Was ist AP-Automatisierung und wie funktioniert sie?

Wie die meisten Finanzteams nur allzu gut wissen, ein manueller Kreditorenprozess kann mühsam und fehleranfällig sein. Durch Stapeln von Papierrechnungen, die individuelle Kontaktaufnahme mit relevanten Genehmigern und das Versenden von Checks ist nicht nur langsam, es öffnet das Unternehmen für Betrug und macht Audits schmerzhaft.

Die Technologie der Kreditoren-Automatisierung (AP-Automatisierung) zielt darauf ab, eine effizientere, schnelle und genaue Art und Weise, diesen Back-End-Finanzprozess abzuwickeln. Durch den Wegfall manueller Prozesse und Papierstapel, Die AP-Automatisierung kann Ihre Beziehungen zu Lieferanten und Partnern verbessern und gleichzeitig Zeit und Geld sparen. Reduzierung der Außenstände (DSO), und verbessert so den Cashflow.

Video:Was ist AP-Automatisierung?

Was ist die Kreditorenbuchhaltung (AP-Automatisierung)?

Die AP-Automatisierungstechnologie automatisiert Routineschritte wie den Eingang von Rechnungen, Codierung, Weiterleitung zur Genehmigung, Zahlung und Versöhnung. Sie können auf den Begriff „berührungslose“ Verarbeitung stoßen, Dies bedeutet im Allgemeinen, dass die AP-Automatisierung die manuelle Eingabe von Daten zu jedem Zeitpunkt überflüssig macht. obwohl Genehmiger möglicherweise Zahlungen noch per Mausklick abmelden müssen.

AP-Automatisierungssoftware bietet normalerweise auch Dashboards und Analysetools, die Ihnen bei der Verwaltung des AP-Prozesses und bei der Diagnose von Problemen helfen. Da alle Kreditorendaten digitalisiert und in einem einzigen System gespeichert werden, es ist einfacher, die Informationen zu suchen und zu prüfen.

Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die AP-Automatisierungssoftware konvertiert die Rechnungen Ihrer Lieferanten in ein digitales Standardformat und leitet sie dann durch einen digitalen Workflow, der mit zahlenden Lieferanten gipfelt.

Zu Beginn dieses Prozesses Die AP-Automatisierung verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), um Informationen aus Rechnungen zu extrahieren. Einige Produkte verwenden maschinelles Lernen, um Muster im Laufe der Zeit zu erkennen und die Genauigkeit zu verbessern. zum Beispiel, Sie können basierend auf Erfahrungen aus der Vergangenheit spezifische Hauptbuchcodes oder Genehmigungswege vorschlagen. Indem Sie Regeln für Ihr Unternehmen anpassen, wie zulässige Abweichungen oder Genehmigungshierarchien, Sie können bei den meisten Rechnungen möglicherweise manuelle Eingriffe überflüssig machen.

Warum die Kreditorenbuchhaltung automatisieren?

Es gibt viele Gründe, AP zu automatisieren. Einige beinhalten eine greifbare und schnelle Kapitalrendite. Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands, Die AP-Automatisierung kann Ihre Verarbeitungskosten senken. Es kann Ihnen auch dabei helfen, AP im Zuge des Unternehmenswachstums leichter zu skalieren, da weniger Mitarbeiter eingestellt werden müssen.

Die AP-Automatisierung bietet auch Tools, mit denen Sie Zahlungen und Cashflow straffer verwalten können. Indem Sie den Zahlungsprozess schneller und reibungsloser gestalten, Die AP-Automatisierung kann auch Ihre Fähigkeit verbessern, Skonti von Lieferantenzahlungen zu erfassen.

Weitere Vorteile sind weniger Betrug, weniger Fehler und reibungslosere Audits.

Die wichtigsten zu automatisierenden Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die AP-Aufgaben, die wahrscheinlich am meisten von der Automatisierung profitieren, sind diejenigen, bei denen Sie die Verarbeitungszeit verkürzen oder die Genauigkeit erhöhen können. beides spart Geld. Im Vergleich zur manuellen Verarbeitung Die AP-Automatisierung kann die folgenden Schritte erheblich verbessern:

• Dateneingabe. Die Automatisierung der Datenerfassung aller Quelldokumente ist schneller und weniger fehleranfällig als die manuelle Dateneingabe.
• Rechnungsabgleich . Rechnungen können automatisch mit Belegen abgeglichen werden, wie Bestellungen und Eingangsdokumente (drei-Wege-Matching). Dieser automatische Abgleich ist schneller und genauer als der manuelle Abgleich. insbesondere für Unternehmen, die andernfalls möglicherweise an verschiedenen Standorten gespeicherte Dokumente abgleichen müssen.
• Rechnungen codieren . Sie können Regeln erstellen, die automatisch den richtigen Hauptbuchcode für jede Rechnung festlegen, Eliminieren des Zeitaufwands und der Inkonsistenzen, die mit der manuellen Codierung verbunden sind.
• Genehmigungsrouting . Die elektronische Weiterleitung an alle erforderlichen Genehmiger ist schneller als das manuelle Senden von Dokumenten an jeden einzelnen von ihnen. Außerdem bietet es eine bessere Nachverfolgung während des gesamten Workflows.

