So überwachen und analysieren Sie Budgetabweichungen

Budgetabweichungen sind in der Geschäftswelt üblich. Finden Sie heraus, wie Sie aus Ihren Abweichungen lernen können, um ein genaueres Budget für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen.

Eine Budgetabweichung ist die Differenz zwischen dem budgetierten Betrag für Einnahmen und Ausgaben und dem tatsächlich erhaltenen oder ausgegebenen Betrag. Budgetabweichungen können günstig (mehr Einnahmen) oder ungünstig (höhere Kosten) sein.

Erfahren Sie mehr über Budgetabweichungen und wie sie Ihnen helfen können, ein genaueres Budget für Ihr kleines Unternehmen zu erstellen.

Überblick:Was ist eine Budgetabweichung?

In der Wirtschaft ist eine Budgetabweichung die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben, die budgetiert wurden, und ihren tatsächlichen Gesamtbeträgen.

Die meisten von uns mussten sich in viel geringerem Umfang mit Budgetabweichungen auseinandersetzen. Erinnern Sie sich, als Sie Autoreparaturen mit 500 $ budgetiert hatten, aber als Sie Ihr Auto abholen wollten, war die Rechnung auf magische Weise auf 850 $ gestiegen? Das ist eine Budgetabweichung.

Geschäftsinhaber stoßen in viel größerem Umfang auf dasselbe Problem. Einige Abweichungen werden für jedes vorbereitete Budget erwartet, und die Abweichungen selbst können günstig oder ungünstig sein, abhängig von der Abweichung selbst und der Budgetkategorie, in der sie sich befindet.

Günstige vs. ungünstige Budgetabweichungen:Was ist der Unterschied?

Ein genaues Budget ist für kleinere Unternehmen, die weniger Spielraum für Fehler haben, unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie eine Finanzprognose oder ein flexibles Budget erstellen, das Ziel der Budgeterstellung ist es, Einnahmen und Ausgaben so genau wie möglich zu schätzen. Aber egal, wie gut Sie während des Budgetierungsprozesses vorbereitet sind, Sie werden Abweichungen haben.

Wie alles andere im Leben hat auch die Budgetierung günstige und ungünstige Abweichungen. Eine günstige Variante ist, wenn Ihre Produkte plötzlich durchstarten und Sie statt der budgetierten 40.000 $ an Verkaufserlösen 85.000 $ verdienen.

Leider gibt es auch ungünstige Abweichungen. Nehmen wir an, Sie haben 1.000 US-Dollar Miete pro Monat veranschlagt, aber Ihr Vermieter hat das Gebäude, in dem Sie wohnten, verkauft, sodass Sie umziehen mussten. Durch den Umzug haben sich Ihre veranschlagten Ausgaben für das Jahr erhöht, aber jetzt müssen Sie auch 1.600 US-Dollar pro Monat für die Miete zahlen, statt der veranschlagten 1.000 US-Dollar.

Aber es reicht nicht aus, nur die Höhe der Abweichung zu kennen. Denken Sie auch daran, dass hinter jeder Berechnung der Budgetabweichung ein Grund steht, warum diese Abweichung vorliegt.

5 Gründe, warum Ihr Unternehmen eine Budgetabweichung erfahren kann

Es gibt viele Gründe, warum Ihre Budgetsummen möglicherweise nicht mit den tatsächlichen Summen übereinstimmen. Für neue Geschäftsinhaber kann es schwierig sein, Ausgaben zu schätzen, wenn sie nur über wenige Daten verfügen.

In anderen Fällen werden Budgets hastig und mit wenig Vorbereitungszeit zusammengestellt, was zu ungenauen Budgetsummen und hohen Abweichungen führen kann. Wenn Sie sich fragen, warum Ihr Budget so ungenau ist, kann einer oder mehrere der folgenden Gründe dafür verantwortlich sein:

1. Keine Daten zum Vergleich

Finanzprognosen für neue Geschäftsinhaber können getroffen oder verfehlt werden. Es ist schwierig, Einnahmen und Ausgaben für das Jahr zu schätzen, wenn Sie keine Basisdaten haben, an denen Sie sich messen können. Auf der positiven Seite, selbst wenn Ihr Budget für das erste Jahr weit entfernt ist, sollten Ihre Abweichungen sinken, sobald Sie mit der Erstellung Ihres Budgets für Ihr zweites Geschäftsjahr beginnen.

