Hauptbuch:Alles, was Sie im Jahr 2022 wissen müssen

Das Hauptbuch ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Buchhaltungs- und Buchhaltungsprozesse. Das Hauptbuch dient als Aufbewahrungsort für jede aufgezeichnete Transaktion und ist ein Muss für jedes Unternehmen, das die doppelte Buchführung verwendet.

Überblick:Was ist ein Hauptbuch im Rechnungswesen?

Das Hauptbuch enthält Aufzeichnungen über alle Finanztransaktionen, die Ihr Unternehmen betreffen. Es gibt fünf verschiedene Arten von Hauptbuchkonten, wobei jede Finanztransaktion oder Journalbuchung mit mindestens einer dieser Kontoarten eingegeben wird:

1. Vermögen: Alles von Wert, das Ihr Unternehmen besitzt.
2. Verbindlichkeiten: Alles, was Ihr Unternehmen schuldet.
3. Eigenkapital: Das Eigenkapital zeigt, wie viel ein Unternehmen wert ist, nachdem die Verbindlichkeiten von den Vermögenswerten abgezogen wurden.
4. Einnahmen: Erlöse werden aus dem Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen erzielt. Es ist wichtig, bei der Erfassung von Einnahmen das Prinzip der Umsatzrealisierung anzuwenden.
5. Kosten: Ausgaben sind die Kosten für die Geschäftstätigkeit und umfassen Miete, Nebenkosten, Lohnkosten, Porto und Gebühren für professionelle Dienstleistungen, um nur einige zu nennen.

Wenn Sie Freiberufler oder Einzelunternehmer sind, kommen Sie möglicherweise ohne Hauptbuch aus, einfach weil Sie keine doppelte Buchführung verwenden. Aber für jeden anderen Geschäftsinhaber ist das Hauptbuch der wichtigste Teil der Buchhaltung.

Was sagen Hauptbücher über Ihr Unternehmen aus?

Obwohl Ihr Hauptbuch normalerweise nicht das erste Werkzeug ist, das Sie verwenden würden, um Geschäftsentscheidungen zu treffen, kann es Ihnen die Details liefern, die Sie benötigen, um die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens im laufenden Monat oder sogar im laufenden Geschäftsjahr anzuzeigen.

Egal, ob Sie ein Budget erstellen oder Ihren Debitorenumsatz berechnen, einer der besten Ausgangspunkte ist das Hauptbuch.

Wenn Sie sehen möchten, wie viel Geld Ihr aktuelles Bankkonto hält oder warum Ihr Druckkostenkonto so hoch ist, würden Sie zuerst zu Ihrem Hauptbuch gehen.

Ausgaben besser verwalten

Ihre Ausgaben für professionelle Dienstleistungen gehen durch die Decke und Sie wissen nicht warum. Führen Sie einen Hauptbuchbericht aus, um zu sehen, welche Aktivitäten im letzten Jahr stattgefunden haben. Hat Ihr Buchhalter die Sätze erhöht? Bezahlen Sie jetzt einen Anwalt für die Bearbeitung eines Mitarbeiterstreits?

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Ausgaben besser zu verwalten, besteht darin, genau anzuzeigen, was Sie jeden Monat bezahlen. Während dies für jeden einzelnen Anbieter einfach ist, bietet Ihnen die Verwendung Ihres Hauptbuchs zur Anzeige aller zugehörigen Ausgaben in jeder Ausgabenkategorie einen umfassenderen Überblick über Ihre Geschäftsausgaben.

Schließlich können Sie Ihre Ausgaben nicht verwalten, wenn Sie nicht wissen, was sie sind.

Aktivität für einen bestimmten Zeitraum anzeigen

Während es verschiedene Finanzberichte gibt, die Sie ausführen können, um Kontoaktivitäten für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, können Sie mit einem Hauptbuchbericht alle Aktivitäten für einen ganz bestimmten Zeitraum detaillierter anzeigen.

Wenn Sie beispielsweise einen Hauptbuchbericht für zwei Monate ausführen, erhalten Sie Anfangs- und Endsalden für jeden dieser Monate sowie alle aufgezeichneten Aktivitäten, die sich auf Ihren Hauptbuchsaldo auswirken. Wenn Sie vom 1. Januar 2020 bis zum 29. Februar 2020 einen Hauptbuchbericht erstellen, werden Anfangs- und Endsalden sowohl für Januar als auch für Februar leicht angezeigt.

Fehler abfangen und korrigieren

Ihre Nebenkosten sind seit letztem Monat um 1.000 % gestiegen, aber Sie wissen nicht, warum. Eine der schnellsten Möglichkeiten, dies herauszufinden, besteht darin, sich die Hauptbuchaktivitäten für Ihr Nebenkostenkonto anzusehen. Hier sind zwei mögliche Szenarien, in denen Ihr Hauptbuch hilfreich sein kann:

Szenario A: Wenn Sie Ihr Hauptbuch auf Nebenkosten überprüfen, können Sie feststellen, dass ein Journaleintrag für den falschen Betrag gebucht wurde, wodurch Ihre Ausgaben für den Monat aufgebläht werden. Sie können die Journalbuchung ganz einfach stornieren und eine neue mit dem korrekten Betrag eingeben.

Szenario B: Sie sehen, dass es sich bei einem der Einträge um eine einmalige Kaution für den von Ihnen angemieteten Neubau handelt. Obwohl die Nebenkosten in diesem Monat höher als normal sind, sind sie korrekt. Es ist keine Korrektur erforderlich.

