Einführung in Buchhaltungsinformationssysteme (AIS)

Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) ist eine Struktur, die ein Unternehmen verwendet, um Geschäft, verwalten, Prozess, abrufen, und seine Finanzdaten melden, damit sie von Buchhaltern verwendet werden können, Berater, Wirtschaftsanalysten, Manager, Finanzvorstand (CFO), Wirtschaftsprüfer, Regulierungsbehörden, und Steuerbehörden.

Speziell ausgebildete Buchhalter arbeiten intensiv mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei den Finanztransaktionen und der Buchführung eines Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem können Sie Finanzdaten denjenigen leicht zugänglich machen, die berechtigterweise darauf zugreifen müssen, während die Daten intakt und sicher bleiben.

Die zentralen Thesen

• Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) wird von Unternehmen verwendet, um Geschäft, verwalten, Prozess, abrufen, und Finanzdaten melden.
• AIS kann von Buchhaltern verwendet werden, Berater, Wirtschaftsanalysten, Manager, Finanzvorstand, Wirtschaftsprüfer, und Regulierungsbehörden.
• Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens bei der Zusammenarbeit.
• Ein effektives AIS verwendet Hardware und Software, um Daten effektiv zu speichern und abzurufen.
• Die internen und externen Kontrollen eines AIS sind entscheidend für den Schutz der sensiblen Daten eines Unternehmens.

Einführung in Buchhaltungsinformationssysteme

Buchhaltungsinformationssysteme (AIS) verstehen

Ein Buchhaltungsinformationssystem ist eine Möglichkeit, alle Buchhaltungs- und Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens zu verfolgen. Buchhaltungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptkomponenten:Personen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, informationstechnische Infrastruktur, und interne Kontrollen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Komponenten.

1. AIS-Leute

Die Personen in einem AIS sind die Systembenutzer. Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens bei der Zusammenarbeit. Zu den Fachleuten, die möglicherweise das AIS einer Organisation verwenden müssen, gehören:

• Buchhalter
• Berater
• Wirtschaftsanalysten
• Manager
• Finanzvorstand
• Wirtschaftsprüfer

Zum Beispiel, Das Management kann Verkaufsziele festlegen, für die die Mitarbeiter dann die entsprechende Menge an Lagerbeständen bestellen können. Der Inventurauftrag benachrichtigt die Buchhaltung über eine neue Verbindlichkeit. Wenn in einem Unternehmen Verkäufe getätigt werden, Die am Verkaufsprozess beteiligten Personen und Abteilungen können Folgendes umfassen:

1. Verkäufer geben die Kundenaufträge in das AIS ein.
2. Buchhaltung Rechnungen oder sendet eine Rechnung an den Kunden.
3. Das Lager stellt die Bestellung zusammen.
4. Die Versandabteilung versendet die Bestellung an den Kunden.
5. Die Buchhaltung wird über eine neue Debitorenbuchhaltung informiert, das ist ein Schuldschein des Kunden, der normalerweise innerhalb von 30 bezahlt wird, 60, oder 90 Tage.
6. Die Kundendienstabteilung verfolgt die Bestellung und die Kundenlieferungen.
7. Das Management verwendet AIS, um Verkaufsberichte zu erstellen und Kostenanalysen durchzuführen, die Inventar umfassen kann, Versand, und Herstellungskosten.

Mit einem gut gestalteten AIS, Jeder innerhalb einer Organisation kann auf dasselbe System zugreifen und dieselben Informationen abrufen. Ein AIS vereinfacht auch den Prozess der Meldung von Informationen an Personen außerhalb der Organisation, wenn nötig.

Zum Beispiel, Berater könnten die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens zu analysieren, indem sie sich Kostendaten ansehen, Verkaufsdaten, und Einnahmen. Ebenfalls, Auditoren können die Daten verwenden, um die internen Kontrollen eines Unternehmens zu bewerten, Finanzielle Situation, und Einhaltung von Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Das AIS sollte so konzipiert sein, dass es den Bedürfnissen der Menschen entspricht, die es verwenden werden. Das System sollte auch einfach zu bedienen sein und sollte sich verbessern, Effizienz nicht behindern.

2. Verfahren und Anweisungen

Das Verfahren und die Anweisungen eines AIS sind die Methoden, mit denen er Speicherung, Abrufen, und Verarbeitung von Daten. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert. Die Daten können aus beiden internen Quellen stammen (z. B. Mitarbeiter) und externe Quellen (z. B. Online-Bestellungen der Kunden). Verfahren und Anweisungen werden in die AIS-Software codiert. Jedoch, die Verfahren und Anweisungen sollten auch durch Dokumentation und Schulung in die Mitarbeiter „kodiert“ werden. Die Verfahren und Anweisungen müssen konsequent befolgt werden, um wirksam zu sein.

