Ein 2022-Leitfaden zur Zeiterfassung in Freshbooks

Erfahren Sie mehr über die in FreshBooks verfügbaren Zeiterfassungsfunktionen und sehen Sie, wie einfach es sein kann, Ihre Zeit zu erfassen ( oder die Zeit Ihres Teams), während wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen.

Es wird geschätzt, dass mehr als 80 % der kleinen Unternehmen aufgrund von Liquiditätsproblemen scheitern, aber jedes Mal, wenn Sie Ihren Kunden nicht ordnungsgemäß Rechnungen stellen, verlieren Sie Geld.

Erinnern Sie sich, als Sie diesen Anruf für Ihren Kunden beantwortet und sich geschworen haben, dass Sie nicht vergessen würden, ihn aufzuschreiben? Erinnern Sie sich, als Sie zwei Stunden damit verbracht haben, Stapel von Steuerformularen zu sortieren, die Ihr Kunde Ihnen zur Überprüfung vorgelegt hat? Erinnern Sie sich, als Sie drei zusätzliche Stunden für die Fertigstellung eines Projekts aufwenden mussten, von dem Sie ursprünglich dachten, dass es etwa eine halbe Stunde dauern würde?

Die größere Frage ist nicht, ob Sie sich erinnern, sondern ob Sie Ihrem Kunden ordnungsgemäß Rechnungen gestellt haben. Und ich würde vermuten, dass die Antwort auf diese Frage ein dickes, fettes Nein wäre. Nicht weil Sie das Geld nicht brauchten, sondern weil Sie es vergessen haben. Oder du hast es nicht aufgeschrieben. Oder Sie haben es aufgeschrieben, aber die Haftnotiz verloren, auf der Sie es geschrieben haben.

Seien wir ehrlich, Zeitmanagement ist für jeden schwierig. Warum sich also nicht mit den Ressourcen ausstatten, die Sie benötigen, um Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter besser zu verwalten und Ihren Kunden genaue und faire Rechnungen zu stellen?

Aus diesem Grund kann die Zeiterfassung von FreshBooks ein Lebensretter sein. FreshBooks wurde für kleine Unternehmen entwickelt und bietet sogar einen integrierten Timer, mit dem Sie die Zeit für jede abgeschlossene Aufgabe verfolgen können.

3 bietet Freshbooks-Angebote zur Zeiterfassung

Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie keine teure Buchhaltungssoftware kaufen, wenn eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie FreshBooks Ihnen die Zeiterfassungsfunktion bietet, die Ihr kleines Unternehmen benötigt. Sie erfassen die Zeit manuell, verwenden den Timer, erfassen die Mitarbeiterzeit und erstellen sogar eine Rechnung in FreshBooks. Es ist auch eine mobile App für die Zeiterfassung unterwegs verfügbar.

1. Timer

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Zeit in FreshBooks zu verfolgen, ist die Verwendung des integrierten FreshBooks-Timers. Sobald der Timer gestartet ist, können Sie alle anderen relevanten Details in das Timer-Feld eingeben, das auf dem Bildschirm erscheint, damit Sie genau wissen, wofür Sie die Zeit erfassen.

Sobald Sie fertig sind, können Sie direkt aus dem Zeiterfassungsbildschirm heraus eine Rechnung erstellen. Dies ist eine großartige Funktion, die normalerweise in teureren Softwareanwendungen zu finden ist, also stellen Sie sicher, dass Sie ihre Verfügbarkeit nutzen.

2. Manuelle Zeiteingabe

FreshBooks enthält auch eine manuelle Zeiteingabeoption, mit der Sie die Zeit nach Tag, Woche oder Monat eingeben können. Die Option zur manuellen Zeiterfassung kann auch für einen Stundenzettel verwendet werden, sodass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach nachverfolgt werden können. Wie der Timer können auch manuelle Zeiteinträge direkt in eine Rechnung für die Kundenabrechnung gezogen werden.

3. Abrechenbare Zeit verwalten

Jede Zeit, die Sie in FreshBooks nachverfolgen, kann einer Rechnung für einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt hinzugefügt werden, wobei jeder Zeiteintrag als separate Position erscheint. Ihre Rechnung zeigt die Informationen an, die Sie bei der Erfassung Ihrer Zeit eingegeben haben, und Sie haben die Möglichkeit, beim Erstellen Ihrer Rechnung ein detailliertes, gruppiertes oder einfaches Format zu erstellen.

So erfassen Sie die Zeit mit Freshbooks

Wenn Sie bereit sind, die Zeiterfassung von FreshBooks zu verwenden, legen wir los.

Schritt 1. Greifen Sie auf die Zeiterfassungsfunktion zu

Wie alle Funktionen von FreshBooks können Sie auch auf die Zeiterfassungsfunktion direkt über das FreshBooks-Dashboard zugreifen.