Beispiel für ein Hauptbuch

Alle finanziellen Aktivitäten in Ihrem Unternehmen werden im Hauptbuch erfasst. Diese Aktivität umfasst:

• Einzahlungen auf Ihre Bankkonten
• Schecks an verschiedene Anbieter für Betriebskosten
• Ausgestellte Gehaltsschecks für Ihre Mitarbeiter
• Lohnsteuern, die sowohl an staatliche als auch an Bundesbehörden gezahlt werden
• Verkaufsaktivitäten und zugehörige Debitorenaktivitäten
• Erfassung von Zahlungen, die von Kunden und Auftraggebern erhalten wurden
• Bestandsanpassungen wie z. B. Erhalt von Produkten oder Anpassung der Lagerbestände
• Erhaltene und in der Kreditorenbuchhaltung erfasste Rechnungen
• Eigentümerbeiträge zum Unternehmen oder Eigentümerentnahmen
• Jede Journalbuchungen zur Aufzeichnung von Transaktionen wie Zinsen und Bankgebühren

Obwohl dies nur eine unvollständige Liste ist, denken Sie daran, dass jede von Ihrem Unternehmen getätigte Transaktion immer Ihre Hauptbuchkonten entsprechend beeinflusst.

Während Sie diese Details sicherlich in den Bereichen anzeigen können, aus denen sie stammen, wie z. B. Debitoren-, Bestands- und Kreditorenbuchhaltung, bietet Ihnen nur das Hauptbuch die Details aller Ihrer Konten und deren Bezug zu Ihrem Unternehmen.

Beste Buchhaltungssoftware zum Anzeigen Ihres Hauptbuchs

Jede Buchhaltungssoftwareanwendung, die die doppelte Buchführung unterstützt, kann auch einen Hauptbuchbericht erstellen. Hier sind nur einige der Softwareanwendungen, die hervorragende Hauptbuch-Berichtsfunktionen bieten.

1. GnuCash

GnuCash ist in vielerlei Hinsicht einzigartig. Es ist eine kostenlose Open-Source-Software, die heruntergeladen und auf einem Desktop-, Workstation- oder Laptop-Computer installiert wird. GnuCash ist ein Einzelbenutzersystem, daher eignet es sich gut für kleinere Unternehmen oder Unternehmen, die nur einen einzigen Benutzer benötigen.

GnuCash enthält hervorragende Berichtsoptionen mit detaillierten Vermögens- und Verbindlichkeitsberichten sowie einem vollständigen Hauptbuchbericht. Berichte bieten wenig Anpassungsmöglichkeiten, aber es sind so viele Berichte verfügbar, dass die Anpassung wahrscheinlich kein Problem darstellt.

Als Open-Source-Anwendung ist GnuCash völlig kostenlos. Besuchen Sie einfach die GnuCash-Website, um die Anwendung auf Ihren Desktop, Ihre Workstation oder Ihren Laptop herunterzuladen.

2. FreshBooks

FreshBooks bietet kleineren Unternehmen eine großartige Möglichkeit, ihr Hauptbuch zu verwalten. FreshBooks bietet derzeit vier Planoptionen an, die den Wechsel zu einem leistungsstärkeren Plan erleichtern. FreshBooks ist für eine einfache Navigation konzipiert, sodass sich auch neue Benutzer leicht zurechtfinden.

Obwohl die Berichtsoptionen in FreshBooks ziemlich einfach sind, haben sich die Berichtsoptionen in den letzten Jahren verbessert, da sowohl Dashboard- als auch Insight-Berichte verfügbar sind. FreshBooks bietet auch einen einfach zu lesenden Hauptbuchbericht.

Der Preis für FreshBooks Lite beträgt 15 US-Dollar pro Monat, Plus 25 US-Dollar und Premium 50 US-Dollar. Alle Pläne umfassen Rechnungsstellung, Online-Zahlungsfunktion, Projektbudgets und solide Berichtsoptionen.

3. QuickBooks-Desktop

QuickBooks Desktop bietet hervorragende Hauptbuch-Berichtsoptionen für kleine und wachsende Unternehmen gleichermaßen. QuickBooks Desktop wurde für Einzelbenutzerbüros sowie wachsende Unternehmen mit mehreren Benutzern entwickelt und bietet drei Pläne zur Auswahl.

QuickBooks bietet auch andere hervorragende Berichtsoptionen, mit mehr als 100 Standardberichten, die in QuickBooks Pro enthalten sind, während Premier- und Enterprise-Pläne mehr als 150 Berichte enthalten. Berichtsvorlagen sind auch in QuickBooks Desktop-Anwendungen enthalten, und Sie können einen Hauptbuchbericht ganz einfach so anpassen, dass er nur die Konten enthält, die Sie anzeigen möchten.

QuickBooks Desktop Pro kostet derzeit 299,95 $ und unterstützt bis zu drei Benutzer. Premier kostet 499,95 $ pro Jahr und unterstützt bis zu fünf Benutzer, während der Enterprise-Plan bis zu 30 Systembenutzer unterstützt und für 849,10 $ pro Jahr erhältlich ist.

Das Hauptbuch ist das Herzstück Ihres Buchhaltungssystems

Unabhängig davon, ob Sie Buchhaltungstransaktionen immer noch mit einer Tabellenkalkulationsanwendung aufzeichnen oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, das Hauptbuch ist für eine genaue Buchhaltung unerlässlich, da es eine detaillierte Liste aller Ihrer Finanztransaktionen an einem Ort bereitstellt.

Wie ein Scheckbuch trägt die Hauptbuchhaltung dazu bei, sicherzustellen, dass alle Ihre Konten im Gleichgewicht bleiben, wobei Soll und Haben gleich bleiben.

Wenn Sie nach einer besseren Möglichkeit suchen, die Hauptbuchaktivitäten zu verfolgen, sehen Sie sich unbedingt die oben genannten Anwendungen an oder sehen Sie sich die Buchhaltungssoftware-Rezensionen von The Ascent an, um noch mehr Optionen zu sehen.