Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zur Restaurantbuchhaltung

Restaurants werden anders geführt als andere Arten von Unternehmen, daher sieht die Buchhaltung für Restaurants anders aus. So erstellen Sie ein Buchhaltungssystem für ein Restaurant.

Sie würden nie wollen, dass ich Ihr Sous-Chef bin; Ich bin dafür bekannt, Toast zu verbrennen, und ich habe kürzlich den Deckel eines Butterbehälters auf einer heißen Platte gelassen. Trotzdem hoffe ich, dass Sie sich mir als Gastkoch in meiner Küche für figurative Buchhaltung anschließen.

Überblick:Was ist Restaurantbuchhaltung?

Wenn Sie an einem Tisch sitzen und auf Ihre Vorspeise warten, ist es leicht zu glauben, dass Restaurants Geschäfte wie alle anderen sind. Diejenigen, die Restaurants besitzen und betreiben, kennen das Feuer, dem sie in der Küche gegenüberstehen, sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne.

Die Buchhaltung für Restaurants erfordert die Verwaltung schmaler Margen und die genaue Bezahlung von Mitarbeitern mit Trinkgeldern. Restaurants stehen vor Herausforderungen, die in anderen Branchen noch nie dagewesen sind, daher müssen Restaurants tadellose Buchhaltungsunterlagen führen.

Die Kostenrechnung für Restaurants ist ein wertvolles Fachgebiet. Zwischen der Preisgestaltung für neue Menüpunkte und der Bestimmung der richtigen Menge an zu bestellenden Speisen sind zahlreiche Analysen erforderlich, um die Finanzen eines Restaurants aufrechtzuerhalten.

4 spezifische Überlegungen zur Restaurantbuchhaltung

Restaurantbesitzer kümmern sich nicht nur um all die Dinge, um die sich andere Geschäftsinhaber kümmern, sondern sie müssen auch einzigartige Gehaltsabrechnungs- und Bestandsprobleme verwalten. Behalten Sie diese vier Überlegungen im Hinterkopf, wenn Sie Ihr Restaurant-Buchhaltungssystem aufbauen.

1. Bestandsprüfungen

Das Inventar eines Restaurants besteht aus Speisen und Getränken, die beide ein Ablaufdatum haben. Während es in vielen Branchen zu Verderb kommt – wenn ihr Inventar nicht mehr verwendbar ist – müssen Restaurants ihr Inventar mindestens einmal pro Woche aktiv überprüfen.

Wenn Sie verdorbene Lebensmittel wegwerfen, sollten Sie dies in Ihren Buchhaltungsunterlagen vermerken, indem Sie ein Verderbkostenkonto belasten und ein Bestandskonto gutschreiben.

Das Führen von Aufzeichnungen über den Verderb sollte Ihnen dabei helfen, die richtige Menge an Speisen und Getränken für die zukünftige Bestellung zu bestimmen. Verderb schmälert Ihren Gewinn, also sollten Sie ihn niedrig halten. Allerdings ist ein knapper Lagerbestand genauso problematisch für Ihr Endergebnis.

2. Tipps

Server und andere Restaurantangestellte in den USA verdienen im Allgemeinen einen Teil ihres Einkommens durch Kundentipps, während der Rest von ihren Arbeitgebern getragen wird. Erstellen Sie Ihren Restaurant-Kontenplan und Gehaltsabrechnungsprozess, um Trinkgelder zu berücksichtigen.

Die meisten Staaten haben eine Trinkgeldgutschrift, die den staatlichen Mindestlohn für Arbeitnehmer mit Trinkgeld effektiv senkt. Beispielsweise müssen Arbeitgeber in Ohio Arbeitnehmern ohne Trinkgeld im Jahr 2020 mindestens 8,70 US-Dollar pro Stunde zahlen. Aufgrund des Trinkgeldguthabens in Ohio dürfen Arbeitnehmer mit Trinkgeld im Bundesstaat nur 4,35 US-Dollar pro Stunde von ihren Arbeitgebern verdienen, vorausgesetzt, dass Trinkgelder ihnen einbringen können durchschnittlicher Stundenverdienst von bis zu 8,70 $ pro Stunde für den Zahlungszeitraum.

