Was ist Rechnungsbearbeitung? Definition und Verarbeitung

Die Rechnungsbearbeitung umfasst den gesamten Zyklus des Eingangs einer Lieferantenrechnung, genehmigen, Festsetzung eines Überweisungstermins, die Rechnung bezahlen, und dann im Hauptbuch verbuchen. Es ist ein kritischer Aspekt bei der Führung eines Unternehmens.

Wenn Kreditorenrechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, es kann Ihren eingehenden Dienststrom unterbrechen, Lieferungen und Rohstoffe und schädigen Ihre Lieferantenbeziehungen. Eine oder zwei verpasste Zahlungen können vergeben werden, aber anhaltende Verspätung wird Ihrem Geschäft schaden.

Dank technologischer Fortschritte, Ausreden wie „der Scheck ist in der Post“ reichen bei der Rechnungsbearbeitung einfach nicht mehr aus. Ihre Lieferanten wissen, dass die meisten Unternehmen eine Art automatisiertes System verwenden, um ihre Rechnungen zu empfangen und zu erfassen und diese Rechnungen in die Zahlungspipeline einzufügen.

Wenn Ihre Lieferanten keine pünktlichen Zahlungen erhalten, sie werden Maßnahmen ergreifen, um ihre Bilanzen zu schützen.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Verfolgung und Zahlung von Lieferantenrechnungen, Die Rechnungsbearbeitung ist die Abfolge von Schritten, die vom Eingang einer Lieferantenrechnung bis zur Zahlung und Erfassung im Hauptbuch ablaufen.

Ob eine Rechnung per Post eingeht, als PDF an eine E-Mail angehängt, oder als E-Rechnung, die darin enthaltenen Informationen müssen zunächst manuell oder automatisch in Ihr Buchhaltungssystem eingescannt werden. Von dort, die Rechnung durchläuft einen bestimmten Workflow-Genehmigung und Zahlung.

Die zentralen Thesen

• Ohne einen effizienten Rechnungsverarbeitungsworkflow, Rechnungen werden nicht rechtzeitig bezahlt.
• Überprüfen Sie alle Lieferantenrechnungen beim Eingang auf Richtigkeit, um sicherzustellen, dass die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind.
• Leiten Sie die Rechnungen an die entsprechenden Genehmiger weiter, bevor Sie sie für die Zahlung einplanen.
• Bei Abweichungen der in Rechnung gestellten oder erhaltenen Mengen, Behandeln Sie sie frühzeitig im Prozess, damit Rechnungen nicht falsch bezahlt werden.
• Sobald die Rechnung bezahlt ist, es sollte in das Hauptbuch eingetragen werden.

Rechnungsbearbeitungsworkflow

Es ist wichtig, einen effizienten Workflow für die Rechnungsbearbeitung zu etablieren. Auf grundlegender Ebene, Dieser Arbeitsablauf umfasst:

Rechnungseingang: Die Buchhaltung überprüft, ob das Produkt oder die Dienstleistung beschafft wurde. Es wird dann den in Rechnung gestellten Betrag mit dem Betrag auf der ursprünglichen Bestellung (PO) abgleichen. Bei Abweichungen der in Rechnung gestellten Beträge (gegenüber der Bestellung), Das Problem muss mit dem Lieferanten geklärt werden, bevor die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Rechnungsfreigabe: Wenn die Angaben richtig sind, Die Rechnung wird dann gemäß den Unternehmensrichtlinien zur Genehmigung weitergeleitet.

Rechnungszahlung :Einmal genehmigt, die Rechnung wird gemäß den mit dem Verkäufer ausgehandelten Bedingungen zur Zahlung freigegeben. In manchen Fällen, Unternehmen können eine Rechnung vorzeitig bezahlen, um von einem Rabatt zu profitieren (z. 1% Netto 10, oder eine Ersparnis von 1 %, wenn Sie die Rechnung innerhalb von 10 Tagen oder weniger bezahlen).

Mit einem etablierten Rechnungsverarbeitungsworkflow wird Ihre Kreditorenbuchhaltung effizienter, da sie die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten nachverfolgt. sicherzustellen, dass Zahlungen ordnungsgemäß genehmigt werden und Zahlungen verarbeiten. Genaue Informationen über die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind für die Erstellung einer genauen Bilanz unerlässlich.

Wann kann eine Rechnung bearbeitet werden?

Eine Rechnung kann zur Zahlung verarbeitet werden, sobald alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind und die Rechnung genehmigt und in das System eingegeben wurde.