2. Unsachgemäße Planung

Die Budgetierung ist ein langer, methodischer Prozess, der nur dann genaue Ergebnisse liefert, wenn eine ordnungsgemäße Planung stattgefunden hat. Als Geschäftsinhaber neigen Sie vielleicht dazu, das Budget selbst zu erstellen, aber wenn Sie den Input von Mitarbeitern und Abteilungsleitern einholen, wird Ihr Budget genauer und nützlicher.

3. Unerwartete Ereignisse

Unerwartete Ereignisse können Ihr Budget ernsthaft beeinträchtigen. Nicht viele Menschen planen eine Katastrophe, aber sie passieren. Brände, Überschwemmungen, Rezessionen und Pandemien können sich ebenfalls auf Ihr Budget auswirken. Ich kann garantieren, dass niemand auf die finanziellen Auswirkungen vorbereitet sein konnte, die 2020 auf sein Geschäft haben würde, als Unternehmen ihre Budgets im Jahr 2019 erstellten.

Obwohl es schwierig ist, Katastrophenereignisse zu planen, kann es hilfreich sein, einen Puffer in Ihr Budget zu integrieren, um Ihr Unternehmen zu schützen, insbesondere wenn eines dieser einmaligen Ereignisse eintritt.

4. Kostenanpassungen

Kostenanpassungen sind einer der Hauptgründe für ungünstige Budgetabweichungen. Da die meisten Budgets am Jahresende erstellt werden, kann jede Benachrichtigung, die Sie von einem Anbieter oder Lieferanten bezüglich einer Preiserhöhung erhalten, in Ihr neues Budget aufgenommen werden.

Wenn Ihr Lieferant Sie aber nicht über eine Preiserhöhung informiert, sondern im März des Folgejahres die Preise erhöht, haben Sie es mit einer ungünstigen Budgetabweichung zu tun. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, eine automatische Preiserhöhung in Ihre budgetierten Ausgaben einzubauen.

5. Veränderte Kundenbedürfnisse

Ihr Geschäft existiert, weil Sie Ihren Kunden etwas bieten, das sie brauchen oder wünschen. Aber was passiert, wenn sie das, was Sie verkaufen, nicht mehr brauchen oder wünschen?

Rachel besitzt ein Bed and Breakfast. Als sie das Budget für 2020 plante, war sie konservativ und erhöhte ihr Kundenniveau nur um 10 %, was mit einem Anstieg sowohl der Werbe- als auch der Marketinganstrengungen gerechtfertigt war. Während ihr Budget für die ersten beiden Monate des Jahres 2020 ziemlich genau war, sind ihre Einnahmen für den Rest des Jahres stark zurückgegangen, was zu einer ungünstigen Budgetabweichung von mehr als 65 % geführt hat.

Obwohl Rachel die COVID-19-Pandemie nicht vorhersagen konnte, sieht sie sich auf absehbare Zeit mit einem zunehmenden Umsatzrückgang konfrontiert, da sich die Bedürfnisse ihrer Kunden geändert haben.

Sich ändernde Kundenbedürfnisse sind normalerweise nicht so drastisch wie der Umgang mit einer Pandemie. Es ist jedoch wichtig, die Produkte und Dienstleistungen, die Sie verkaufen, regelmäßig neu zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie immer noch den Bedürfnissen Ihrer Kunden entsprechen.

Überwachung und Analyse von Budgetabweichungen

Es ist einfach, Budgetabweichungen zu überwachen. Jede Buchhaltungssoftwareanwendung, die sogar eine einfache Budgetierung enthält, kann Ihnen einen Budgetbericht im Vergleich zu einem tatsächlichen Bericht zur Verfügung stellen. Bei zahlreichen Abweichungen kann es auch hilfreich sein, ein revidiertes Budget für den Rest Ihres Geschäftsjahres zu erstellen.

