Grundlegende Buchhaltung für ein kleines Unternehmen:eine einfache Anleitung

Als Unternehmer, insbesondere wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, müssen Sie sich ein klares Bild von den verschiedenen Seiten der Unternehmensführung machen. Die Buchhaltung ist einer der wichtigsten Bereiche eines Unternehmens. Daher muss jeder Geschäftsinhaber mit den Grundlagen vertraut sein, da es ein klares Bild über den Zustand seiner Finanzen vermittelt, es ihm ermöglicht, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und schneller auf negative Veränderungen zu reagieren.

Schauen wir uns also an, wie man grundlegende Geschäftsbuchhaltungen durchführt, versteht, was Bücher einem sagen, und wie man sie effizient verwaltet.

Was ist Buchhaltung

Buchhaltung ist ein gewaltiges Konzept. Aber für ein kleines Unternehmen bedeutet es im Wesentlichen, Finanztransaktionen aufzuzeichnen, sie durch Buchhaltungsberichte zusammenzufassen und zu analysieren und Daten für Steuerzwecke und Steuererklärungen rechtzeitig bereitzustellen.

Es gibt drei Hauptberichte, auch Jahresabschlüsse genannt, die ein Unternehmen für jeden Rechnungszeitraum erstellen muss, z. B. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung. Sie geben einen Überblick über Finanzoperationen, Cashflows und die finanzielle Gesamtleistung eines Unternehmens in diesem Zeitraum. Ein Abrechnungszeitraum ist ein festgelegter Nachverfolgungszeitraum für die Abrechnungsleistung, innerhalb dessen Aufzeichnungen gesammelt und analysiert wurden. Dabei kann es sich um ein Kalender- oder Geschäftsjahr handeln, aber auch um eine Woche, einen Monat, ein Quartal etc.

Wenn Sie wissen, wie Sie ein Buchhaltungssystem für kleine Unternehmen einrichten, können Sie es am Anfang genauer machen. Es kann daher dazu beitragen, viele Probleme zu vermeiden, mit denen kleine Unternehmen konfrontiert sind, wie z. B. schlechtes Cashflow-Management oder das Mischen von persönlichen und geschäftlichen Finanzen oder das Melden falscher Daten an den IRS (was Sie viel kosten kann).

Also lass es uns aufschlüsseln.

1. Erstellen Sie Ihr Bankgeschäftskonto

Der erste und einer der wichtigsten Schritte bei der Führung eines Kleinunternehmens ist die Einrichtung eines Geschäftsbankkontos. Überraschenderweise ignorieren einige KMUs, insbesondere in der Anfangsphase, sowie viele Selbstunternehmer diesen Schritt oft und ziehen es vor, Geschäftstransaktionen über ihre persönlichen Bankkonten abzuwickeln. Obwohl dies anfänglich die Bankbearbeitungsgebühren reduzieren kann, kann es in der Zukunft zu erheblichen Verlusten und Chaos führen, einschließlich der falschen Klassifizierung Ihres Unternehmens, falscher Steuererklärungen, verpasster Abzüge usw.

Daher ist die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos ein Muss. Und hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie als Checkliste verwenden können.

2. Wählen Sie Ihre Abrechnungsmethode

Der nächste Schritt besteht darin, zu entscheiden, wie Sie Ihre Geschäftseinnahmen und -ausgaben nachverfolgen werden. Mit anderen Worten, Sie müssen die Buchhaltungsmethode wählen, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Grundsätzlich können Sie zwischen einfacher oder doppelter Buchführung wählen.

Die Single-Entry-Methode setzt voraus, dass jede Transaktion nur einmal eingegeben wird. Beispielsweise erfassen Sie bei einem Verkauf die Summe des Kaufs in Ihrem Konto. Es ist eine ziemlich einfache Buchhaltungsmethode, bei der beispielsweise Ihr Inventar oder Vorräte usw. nicht berücksichtigt werden. Daher eignet es sich nur für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Transaktionen.

Die Methode der doppelten Erfassung ist anspruchsvoller, gibt Ihnen aber einen klareren Überblick über Ihre Finanzen. Es bedeutet, zwei Buchungen für eine Transaktion zu erfassen:eine Lastschrift und eine Gutschrift – so bleiben Ihre Bücher ausgeglichen. Die Methode ermöglicht eine schnellere Fehler- und Betrugserkennung, eine bessere Identifizierung von Gewinnen und Verlusten und eine einfachere Erstellung von Jahresabschlüssen. Für kleine Unternehmen, die eine genauere Buchführung anstreben, ist die doppelte Buchführung die bessere Wahl.

3. Konten zum Aufzeichnen von Transaktionen einrichten

Ironischerweise bedeutet das Wort „Konto“ in der Buchhaltung nicht Ihr Bankkonto, sondern steht für die Art bestimmter Finanztransaktionen wie Verkäufe oder Gehaltsabrechnungen usw. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann.

