So erstellen Sie eine Spesenabrechnung (+ Vorlagen)

Vielleicht haben Sie den falschen Eindruck, dass Spesenabrechnungen nur für große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern notwendig sind.

Es stimmt zwar, dass mittelgroße und große Unternehmen jährlich Tausende von Spesenabrechnungen verarbeiten, aber eine Spesenabrechnung ist für kleine Unternehmen genauso wichtig und in gewisser Weise sogar noch wichtiger.

Ein weiterer Mythos ist, dass Spesenabrechnungen nur eine Notwendigkeit für Ihre Mitarbeiter sind. Stimmt nicht.

Eine Spesenabrechnung ist eine Notwendigkeit für jeden Mitarbeiter, der für die ihm entstandenen Geschäftsausgaben wie Kilometer, Benzin oder Mahlzeiten erstattet werden möchte.

Aber als Inhaber des Unternehmens sollten Sie auch alle Geschäftsausgaben im Auge behalten, die Ihnen möglicherweise selbst entstehen.

Auch wenn die Notwendigkeit unterschiedlich sein mag, kann das Erstellen einer Spesenabrechnung Sie bei Ihren regulären Geschäftsabläufen enorm unterstützen, da Sie genau wissen, wie viel Sie für Benzin, Kilometer oder Transport im Laufe des Jahres ausgegeben haben.

Diese Informationen können bei der Erstellung Ihrer Unternehmenssteuererklärungen oder sogar bei der Erstellung von Finanzprognosen für das folgende Jahr von unschätzbarem Wert sein.

So erstellen Sie Ihre eigene Spesenabrechnung

• Spesenabrechnungen sind nicht nur für Ihre Mitarbeiter. Durch das Ausfüllen einer Spesenabrechnung für Ihre eigenen Ausgaben können Sie Ihre Ausgaben besser verfolgen.
• Die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen bieten keine Möglichkeit, eine Spesenabrechnung zu erstellen. Stattdessen arbeiten sie mit Anwendungen von Drittanbietern zusammen, um Quittungsbilder zu erfassen, Ausgaben zu erfassen und Spesenabrechnungen zu erstellen.
• Wenn Sie nach kostenlosen Spesenabrechnungsvorlagen suchen, sehen Sie sich die in Microsoft Excel angebotenen an. Es stehen mehrere Varianten zur Erfassung der Ausgaben zur Verfügung und es bietet auch ein Kilometerprotokoll und eine Vorlage zur Kostenschätzung.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung verfolgt Ausgaben, die während der Erfüllung notwendiger Arbeitsaufgaben entstanden sind. Eine Spesenabrechnung kann vieles sein:ein Fahrtenbuch, das zur Erstattung verwendet wird, eine Quittung über Hotel- und Parkkosten oder eine Rechnung über Verpflegungs- und Bewirtungskosten.

Welche Informationen finden sich üblicherweise in einer Spesenabrechnung?

• Ausgabendatum
• Art der Ausgaben (Mahlzeiten, Unterkunft, Parken, Kilometer usw.)
• Gesamtbetrag der Ausgaben
• Das Konto, dem die Ausgaben belastet werden sollen
• Eine Zwischensumme für jede Ausgabe nach Kategorie
• Eine Gesamtsumme aller Ausgaben
• Ein Abzug von Barvorschüssen
• Der dem Mitarbeiter geschuldete Gesamtbetrag

In der Vergangenheit war das Erstellen einer Spesenabrechnung eine gefürchtete Aufgabe, aber die Einführung von Spesenabrechnungs-Apps sowie benutzerfreundlichen Vorlagen hat den Prozess weniger mühsam gemacht.

In vielen Fällen werden Spesenabrechnungen normalerweise verwendet, um Mitarbeiterausgaben aufzulisten, für die dieser Mitarbeiter eine Erstattung beantragt, aber Spesenabrechnungen können auch verwendet werden, um Ausgaben zu rechtfertigen, die bei Verwendung von vom Unternehmen bereitgestellten Kreditkarten entstanden sind.

Vorteile der Verwendung einer Spesenabrechnung

Im Jahr 2018 gab es mehr als 30,2 Millionen Kleinunternehmer, die wahrscheinlich viele Spesenabrechnungen erstellen.

Natürlich sind Geschäftsinhaber die Hauptnutznießer von Spesenabrechnungen. Wenn Sie einen detaillierten Bericht von Ihren Mitarbeitern (oder von sich selbst) haben, können Sie genau sehen, wie hoch Ihre reisebezogenen Ausgaben wirklich sind.

Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, können Sie diese Ausgaben auch besser budgetieren oder vielleicht die Reisekosten reduzieren, wenn die Kosten zu hoch sind.

So erstellen Sie eine Spesenabrechnung

Wenn Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks verwenden, wissen Sie wahrscheinlich, dass es in diesen und ähnlichen Anwendungen nicht möglich ist, eine Spesenabrechnung zu erstellen.

Stattdessen haben sich die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen für kleine Unternehmen mit Spesenabrechnungs-Apps von Drittanbietern zusammengeschlossen, die speziell zum Verwalten von Spesen und zum Erstellen von Spesenabrechnungen entwickelt wurden.

