Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zur Probebilanz

Eine Probebilanz soll sicherstellen, dass Belastungen und Gutschriften in Ihrem Hauptbuch ausgeglichen sind. Während Buchhaltungssoftware die Notwendigkeit einer Probebilanz reduziert hat, kann sie dennoch nützlich sein.

Ein Probesaldo ist ein Bericht, der den Endsaldo aller Ihrer Hauptbuchkonten auflistet. Ein Probesaldo wird verwendet, um sicherzustellen, dass Belastungen und Gutschriften übereinstimmen, und dient als Möglichkeit, auf Buchungsfehler und unausgeglichene Konten zu prüfen.

Überblick:Was ist eine Probebilanz?

Eines von vielen nützlichen Buchhaltungswerkzeugen, insbesondere für diejenigen, die neu in der Buchhaltung sind, wird eine Probebilanz als Vorbereitung für die Erstellung von Anpassungsbuchungen und Abschlussbuchungen sowie für andere Finanzberichte verwendet.

Der Zweck einer Probebilanz besteht darin, sicherzustellen, dass alle in das Hauptbuch eingetragenen Lastschrifttransaktionen allen erfassten Gutschrifttransaktionen entsprechen.

Während ein Probesaldo Ihnen den Endsaldo jedes Kontos liefert und anzeigt, wenn Konten nicht ausgeglichen sind, liefert es Ihnen keine Einzelheiten zu Buchhaltungstransaktionen, die während des Abrechnungszeitraums eingegeben wurden.

So funktioniert die Probebilanz

Der Probesaldo wird verwendet, um sicherzustellen, dass die Endsumme aller in Ihrem Hauptbuch erfassten Belastungen der Endsumme aller erfassten Gutschriften entspricht.

Eine Probebilanz kann je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen in jedem Abrechnungszeitraum, in jedem Quartal oder jährlich erstellt werden. Die meisten Unternehmen erstellen eine erste Probebilanz, die auf Fehler oder Unstimmigkeiten überprüft wird.

Sobald Anpassungsbuchungen (falls vorhanden) vorgenommen wurden, müssen Sie eine angepasste Probebilanz erstellen, die die neuen Endsalden aller Hauptbuchkonten anzeigt.

Denken Sie daran, dass alle Konten in Ihrem Hauptbuch in Ihre Testbilanz aufgenommen werden. Je mehr Konten Sie also eingerichtet haben, desto länger wird Ihr Bericht.

Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass der Probesaldo nur dazu dient, Endsalden bereitzustellen, und nicht verwendet wird, um die Genauigkeit der Transaktionen zu bestimmen, die im Endsaldo enthalten sind.

Um eine Probebilanz manuell mit einer Tabellenkalkulationsanwendung wie Microsoft Excel vorzubereiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Erstellen Sie ein Arbeitsblatt mit vier Spalten für Ihre Hauptbuchkontonummer, den Kontonamen, Belastungen und Gutschriften.
2. Notieren Sie die Summen aller Sachkonten, die während des Zeitraums verwendet wurden, für den Sie die Probebilanz erstellen. Denken Sie an jeden der fünf Kontotypen; Aktiva, Passiva, Erträge, Aufwendungen und Erträge und buchen die Salden entsprechend. Wenn Sie zum Beispiel einen positiven Saldo auf einem Anlagekonto haben, wird dieser in Ihrem Probesaldo als Belastung verbucht, während ein positiver Ertragssaldo als Haben verbucht wird.
3. Nachdem Sie alle Salden aus Ihren Hauptbüchern eingegeben haben, müssen Sie sie addieren, um sicherzustellen, dass sowohl die Soll- als auch die Haben-Spalte ausgeglichen sind.
4. Wenn Soll- und Habensummen übereinstimmen, können Sie mit der Analyse der Endsalden auf Abweichungen fortfahren. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie im laufenden Monat keine Mietausgaben hatten, aber der Endsaldo für den Monat eine Mietausgabe in Höhe von 500 $ aufweist, müssen Sie das Konto durchsuchen, um zu sehen, was fälschlicherweise gebucht wurde, und einen Korrektureintrag vornehmen. Wenn die Soll- und Habensalden am Ende nicht übereinstimmen, müssen Sie nachsehen, welche Konten unausgeglichen sind, und Korrekturen vornehmen.

Einige der häufigsten Gründe, warum Ihre Belastungen und Gutschriften nicht übereinstimmen, sind:

• Hinzufügungsfehler
• Vergessen, einen Eintrag aus einem Nebenbuch hinzuzufügen
• Buchung eines Betrags in der falschen Spalte
• Nur einen Teil eines Eintrags ausfüllen

Beispiele einer Probebilanz

Es gibt drei Probebilanzberichte:die unbereinigte Probebilanz, die angepasste Probebilanz und die Probebilanz nach Abschluss. Alle drei dieser Probebilanzen verwenden dasselbe Format, mit dem einzigen Unterschied, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen, bevor der Abrechnungszeitraum geschlossen wird.

