Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu Kostenstellen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie anfangen, Kostenstellen zu verwenden. Kostenstellen sind zwar keine Umsatzbringer, können Ihrem Unternehmen jedoch in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Wir decken diese Vorteile hier ab.

Als Unternehmer konzentrieren Sie sich wahrscheinlich darauf, Geld zu verdienen. Aber so wichtig es auch ist, Einnahmen zu erzielen, es gibt auch Kosten, die mit der Führung Ihres Unternehmens verbunden sind. Eine Kostenstelle ist ein Mitarbeiter oder eine Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens, die diese kostentragenden, notwendigen Aufgaben ausführt.

Wenn Sie beispielsweise eine Personalabteilung oder sogar einen einzelnen Personalmitarbeiter haben, würden diese als Kostenstelle betrachtet. Kostenstellen unterstützen das Unternehmen in gewisser Weise. Kostenstellen generieren keine Einnahmen, sondern Ausgaben, die sich direkt auf den Cashflow und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken.

Überblick:Was ist eine Kostenstelle?

Kostenstellen sind eine wichtige Funktion für jedes Unternehmen. Auch ein kleines Unternehmen kann von einer Kostenstelle profitieren. Eine Kostenstelle kann eine einzelne Person sein, z. B. der Buchhalter, der für die Eingabe von Transaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware verantwortlich ist, oder eine ganze Personalabteilung. Kostenstellen bieten administrative und andere Unterstützung für umsatzgenerierende Aktivitäten.

Kostenstellenaktivitäten sind immer in der Bilanz Ihres Unternehmens enthalten. Während eine Kostenstelle keine Einnahmen zu einer Bilanz beiträgt, hat sie sowohl Vermögenswerte als auch Verbindlichkeiten.

Kostenstelle vs. Profitcenter:Was ist der Unterschied?

Eine Kostenstelle trägt indirekt zum Geschäftsgewinn bei, während Profit Center dazu da sind, Einnahmen zu erzielen. Beispielsweise würde das Patientenzentrum eines großen Krankenhauses als Kostenstelle betrachtet, da es dazu dient, gute Beziehungen zu Patienten aufrechtzuerhalten. Obwohl dies eine wichtige Aufgabe ist, die durch die Zufriedenheit der Patienten indirekt die Einnahmen steigern kann, erwirtschaftet das Patientenzentrum keinen Gewinn.

Die Abteilung für elektive Chirurgie in demselben Krankenhaus bietet Patienten jedoch elektive chirurgische Eingriffe an und würde als Profitcenter betrachtet, da sie Einnahmen erzielt. Größere Unternehmen und andere Organisationen können auch ein Revenue Center verwenden, um die Verkaufseinnahmen zu verwalten.

Schauen wir uns zum Beispiel Debras Kaufhaus an. Debra ist stolz auf ihre gut sortierten Regale mit hochwertigen Waren. Vor vielen Jahren begann Debras Kaufhaus als kleiner lokaler Baumarkt, aber als Debra verschiedene Abteilungen hinzufügte, wuchs ihr Umsatz. Jetzt hat sie 10 Profitcenter, darunter Kleidung, Elektronik, Möbel, Medikamente und Haushaltswaren, zusammen mit mehreren anderen.

Damit ihr Geschäft jedoch reibungslos läuft, hat Debra mehrere Kostenstellen eingerichtet, darunter ein Kundendienstzentrum, das sich um Rücksendungen, Umtausch sowie Kundenanliegen und -beschwerden kümmert. Außerdem hat sie eine IT-Abteilung aufgebaut, deren Aufgabe es ist, dafür zu sorgen, dass alle Computer im Geschäft reibungslos funktionieren.

Während weder die Kundendienstabteilung noch die IT-Abteilung Einnahmen erzielen, leisten sie einen wertvollen Dienst, sowohl intern, indem sie dafür sorgen, dass Computer reibungslos laufen, als auch extern, indem sie Kunden zufriedenstellen und helfen, auftretende Probleme oder Bedenken zu lösen.

4 Vorteile von Kostenstellen

In den meisten größeren Unternehmen sind Kostenstellen eine Notwendigkeit, die einem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Sie sind zwar nicht darauf ausgelegt, Gewinne zu erzielen, steigern aber die Rentabilität eines Unternehmens, indem sie diese Vorteile bieten.

1. Sie sorgen für zufriedenere Kunden

Wenn Sie Waren und Dienstleistungen verkaufen (und welche Geschäfte nicht), ist es wichtig, Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Nein, nicht nur unerlässlich – es ist auch ein Vollzeitjob, weshalb die Einrichtung einer Kundendienstabteilung eine lohnende Investition für Ihr Unternehmen ist.

Auch wenn Ihre Kundendienstabteilung Geld kostet, anstatt Geld zu verdienen, schlichtet sie auch Streitigkeiten, löst Probleme und sorgt im Wesentlichen dafür, dass Ihre Kunden zufrieden sind. Und ein zufriedener Kunde ist normalerweise ein treuer Kunde.

