So funktioniert die Kreditorenbuchhaltung in 5 Schritten

Die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung ist Teil des Buchhaltungszyklus. Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie auf den Kreditorenzyklus achten und sich mit dem Prozessablauf der Kreditorenbuchhaltung vertraut machen.

Wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen sind, können Sie Ihre Rechnungen wahrscheinlich sofort bezahlen, sobald Sie sie erhalten. Wenn Sie jedoch mehrere Rechnungen zu bezahlen haben, fügen Sie diese wahrscheinlich den Kreditorenkonten hinzu, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen.

Überblick:Was sind Kreditoren?

Verbindlichkeiten beziehen sich auf das, was Sie für Artikel schulden, die auf Kredit gekauft wurden. Jedes Mal, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen kaufen, wird der Betrag, den Sie für diese Waren und Dienstleistungen schulden, Ihrem Kreditorensaldo hinzugefügt.

Da alle diese Artikel oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden und der Betrag innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens fällig und zahlbar ist, kann eine Säumnisgebühr oder eine Vertragsstrafe verhängt werden, wenn der Betrag nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens bezahlt wird.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Verbindlichkeitskonto. Wenn Sie also die doppelte Buchführung verwenden, wird jede Erhöhung auf diesem Konto als Gutschrift gebucht, wobei eine entsprechende Belastung auf einem Aufwandskonto erfolgt.

Beim Bezahlen von Kreditorenposten wird das Kreditorenkonto belastet und Bargeld gutgeschrieben.

Wenn Sie sich an die Grundlagen der Buchhaltung erinnern, ist die Kreditorenbuchhaltung ein permanentes Konto, sodass Ihre Abschlussbuchungen dieses Konto nicht beeinflussen.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung:Was ist der Unterschied?

Sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung sind wichtige Bestandteile des Buchhaltungsprozesses. Verbindlichkeiten sind, wie oben erläutert, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Dienstleistern für erhaltene Produkte oder erbrachte Dienstleistungen. Verbindlichkeiten gelten als Verbindlichkeiten, da es sich um geschuldetes Geld handelt.

Auf der anderen Seite sind Forderungen (A/R) Gelder, die Ihnen für Waren oder Dienstleistungen geschuldet werden, die Sie Ihren Kunden auf Kredit zur Verfügung gestellt haben. Debitorensalden gelten als Vermögenswert, da diese Zahl angibt, wie viel Geld Ihnen Ihre Kunden schulden. Die Kenntnis dieser Zahl spielt eine Rolle, wenn Sie tiefere Geschäftseinblicke gewinnen, indem Sie Ihren Debitorenumsatz berechnen.

So funktioniert der Kreditorenprozess

Die ordnungsgemäße Kreditorenbuchhaltung beginnt mit einem guten Kontenplan, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Ausgaben auf das richtige Konto zu buchen. Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Sie dem Verkäufer einen Scheck oder eine elektronische Zahlung über den fälligen Betrag am oder vor dem angegebenen Fälligkeitsdatum ausstellen.

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre eigenen persönlichen Rechnungen zu verwalten, sollten Sie kein Problem damit haben, zum Kreditorenprozess überzugehen. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie tun müssen, um die Kreditorenbuchhaltung richtig vorzubereiten und zu verarbeiten.

Schritt 1:Erstellen Sie Ihren Kontenplan

Das Erstellen eines Kontenplans, der zu Ihrem Unternehmen passt, ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie mit der Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung beginnen. In Ihrem Kontenplan befinden sich alle Ihre Buchhaltungstransaktionen, und die Kreditorenbuchhaltung bildet da keine Ausnahme.

Während die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen einen Standardkontenplan enthalten, sollten Sie unbedingt zusätzliche Konten hinzufügen, um Ihre Kreditorenkosten richtig zu verfolgen. Sie können Ihren Kontenplan auch in einer Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel einrichten.

