel-Vorlagen auf seiner Website. Anstatt Ihre eigenen Rechnungen und Spesenabrechnungen von Grund auf neu entwerfen zu müssen, können Sie die Kreation eines anderen herunterladen und optimieren.

Vorlagen sind praktisch für diejenigen, die mit Excel nicht vertraut sind oder Buchhaltung 101 noch nicht kennen. Das Entwerfen Ihrer eigenen Buchhaltungsvorlagen erfordert 100%ige Präzision; Wenn eine Zelle nicht richtig funktioniert, können Fehler in Ihren Buchhaltungsunterlagen auftreten. Vorlagen sind Plug-and-Play mit vorgefüllten Formeln.

2. Formeln

Excel-Formeln beschleunigen die Nachverfolgung und Analyse von Geschäftsausgaben erheblich.

Angenommen, Sie sehen sich den Kontoauszug unten an und möchten wissen, wie viel das Unternehmen für Bestandskäufe ausgegeben hat. Anstatt eine Liste der anfallenden Ausgaben mit einem Taschenrechner zusammenzurechnen, können Sie die „SUMMEWENN“-Formel verwenden und ihn anweisen, nur Ausgaben hinzuzufügen, die als Inventarkäufe gekennzeichnet sind.

Sie finden die umfangreiche Bibliothek von Excel-Funktionen, indem Sie auf die Formelschaltfläche oben auf jeder Excel-Seite klicken. Es öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie suchen und lernen können, wie Sie die Funktion verwenden.

3. PivotTables

Das Beste habe ich mir zum Schluss aufgehoben. PivotTables, die leistungsfähigste Excel-Funktion, reorganisieren Daten, um sie logischer darzustellen. Buchhalter verwenden das Tool, um Kontoauszüge und andere Finanzdaten zu verarbeiten.

Auf Kontoauszügen werden beispielsweise Transaktionen normalerweise chronologisch aufgeführt, was Ihnen nicht dabei hilft zu verstehen, wohin Ihr Geld in diesem Monat geflossen ist.

Ich habe unten eine PivotTable erstellt, um Einnahmen und Ausgaben auf dem nebenstehenden Kontoauszug zu kategorisieren. Es fasste die Bestell- und Bestandstransaktionen in einer Zeile zusammen, um darzustellen, wie viel das Unternehmen an Einnahmen verdient und für Bestandskäufe ausgegeben hat. Die Gesamtzeile gibt das Nettoeinkommen des Unternehmens für den Monat wieder.

Das Beispiel zeigt nur die Transaktionen eines Monats, aber stellen Sie sich Ihre Tabellenkalkulationslisten mit Transaktionen für ein ganzes Jahr vor. Sie können eine PivotTable verwenden, um Ihre Transaktionen nach Monaten zu trennen, um den Cashflow Ihres Unternehmens besser zu verstehen. Das würde manuell Stunden dauern, aber mit PivotTables dauert es nur wenige Augenblicke.

So verwenden Sie Excel für Ihre Buchhaltungsanforderungen in kleinen Unternehmen

Excel kann Ihnen bei unzähligen Aspekten Ihrer Kleinunternehmensbuchhaltung helfen. So habe ich Excel als Buchhalter verwendet.

Budgetierung

Obwohl viele Buchhaltungssoftwareplattformen über Budgetierungsfunktionen verfügen, würde ich mich jedes Mal für Excel entscheiden.

Starten Sie Ihr Geschäftsbudget, indem Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung aus Ihrer Buchhaltungssoftware nach Excel exportieren. Löschen Sie die Zahlen und fügen Sie Spalten für jeden Monat des Zeitraums hinzu, für den Sie budgetieren. Beginnen Sie dann mit der Eingabe Ihrer budgetierten Zahlen und voila! Sie haben ein Budget.

Wenn die Finanzen Ihres Unternehmens immer wichtiger werden, können Sie granulare Unterbudgets erstellen, die in das Hauptbudget Ihres Unternehmens einfließen. Excel kann damit umgehen.

Rechnungen

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware keine Rechnungsfunktion hat, können Sie ganz einfach professionelle Rechnungen über Excel erstellen.

Microsoft Word hat auch Rechnungsvorlagen, aber ich würde nicht empfehlen, sie zu verwenden, weil Word-Vorlagen keine Arithmetik für Sie erledigen können. Excel-Rechnungsvorlagen summieren Rechnungsposten automatisch und reduzieren so das Risiko menschlicher Fehler. Sie möchten nicht dafür verantwortlich gemacht werden, einem Kunden aufgrund eines Rechenfehlers eine zu niedrige Rechnung zu zahlen.

Spesenabrechnungen

Jedes Mal, wenn Sie einem Mitarbeiter Fahrtkosten oder andere Geschäftsausgaben erstatten, sollten Sie Quittungen und eine Spesenabrechnung verlangen, in der alle Kosten in einem Dokument aufgeführt sind. Es gibt Hunderte von Spesenabrechnungsvorlagen, aus denen Sie online auswählen können.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Viele kleine Unternehmen verfolgen mit einer Excel-Tabelle, wer ihnen etwas schuldet und wem sie etwas schulden.

