So verfolgen Sie Geschäftsausgaben:Schritt für Schritt

Die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Führung eines Kleinunternehmens, und als Inhaber eines Kleinunternehmens können Sie dies tun. Ich kann es mir nicht leisten, es zu ignorieren. Erfahren Sie, wie Sie mit diesen Schritten mit der Ausgabenverfolgung beginnen.

Sie können eine Vielzahl von Methoden verwenden, um Geschäftsausgaben zu verfolgen, aber um Ihr Unternehmen angemessen zu verwalten, Ausgaben im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Ausgaben genau erfasst werden, müssen Sie ein Ausgabenverfolgungssystem erstellen, das für Sie funktioniert.

So können Sie Ihre Geschäftsausgaben nachverfolgen:

1. Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto
2. Wählen Sie ein geeignetes Buchhaltungssystem aus
3. Wählen Sie Bargeld- oder periodengerechte Buchhaltung
4. Finanzinstitute verbinden
5. Beginnen Sie mit der ordnungsgemäßen Verwaltung von Belegen
6. Erfassen Sie alle Ausgaben umgehend
7. Erwägen Sie die Verwendung einer Spesen-App

Überblick:Was sind Betriebsausgaben?

Ein Teil des Buchhaltungsprozesses ist die ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsausgaben. Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen, gelten als Geschäftsausgaben.

Hier sind einige allgemeine Geschäftsausgaben, denen Sie wahrscheinlich begegnen werden:

• Werbung
• Bankgebühren
• Provisionen
• Beratungsgebühren
• Lohnarbeit
• Gebühren und Abonnements
• Kilometerstand
• Bürobedarf
• Porto und Lieferung
• Drucken und Kopieren
• Gehälter
• Software
• Reisen
• Dienstprogramme

Während dies die üblicheren Kategorien von Geschäftsausgaben sind, kann jeder Kauf, der mit Ihrem Unternehmen verbunden ist, als legitime Geschäftsausgabe kategorisiert werden.

So verfolgen Sie Ihre Ausgaben für kleine Unternehmen

Der beste Weg, Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen, ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, die es viel einfacher macht, Ihre Ausgaben zu verfolgen, sie richtig zu klassifizieren und Zugriff auf aktuelle Finanzinformationen zu haben. Dies ist besonders wichtig zur Steuerzeit, da Sie sicherstellen möchten, dass Sie alle möglichen Kostenabzüge in Anspruch nehmen.

Es gibt Möglichkeiten, Ausgaben manuell nachzuverfolgen, obwohl dies nur empfohlen wird, wenn Sie nur wenige Geschäftsausgaben nachverfolgen müssen.

Schritt 1:Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto

Als neuer Geschäftsinhaber müssen Sie ein Geschäftsbankkonto eröffnen. Sobald dieses Konto betriebsbereit ist, sollte es ausschließlich für geschäftliche Transaktionen verwendet werden.

Es kann vorkommen, dass Sie Ihr privates Bankkonto für geschäftliche Zwecke verwenden, aber mit einem separaten Geschäftskonto ist es viel einfacher, Ihre Ausgaben ordnungsgemäß zu verfolgen und aufzuzeichnen.

Schritt 2:Wählen Sie ein geeignetes Buchhaltungssystem

Sie haben die Wahl, welches Buchhaltungssystem Sie für Ihr Unternehmen verwenden möchten. Während die beste Option darin besteht, eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist, können Sie auch Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel verwenden, um Einnahmen und Ausgaben für Ihr Unternehmen zu erfassen.

Wenn Ihr Herz auf die Verwendung von Buchhaltungssoftware brennt, aber das Budget Ihres Unternehmens einfach nicht ausreicht, entscheiden Sie sich für eine kostenlose Anwendung wie GnuCash oder Wave Accounting.

Schritt 3:Wählen Sie Bar- oder Periodenbuchhaltung

Beim Einrichten Ihres Buchhaltungssystems müssen Sie außerdem entweder Kassenbuchhaltung oder Periodenbuchhaltung wählen.

