So verteilen Sie funktionale Ausgaben für gemeinnützige Organisationen

Die Aufstellung der Funktionskosten wird ausschließlich von gemeinnützigen Organisationen verwendet und dient der ordnungsgemäßen Berichterstattung über Ausgaben und ist in den USA erforderlich. Erfahren Sie, wie Sie funktionale Ausgaben richtig zuordnen.

Die Berichterstattung von gemeinnützigen Organisationen unterscheidet sich von der eines gewinnorientierten Unternehmens, wobei gemeinnützige Organisationen die folgenden Abschlüsse erstellen.

• Finanzlage: Dies ähnelt einer Bilanz, die über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Nettovermögen berichtet, was dem Eigenkapital des Eigentümers ähnelt.
• Erklärung der Aktivitäten: Die Aufstellung der Aktivitäten ähnelt einer Standard-Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen und Ausgaben für die Organisation betrachtet.
• Kapitalflussrechnung: Wie eine Standard-Kapitalflussrechnung zeigt die Kapitalflussrechnung einer gemeinnützigen Organisation die gleichen Informationen basierend auf den Aktivitäten der Organisation an.

Der Abschlussbericht, den gemeinnützige Organisationen erstellen müssen, ist die Aufstellung der Funktionskosten, die die Ausgaben auf der Grundlage der funktionalen Klassifikationen ausweist. Jede gemeinnützige Organisation hat Funktionsbereiche, über die sie Bericht erstatten muss, aber da das Geld zur Finanzierung gemeinnütziger Organisationen häufig aus Zuschüssen, Kampagnen und Fundraising-Aktivitäten stammt, müssen gemeinnützige Organisationen Organisationsausgaben anders verfolgen als ein Standardunternehmen.

Überblick:Was sind Funktionskosten?

Bevor Sie eine der unten beschriebenen Zuordnungsmethoden verwenden können, müssen Sie funktionale Klassifizierungen verstehen. In der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen müssen alle Ausgaben in einer dieser drei Ausgabenkategorien für gemeinnützige Organisationen erfasst werden.

Programme: Alle gemeinnützigen Organisationen haben eine Mission. Ein Programm ist eine Aktivität, die geschaffen wurde, um diese Mission zu erfüllen. Je nach Organisation haben Sie möglicherweise ein einzelnes Programm, z. B. Essen für Hungrige, oder Sie bieten mehrere Programme an, z. B. vorgeburtliche Unterstützung für werdende Teenagermütter sowie GED-Kurse zur Förderung ihrer Ausbildung. Ausgaben für jedes Programm müssen separat erfasst werden.

Verwaltungs- und Gemeinkosten: Management- und allgemeine Ausgaben sind Posten, die nicht mit einem bestimmten Programm verbunden sind, aber ein erforderlicher Teil des Betriebs der Organisation sind. Beispielsweise würden die Gehälter des Geschäftsführers und anderer leitender Angestellter als Verwaltungs- und allgemeine Ausgaben betrachtet, ebenso wie der Personalbuchhalter, der die Bücher für alle Programme führt.

Fundraising-Ausgaben: Auch wenn es seltsam erscheinen mag, Fundraising in eine Ausgabenkategorie einzuordnen, geben gemeinnützige Organisationen viel Geld für Fundraising aus. Dazu gehören Gehaltsausgaben für Entwicklungs- und Fundraising-Mitarbeiter sowie die Kosten für die Erstellung und den Versand jährlicher Aufrufschreiben, einschließlich Druck-, Papier- und Portokosten.

In vielen Fällen lassen sich Funktionsausgaben leicht kategorisieren, aber wenn nicht, müssen Sie sie entsprechend zuweisen.

Die 4 Zuordnungsmethoden für Funktionskosten

Während Sie Ausgaben nach Bedarf zuweisen können, werden die folgenden Zuweisungsmethoden von gemeinnützigen Organisationen am häufigsten verwendet. Der einfachste Weg, Ihre Ausgaben zuzuordnen, ist die Verwendung von Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen oder Fonds, obwohl bei Bedarf auch normale Buchhaltungssoftware verwendet werden kann.