3. AIS-Daten

Ein AIS muss eine Datenbankstruktur haben, um Informationen zu speichern, wie strukturierte Abfragesprache (SQL), Dies ist eine Computersprache, die häufig für Datenbanken verwendet wird. SQL ermöglicht es, die Daten im AIS zu manipulieren und zu Berichtszwecken abzurufen. Das AIS benötigt auch verschiedene Eingabebildschirme für die verschiedenen Arten von Systemnutzern und die Dateneingabe. sowie verschiedene Ausgabeformate, um den Bedürfnissen verschiedener Benutzer und verschiedener Arten von Informationen gerecht zu werden.

Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken der Organisation relevant sind. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in ein AIS einfließen.

Die Art der in einem AIS enthaltenen Daten hängt von der Art des Geschäfts ab, aber es kann aus Folgendem bestehen:

• Kundenaufträge
• Kundenabrechnungen
• Berichte zur Verkaufsanalyse
• Bestellanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Register prüfen
• Hauptbuch
• Inventurdaten
• Informationen zur Gehaltsabrechnung
• Zeitmessung
• Steuerinformation

Die Daten können zur Erstellung von Rechnungsabschlüssen und Finanzberichten verwendet werden, einschließlich der Forderungsalterung, Abschreibungs- oder Amortisationspläne, eine Probebilanz, und eine Gewinn- und Verlustrechnung. All diese Daten an einem Ort – im AIS – zu haben, erleichtert die Aufzeichnung eines Unternehmens, Berichterstattung, Analyse, Prüfung, und Entscheidungsaktivitäten. Damit die Daten nützlich sind, es muss vollständig sein, präzise, und relevant.

Auf der anderen Seite, Beispiele für Daten, die nicht in ein AIS eingehen würden, sind Memos, Korrespondenz, Präsentationen, und Handbücher. Diese Dokumente können einen tangentialen Bezug zu den Finanzen des Unternehmens haben, aber, ohne die Standard-Fußnoten, sie sind nicht wirklich Teil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens.

4. AIS-Software

Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme zum Speichern, abrufen, Prozess, und analysieren Sie die Finanzdaten des Unternehmens. Bevor es Computer gab, ein AIS war ein Handbuch, papierbasiertes System, aber heute, die meisten Unternehmen verwenden Computersoftware als Grundlage des AIS. Kleine Unternehmen können die Quickbooks von Intuit oder die Sage 50 Accounting von Sage verwenden. aber es gibt noch andere.  Kleine und mittlere Unternehmen können Business One von SAP verwenden. Mittelständische und große Unternehmen können Dynamics GP von Microsoft verwenden, MAS 90 der Sage Group, oder MAS 200, PeopleSoft von Oracle, oder Epicor Finanzmanagement

Qualität, Verlässlichkeit, und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die von ihnen ausgegebenen Informationen, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie benötigen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

AIS-Softwareprogramme können an die individuellen Anforderungen verschiedener Arten von Unternehmen angepasst werden. Wenn ein bestehendes Programm die Bedürfnisse eines Unternehmens nicht erfüllt, Die Software kann auch intern mit erheblichem Input von Endbenutzern oder von einem Drittunternehmen speziell für die Organisation entwickelt werden. Das System könnte sogar an ein spezialisiertes Unternehmen ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen, Egal für welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen das Unternehmen sich entscheidet, Die Sarbanes-Oxley-Bestimmungen werden die Struktur des AIS bis zu einem gewissen Grad diktieren. Dies liegt daran, dass die SOX-Vorschriften interne Kontrollen und Auditverfahren festlegen, die börsennotierte Unternehmen einhalten müssen.

5. IT-Infrastruktur

Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur ein schicker Name für die Hardware, die zum Betrieb des Buchhaltungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardwareartikel, die ein Unternehmen sowieso benötigen würde, können Folgendes umfassen:

• Computers
• Mobile Geräte
• Server
• Drucker
• Überspannungsschutz
• Router
• Speichermedium
• Eine Notstromversorgung

Neben den Kosten, Zu den Faktoren, die bei der Auswahl der Hardware zu berücksichtigen sind, gehören Geschwindigkeit, Speicherfähigkeit, und ob es erweitert und aufgerüstet werden kann.

Vielleicht am wichtigsten, die für ein AIS ausgewählte Hardware muss mit der vorgesehenen Software kompatibel sein. Im Idealfall, es wäre nicht nur kompatibel, aber optimal – ein klobiges System ist viel weniger hilfreich als ein schnelles. Eine Möglichkeit, wie Unternehmen die Anforderungen an die Hardware- und Softwarekompatibilität leicht erfüllen können, besteht darin, ein schlüsselfertiges System zu kaufen, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf einer schlüsselfertigen Anlage bedeutet, theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination aus Hard- und Software für sein AIS erhält.