Die meisten Kleinstunternehmen, Einzelunternehmer und Freiberufler nutzen die Kassenbuchhaltung, da sie sehr einfach ist. Wenn Sie die Kassenbuchhaltung verwenden, erfassen Sie Transaktionen einfach, wenn sie auftreten. Sie erfassen beispielsweise Einnahmen, wenn sie eingegangen sind, und Sie erfassen Zahlungen, wenn sie getätigt werden.

Die periodengerechte Rechnungslegung ist tiefgehender und eine Notwendigkeit für wachsende Unternehmen, Unternehmen mit Mitarbeitern oder größere Unternehmen. Bei der periodengerechten Rechnungslegung erfassen Sie Einnahmen, wenn ein Produkt verkauft wird, nicht, wenn Sie die Zahlung für dieses Produkt erhalten. Das Gleiche gilt für Ausgaben, die bei Erhalt der Rechnung erfasst werden, nicht erst beim Bezahlen der Rechnung.

Schritt 4:Verbinden Sie Ihre Finanzinstitute

Die Ausgabenverfolgung für kleine Unternehmen kann vereinfacht werden, indem Sie Ihre Finanzinstitute mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Auch wenn einige mit dieser Option unzufrieden sein mögen, ist sie eigentlich sehr sicher, mit eingebauten Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten.

Wenn Sie Ihre Bank verbinden, können Sie alle Banktransaktionen automatisch direkt in Ihre Buchhaltungssoftware herunterladen und in vielen Fällen automatisch auf das entsprechende Konto buchen lassen.

Dieser Prozess erleichtert die Abrechnung aller Ihrem Unternehmen entstandenen Ausgaben.

Viele beliebte Buchhaltungssoftwareanwendungen, darunter QuickBooks Online, Xero und FreshBooks, sowie viele andere, ermöglichen es Ihnen, Ihre Bankkonten für eine einfache Verfolgung der Geschäftsausgaben einfach zu verbinden.

Schritt 5:Beginnen Sie mit der ordnungsgemäßen Verwaltung von Belegen

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Geschäftsausgaben ordnungsgemäß nachverfolgen, ist die Verwendung der mobilen App, die mit Ihrer Buchhaltungssoftwareanwendung verfügbar ist. Wenn Ihre Software keine solche App anbietet, können Sie eine Spesenverwaltungsanwendung verwenden, die sich in Ihre Software integrieren lässt.

Diese Apps ermöglichen in der Regel eine Spesenverwaltung für unterwegs, sodass Sie ein Foto einer Quittung machen und das Bild in Ihre Software hochladen können, wo es gespeichert und später an die entsprechenden Ausgaben angehängt wird. Wenn es sich um eine erstattungsfähige Ausgabe handelt, kann die Quittung zur Erstellung einer Spesenabrechnung verwendet werden.

Schritt 6:Alle Ausgaben zeitnah erfassen

Sie haben in Buchhaltung 101 gelernt, dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht werden müssen. Dies kann auf viele Arten erfolgen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Finanzinstitute mit Ihrer Softwareanwendung zu verbinden, wird dieser Prozess weitgehend automatisiert, obwohl Sie Ihre Konten ordnungsgemäß einrichten müssen, um eine ordnungsgemäße Zuordnung der hochgeladenen Transaktionen sicherzustellen.

Einige Anwendungen bieten die Möglichkeit, Spesen manuell einzugeben. Dies ist eine gute Alternative für diejenigen, die Transaktionen nicht automatisch importieren möchten. In den meisten Fällen können Sie Ihren Kontoauszug auch am Monatsende importieren und Ihre Ausgaben zu diesem Zeitpunkt erfassen.

Schließlich trägt der monatliche Bankabgleich dazu bei, sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß verbucht wurden.

Schritt 7:Erwägen Sie die Verwendung einer Spesen-App

Auch wenn dies nicht für jeden notwendig ist, kann es sich lohnen, einige der Spesen-Apps auf dem Markt zu untersuchen, wenn Sie geschäftlich viel unterwegs sind. Diese Apps wurden entwickelt, um Reisekosten wie Kilometer, Flugkosten, Verpflegungs- und Bewirtungskosten sowie alle anderen damit verbundenen Geschäftsausgaben zu verfolgen.