1. Direkte Kosten

Am einfachsten zuzuordnen sind Kosten, die nur einer einzigen Kategorie zugeordnet werden können. Zum Beispiel ermöglicht ihm ein Zuschuss, den Sam erhält, eine Vielzahl von Konserven und nicht verderblichen Lebensmitteln für seine gemeinschaftliche Speisekammer zu kaufen. Diese Kosten können den Programmen direkt zugeordnet werden, da sowohl der Zuschuss als auch die daraus resultierenden Ausgaben direkt mit den Kosten des Community Food Pantry-Programms zusammenhängen.

2. Arbeitszeit

Wenn Mitarbeiter ihre Zeit auf mehrere Programme oder Organisationsbereiche aufteilen, muss ihre Zeit erfasst und richtig zugeordnet werden. Ann betreibt zum Beispiel eine landwirtschaftliche Nonprofit-Organisation namens Back to the Land, die verschiedene Programme anbietet, die von landwirtschaftlichen Schulungen vor Ort bis hin zu Finanzplanungsseminaren für Farm- und Ranchbesitzer reichen.

Da ihre Belegschaft sehr klein ist, verbringen die Mitarbeiter nicht nur Programmstunden damit, Landwirte zu schulen, sondern erledigen auch Verwaltungsarbeiten, wobei Ann selbst ihre Zeit oft zwischen der Schulung der Landwirte und der Leitung der Organisation aufteilt.

Derzeit verbringt Ann 25 % ihrer Zeit mit dem Training und teilt ihre Zeit gleichmäßig auf beide Programme auf. Außerdem gibt sie 25 % für das Schreiben von Stipendien und 50 % für die Leitung der Organisation aus. Lassen Sie uns basierend auf diesen Prozentsätzen Anns Gehalt zuweisen, das 4.000 $ pro Monat beträgt.

Funktionskostenabrechnung
Back to the Land
Juli 2020

Ausgaben	Programm A	Programm B	G&A	Fundraising	Gesamt
Gehälter	500 $	500 $	1.000 $	2.000 $	4.000 $

Die obige Teilaufstellung zeigt die drei funktionalen Ausgabenkategorien:Programme, Allgemeines und Verwaltung (G&A) und Mittelbeschaffung, wobei der Einzelposten genau anzeigt, wie Anns Gehalt von 4.000 $ für Juli zugewiesen wurde.

3. Mitarbeiterzahl

Für sehr kleine gemeinnützige Organisationen ist es möglicherweise einfacher, die Kosten auf die Gesamtzahl der Mitarbeiter zu stützen. Diese Methode verwendet die Gesamtgehälter jedes Mitarbeiters, kombiniert sie zu einer Gesamtsumme und weist dann die Gesamtsumme basierend auf der in jedem funktionalen Kostenbereich verbrachten Zeit zu.

Diese Methode funktioniert zwar nicht für Organisationen mit zahlreichen Mitarbeitern, die klar definierte Verantwortungsbereiche haben, aber für gemeinnützige Organisationen, deren Mitarbeiter in allen funktionalen Ausgabenbereichen arbeiten, kann das Gesamtgehalt zwischen diesen Bereichen aufgeteilt werden.

Zum Beispiel betreibt Jason Coats 4 Kidz, eine gemeinnützige Organisation, die Wintermäntel sammelt und an Kinder aus einkommensschwachen Familien verteilt. Er hat nur zwei Mitarbeiter, und alle drei arbeiten routinemäßig dort, wo sie gebraucht werden. Zusammen verbringen die drei Mitarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Programmen, gefolgt von 25 % mit G&A und 15 % mit Fundraising. Bei Gesamtgehaltskosten von 6.000 $ zwischen den dreien teilen wir ihre Gehaltskosten auf.

Funktionskostenabrechnung
Coats 4 Kidz
Oktober 2020

Ausgaben	Programme	G&A	Fundraising	Gesamt
Gehälter	3.600 $	1.500 $	900 $	6.000 $

4. Quadratfuß

Die Quadratfuß-Zuweisungsmethode ist wahrscheinlich die detaillierteste. Die Quadratfußmethode kann verwendet werden, um die folgenden Kosten richtig zuzuordnen:

• Dienstprogramme
• Miete
• Gebäudeabschreibung
• Versicherung

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation in einem großen Raum ohne Büros untergebracht ist, funktioniert diese Methode nicht, aber für diejenigen, die definierte Bereiche im Büro haben, wie z. B. einen Empfangsbereich oder einen Pausenraum oder separate Büros für Mitarbeiter, können Sie die oben genannten Ausgaben zuweisen basierend auf Quadratmeterzahl.