Vor dem Zugriff auf die Zeiterfassungsfunktion ist keine weitere Systemeinrichtung erforderlich, da Sie alle neuen Kunden, Projekte oder andere Informationen direkt vom Zeiterfassungsbildschirm aus hinzufügen können.

2. Wählen Sie manuelle Eingabe oder Timer starten

Sobald Sie sich im Zeiterfassungsbereich befinden, können Sie die Zeit manuell eingeben oder den Timer starten.

Wenn Sie die Zeit einer Woche für einen Stundenzettel aufzeichnen, ist es am besten, die manuelle Eingabeoption zu verwenden, aber wenn Sie telefonieren oder an einem bestimmten Projekt für einen Kunden arbeiten, kann der Timer die beste Wahl sein . Für unterwegs bietet FreshBooks Mobile eine Zeiterfassungs-App für iOS- und Android-Geräte, mit der Sie die Zeit mithilfe des Timers oder durch manuelle Eingabe der Zeit erfassen können.

3. Starten Sie den Timer

Wenn Sie bereit sind, mit der Zeiterfassung zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Timer starten. Sie können den Timer so einstellen, dass er nach Dauer in Stunden und Minuten oder nach Start- und Endzeit verfolgt wird.

Während der Timer läuft, können Sie zusätzliche Details eingeben, z. B. den Namen Ihres Kunden und woran Sie gerade arbeiten. Wenn Sie den Timer anhalten müssen, klicken Sie einfach auf die Stopp-Schaltfläche. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, fasst FreshBooks die aufgezeichnete Zeit zusammen und gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, den Timer neu zu starten, wenn Sie dies wünschen, eine perfekte Lösung für Unterbrechungen oder wenn Sie mit der Arbeit an einem anderen Projekt beginnen müssen.

Jede mit dem FreshBooks-Timer aufgezeichnete Zeit kann bei Bedarf auch bearbeitet oder gelöscht werden.

4. Zeit manuell erfassen

Wenn Sie Ihre Zeit lieber manuell aufzeichnen möchten, können Sie mit FreshBooks die Zeit täglich, wöchentlich oder monatlich erfassen.

Die manuelle Zeiterfassung ist eine großartige Option, um einen Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung zu erstellen oder wenn Ihre Aufgaben ziemlich routinemäßig sind. Unabhängig davon, ob Sie den Timer verwenden oder die Zeit manuell eingeben, sobald Sie die Zeiterfassung abgeschlossen haben, ist die Rechnungsstellung an einen Kunden ein einfacher nächster Schritt und kann direkt über den Zeiterfassungsbildschirm abgeschlossen werden.

5. Rechnung erstellen

Wenn Sie die Zeit erfassen, um einen Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen Sie sich keine Gedanken über die Erstellung einer Rechnung machen. Wenn Sie jedoch Stunden zu Abrechnungszwecken erfassen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“, um mit der Erstellung einer FreshBooks-Rechnung zu beginnen.

Wählen Sie anschließend einfach den Kunden aus, dem Sie Rechnungen stellen möchten, legen Sie einen Standardsatz für Ihre Zeit fest und wählen Sie das Format, das Sie für die Rechnung verwenden möchten.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Zur Rechnung hinzufügen und Sie können jetzt auf Ihre vollständige Rechnung zugreifen.

Ihre fertige Rechnung kann jetzt gespeichert und gedruckt oder per E-Mail an Ihren Kunden gesendet werden. Jede in FreshBooks erfasste Zeit kann auch als nicht abrechenbar markiert werden. Wenn Sie beispielsweise die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen oder einfach nur wissen möchten, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden, können Sie die erfasste Zeit als nicht abrechenbar markieren, damit sie nicht auf einer Rechnung erscheint.

Eine genaue Zeiterfassung ist wichtig

Unabhängig davon, ob Ihr kleines Unternehmen die Zeit für Gehaltsabrechnungszwecke oder für eine genauere Kundenabrechnung erfassen muss, FreshBooks kann Ihnen helfen. FreshBooks wurde für Flexibilität entwickelt und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit täglich, wöchentlich oder monatlich oder mithilfe des integrierten Timers aufzuzeichnen. FreshBooks kann auch jederzeit während des Zeiterfassungsprozesses automatisch eine Rechnung für einen Kunden erstellen.

Die Zeiterfassung von FreshBooks umfasst keine erweiterten Zeitverwaltungsfunktionen wie Zeitblockierung oder Workflow-Management, bietet Kleinunternehmern jedoch eine Möglichkeit, ihre Zeit einfach und kostengünstig effektiver zu verwalten.

Es gibt zwar viele erstklassige Alternativen, aber die Chancen stehen gut, dass sie Ihnen nicht die Zeiterfassungsfunktion von FreshBooks bieten. Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, der Schwierigkeiten hat, Ihre Zeit oder die Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen, sollten Sie sich die FreshBooks-Testversion ansehen, mit der Sie die Anwendung vor dem Kauf ausprobieren können.