Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu abrechenbaren Stunden

Für Berater, Auftragnehmer und professionelle Dienstleistungsunternehmen sind abrechenbare Stunden die Haupteinnahmequelle. Erfahren Sie, was abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden sind und wie Sie sie richtig nachverfolgen.

Abrechenbare Stunden sind das Lebenselixier eines jeden Dienstleistungsunternehmens. Unabhängig davon, ob Sie Beratungsdienste anbieten oder eine Anwaltskanzlei oder CPAs leiten, ist es wichtig, Ihre abrechenbaren Stunden zu verfolgen und in Rechnung zu stellen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter dasselbe tun.

Überblick:Was sind abrechenbare Stunden?

Der Begriff wird am häufigsten mit Anwälten in Verbindung gebracht, aber abrechenbare Stunden werden auch von CPA-Firmen, Beratern, Einzelunternehmern und unabhängigen Auftragnehmern erfasst. Als abrechenbare Stunde wird die Zeit betrachtet, die mit der Arbeit an abrechenbaren Aufgaben verbracht wird.

Beispielsweise ist Jane eine unabhängige Auftragnehmerin, die Personaldienstleistungen für verschiedene Kunden erbringt. Jane verbringt einen Großteil ihrer Zeit damit, die Gehaltsabrechnung zu erledigen, Einstellungsschreiben für die Mitarbeiter ihres Kunden zu erstellen und eventuell auftretende HR-Probleme zu untersuchen. Solange Jane kundenspezifische Arbeiten ausführt, gilt dies als abrechenbar.

Abrechnungsfähige Stunden vs. nicht abrechnungsfähige Stunden:Was ist der Unterschied?

Am einfachsten lässt sich feststellen, ob eine Arbeit abrechenbar ist, wenn sie sich auf einen bestimmten Kunden bezieht. Zum Beispiel gilt jede Zeit, die Jane mit der Bearbeitung der Gehaltsabrechnung für ihren Kunden, dem Schreiben eines Einstellungsschreibens für einen Kunden zur Verwendung in seinem Unternehmen oder der Feststellung, ob ein Kunde gegen Arbeitsgesetze verstoßen hat, als abrechenbar.

Auf der anderen Seite sind nicht abrechenbare Stunden diejenigen, die für allgemeine Aktivitäten aufgewendet werden, die sich auf das Geschäft im Allgemeinen und nicht auf einen bestimmten Kunden konzentrieren.

Abrechenbare Stunden	Nicht abrechenbare Stunden
Jede Aufgabe, die in direktem Zusammenhang mit einem Kundenprojekt steht, wie z. B. das Ausfüllen eines Berichts	Teilnahme an einer Networking-Veranstaltung in Ihrer Branche
Recherche für ein Kundenprojekt	Durchführen allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie das Erfassen von Kundenzahlungen
Treffen mit einem Kunden oder im Namen eines Kunden	Beantwortung von Anfragen potenzieller neuer Kunden
Planung eines Kundenprojekts	Erstellen eines Angebots für einen neuen Kunden
Antworten auf die E-Mail eines Kunden	Teilnahme an Schulungen oder Workshops
Beantwortung von Kundenfragen am Telefon	Treffen mit potenziellen Kunden

5 Arten von Branchen mit abrechenbaren Stunden

Jeder, der ein unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter eines Dienstleistungsunternehmens ist, muss seine abrechenbaren Stunden nachverfolgen. Im Folgenden sind fünf der Branchen aufgeführt, die am dringendsten abrechenbare Stunden nachverfolgen müssen.

1. Anwaltskanzleien

Anwälte verfolgen die abrechenbare Zeit mehr als jede andere Branche, und das aus gutem Grund. Anwälte, die in einer Anwaltskanzlei arbeiten, müssen jedes Jahr eine Mindestanzahl an abrechenbaren Stunden leisten, mit Konsequenzen wie einer möglichen Kündigung, wenn sie dies nicht tun.

2. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Buchhaltungsfirmen, wie Anwaltskanzleien, rechnen Kunden oft stundenweise ab, obwohl CPA-Firmen für bestimmte Aufgaben eher alternative Abrechnungsmethoden verwenden, wie z. B. Pauschalabrechnungen. Ähnlich wie bei der Abrechnung durch Anwaltskanzleien lassen viele Kanzleien ihre Stunden jedoch immer noch regelmäßig nachverfolgen und in Rechnung stellen.

3. Beratung

Anfang 2020 arbeiteten 1,6 Millionen Berater in den USA. Wenn Sie beratend tätig sind, sind abrechenbare Stunden der Schlüssel zu Ihrem Überleben. Sofern ein Berater nicht eine Pauschalgebühr für ein bestimmtes Projekt in Rechnung stellt, was selten vorkommt, rechnet er stundenweise ab.

4. Freiberufler

Freiberufler ähneln Beratern, obwohl sie je nach Job stundenweise abrechnen können oder nicht. Beispielsweise werden freiberufliche Autoren in der Regel nach Artikel und nicht nach Stunden bezahlt, obwohl freiberufliche Verwaltungsassistenten ihren Kunden nach Stunden abrechnen.

5. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Werbe- und PR-Agenturen haben ihren Kunden traditionell stundenweise abgerechnet, aber viele haben jetzt auf ein Pauschalabrechnungssystem umgestellt. Wenn Sie als freiberuflicher PR-Vertreter arbeiten, werden Sie Ihren Kunden wahrscheinlich immer noch nach Stunden abrechnen.