Schritt 2:Anbieterdetails einrichten

Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben, müssen Sie wahrscheinlich Ihre Anbieter einrichten. Unabhängig davon, ob Sie Buchhaltungstransaktionen mithilfe von Tabellenkalkulationssoftware oder Buchhaltungssoftware verfolgen, müssen Sie Lieferantendetails aufzeichnen.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie Lieferantendetails direkt in der Anwendung einrichten, einschließlich der vom Lieferanten bereitgestellten Buchhaltungs- oder Zahlungsbedingungen. Diese Abrechnungsbedingungen geben an, wie lange der Anbieter oder Lieferant Ihnen Zeit gibt, Ihre Rechnung zu bezahlen. Zu den üblichen Zahlungsbedingungen gehören:

• Netto 10
• Netto 30
• Netto 60

Wenn Ihr Lieferant Ihnen beispielsweise eine Rechnung mit Zahlungsbedingungen von 30 netto sendet und die Rechnung auf den 15. Dezember datiert ist, müssen Sie die Zahlung bis spätestens 14. Januar leisten, damit die Zahlung nicht als verspätet gilt.

Eine weitere häufig verwendete Zahlungsbedingung, insbesondere unter Lieferanten, ist 2/10 netto 30. Bei Verwendung desselben Rechnungsdatums (15. Dezember) bedeutet diese Bedingung, dass Sie bei Zahlung Ihrer Rechnung bis zum 24. Dezember 2 % Rabatt auf den Gesamtbetrag erhalten Offener Betrag. Wenn Sie bis zum 24. Dezember nicht zahlen, ist der volle Rechnungsbetrag bis spätestens 14. Januar fällig.

Eine weitere beliebte Zahlungsbedingung ist „Bei Erhalt fällig“. Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten oder Lieferanten erhalten, auf der Fällig bei Erhalt angegeben ist, bedeutet dies, dass die Zahlung sofort fällig ist.

Schritt 3:Prüfung und Eingabe der Rechnungsdaten

Sobald Sie eine Rechnung von einem Anbieter oder Lieferanten erhalten, müssen Sie oder Ihr Buchhalter die Rechnung auf Richtigkeit überprüfen.

Wenn eine Rechnung für bestellte Produkte ausgestellt wird, vergewissern Sie sich, dass alle auf der Rechnung aufgeführten Produkte eingegangen sind. Wenn sich die Rechnung auf erbrachte Dienstleistungen bezieht, stellen Sie sicher, dass die Dienstleistungen wie auf der Rechnung beschrieben erbracht wurden. Es ist wichtig, diesen Vorgang für jede erhaltene Rechnung durchzuführen.

Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie mit der Eingabe der Rechnungsinformationen beginnen, entweder in Ihren Sachkonten oder in Ihrer Softwareanwendung. Wenn Sie normalerweise alle Verbindlichkeiten für Ihr Unternehmen eingeben, können Sie Rechnungen genehmigen, während Sie sie überprüfen.

Wenn Sie jedoch einen Buchhalter beschäftigen, müssen Sie dieser Person allgemeine Richtlinien zur Rechnungsgenehmigung sowie möglicherweise ein Dollarlimit zur Verfügung stellen, das der Sachbearbeiter selbst genehmigen kann.

Eine andere Methode, die Sie verwenden können, besteht darin, Ihre Rechnungen mit Verkäufercode mit den richtigen Kontonummern zu haben und Ihnen dann die codierten Rechnungen zur Genehmigung zuzusenden. Mit dieser Methode können Sie eingehende Rechnungen anzeigen und dabei helfen, die Genauigkeit sicherzustellen, während Zahlungsfehler vermieden werden.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, kann Ihr Sachbearbeiter damit beginnen, Zahlungsdetails einzugeben, wie z. B. die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und den fälligen Betrag.

Schritt 4:Überprüfen und verarbeiten Sie die Zahlung für alle fälligen Rechnungen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten pünktlich bezahlt werden, besteht darin, Ihre Kreditorenbuchhaltung jede Woche zu überprüfen, um zu sehen, welche Zahlungen fällig sind. Unabhängig davon, ob Sie ein manuelles Buchhaltungssystem oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, müssen Sie die Fälligkeitsdaten überprüfen, um zu sehen, welche Rechnungen bezahlt werden müssen.

Es gibt viele Methoden, mit denen Sie Rechnungen bezahlen können. Sie können einen Scheck ausstellen, Schecks aus Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten, Ihre Lieferanten und Lieferanten mit einer Firmenkreditkarte bezahlen oder eine elektronische Zahlungsmethode wie ACH verwenden, um Ihre Lieferanten pünktlich zu bezahlen.

Wenn Sie Ihre Lieferanten mit einem Scheck bezahlen, sollten Sie wahrscheinlich eine Kopie der Rechnung zusammen mit dem Scheck in den Umschlag legen. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Rechnungsnummer auf jeder Art von Überweisung angegeben ist, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlung ordnungsgemäß verbucht wird.