Führen Sie regelmäßig einen Budget-to-Ist-Bericht durch

Wenn Sie sich über Budgetabweichungen auf dem Laufenden halten, können Sie mögliche Trends sowie potenzielle Problemstellen erkennen. Wenn Sie diesen Bericht nur einmal im Jahr erstellen, verpassen Sie die Gelegenheit, proaktiv auf Abweichungen einzugehen, da es besser ist, sie zu untersuchen, wenn sie auftreten, anstatt am Jahresende. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht positive und negative Abweichungen sowohl in Dollar als auch in Prozent anzeigt.

Untersuchen Sie das „Warum“ hinter der Abweichung

Wenn Sie Ihre budgetierten Einnahmen nicht erreicht haben, müssen Sie sich fragen, warum. Wenn Ihre Ausgaben doppelt so hoch sind wie geplant, müssen Sie den Grund für die Abweichung finden. Es wird davon ausgegangen, dass Ihr ursprüngliches Budget anhand genauer Ausgangszahlen erstellt wurde und dass die Einnahmen auf der Grundlage der bisherigen Leistung geschätzt wurden. Wenn das stimmt, liegt es an Ihnen, die Ursache für die Abweichung zu finden.

Erwägen Sie, Ihr Budget anzupassen

Das Anpassen von Budgets zur Jahresmitte ist ein häufiges Ereignis, insbesondere wenn Sie feststellen, dass Einnahmen und Ausgaben erheblich von den budgetierten Gesamtsummen abweichen. Wenn die Abweichung nur einmal aufgetreten ist, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken über die Überarbeitung Ihres Budgets machen, aber wenn es sich um ein dauerhafteres Problem handelt, sollten Sie am besten einige Änderungen vornehmen.

So verwenden Sie Ihre Budgetabweichungsanalyse für zukünftige Prognosen

Ihre Budgetabweichungen können viele wertvolle Erkenntnisse für die Erstellung Ihres nächsten Budgets liefern. Sehen Sie sich an, wo Sie genau richtig lagen und wo Ihre Abweichungen ziemlich hoch waren, und verbringen Sie einige Zeit damit, beide Ergebnisse zu analysieren, um zu sehen, was dahintersteckt.

Denken Sie daran, dass eine ungünstige Abweichung, die sich Ihrer Kontrolle entzieht, weniger Maßnahmen erfordert als eine, die einfach ungenau war. Wenn beispielsweise Ihr Lieferant plötzlich aus dem Geschäft ausscheidet, kann dies verheerende Auswirkungen auf Ihr Budget haben, einschließlich Umsatzeinbußen aufgrund von Lieferrückständen oder Kostensteigerungen aufgrund der Nutzung eines neuen Lieferanten.

Mit weniger Einnahmen und höheren Ausgaben wird Ihr Budget ernsthaft beeinträchtigt. An diesem Punkt könnte es eine gute Idee sein, ein überarbeitetes Budget zu erstellen, das die gestiegenen Kosten und niedrigeren Einnahmen genau widerspiegelt.

Wenn es sich bei Ihren Abweichungen jedoch um ein einmaliges Problem handelt, ist es am besten, Ihr Budget weiterhin zu überwachen, aber auf Überarbeitungen zu verzichten, sofern keine anderen Probleme auftreten.

Budgetabweichungen sind der Schlüssel zur Unternehmensleistung

Auf die eine oder andere Weise arbeiten wir alle mit einem Budget. Wenn Sie beispielsweise 30.000 US-Dollar verdienen, werden Sie wahrscheinlich kein Millionen-Dollar-Haus kaufen. Das gleiche Prinzip gilt für Unternehmen. Kein Unternehmen mit einem Umsatz von 30.000 US-Dollar wird eine Produktionsstätte für 2,1 Millionen US-Dollar kaufen. Deshalb sind Budgets so wichtig – und sie müssen genau sein.

Jeden Tag werden Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage des Budgets eines Unternehmens getroffen, und die Auswirkungen des Handelns auf falsche Zahlen können fatal sein, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, auf die sie zurückgreifen können. Wenn beispielsweise ein Projektbudget überschritten wird, kann es Sie Tausende von Dollar kosten.

Nehmen Sie sich die Zeit, ein Budget auf der Grundlage von Fakten und vergangenen Leistungen zu erstellen, und widerstehen Sie dem Drang, in Bezug auf die Zahlen zu optimistisch (oder pessimistisch) zu sein. Verwenden Sie diese Budgetabweichungen, um ein genaueres Budget für das kommende Jahr zu erstellen.