Möglicherweise verwenden Sie auch eine der kostenlosen Vorlagen, die Sie im Internet finden, oder eine Microsoft Excel-Vorlage.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Spesenabrechnung zu erstellen, abhängig von Ihrem Unternehmen, der von Ihnen verwendeten Buchhaltungssoftware und davon, wie automatisiert Sie den Prozess wünschen. Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, ist das Wichtigste, dass Sie eines erstellen.

Verwenden Sie eine der online verfügbaren Vorlagen

Viele kleinere Unternehmen entscheiden sich für eine gemeinsame Spesenabrechnungsvorlage wie die von Excel angebotene. Excel-Vorlagen können einfach heruntergeladen werden und ermöglichen es Ihnen, Einzelpostendaten in die entsprechenden Spalten einzugeben, wo sie automatisch berechnet werden.

Diese Excel-Tabelle kann besonders praktisch für kleine Unternehmen sein, die Ausgaben verfolgen möchten, ohne zusätzliche Kosten für den Kauf zusätzlicher Software zu tragen.

Die in der Vorlage enthaltenen Standardkategorien für Geschäftsausgaben sind praktisch und können bei Bedarf einfach bearbeitet werden. Sie können jederzeit eine zusätzliche Spalte hinzufügen, wenn Sie andere Ausgaben haben, die nicht in diese Kategorien fallen.

Natürlich müssen die Informationen in der Tabelle in Ihre Buchhaltungssoftware eingegeben werden, um alle Erstattungen zu verarbeiten, die Ihren Mitarbeitern zustehen – und um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsausgaben in Ihrer Buchhaltungssoftwareanwendung genau und aktuell sind.

Buchhaltungssoftware verwenden

Während Buchhaltungssoftware eine wichtige Rolle im Spesenverwaltungsprozess spielt, bieten die meisten heute auf dem Markt erhältlichen Buchhaltungssoftwareanwendungen für kleine Unternehmen keine Möglichkeit, eine Spesenabrechnung zu erstellen.

Stattdessen können Sie sich für eine der vielen Spesenverwaltungs-Apps von Drittanbietern entscheiden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Spesenverwaltungssoftware verwenden

Certify bietet eine direkte Integration mit QuickBooks Online, während Abacus mit QuickBooks Online, Sage und Xero integriert werden kann.

ReceiptBank ist eine weitere preisgünstige Spesenmanagement-Softwareanwendung, die den gesamten Berichterstellungsprozess automatisiert. Sogar Zoho bietet eine Spesenverwaltungs-App, die für die Integration mit Zoho Books entwickelt wurde.

Der Vorteil bei der Verwendung dieser Anwendungen von Drittanbietern ist der Automatisierungsgrad, den sie in den Prozess der Erstellung einer Spesenabrechnung bringen.

Diese Anwendungen sind für Folgendes ausgelegt:

• Erfassen Sie Quittungsbilder
• Gleichen Sie Ausgaben mit Finanzinstituten ab
• Spesenabrechnungen automatisch erstellen
• Weiterleitung an die entsprechende(n) Person(en) zur Genehmigung

Vorlagen für Spesenabrechnungen

Obwohl im Internet viele Vorlagen für Spesenabrechnungen verfügbar sind, verwenden Sie am besten eine der vielen Vorlagen für Spesenabrechnungen, die in Excel verfügbar sind.

Excel-Spesenabrechnung mit Kilometerstand

Die Vorlage für Spesenabrechnung mit Kilometerstand bietet Ihnen die Möglichkeit, allgemeine Ausgaben wie Hotel, Mahlzeiten und Transport angemessen zu verfolgen, aber der wirklich nützliche Teil ist die Möglichkeit, transportbezogene Kosten zu verfolgen.

Sie können Ihre Anfangs- und Endkilometer eingeben, und die Tabelle berechnet automatisch die entsprechenden Kilometerkosten. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend gestaltet und zeigt die Summen für jede der enthaltenen Kategorien oben in der Tabelle an, die einfach in Ihre Buchhaltungssoftware eingefügt werden kann, um Erstattungen zu verarbeiten oder einfach nur die Gebühren im Auge zu behalten.

Excels Reisekostenrechner

Obwohl es sich nicht um eine Spesenabrechnungsvorlage handelt, bietet der Reisekostenrechner Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, potenzielle Ausgaben zu berechnen, indem Sie Transport-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten mit entsprechenden Spalten eingeben. Dies kann sich als nützliches Instrument erweisen, um festzustellen, ob eine Reise finanziell tragbar ist, bevor die Kosten entstehen, und es kann besonders nützlich sein, wenn Ihr Unternehmen mit einem knappen Budget arbeitet.

Excel-Kilometerprotokoll und Spesenabrechnung

Das Kilometerprotokoll und die Spesenabrechnung können ein unverzichtbares Werkzeug für alle sein, die viel Zeit unterwegs verbringen, und stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

Spesenabrechnung für Ihr Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind oder 10 Mitarbeiter verwalten, die Spesenabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäftsbetriebs. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter viel unterwegs (oder auf Flughäfen) sind, lohnt es sich, nachzuforschen, wie Spesenabrechnungen am besten erstellt werden.

Es wird eine gut investierte Zeit sein!