Wenn Sie mit Kreditkarte oder ACH bezahlen, sollten Sie den Anbieter über die Zahlung informieren.

Schritt 5:Wiederholen Sie den Vorgang wöchentlich

Durch die Implementierung und Einhaltung eines wöchentlichen Kreditorenzyklus können Sie Ihre Arbeitsbelastung am Monatsende reduzieren und gleichzeitig verspätete Zahlungen und Mahngebühren vermeiden. Selbst wenn Sie nur wenige Kreditorenzahlungen zu leisten haben, kann die regelmäßige Verarbeitung der Rechnungen den Cashflow verbessern.

Wie Buchhaltungssoftware bei der Kreditorenbuchhaltung hilft

Wenn Sie nur zwei oder drei Kreditorenrechnungen pro Monat verarbeiten, sollte die manuelle Verarbeitung nicht schwierig sein. Aber auch das kleinste Unternehmen hat wiederkehrende Rechnungen, die regelmäßig bearbeitet werden müssen. In diesem Fall kann die Verwendung einer Buchhaltungssoftware eine enorme Hilfe sein.

Besseres Lieferantenmanagement

Sie müssen nie wieder eine Anbieter- oder Lieferantenadresse nachschlagen, Zahlungsbedingungen überprüfen oder sogar handschriftliche Schecks ausstellen. Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie alle Ihre Lieferanten einfach an einem zentralen Ort verwalten, wissen genau, wer Ihre Kontaktperson für jeden Lieferanten ist, und können sicher sein, dass Ihre Zahlung bei der Verarbeitung erfasst wird.

Sie können auch sehen, wie viel Sie jedem Anbieter in einem bestimmten Zeitraum gezahlt haben, was beim Ausgabenmanagement enorm hilfreich sein kann.

Zahlungen können automatisch erfolgen

Kein Herausziehen des Scheckbuchs mehr, um Schecks auszustellen und diese dann für Ihre Unterlagen aufzuzeichnen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie Rechnungsdetails, den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum eingeben und diese Rechnungen bei Fälligkeit bezahlen. Ihnen stehen auch eine Vielzahl von Zahlungsoptionen zur Verfügung, darunter ein standardmäßiger Schecklauf, Kreditkartenzahlung oder ACH-Überweisung.

Spesen werden ordnungsgemäß erfasst

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie oder Ihr Sachbearbeiter die Rechnung dem richtigen Spesenkonto codieren. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, Ihr Geld besser zu verwalten. Wenn Sie sich beispielsweise fragen, wie viel Sie das Jahr für Nebenkosten ausgegeben haben, greifen Sie einfach auf das Konto für Nebenkosten zu, um die Gesamtsumme anzuzeigen.

Zahlungen erfolgen pünktlich

Niemand möchte mit einer Zahlung in Verzug geraten. Die Buchhaltungssoftware kennzeichnet Zahlungen, die bald fällig sind, und stellt sicher, dass Sie sie mit genügend Zeit sehen, um sie zu bezahlen. Wenn Sie manuelle Systeme verwenden, sind Sie allein dafür verantwortlich, Ihr manuelles Hauptbuch oder Ihre Tabelle einzusehen, um zu sehen, welche Zahlungen fällig sind.

Auch wenn Sie nur wenige Anbieter bezahlen müssen, ist dies möglicherweise kein Problem, aber selbst wenn Sie nur fünf Anbieter monatlich bezahlen müssen, wird Ihr Leben viel einfacher, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

Audit- und Berichtsoptionen sind besser

Niemand möchte geprüft werden, aber wenn Sie es jemals tun, haben Sie mit der Buchhaltungssoftware einen soliden Prüfpfad, von der ersten Genehmigung bis zum endgültigen Rechnungszahlungsprozess. Sie können auch genauere Jahresabschlüsse erstellen, was ein Muss ist, wenn Sie einen Kredit beantragen oder nach Investoren suchen.

Kreditorenbuchhaltung ist mehr als das Bezahlen von Rechnungen

Die Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist Teil der ordnungsgemäßen Führung Ihres Unternehmens. Indem Sie von Anfang an ein gutes Kreditorensystem implementieren, können Sie kostspielige Mahngebühren eliminieren, wertvolle Geschäftsbeziehungen aufbauen und sicherstellen, dass Ihre Ausgaben genau erfasst werden.