Wie bearbeiten Sie eine Rechnung zur Zahlung?

Was ist die Journalbuchung für die Rechnungsbearbeitung?

Sobald eine Kreditorenrechnung eingegangen ist, es muss in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens eingegeben werden. In der Bilanz als Verbindlichkeit erfasst, der in Rechnung gestellte Betrag wird zu einer Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen (AP) und wird in der Regel als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verrechnet.

So geben Sie in 5 Schritten eine Rechnung in die Kreditorenbuchhaltung ein

Verwenden Sie diese fünf einfachen Schritte, um eine Rechnung in die Kreditorenbuchhaltung einzugeben:

1. Sobald die Rechnung genehmigt wurde (mit den oben beschriebenen Schritten), erfassen Sie die Rechnung als Gutschrift im Kreditorenkonto Ihres Hauptbuchs.
2. Einmal eingegeben, der Artikel wird als „offene Rechnung“ klassifiziert.
3. Geben Sie das Zahlungsdatum für die Rechnung basierend auf den vorher festgelegten Bedingungen ein (beachten Sie, dass die gewährten Rabattmöglichkeiten genutzt werden).
4. Den Betrag von den entsprechenden Konten abbuchen (der Großteil der AP-Posten wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, es gibt jedoch Fälle, in denen eine Verrechnung auf Vorauszahlungen oder Anlagevermögen vorgenommen werden kann).
5. Sobald eine offene Rechnung bezahlt wurde, sie wird mit einer Belastung und einer Verrechnungsgutschrift in bar aus den Verbindlichkeiten ausgebucht.

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwendig, teuer, und fehleranfällig. Level-Forschung, schätzt, dass 50 % der Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung noch automatisieren müssen, während 24 % ihre Rechnungen scannen und per E-Mail versenden und 23 % auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Die mit diesen manuellen Prozessen verbundenen Kosten sind hoch:Wenn die manuelle Bearbeitung einer Rechnung etwa 10 US-Dollar kostet, diese Ausgaben sinken um 79 % auf 2,07 USD pro Rechnung, wenn Software zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung implementiert wird.

Durch die Automatisierung des Rechnungsverwaltungsprozesses, Buchhaltungsteams können:

1. Verarbeiten Sie Kreditorenrechnungen konsistent schneller und effizienter.
2. Vermeiden Sie den Verlust von Rechnungen und die Notwendigkeit, bei den Lieferanten nach einer Kopie dieser Dokumente zu suchen oder dorthin zurückzukehren.
3. Eliminieren Sie Verzugsgebühren, die Anbieter berechnen, wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden.
4. Profitieren Sie von Skonti bei vorzeitiger Zahlung, die viele Anbieter gegen Zahlung von Rechnungen innerhalb von 10-15 Tagen nach Erhalt anbieten.
5. Vermeiden Sie die manuelle erneute Dateneingabe über mehrere Systeme hinweg, die Zeit in Anspruch nimmt, Arbeitskraft und Anstrengung.
6. Unterstützen Sie gute Lieferantenbeziehungen in einer Welt, in der der nächste Kunde buchstäblich nur einen Bildschirm- oder Mausklick entfernt ist.
7. Halten Sie die Lieferkette in Gang, indem Sie sicherstellen, dass Lieferanten bezahlt werden und Materialien/Lieferungen wie erwartet in Ihr Unternehmen fließen.
8. Konzentrieren Sie sich auf wichtigere Projekte, die für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung sind (im Gegensatz zu sich wiederholenden Dateneingabeaufgaben).

Automatisierungssoftware für die Rechnungsverarbeitung

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware ermöglicht es Unternehmen, beim Kreditorenmanagement einen „handlosen“ Ansatz zu verfolgen. Es hilft auch, Buchhaltungsteams zu entlasten, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Zu den wichtigsten Softwarefunktionen gehören standardisierte Codierung, automatisierte Genehmigungsworkflows, und Dashboards, die anzeigen, welche Lieferanten bezahlt wurden, welche Rechnungen zur Zahlung freigegeben sind und welche noch genehmigt werden müssen.

Einige Plattformen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich direkt in ERP-Plattformen integrieren. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit und Pünktlichkeit von Zahlungen zu erhöhen. Durch die Vereinfachung der Kreditorenbuchhaltung Diese Softwareplattformen helfen Unternehmen, ihr Cash-Management zu verbessern und den Finanzabschlussprozess zu beschleunigen.