Wie automatisiere ich die Kreditorenbuchhaltung?

Unternehmen wenden im Allgemeinen AP-Automatisierungssoftware an, indem sie AP-Software implementieren, entweder in einem Software-as-a-Service-Modell, wo die Anwendung in der Cloud gehostet wird, oder vor Ort, für Unternehmen, die es vorziehen, ihre eigenen Systeme zu hosten und zu verwalten.

Sobald ein System eingerichtet ist, Finanzpersonal sowie Genehmiger müssen geschult werden, und es lohnt sich, Zeit damit zu verbringen, Regeln zu konfigurieren, damit Sie so viele Schritte wie möglich automatisieren können. Und während der AP-Prozess ziemlich Standard ist, Unternehmen haben möglicherweise einige einzigartige Anforderungen, die Sie sicherstellen möchten, dass die Lösung diese Workflows unterstützt. Dies wird den größten Return on Investment erzielen.

Was sind die Vorteile der AP-Automatisierung?

Die AP-Automatisierung kann auch Vorteile nicht nur für die Finanzgruppe, sondern für das gesamte Unternehmen bieten:

• Sie müssen weniger Papier lagern und Porto- und Versandkosten bezahlen.
• Weniger manuelle Fehler reduzieren die Notwendigkeit, dass mehrere Abteilungen Zeit damit verbringen, Probleme zu untersuchen und Lieferantenbeschwerden zu bearbeiten.
• Audits und Compliance-Bemühungen sind einfacher. Integrierte Sicherheits- und Verantwortlichkeitsfunktionen können verdächtige Aktivitäten melden, helfen, Betrug aufzudecken.
• Eine schnelle und vorhersehbare Zahlung kann Ihren Ruf verbessern und Ihnen bei zukünftigen Verhandlungen mit Lieferanten helfen.
• Personal kann für höherwertige Aufgaben eingesetzt werden, wie die Analyse von Zahlungsdaten, anstatt ihre Zeit mit der manuellen Dateneingabe zu verbringen.

Wie wählt man AP-Software aus?

Die Auswahl der richtigen AP-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen sollte die folgenden vier Schritte umfassen:

• Planung. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen, das die Ziele Ihres Unternehmens für die AP-Automatisierung definieren kann.
• Erfassung von Anforderungen. Ihre Kreditorenbuchhaltung dokumentiert die Funktionsweise Ihrer laufenden Kreditorenbuchhaltung und erstellt einen Anforderungskatalog an eine Kreditorenbuchhaltungslösung. Am Ende dieser Phase, Sie erstellen eine Angebotsanfrage (RFP) und senden sie an ausgewählte Lieferanten, die die Kriterien erfüllen.
• Lieferantenbewertung . Sie bewerten die Angebote von Anbietern, die Ihre Ausschreibung beantworten, Prüfung von Aspekten ihrer Lösungsvorschläge, wie Funktionen, Kosten und Umsetzungsansatz.
• Händlerwahl . Sie tauchen tiefer ein, um genau herauszufinden, wie gut die vielversprechendsten Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen. Dies kann die Entwicklung detaillierter Entdeckungsdokumente und das Anfordern von Demos beinhalten. Dann, wählen Sie Ihren Lieferanten aus.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit NetSuite

Die Kreditorenbuchhaltungslösung von NetSuite hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, Verbessern Sie die Kontrolle und steigern Sie die Produktivität, indem Sie die Rechnungsverarbeitung und -zahlung automatisieren. Zum Beispiel, Die Software kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsbearbeitung minimieren, indem die manuelle Eingabe entfällt und die Rabatte automatisch berechnet werden. Es verarbeitet automatisch die Ausnahmeverarbeitung, wenn es Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen gibt. NetSuite bietet auch Echtzeit-Einblicke in den gesamten Kreditorenprozess, um das Potenzial für verlorene Rechnungen oder betrügerische Rechnungszahlungen zu reduzieren.