Tipps werfen die Frage auf:Sind Arbeitgeber für Lohnsteuern auf Löhne von Kunden verantwortlich? Die Antwort ist ja, obwohl Restaurants durch die FICA-Steuergutschrift für Trinkgeld vom Arbeitgeber bezahlte Steuern nach dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) erstattet bekommen können.

Bevor Sie Mitarbeitern ihre verdienten Trinkgelder zahlen, müssen Sie in Ihrem Kontenplan ein Trinkgeldkonto haben, um die Verpflichtung zu erkennen. Trinkgelder sind keine Einnahmen für Ihr Unternehmen, wie Sie dem Tagebucheintrag in der nächsten Kategorie entnehmen können.

3. Kosten für Speisen und Getränke

Wenn ein Unternehmen, das kein Restaurant ist, sein Inventar verkauft, belasten Sie das Aufwandskonto mit den Kosten für verkaufte Waren und dem Inventar. Dasselbe Konzept gilt für Restaurants, aber das Spesenkonto wird als Essens- und Getränkekosten bezeichnet.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Restaurant hat letzte Nacht Speisen und Getränke im Wert von 50 $ für 100 $ verkauft. Sie würden zwei Journaleinträge aufzeichnen:einen, um Einnahmen zu erfassen, und einen anderen, um Ihren Lagerbestand zu reduzieren. Der Umsatzjournaleintrag würde Folgendes anzeigen:

Konto	Belastung	Kredit
Bargeld	125 $
Lebensmittel- und Getränkeverkauf		100 $
Zu zahlende Umsatzsteuer		5 $
Zahlbare Trinkgelder		20 $

Anschließend würden Sie die Korrektur in Ihrem Bestandskonto erfassen:

Konto	Belastung	Kredit
Essens- und Getränkekosten	50 $
Inventar		50 $

Buchhaltungssoftware für Restaurants kann diese Journalbuchungen automatisch aufzeichnen.

4. Finanzielle Leistungskennzahlen

Sie wissen, wie man Karotten schneidet, aber wissen Sie auch, wie man die Selbstkosten Ihres Restaurants berechnet?

Die Gastronomie ist anspruchsvoll. Es ist normal, dass selbst beliebte Restaurants hauchdünne Gewinnmargen erzielen, was es für die Branche noch schwieriger macht, sich von Rückschlägen zu erholen, die durch Pandemien oder wirtschaftliche Abschwünge verursacht wurden. Restaurants müssen ihre Finanzkennzahlen streng im Auge behalten und ihre Ausgaben regelmäßig anpassen, um schwarze Zahlen zu schreiben.

Restaurants behandeln die Selbstkosten als eine wichtige finanzielle Leistungskennzahl. Auch in der Fertigungsindustrie zu sehen, beziehen sich die Selbstkosten auf die Ausgaben für direkte Materialien und direkte Arbeit. Die direkten Materialien eines Restaurants sind Zutaten und Getränke, während die direkte Arbeit die Löhne für Kellner, Busfahrer, Gastgeber und Köche sind.

Gesamtkosten für Lebensmittel und Getränke + Arbeitskosten =Hauptkosten

Sie möchten, dass die Selbstkosten im Verhältnis zu Ihrem Nettoumsatz niedrig sind. Toast POS, eine Restaurantsoftware, weist darauf hin, dass ein gesundes Kosten-Umsatz-Verhältnis weniger als 60 % beträgt.

Prime Costs ÷ Net Sales =Prime Costs to Sales Ratio

Kennzahlen sind am aufschlussreichsten, wenn sie mit der Vergangenheit Ihres Unternehmens und Branchen-Benchmarks verglichen werden. Analysieren Sie kontinuierlich die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und verfolgen Sie dessen Fortschritte.

Welche Art der Restaurantbuchhaltung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Sie können Restaurantausgaben und -einnahmen mit der Kassen- oder Periodenabrechnungsmethode nachverfolgen.

1. Kassenbuchhaltung

Restaurants, die die Bargeldmethode verwenden, erfassen Einnahmen, wenn Bargeld hereinkommt, und Ausgaben, wenn Bargeld abgeht.