Um auf Coats 4 Kidz zurückzukommen, nehmen wir an, die gemeinnützige Organisation ist derzeit in einer 1.000 Quadratmeter großen Bürofläche untergebracht. 25 % der Fläche werden von allen Mitarbeitern gleichermaßen genutzt, während 30 % von Programmmitarbeitern belegt werden, 25 % für Fundraising und 20 % für das Management.

Im Oktober hatte Coats 4 Kidz folgende Ausgaben:

• Dienstprogramme: 350 $
• Miete: 1.500 $
• Gebäudeabschreibung: 400 $
• Versicherung: 375 $

Beginnen wir mit den Gemeinschaftsräumen, die 25 % des 1.000 Quadratfuß großen Büros einnehmen. Um die Nebenkosten für Oktober zu berechnen, müssten wir zwei Berechnungen durchführen:

350 $ x 25 % =87,50 $

Das ist die Gesamtzuweisung für die offene Fläche im Büro. Als nächstes müssen wir diesen Betrag durch alle drei Funktionsausgabenkategorien dividieren. Dies kann anhand der von jeder Kategorie belegten Fläche oder anhand der Anzahl der Personen in jeder Abteilung erfolgen, je nachdem, was einfacher ist.

87,50 $ ÷ 3 =29,16 $

Das bedeutet, dass wir jeder der drei Funktionsausgabenkategorien zusätzliche 29,16 $ an Nebenkosten zuordnen müssen.

Funktionskostenabrechnung
Coats 4 Kidz
Oktober 2020

Ausgaben	Programme	G&A	Fundraising	Gesamt
Dienstprogramme	134,16 $	99,17 $	116,67 $	$350
Miete	575 $	500 $	425 $	1.500 $
Gebäudeabschreibung	153,33 $	133,33 $	113,34 $	400 $
Versicherung	143,75 $	125 $	106,25 $	$375

Wenn wir also die Nebenkosten für Programme für Oktober berechnen, würden wir die folgende Berechnung durchführen:

350 $ x 30 % =105 $

Wir würden dann die zusätzlichen 29,16 $ zu dieser Summe hinzufügen, um die vollständige Zuteilung für den Monat zu haben.

105 $ + 29,16 $ =134,16 $

Sie würden einfach den gleichen Prozess befolgen, um den Rest der Ausgaben zuzuweisen.

Beispiel für eine Aufstellung der Funktionskosten

Wenn wir den Gehaltsteil der obigen Funktionskostenabrechnung nehmen und ihn mit den anderen Ausgaben kombinieren, haben Sie eine vollständige Ausgabenabrechnung für Oktober.

Funktionskostenabrechnung
Coats 4 Kidz
Oktober 2020

Ausgaben	Programme	G&A	Fundraising	Gesamt
Gehälter	$3.600,00	1.500,00 $	$  900,00	6.000 $
Gesamtgehälter	$3.600,00	1.500,00 $	$  900,00	6.000 $
Dienstprogramme	$   134,16	$     99,17	$   116,67	$   350,00
Miete	$   575,00	$   500,00	$   425,00	1.500,00 $
Gebäudeabschreibung	$   153,33	$   133,33	$   113,34	$   400,00
Versicherung	$   143,75	$   125,00	$   106,25	$   375,00
Gesamtausgaben	4.606,24 $	2.357,50 $	1.661,26 $	8.625,00 $

Sie müssten nur die Gesamteinnahmen für den Monat hinzufügen, um eine vollständige Aufstellung der Funktionsausgaben zu erhalten.

Die Aufstellung der Funktionskosten ist ein Muss für jede gemeinnützige Organisation

Gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen oder GAAP-Richtlinien sind gemeinnützige Organisationen verpflichtet, Funktionsausgaben ordnungsgemäß zu kategorisieren. Schließlich möchten Spender wissen, wie Sie ihre Fördergelder ausgegeben haben, während die allgemeine Öffentlichkeit die Gewissheit haben möchte, dass ihre Spende verantwortungsvoll verwendet wird.

Es kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, die Aufstellung der Funktionskosten zu verstehen, aber sie ist ein wichtiger Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation. Fondsbuchhaltungssoftware kann die Verwaltung und Zuweisung von Ausgaben vereinfachen, während die Beratung durch einen Wirtschaftsprüfer, der auf Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen spezialisiert ist, ebenfalls hilfreich sein kann.