Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu Geschäftsausgaben im Jahr 2022

Wenn Sie geschäftlich tätig sind, haben Sie Ausgaben. Aber was sind Betriebsausgaben und woher wissen Sie, ob sie abzugsfähig sind? Unser Ratgeber Betriebsausgaben zeigt Ihnen wie.

Ein großer Teil der Buchhaltung kleiner Unternehmen ist die Abrechnung von Ausgaben. Diese monatlichen Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar und tragen dazu bei, Ihren Nettogewinn und den Geldbetrag, den Sie am Ende des Jahres an Steuern zahlen müssen, zu verringern.

Doch welche Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar? Wir geben Ihnen eine Liste mit gängigen Steuerabzügen und worauf Sie achten sollten.

Überblick:Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind die Kosten der Geschäftstätigkeit. Alles, von der Miete, die Sie jeden Monat für Ihre Büroräume zahlen, bis hin zum Papier, das Sie für Ihren Drucker gekauft haben, gilt als gültige Geschäftsausgabe.

Der IRS besagt, dass Geschäftsausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein müssen, was bedeutet, dass die Ausgaben für die Art Ihres Unternehmens üblich sind, während notwendig bedeutet, dass sie für Ihre Art von Geschäft hilfreich und angemessen sind.

Hier sind einige Beispiele für abzugsfähige Ausgaben:

• Bürobedarf
• Miete
• Gebühren für professionelle Dienstleistungen
• Bankgebühren
• Professionelle Mitgliedsbeiträge
• Drucken
• Porto
• Löhne
• Lohnsteuern
• Homeoffice-Abzug (mit Einschränkungen)

Darüber hinaus sind die Kosten der verkauften Waren auch vollständig steuerlich absetzbar, wenn Sie Waren für den Wiederverkauf herstellen oder kaufen. Sie können jedoch nicht dieselben Ausgaben von den Kosten der verkauften Waren und den regulären Geschäftsausgaben abziehen.

Wenn Sie beispielsweise die Löhne Ihrer Fabrikarbeiter bei der Berechnung der Herstellungskosten bereits abgezogen haben, können Sie diese Löhne nicht erneut als Ausgabe einbeziehen.

Abzugsfähige vs. nicht abzugsfähige Betriebsausgaben:Was ist der Unterschied?

Abzugsfähige Ausgaben stehen immer in direktem Zusammenhang mit den Kosten der Geschäftstätigkeit. Sie haben beispielsweise ein Mittagessen mit einem potenziellen Kunden, das Ihnen viel Geld einbringen kann.

Zur Vorbereitung auf das Meeting kaufen Sie sich einen neuen Anzug und reservieren in einem exklusiven Restaurant. Fünfzig Prozent der Kosten für das Essen gelten als abzugsfähig, Ihr neuer Anzug jedoch nicht, obwohl beide zum Zwecke der Gewinnung eines neuen Kunden gekauft wurden.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste einiger üblicher abzugsfähiger Ausgaben, einiger Ausgaben, die teilweise abzugsfähig sind, und solcher, die nicht abzugsfähig sind.

Abzugsfähige Ausgaben	Erläuterung
Fahrzeug	Sie können fahrzeugbezogene Ausgaben wie Benzin, Mautgebühren, Parkgebühren usw. abziehen oder gefahrene Kilometer mit dem IRS-Standardmeilenabzug abziehen.
Professionelle Dienstleistungen	Wenn Sie einen Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung Ihrer Bücher oder der Erstellung Ihrer Steuererklärung beauftragen, können Sie die Kosten dieser Dienstleistungen abziehen. Gleiches gilt für Anwalts- oder Beratungsgebühren.
Bildungsausgaben	Wenn Sie arbeitsbezogene Workshops, Seminare oder Kurse besucht haben, können Sie die Kosten abziehen.
Provisionen	Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Provision zahlen, ist diese abzugsfähig.
Löhne	Arbeitnehmerlöhne sind voll abzugsfähig. Wenn Sie direkte Arbeiter haben, stellen Sie sicher, dass ihr Lohn nicht doppelt abgezogen wird.
Dienstprogramme	Um Ihr Geschäft zu betreiben, benötigt das Büro oder die Anlage Strom, Heizung und Kühlung. Sie können auch Posten wie Internetdienstgebühren in Ihre Nebenkosten einbeziehen.
Vorräte	Alle Lieferungen, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind, sind steuerlich absetzbar. Für ein Restaurant können das Geschirr, Töpfe oder Gläser sein, während die Büroausgaben Stifte, Papier, Hefter und Büroklammern umfassen.
Möbel und Ausstattung	Aktenschränke, Schreibtische, Stühle, Tische, Theken, Fabrikmaschinen, Werkbänke und Sofas, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, sind alle steuerlich absetzbar. Sie haben die Wahl, diese Gegenstände im Jahr der Anschaffung abzuschreiben oder vollständig abzuziehen.
Anlaufkosten	Wenn Sie gerade erst ein Unternehmen gründen, können Sie möglicherweise einen Teil Ihrer Gründungskosten bis zu 5.000 $ abziehen.
Teilweise abzugsfähig	Erläuterung
Mahlzeiten	Während Mittag- oder Abendessen mit Kunden üblich ist, können Sie nur 50 % der Rechnung abziehen.
Geschenke	Für steuerliche Zwecke gilt eine Grenze von $25 für Geschenke. Es steht Ihnen zwar frei, für Geschenke für Kunden und Mitarbeiter auszugeben, was Sie möchten, aber Sie können nur 25 US-Dollar pro Geschenk abziehen.
Nicht abzugsfähig	Erläuterung
Arbeitskleidung	Die Kosten für eine Arbeitskleidung sind absetzbar, die Kosten für arbeitsgerechte oder arbeitsspezifische Kleidung jedoch nicht. Auch wenn Sie Ihre Anzüge nur zur Arbeit tragen, gelten diese nicht als Abzug.
Pendeln	Fahrten zur und von der Arbeit sind keine abzugsfähigen Ausgaben, wohl aber Fahrten zwischen Geschäftsstandorten.
Strafen und Bußgelder	Reichen Sie Ihre Steuererklärung zu spät ein? Die Strafe für diese verspätete Einreichung ist nicht abzugsfähig. Auch nicht das Parkticket, das Sie letzte Woche erhalten haben, selbst wenn Sie einen Kunden besuchten. Alle Geldbußen oder Strafen, die an die Regierung gezahlt werden, ob bundesstaatlich, lokal oder föderal, sind nicht abzugsfähig.
Politische Beiträge	Zahlungen, die einem bestimmten politischen Kandidaten direkt helfen, sind nicht abzugsfähig. Auch Lobbykosten sind nicht abzugsfähig.
Illegale Zahlungen	Dies sollte selbstverständlich sein, aber illegale Zahlungen wie Bestechungsgelder oder Schmiergelder sind nicht abzugsfähig.
Unterhaltung	Sie können zwar immer noch einen Teil Ihrer Mahlzeiten abziehen, Bewirtungskosten wie Eintrittskarten für eine Sportveranstaltung gelten jedoch nicht mehr als abzugsfähige Betriebsausgaben.