So verfolgen Sie abrechenbare Stunden in Ihrem kleinen Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie Buchhaltungssoftware, Zeit- und Abrechnungssoftware verwenden oder Ihre Zeit mithilfe einer Tabellenkalkulation aufzeichnen, folgen Sie unserer Kurzanleitung, um mit der ordnungsgemäßen Erfassung Ihrer abrechenbaren Stunden zu beginnen.

1. Bestimmen Sie Ihren Stundensatz

Dies ist nicht so geschnitten und getrocknet, wie Sie vielleicht denken. Wenn Sie nur einen Dienst anbieten, ist es einfach, Ihre Preise festzulegen, aber wenn Sie mehrere Dienste anbieten, stehen die Chancen gut, dass Sie mehrere Preise haben.

Nehmen wir zum Beispiel unsere Beraterin Jane als Beispiel:Jane bietet ihren Kunden eine Vielzahl von HR-Dienstleistungen an, und alle mit unterschiedlichen Abrechnungstarifen.

• Verwaltungsdienste – 30 $/Stunde
• Spezialisierter Personalvermittlungsdienst – 50 $/Stunde
• Mitarbeiterbeziehungen – 60 $/Stunde

Jane muss nicht nur ihre Stunden für jeden ihrer Kunden nachverfolgen, sondern auch ihren Job oder ihr Projekt, damit der korrekte Abrechnungssatz verwendet wird.

2. Erstellen Sie eine Tabelle oder verwenden Sie Zeiterfassungssoftware

Ihre Buchhaltungssoftware bietet möglicherweise Zeiterfassungsfunktionen, die meisten jedoch nicht. Auch wenn Sie Ihre Zeit sicherlich in einer Tabelle aufzeichnen können, ist es am besten, eine geeignete Zeiterfassungsanwendung für eine genauere Abrechnung zu verwenden.

Zum Beispiel arbeitet Jane gerade an einem Verwaltungsprojekt für Kunde A, als Kunde B sie anruft, verzweifelt, weil ihr Computer abgestürzt ist und sie ihre Gehaltsabrechnung nicht eingeben kann. Jane beendet die Arbeit am Projekt von Kunde A und verbringt die nächsten 30 Minuten am Telefon, um Kunde B zu helfen.

Unmittelbar nach dem Auflegen arbeitet sie wieder am Projekt von Kunde A und stellt erst eine Stunde später fest, dass sie das Gespräch mit Kunde B nicht als abrechenbare Zeit erfasst hat. Und weil so viel Zeit verstrichen ist, hat sie keine Ahnung, wie viel Zeit mit Kunde B telefoniert wurde, da der Anruf auf ihrem Bürotelefon und nicht auf ihrem Handy geführt wurde.

Wenn Jane eine Zeiterfassungssoftware verwendet hätte, hätte sie den Timer für Client A stoppen und einen neuen Timer für Client B starten und den Timer von Client A neu starten können, wenn ihr Telefonat beendet war.

Zeiterfassungssoftware kann ein Lebensretter für Berater und Einzelunternehmer sein, die mit mehreren Kunden gleichzeitig jonglieren müssen. Das vereinfacht nicht nur die Nachverfolgung der Zeit, sondern kann Ihnen auch die Augen öffnen, wenn Sie feststellen, wie viel Zeit Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben.

3. Kunden und Projekte einrichten

Sobald Sie Ihre Tarife festgelegt haben, können Sie Ihre Kunden und deren Projekte einrichten. Dies ist ein wichtiger Schritt, da er dazu beitragen wird, den Rechnungsstellungsprozess erheblich zu automatisieren. Sobald Sie Ihre korrekten Preise für alle von Ihnen angebotenen Dienstleistungen festgelegt haben, ist es viel einfacher, Ihren Kunden eine korrekte Rechnung zu stellen.

4. Verfolgen und berechnen Sie Stunden

Die Eingabe Ihrer geleisteten Arbeitsstunden in eine Tabelle funktioniert technisch gesehen, aber es ist nicht die beste Methode, um Ihre Stunden zu verfolgen und zu berechnen. Wie Sie bereits gesehen haben, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie vergessen, die Stunden in einer Tabelle aufzuschreiben, ziemlich hoch, was bedeutet, dass Sie Ihren Kunden am Ende nur einen Teil Ihrer tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen.

Aber egal, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder Software verwenden, Sie können Ihre geleisteten Arbeitsstunden berechnen und Ihren Kunden Rechnungen stellen, sobald der Monat vorbei ist.

5. Rechnungskunde

Dies ist der letzte Schritt und ein wichtiger. Wenn Sie Zeit- und Abrechnungssoftware oder eine Buchhaltungsanwendung verwenden, die die Zeit für Sie erfasst, können Sie Ihre abrechenbare Zeit problemlos auf eine Rechnung verschieben und Ihren Kunden innerhalb von Minuten in Rechnung stellen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Aufstellung der geleisteten Arbeitsstunden und der entsprechenden erbrachten Leistungen enthalten.

Sie sollten auch sicher sein und Zahlungsbedingungen angeben, die Sie bereits mit Ihrem Kunden vereinbart haben sollten.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre abrechenbaren Stunden verfolgen

Abrechnungsfähige Stunden sind für viele Einzelunternehmer, Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen der Schlüssel zum Überleben. Ob Sie Anwalt, Verwaltungsassistent oder Berater sind, wenn Sie Dienstleistungen für Ihre Kunden erbringen, möchten Sie Ihre abrechenbaren Stunden nachverfolgen. Hören Sie auf, sich und Ihre Dienstleistungen unter Wert zu verkaufen, und beginnen Sie noch heute mit der korrekten Erfassung Ihrer abrechenbaren Stunden.