2. Sie sorgen dafür, dass das Geschäft reibungslos läuft

Während Sie Waren und Dienstleistungen verkaufen, wer sorgt hinter den Kulissen dafür, dass Ihre Maschinen sauber gehalten werden, damit sie optimal funktionieren? Wer sorgt dafür, dass Toms verschütteter Kaffee aufgewischt wird, die Mülleimer geleert werden und die Klimaanlage und Heizung einwandfrei funktionieren?

Ihr Wartungspersonal, das ist wer. Während die Maschinenbediener und Auftragsabwicklungsmitarbeiter für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, sind es auch die Personen, die ihnen die Ausführung ihrer Aufgaben erleichtern.

3. Sie verwalten Ihre Mitarbeiter

Als Sie anfingen, trugen Sie viele Hüte. Vielleicht tust du es immer noch. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wissen Sie, dass Sie nicht alle Bereiche Ihres Unternehmens effektiv verwalten können, insbesondere Personalwesen und Gehaltsabrechnung.

Personal- und Lohnkostenstellen verwalten den gesamten Einstellungsprozess von der ersten Stellenausschreibung über das Lesen von Bewerbungen und Lebensläufen bis hin zur Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses. Sie verwalten auch Mitarbeiterstreitigkeiten, gehen Beschwerden nach und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhält.

4. Sie suchen nach innovativen Möglichkeiten

Vergessen wir nicht die Bedeutung des Finanz- und Rechnungswesens. Während diese Kostenstelle den Umsatz verwalten kann, übernimmt sie auch die Finanzberichtsanalyse, dient als Ressourcenkalkulationsbereich und wickelt Steuern ab. Eine gute Finanz- und Buchhaltungsabteilung bewertet auch Verkaufstrends, überprüft verschiedene Preisstrategien und überprüft Änderungen in der Branche.

Ihre Finanz- und Buchhaltungsmitarbeiter können auch neue Bereiche für Ihr Unternehmen aufzeigen, die Sie erkunden können, oder bestimmen, welche Produkte und Dienstleistungen am wenigsten und am rentabelsten sind.

Wie eine Kostenstelle funktioniert

Kostenstellen müssen die Organisationskosten im Auge behalten und gleichzeitig die erforderlichen Support-Services bereitstellen. Eine Kostenstelle, wie z. B. ein Produktions- oder Profitcenter, hat ein Budget, das verwaltet werden muss.

Da die von Kostenstellen verursachten Kosten intern sind und verwendet werden, um Managemententscheidungen zu treffen, verwenden Kostenstellen die interne Buchhaltung, um Daten zu verfolgen. Entlassungen beginnen in der Regel in den Kostenstellen, da diese Stellen keine Umsatzbringer sind.

Beispiel einer Kostenstelle

Zurück zu Debras Kaufhaus:Debra hat vier Buchhaltungsmitarbeiter:einen leitenden Buchhalter und drei Angestellte. Sie führen diese Aufgaben aus.

• Kreditoren: Einer der Buchhalter kümmert sich um alle Kreditorentransaktionen und stellt sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß erfasst und umgehend bezahlt werden.
• Forderungen: Ein anderer Sachbearbeiter bearbeitet alle Forderungen für das Unternehmen, einschließlich der Buchung von Kundenzahlungen, der Nachverfolgung des Zahlungsstatus bei Kunden und der Einleitung des Inkassoverfahrens für verspätete Zahlungen.
• Allgemeine Buchhaltungsaufgaben: Der leitende Buchhalter von Debra erledigt fortgeschrittenere Buchhaltungsaufgaben wie die Erfassung von Abschreibungskosten, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und der damit verbundenen Steuerausgaben sowie die Buchung von Anpassungsbuchungen.
• Finanzanalyse: Der Buchhalter von Debra erstellt und analysiert Jahresabschlüsse und hilft dem Unternehmen dabei, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und verschiedene Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung zu identifizieren.

Obwohl keine dieser Aufgaben Einnahmen generiert, sind sie alle für die Gesundheit und das Wohlergehen von Debras Geschäft unerlässlich. Wenn Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden, könnte Debras Kreditwürdigkeit sinken und ihre Fähigkeit, Waren für Wiederverkäufer zu kaufen, beeinträchtigen. Wenn Zahlungen dem Konto eines Kunden nicht ordnungsgemäß gutgeschrieben werden, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Gleiches gilt für die zeitnahe Nachverfolgung etwaiger Zahlungsverzugskonten. Gehaltsabrechnungen müssen bei Fälligkeit abgewickelt, Steuern bezahlt und die Unternehmensleistung regelmäßig analysiert werden, um die Ausgaben so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig den Umsatz zu maximieren. Aus diesem Grund ist die Kostenstelle Buchhaltung und Finanzen für Debras Geschäft so wichtig.

Kostenstellen können Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens helfen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch der für Ihr Kleinunternehmen erforderliche Buchhaltungsprozess. Wenn Wachstum eintritt, möchten Sie möglicherweise verschiedene Kostenstellen erstellen und verwalten. Kostenstellen dienen als effektive Verwaltungsmethode und können Ihnen dabei helfen, die Geschäftsleistung und die damit verbundenen Ausgaben besser zu verfolgen, und bei richtiger Verwaltung können Sie auch zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.