Sofern Ihr Unternehmen kein Dine-and-Dash-Problem hat, sollten Sie sich keine Gedanken über Forderungen oder den Restbetrag machen müssen, den Kunden für bereits erbrachte Waren und Dienstleistungen schulden. Die Barbuchhaltungsmethode ist ideal für kleine Restaurants, da sie den Umsatz nur verfolgt, wenn Bargeld in die Kasse geht.

Sie dürfen die Barabrechnungsmethode nur verwenden, wenn die durchschnittlichen Bruttoeinnahmen Ihres Unternehmens (ein schickes Wort für durchschnittliche Gesamteinnahmen) in den letzten drei Jahren weniger als 25 Millionen US-Dollar betragen haben.

Die Kassenbuchhaltung erkennt keine Verbindlichkeiten oder Rechnungen, die Sie schulden, aber noch nicht bezahlt haben. Sie können eine Excel-Tabelle verwenden, um die Verbindlichkeiten nachzuverfolgen.

2. Abgrenzungsrechnung

Die Periodenrechnung bietet mehr Präzision, erfordert aber mehr Buchhaltung. Anstatt Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, wenn Bargeld den Besitzer wechselt, gleicht die Periodenrechnung Einnahmen und Ausgaben ab, wenn sie anfallen.

Angenommen, Sie kaufen Lebensmittel im Wert von 1.000 $ bei einem Restaurantlieferanten. Ein Accrual-Unternehmen würde eine Verbindlichkeit in seiner Buchhaltungssoftware erfassen, sobald es die Rechnung erhält. Ein auf Barzahlung basierendes Unternehmen würde mit der Anerkennung des Bestandskaufs warten, bis es die Rechnung bezahlt hat.

Die Periodenrechnungsmethode gibt Ihnen ein besseres Gefühl für die Finanzlage Ihres Restaurants. Jedes Unternehmen, das auf Rentabilität schwankt – was viele Restaurants tun – sollte die Periodenrechnungsmethode verwenden, um zu wissen, wo es steht.

3 unumgängliche Finanzberichte für Restaurants

Wie Unternehmen in allen Branchen erstellen Restaurants Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen, um ihre Finanzlage zu kommunizieren.

Bilanz

Stellen Sie sich die Bilanz als ein Bild Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Datum vor. Es beweist die wesentliche Bilanzierungsgleichung:

Vermögen =Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Investoren und Kreditgeber werden nach Ihrer Restaurantbilanz fragen, um deren Kassenbestand, Forderungen und Schulden zu sehen. Die Differenz zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten ist das Eigenkapital, auch Nettobuchwert eines Unternehmens genannt.

Ertragsrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung vergleicht die Einnahmen und Ausgaben Ihres Restaurants. Es gibt sie in mehreren Formaten, aber die beste Gewinn- und Verlustrechnung für Restaurants ist die mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung.

Mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnungen geben separat die Bruttogewinnmarge eines Restaurants oder die Differenz zwischen Nettoumsatz und Speisen- und Getränkekosten an.

Kapitalflussrechnung

Die Kapitalflussrechnung zeigt die Drehtür des Bargeldes in Ihrem Unternehmen. Es schlüsselt Ihre Barausgaben und -einnahmen in Betriebs-, Investitions- und Finanzierungskategorien auf.

Periodenbasierte Unternehmen verlassen sich auf die Kapitalflussrechnung, um ihre Liquiditätslage zu analysieren. Periodenbasierte Gewinn- und Verlustrechnungen spiegeln Einnahmen und Ausgaben wider, die das Unternehmen erfasst hat und die sich von den Barmitteln unterscheiden können, die in das Unternehmen einfließen oder es verlassen haben.

Potenzielle Investoren achten auf Kapitalflussrechnungen, um zu sehen, ob Ihr Unternehmen über genügend Barmittel verfügt, um seine Ausgaben zu decken.

Es gibt kein Kochen im Rechnungswesen, aber es gibt Buchhaltung im Kochen

Ein Restaurant zu führen ist keine leichte Aufgabe, noch bevor Sie die Verantwortung für die Buchhaltung in Betracht ziehen. Überlegen Sie, wie Restaurantsoftware Ihren Verwaltungsaufwand verringern kann.