Die nicht angepasste Probebilanz ist der erste Bericht, den Sie ausführen. Dies zeigt die Endsalden in allen Ihren Hauptbuchkonten, bevor Anpassungsbuchungen abgeschlossen sind.

Sehen wir uns die folgenden Beispiele für Probebilanzen an, wobei zuerst die nicht angepasste Probebilanz verwendet wird:

Unbereinigter Probesaldo für den Zeitraum bis zum 30.04.2020

Kontonummer	Kontoname	Belastung	Kredit
1000	Bargeld	25.000 $
1010	Forderungen	10.000 $
1015	Prepaid-Versicherung	750 $
1020	Bestand	1.500 $
1030	Kumulierte Abschreibung		2.100 $
2000	Kreditorenbuchhaltung		5.125 $
2010	Schuldscheine		4.000 $
3000	Stammaktien		9.000 $
4000	Umsatz		21.700 $
5000	Gehaltsabrechnung	2.000 $
5010	Versicherungskosten	125 $
5015	Betriebsausgaben	1.250 $
5020	Porto	400 $
5030	Abschreibungsaufwand	900 $
	SUMMEN	41.925 $	41.925 $

Der nicht angepasste Probesaldo spiegelt den Kontostand am Ende wider, bevor Anpassungsbuchungen vorgenommen wurden. Während die Probebilanz ziemlich genau sein kann, wissen Sie, dass Sie Anpassungsbuchungen für Versicherungs- und Abschreibungskosten für den Monat vornehmen müssen. Ihre Anpassungseinträge lauten wie folgt:

Konto	Belastung	Kredit
Versicherungskosten	125	125
Abschreibungsaufwand	250	250

Nachdem die oben genannten Einträge auf die entsprechenden Hauptbuchkonten gebucht wurden, können Sie nun eine angepasste Testbilanz erstellen, die die aktualisierten Salden widerspiegelt.

Angepasster Testsaldo für den Zeitraum bis zum 30.04.2020

Kontonummer	Kontoname	Belastung	Kredit
1000	Bargeld	25.000 $
1010	Forderungen	10.000 $
1015	Prepaid-Versicherung	625 $
1020	Bestand	1.500 $
1030	Kumulierte Abschreibung		2.350 $
2000	Kreditorenbuchhaltung		5.125 $
2010	Schuldscheine		4.000 $
3000	Stammaktien		9.000 $
4000	Umsatz		21.700 $
5000	Gehaltsabrechnung	2.000 $
5010	Versicherungskosten	250 $
5015	Betriebsausgaben	1.250 $
5020	Porto	400 $
5030	Abschreibungsaufwand	1.150 $
	SUMMEN	42.175 $	42.175 $

Wenn Sie die angepasste Probebilanz mit der nicht angepassten Probebilanz vergleichen, werden Sie feststellen, dass sich die Endsummen geändert haben, ebenso wie Ihre vorausbezahlten Versicherungen, Abschreibungskosten, Versicherungskosten und kumulierten Abschreibungskontosalden.

Die endgültige Probebilanz oder die Probebilanz nach dem Abschluss wird ausgeführt, nachdem die Abschlussbuchungen abgeschlossen sind. Diese spiegeln Ihre Anfangsguthaben ab dem 01.05.2020 wider.

Probebilanz nach Abschluss vom 1.5.2020

Kontonummer	Kontoname	Belastung	Kredit
1000	Bargeld	25.000 $
1010	Forderungen	10.000 $
1015	Prepaid-Versicherung	625 $
1020	Bestand	1.500 $
1030	Kumulierte Abschreibung		2.350 $
2000	Kreditorenbuchhaltung		5.125 $
2010	Schuldscheine		4.000 $
3000	Stammaktien		9.000 $
3010	Einbehaltene Einnahmen		16.650 $
	GESAMT	$37.125	$37.125

Sie werden feststellen, dass sowohl das Einnahmen- als auch das Ausgabenkonto aus der Probebilanz nach Abschluss entfernt und ein Gewinnvortragskonto hinzugefügt wurde, das die Einnahmenkorrektur abzüglich der Ausgaben widerspiegelt.

Wenn Sie Buchhaltungstransaktionen manuell eingeben oder eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden, ist das Ausführen einer Probebilanz ein Muss. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie am Ende des Abrechnungszeitraums trotzdem eine Probebilanz erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Endbilanzen richtig aussehen.

Ihr Testguthaben kann Ihnen viel verraten

Wenn Sie ein manuelles Buchhaltungssystem verwenden und sich Sorgen um die Genauigkeit Ihrer Buchhaltung machen, bieten Ihnen Probebilanzberichte ein praktisches Tool, um sicherzustellen, dass Ihre Soll- und Habentransaktionen ausgeglichen sind.

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