Sollten Sie eine Buchhaltungssoftware zur Verfolgung von Geschäftsausgaben verwenden?

Wie Sie sehen, haben Sie viele Möglichkeiten, Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen, sowohl manuell als auch mithilfe von Buchhaltungssoftware.

Wann ist eine Buchhaltungssoftware am besten:

Während die Verwendung von Buchhaltungssoftware für jede Art von Geschäftsverfolgung, einschließlich Einnahmen und Ausgaben, immer am besten ist, gibt es Zeiten, in denen dies ein Muss ist.

Wenn eine der folgenden Situationen auf Sie oder Ihr Unternehmen zutrifft, wird dringend empfohlen, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, sofern Sie dies noch nicht tun:

• Sie sind häufig geschäftlich unterwegs: Seien wir ehrlich, jeder verliert Quittungen. Wenn Sie es leid sind, einen Stapel Quittungen in Ihrer Brieftasche oder Ihrer Handtasche zu tragen, ist eine Buchhaltungssoftware die beste Wahl. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen häufig reisen muss.
• Sie haben mehrere Mitarbeiter, die Ausgaben nachverfolgen müssen: Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, die Geschäftsausgaben verfolgen müssen, ist es zwingend erforderlich, dass Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden. Während eine Tabelle für einen Ein-Personen-Betrieb ausreichend sein kann, funktioniert sie einfach nicht, wenn Sie die Ausgaben für mehrere Mitarbeiter verfolgen.
• Ihr Unternehmen befindet sich in einer Wachstumsphase: Sie mögen jetzt noch klein sein, aber wenn Sie eine Wachstumsphase planen oder sich gerade in einer Wachstumsphase befinden, sollten Sie in eine Buchhaltungssoftware investieren und Ihre Ausgaben richtig verfolgen.
• Sie haben mehrere Geschäftsbankkonten: Die Verfolgung der Ausgaben einer Institution kann zeitaufwändig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Es ist nahezu unmöglich, wenn Sie mehr als ein Geschäftsbankkonto haben. Also tun Sie sich selbst einen Gefallen und verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware.

Wann nach anderen Methoden gesucht werden sollte:

Während Buchhaltungssoftware die beste Lösung zur Verfolgung von Geschäftsausgaben ist, gibt es Gelegenheiten, in denen Sie Tabellenkalkulationssoftware verwenden können.

Wenn eine der folgenden Situationen auf Sie zutrifft, ist die manuelle Erfassung Ihrer Geschäftsausgaben möglicherweise die richtige Wahl.

• Es entstehen Ihnen nur wenige Kosten: Wenn Sie gerade erst anfangen und nur gelegentliche Ausgaben nachverfolgen müssen, kann die Verwendung einer Tabellenkalkulation ausreichend sein. Aber wenn die Geschäftsausgaben zu steigen beginnen, sollten Sie den Wechsel zu einer Softwareanwendung in Betracht ziehen.
• Du bist ein Excel-Experte: Es ist kein Geheimnis, dass Excel viele Berechnungen durchführen kann. Wenn Sie ein Excel-Experte sind, können Sie wahrscheinlich eine Tabelle erstellen, die für Ihr Unternehmen geeignet ist. Da die meisten von uns jedoch keine Excel-Experten sind, ist eine Buchhaltungssoftware möglicherweise immer noch die beste Wahl.
• Ihr Geschäft ist eher ein Hobby: Wenn Sie ein Dilettant sind und sich noch nicht vollständig auf Ihr Geschäft festgelegt haben, kann es in Ordnung sein, die Ausgaben manuell zu verfolgen. Aber für alle anderen sollte Buchhaltungssoftware ganz oben auf Ihrer Liste stehen.

Das Nachverfolgen von Geschäftsausgaben ist ein großer Teil Ihres Geschäfts

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst anfangen, gerade dabei sind, Ihr Unternehmen aufzubauen, oder ein etabliertes Unternehmen sind, Sie müssen Ihre Geschäftsausgaben nachverfolgen.

Nehmen Sie sich also ein paar Minuten Zeit und erstellen Sie einen Plan, mit dem Sie Ihre Geschäftsausgaben einfach und genau nachverfolgen können.