Das Konzept hinter verschiedenen Konten hilft, verschiedene Arten von Transaktionen zu unterscheiden, um alle Ihre Einnahmen und Ausgaben effizienter zu verfolgen. Die wichtigsten Arten von Konten umfassen Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen, Ausgaben und Eigenkapital.

• Das Vermögenskonto enthält die Daten über Bargeld und Ressourcen, die zu einem Unternehmen gehören. Dazu gehören Bargeld, Forderungen, Ausrüstung, Inventar, Vorräte, Immobilien usw.

• Das Passivkonto umfasst alle Verpflichtungen oder Schulden, die ein Unternehmen haben könnte. Es handelt sich um Verbindlichkeiten aus Rechnungen und Zinsen, Darlehen usw.

• Das Einkommenskonto steht für Geschäftseinnahmen – das Geld, das ein Unternehmen durch den Verkauf seiner Produkte oder Dienstleistungen erhält, einschließlich Verkaufseinnahmen, Mieteinnahmen, Zinseinnahmen usw.

• Das Spesenkonto sammelt alle ausgehenden Geschäftstransaktionen – das Geld, das das Unternehmen für verschiedene Ressourcen und Dienstleistungen zahlt, wie z. B. Versorgungskosten, Versorgungskosten, Versicherungen, Gehälter, bezahlte Zinsen usw.

• Eigenkapitalkonto zeigt, was übrig bleibt, nachdem die Verbindlichkeiten von den Vermögenswerten abgezogen wurden. Es stellt die Beteiligung des Eigentümers am Unternehmen dar, bei der es sich um das Kapital des Eigentümers, Dividenden, einbehaltene Gewinne usw. handeln kann.

Daher gehen alle Ihre Geschäftstransaktionen je nach Art auf eines dieser Konten, die Sie verfolgen müssen.

4. Transaktionen in der Buchhaltung erfassen

Alle Geschäftskonten werden im Hauptbuch – Ihren Geschäftsbüchern – erfasst. Natürlich sind Rechnungsbücher keine richtigen Bücher, wie sie es früher einmal waren. Sie sind vielmehr ein Mittel zur Aufbewahrung und Verfolgung Ihrer Buchhaltungsunterlagen. Typischerweise handelt es sich um Papiere, Tabellenkalkulationen und Buchhaltungssoftware, und jedes der Mittel hat seine Vor- und Nachteile, die Sie bei Ihrer Wahl berücksichtigen müssen.

• Buchhaltung in Papierform ist bei kleinen Unternehmen überraschenderweise sehr beliebt. Bereits 2018 zeigte eine Umfrage von Clutch, dass 25 % der KMUs ihre Finanzen immer noch auf Papier statt auf einem Computer erfassten. Diese Methode kann für ein sehr kleines Unternehmen mit minimalen Transaktionen geeignet sein. Dass es fehleranfällig ist, braucht man nicht zu erwähnen, und das Risiko, die Transaktionsdaten zu verlieren, ist sehr hoch.

• Tabellenkalkulationssoftware ist ein Mittel, um Ihre Buchhaltungsdaten in elektronischen Tabellen wie MS Excel oder Google Spreadsheets zu speichern. Mit ihnen können Sie Ihre Buchhaltungsdaten aufzeichnen, korrigieren, sicher auf Ihrem Computer aufbewahren und sie bei Bedarf mit einem Buchhalter teilen (da beide Optionen zur gemeinsamen Nutzung und für mehrere Benutzer bieten). Einer der größten Nachteile ist, dass Sie Ihre Daten manuell eingeben müssen, was Zeit kostet und immer noch das Risiko von Fehlern birgt.

• Buchhaltungssoftware umfasst verschiedene Tools zur Führung von Buchhaltungsbüchern und zur Erleichterung ihrer Verwaltung. Auf dem Markt ist eine breite Palette an Lösungen erhältlich:von einfach bis anspruchsvoll. Aber im Großen und Ganzen können sie sich mit Ihrem Bankkonto verbinden, den Import von Daten aus verschiedenen Quellen ermöglichen und verschiedene Geschäftsvorgänge ausführen, wie beispielsweise das Versenden und Verwalten von Rechnungen. Sie können in Preis und Funktionalität variieren und online funktionieren oder eine Installation auf Ihrem Computer erfordern. Die beliebtesten Lösungen für kleine Unternehmen sind QuickBooks Online, Xero und FreshBooks. Aber es gibt noch viel mehr als diese, also können Sie je nach Ihrer Situation und Ihren Bedürfnissen entscheiden, was für Sie in Frage kommt.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, ist es wichtig, alle Ihre Geschäftsvorgänge zu erfassen und sie korrekt den entsprechenden Konten zuzuordnen. So haben Sie einen klaren Überblick über das Kommen und Gehen Ihrer Finanzen und können Ihre Gesamtleistung analysieren.

Buchhaltungssoftware verbessert die Verwaltung Ihrer Bücher aufgrund ihrer eingebauten Logik (z. B. doppelte Buchführung usw.), die es Ihnen ermöglicht, Einträge zu verstehen und zu kategorisieren. Auch wenn Sie keinen Buchhalter oder Buchhalter haben, können Sie einfache Buchhaltungsvorgänge selbst durchführen.