Möglichkeiten, wie Ihr kleines Unternehmen Ihre Geschäftsausgaben im Auge behalten kann

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre Geschäftsausgaben nachverfolgen können, einschließlich der folgenden:

1. Manuell

Die Schuhkartonmethode wird nicht wirklich empfohlen, aber Sie können eine Geschäftsausgabe notieren, sobald sie anfällt, und die zugehörige Quittung als Referenz in einen Umschlag stecken.

Wenn Sie nur wenige Ausgaben im Jahr haben, wird diese Methode wahrscheinlich ausreichen. Wenn Sie nur sporadische Geschäftsausgaben verfolgen, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass Sie daran denken, die Ausgaben zu erfassen und die Quittung aufzubewahren.

2. Verwenden von Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen sind ein Schritt weiter als das einfache Aufschreiben Ihrer Ausgaben, aber Sie müssen immer noch daran denken, sie zu Ihrer Tabellenkalkulation hinzuzufügen, und Sie müssen immer noch Quittungen speichern.

Die Verwendung einer Tabellenkalkulation bietet zwar zusätzliche Ausgabenorganisation, aber wenn Sie jeden Monat regelmäßige Ausgaben haben, sollten Sie zu einer Anwendung springen, mit der Sie Ihre Ausgaben richtig nachverfolgen können.

3. Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware ist ein großer Fortschritt gegenüber der manuellen Aufzeichnung von Ausgaben oder deren Eingabe in eine Tabelle.

Viele Buchhaltungssoftwareanwendungen für kleine Unternehmen, die heute auf dem Markt erhältlich sind, beinhalten die Option, Quittungen von einem Smartphone direkt in die Software hochzuladen, um bei Bedarf eine dauerhafte Aufzeichnung der Quittung zu erstellen.

Als Bonus werden alle Ihre geschäftsbezogenen Ausgaben regelmäßig aufgezeichnet, sodass Ausgaben leicht nachverfolgt und gegebenenfalls abgezogen werden können.

4. Spesenverwaltungssoftware

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter häufig reisen, die tägliche Kilometerleistung oder Hotel- und Verpflegungskosten nachverfolgen müssen, kann die Verwendung einer Spesenverwaltungs-App eine gute Option für Ihr Unternehmen sein.

Entwickelt, um es Ihnen zu erleichtern, alle Ihre Ausgaben zu verfolgen, können Sie Quittungen hochladen, den Kilometerstand verfolgen und Flüge buchen – alles über die App. Als Bonus lassen sich die meisten Apps in Buchhaltungssoftwareanwendungen integrieren, sodass Sie sich keine Gedanken über doppelte Dateneingaben machen müssen.

Beginnen Sie noch heute mit der Erfassung der Geschäftsausgaben

Es ist wichtig, alle Ihre Geschäftsausgaben im Auge zu behalten, nicht nur die, die steuerlich absetzbar sind. Jede der oben aufgeführten Methoden ist besser, als Ihre Geschäftsausgaben überhaupt nicht zu verfolgen. Hier sind ein paar weitere Gründe, warum Sie Ihre Ausgaben verfolgen sollten:

Genaue Jahresabschlüsse:Sie können keine genaue Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, wenn Sie Ihre Ausgaben nicht ordnungsgemäß nachverfolgen.

Steuern:Wenn die Steuerzeit kommt, haben Sie nicht die erforderlichen Ausgabensummen oder die Sicherung, die erforderlich ist, um diese Geschäftsausgaben abzuschreiben.

Ausgabenkontrolle:Woher wissen Sie, dass Sie zu viel Geld für Büromaterial ausgeben, wenn Sie diese Ausgaben nicht nachverfolgen?

Wenn Sie Geschäftsausgaben immer noch manuell verfolgen oder eine Tabellenkalkulation verwenden, warum steigen Sie dann nicht auf eine Buchhaltungssoftware oder Spesenverwaltungssoftware um? Das Endergebnis wird weniger Arbeit für Sie und eine viel bessere Kontrolle über Ihre Ausgaben sein.