Unternehmen mit Kassenbuchhaltung erfassen Einnahmen und Ausgaben nur dann, wenn Geld ein- oder ausgeht. Excel ist der perfekte Aufbewahrungsort für eine Liste ausstehender Kundenrechnungen und unbezahlter Rechnungen Ihres Unternehmens, da sie keinen Platz in Ihren Buchhaltungsunterlagen haben, bis Bargeld den Besitzer wechselt.

Periodenbasierte Unternehmen erfassen Forderungen und Verbindlichkeiten in ihrer Buchhaltungssoftware, wenn sie Einnahmen erzielen bzw. Ausgaben entstehen. Sie sollten ihre Forderungen und Verbindlichkeiten nirgendwo anders nachverfolgen müssen.

Bankabstimmungen

Bankabstimmungen, eine der Grundlagen der Buchhaltung, vergleichen die Buchhaltungsunterlagen Ihres Unternehmens mit seinen Kontoauszügen. Sie können beide in Excel nebeneinander stellen und eventuelle Abweichungen schnell überprüfen.

Viele Buchhaltungssoftwarelösungen verfügen über Bankabstimmungstools, aber ich bevorzuge Excel, um monatliche Abstimmungen durchzuführen, da es eine schnörkellose Benutzeroberfläche hat. Starten Sie die Bankabstimmung, indem Sie Excel-Versionen des Hauptbuchs und Kontoauszugs Ihres Unternehmens herunterladen. Kopieren Sie dann die Daten, fügen Sie sie in eine Tabelle ein und beginnen Sie mit dem Abgleich.

3 Best Practices bei der Verwendung von Excel-Buchhaltungssoftware

Vermeiden Sie zusätzliche Arbeit für sich selbst, indem Sie diese Best Practices befolgen.

1. Lassen Sie Formeln die Arbeit erledigen

Der beste Rat, den ich zur Verwendung von Excel für die Buchhaltung erhalten habe, ist, Zahlen nach Möglichkeit nicht „festzucodieren“.

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen das Budget Ihres Unternehmens für das nächste Jahr. Sie planen, allen Mitarbeitern den staatlichen Mindestlohn von 12 Dollar pro Stunde zu zahlen. Später erfahren Sie, dass der Mindestlohn nächstes Jahr auf 15 Dollar steigen wird. Wenn Sie das Budget zum ersten Mal mithilfe von Formeln erstellt haben, sollte diese Korrektur nicht länger als 30 Sekunden dauern.

Eine Zahl fest zu codieren bedeutet, eine tatsächliche Zahl, keine Formel, in eine Zelle einzugeben. Die einzigen Zahlen, die ich unten hartcodiert habe, sind der Mindestlohn von 12 $ und die monatlichen Stunden für jeden Mitarbeiter. Formeln berechnen den monatlichen Bruttolohn der Mitarbeiter.

Bridgets monatliches Gehalt wird berechnet, indem ihre monatlichen Stunden mit dem staatlichen Mindestlohn multipliziert werden. Hätte ich in jeder Zelle einzeln 12 und 30 multipliziert, müsste ich das gesamte Gehaltsbudget neu erstellen. Dank der Formel kann ich die 12 einfach in 15 ändern, und alle monatlichen Gehaltsabrechnungsbeträge werden automatisch aktualisiert.

Ein Bonustipp: Die Dollarzeichen in der Formel „sperren“ die Zeile und Spalte, auf die Sie verweisen. Wenn Sie also die Formel von einer Zelle in eine andere kopieren und einfügen, verweist sie weiterhin auf dieselbe Stelle, anstatt sich an die Position der neuen Zelle anzupassen.

2. Excel-Buchhaltungsdateien sicher speichern

Überall dort, wo Sie Finanzinformationen speichern, sollten Sie mit einem Passwort geschützt sein, das nur wenige Privilegierte kennen. Schützen Sie Excel-Dateien mit vertraulichen Informationen wie Sozialversicherungsnummern von Mitarbeitern durch ein Kennwort.

Vergessen Sie nicht, Dateien zu sichern, die nicht in einem Cloud-Speichersystem gespeichert sind.

3. Vorlagendateien erstellen

Speichern Sie Ihre Rechnungs- und Spesenabrechnungsvorlagen als Vorlagendateien. Wenn Sie eine Vorlagendatei öffnen, wird ein neues Dokument erstellt, das die ursprüngliche Vorlage nicht überschreibt.

Nachdem Sie Ihre Spesenabrechnungsvorlage heruntergeladen und optimiert haben, klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“ und speichern Sie sie an einem für Sie und Ihre Mitarbeiter zugänglichen Ort. Jedes Mal, wenn jemand auf die Vorlagendatei klickt, können Sie sicher sein, dass er nicht versehentlich all Ihre harte Arbeit bei der Erstellung ruiniert.

Excel mit Excel

Excel kann zunächst einschüchternd sein, aber das Gefühl verfliegt schnell. Es ist, als würde man seine Schwiegereltern (hoffentlich) zum ersten Mal treffen.

Beginnen Sie damit, die Möglichkeiten von Excel zu erkunden, indem Sie eine Spesenabrechnungs- oder Rechnungsvorlage herunterladen und an Ihr Unternehmen anpassen. Schon bald werden Sie das Know-how erlangen, um es breiter in Ihrem Unternehmen umzusetzen.