Profi-Tipp

Einer der größten Vorteile von Buchhaltungssoftware besteht darin, dass sie in Apps von Drittanbietern integriert werden kann, die die Transaktionsaufzeichnung automatisieren und so Risiken im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe eliminieren können. Es kann auch Zeit sparen, die Sie sonst für den Import von Daten aus Tabellenkalkulationen in Buchhaltungssoftware benötigen. Angesichts der vielen auf dem Markt angebotenen Optionen nehme ich Synder als Beispiel, um zu zeigen, wie einfach dies möglich ist.

Von Natur aus ist Synder eine vielseitige Finanzverwaltungsanwendung, die sich einerseits in Online-Zahlungssysteme und andererseits in Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Bei der Ersteinrichtung bringt es also automatisch Transaktionsdaten von Stripe (zum Beispiel) zu QuickBooks Online, sobald eine Transaktion auf Ihrem Stripe-Konto erscheint. Darüber hinaus kann es Transaktionen auf den richtigen Konten in Ihren Büchern platzieren. Außerdem können Sie mit Synder ganz einfach Rechnungen erstellen und versenden, Online-Kreditkartenzahlungen über einen einfachen Zahlungslink erhalten und Rechnungen nach Zahlung automatisch in der Buchhaltung schließen.

5. Jahresabschlüsse erstellen

Während Ihr Unternehmen läuft, müssen Sie sicherstellen, dass es in die richtige Richtung läuft. Jahresabschlüsse, die Sie für jeden Abrechnungszeitraum erstellen, helfen Ihnen, immer auf dem Laufenden über Ihre finanzielle Leistung zu sein. Wie bereits zu Beginn dieses Leitfadens erwähnt, gibt es drei Hauptaussagen, wie z. B. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung.

Sehen wir uns beide genauer an.

• Die Bilanz ist eine präzise Zusammenfassung der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Dieser Bericht gibt Ihnen einen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und hilft Ihnen dabei, Ihre nächsten Schritte zu verstehen, z

• Die Gewinn- und Verlustrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung, dieser Bericht zeigt die Einnahmen, Kosten und Ausgaben Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Basierend auf Umsätzen und Ausgaben können Sie Ihre zukünftige Leistung prognostizieren und die notwendigen Optimierungen an Ihrer Unternehmensführung vornehmen.

• Die Kapitalflussrechnung enthält Informationsdaten zu allen Geldzuflüssen, die Ihr Unternehmen entweder aus seiner Geschäftstätigkeit oder aus externen Investitionsquellen (sofern vorhanden) erhält, und zu Geldabflüssen – das Geld, das ein Unternehmen für bestimmte Ressourcen oder Dienstleistungen zahlt.

Diese Berichte müssen regelmäßig erstellt werden, was einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordert. Die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann den Prozess der Erstellung von Jahresabschlüssen erleichtern. Aber unabhängig davon, wie Sie Ihre Bücher führen, je genauer Sie Ihre Transaktionen dort erfassen, desto einfacher wird es für Sie, Finanzberichte zu erstellen.

6. Gleichen Sie Ihre Bücher ab und schließen Sie sie ab

Die letzte Phase des Buchhaltungszyklus besteht darin, Bücher auszugleichen und sie mit Ihrem Bankkonto abzugleichen.

Der Hauptgrund für den Abgleich besteht darin, die Genauigkeit und Gültigkeit Ihrer Finanzinformationen sicherzustellen. Wenn Sie Transaktionen abgleichen, werden etwaige Diskrepanzen und nicht autorisierte Änderungen, die während des Berichtszeitraums aufgetreten sind, ans Licht gebracht, sodass Sie rechtzeitig reagieren und diese korrigieren können. Dies erleichtert die Einreichung Ihrer Steuern erheblich und vermeidet Strafen des IRS für die Bereitstellung falscher Steuererklärungen. Hier ist eine ausführlichere Anleitung zur Versöhnung.

Schlussfolgerung

Natürlich macht Sie dieser Leitfaden nicht zum Buchhalter, aber er kann Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon vermitteln, wie die Buchhaltung für ein kleines Unternehmen zu führen ist. In einem bestimmten Stadium Ihrer Geschäftsführung benötigen Sie definitiv einen Buchhalter, der Ihnen bei der Abstimmung, bei Steuern oder beim besseren Verständnis Ihrer Finanzen hilft. Wenn Sie jedoch wissen, wie man Bücher führt, können Sie einige der einfachen Buchhaltungsarbeiten selbst durchführen, falls Sie einen solchen Bedarf haben, und sich damit wohler fühlen.

Erledigen Sie die Buchhaltung normalerweise selbst oder delegieren Sie sie lieber an einen Fachmann? Fühlen Sie sich frei, Ihre Gedanken in den Kommentaren zu teilen.