Ein gutes AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Wartung, ersetzen, und Aufrüstung von Komponenten des Hardwaresystems, sowie einen Plan zur Entsorgung defekter und veralteter Hardware, damit sensible Daten vollständig vernichtet werden.

6. Interne Kontrollen

Die internen Kontrollen eines AIS sind die darin enthaltenen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten. Diese können so einfach sein wie Passwörter oder so komplex wie eine biometrische Identifizierung. Biometrische Sicherheitsprotokolle können das Speichern menschlicher Merkmale umfassen, die sich im Laufe der Zeit nicht ändern, wie Fingerabdrücke, Stimme, und Gesichtserkennung.

Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um vor unbefugtem Computerzugriff zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Dazu gehören einige Benutzer innerhalb des Unternehmens. Es muss auch den unbefugten Dateizugriff durch Personen verhindern, die nur auf ausgewählte Teile des Systems zugreifen dürfen.

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören. Diese Daten können umfassen:

• Sozialversicherungsnummern
• Gehalts- und Personalinformationen
• Kreditkartennummern
• Kundeninformation
• Finanzdaten des Unternehmens
• Finanzinformationen von Lieferanten und Lieferanten

Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt sein, und Zugriffe auf das System sollten protokolliert und überwacht werden. Auch die Systemaktivität sollte nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt auch interne Kontrollen, die es vor Computerviren schützen, Hacker, und andere interne und externe Bedrohungen der Netzwerksicherheit. Es muss auch vor Naturkatastrophen und Überspannungen geschützt werden, die zu Datenverlust führen können.

Beispiele aus der Praxis für Buchhaltungsinformationssysteme

Ein gut konzipiertes AIS ermöglicht es einem Unternehmen, im Alltag reibungslos zu funktionieren, während ein schlecht konzipiertes AIS seinen Betrieb behindern kann. Die dritte Verwendung für ein AIS besteht darin, wenn ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist, Die Daten in seinem AIS können verwendet werden, um die Geschichte dessen aufzudecken, was schief gelaufen ist. Die Fälle WorldCom und Lehman Brothers liefern zwei Beispiele.

WeltCom

In 2002, Die internen Auditoren von WorldCom, Eugene Morse und Cynthia Cooper, nutzten das AIS des Unternehmens, um betrügerische Ausgabenzuordnungen und andere Buchungen in Höhe von fast 4 Milliarden US-Dollar aufzudecken. Ihre Untersuchung führte zur Entlassung von CFO Scott Sullivan, sowie neue Gesetze – Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act, die die internen Finanzkontrollen und -verfahren von Unternehmen regelt. 

Lehman Brothers

Bei der Untersuchung der Ursachen für den Zusammenbruch von Lehman eine Überprüfung seines AIS und anderer Datensysteme war eine Schlüsselkomponente, zusammen mit der Dokumentensammlung und -prüfung, plus Zeugeninterviews. Die Suche nach den Ursachen des Scheiterns des Unternehmens "erfordere eine umfassende Untersuchung und Überprüfung der operativen, Handel, Bewertung, finanzielle, Buchhaltung, und andere Datensysteme, "nach der 2. 200 Seiten, neunbändiges Prüferzeugnis.

Lehmans Systeme sind ein Beispiel dafür, wie ein AIS nicht strukturiert sein. In dem Bericht des Prüfers Anton R. Valukas heißt es:„Zum Zeitpunkt der Insolvenzanmeldung Lehman unterhielt ein Flickwerk von über 2, 600 Softwaresysteme und Anwendungen... Viele von Lehmans Systemen waren obskur, veraltet oder nicht standardisiert."

Der Prüfer beschloss, seine Bemühungen auf die 96 Systeme zu konzentrieren, die am relevantesten erschienen. Diese Prüfung erforderte eine Schulung, lernen, und Versuch und Irrtum, nur um zu lernen, wie man die Systeme benutzt.

Valukas Bericht stellte auch fest, "Lehmans Systeme waren stark voneinander abhängig, aber ihre Beziehungen waren schwer zu entziffern und nicht gut dokumentiert. Es erforderte außerordentliche Anstrengungen, diese Systeme zu entwirren, um die notwendigen Informationen zu erhalten."

Die Quintessenz

Die sechs Komponenten eines AIS arbeiten alle zusammen, um wichtige Mitarbeiter beim Sammeln, Geschäft, verwalten, Prozess, abrufen, und melden ihre Finanzdaten. Ein gut entwickeltes und gepflegtes Buchhaltungsinformationssystem, das effizient und genau ist, ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens.