Hauptbuch definiert:Was es ist und warum Sie eines brauchen

Hauptbücher sind auf die doppelte Buchführung angewiesen – wobei jede Transaktion einem Konto gutgeschrieben und einem anderen belastet werden muss. Um zu überprüfen, ob die Belastungen mit den Gutschriften übereinstimmen, eine Probebilanz wird durchgeführt. Die Buchhaltungssoftware automatisiert die Erfassung von Transaktionen im Journal und die anschließende Buchung im Hauptbuch – der Testsaldobericht wird dann verwendet, um auf Fehler zu prüfen und bei der Erstellung von Jahresabschlüssen zu helfen.

Was ist in einem Hauptbuch enthalten?

Denken Sie daran, dass das Hauptbuch der zentrale Speicher aller Finanztransaktionen ist. Jeder Eintrag enthält das Datum, eine Beschreibung der Transaktion, den Hauptbuchcode, um die Journalbuchung auf ein bestimmtes Konto zu buchen, der belastete und gutgeschriebene Betrag, und das Gleichgewicht.

Jedes Konto im Kontenplan hat ein eigenes Hauptbuch- oder Nebenbuchkonto, in dem alle Transaktionen aufgeführt sind, die sich auf dieses Konto auswirken. Zum Beispiel, Unternehmen können ein Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung haben, das in das Verbindlichkeitenkonto des Hauptbuchs fließt.

Was sagt Ihnen ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch bietet eine Zusammenfassung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens. Ihr Inhalt wird verwendet, um Abschlüsse zu erstellen – mit den Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Vermögenswerte in der Bilanz widergespiegelt, sowie Einnahmen und Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung. Moderne Hauptbuchsoftware kann die Berichterstattung für das Management und die Finanzberichterstattung automatisieren. Es bietet auch die detaillierten Informationen, die zur Analyse einer Anomalie in den Geschäfts- und historischen Transaktionsdaten für die Verwendung in jährlichen Budgetierungsprozessen erforderlich sind.

Warum sind Hauptbücher wichtig?

Präzise, vollständige Daten sind für die Erstellung der Finanzprognosen zwingend erforderlich, Prognosen und Aussagen, die Wirtschafts- und Finanzführer, Geldgeber, potentielle Käufer, Auditoren und andere Interessengruppen sind darauf angewiesen, den Gesundheitszustand der Organisation zu analysieren.

Bei Unstimmigkeiten, Ein Hauptbuch ermöglicht es einem Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter, einzelne Journaleinträge aufzuschlüsseln, um die Ursache des Problems zu finden.

Hauptbuch Beispiel

Hauptbücher basieren auf der doppelten Buchführung, wobei jede Transaktion sowohl als Lastschrift als auch als Gutschrift erfasst wird; Diese Methode minimiert Abrechnungsfehler, indem jede Finanztransaktion zweimal protokolliert und überprüft wird, ob diese Konten immer gleich sind.

Eine einfache Journalbuchung im Hauptbuch für eine 500-Dollar-Transaktion für Büromaterial würde wie folgt aussehen:

4 Gründe, warum Sie ein Hauptbuch brauchen

Unternehmen mit soliden Buchführungspraktiken sind besser in der Lage, Einblicke in ihren Finanzstatus zu geben und werden wahrscheinlich eine höhere Bewertung und einfachere Prüfungen genießen. Ein vollständiges Hauptbuch ist ein grundlegendes Element der Buchhaltung.

1. Genauigkeit der Finanztransaktionen: Ein Hauptbuch wird verwendet, um Transaktionen und statistische Daten für ein Unternehmen aufzuzeichnen, und einige Systeme mit einheitlichen Datenmodellen verbinden diese Transaktionsdetails mit Informationen über Kunden, Bestellungen und Inventar. Die Verfolgung dieser Informationen hilft bei der Planung von Geschäftsanforderungen wie Inventarkäufen, wie Produkte bepreist werden und wie das Unternehmen diesen Bedarf finanziert.
2. Bilanzierung Bücher: Über alles, ein Hauptbuch sorgt dafür, dass die Bücher ausgeglichen sind. Der Testsaldo stellt sicher, dass Buchhalter Fehler erkennen und beheben können. sowie betrügerische Aktivitäten zu erkennen, bevor sie zu großen Problemen werden.
3. Einfache Steuererklärung: Eine gute Buchführung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen Zahlungen für Geschäftslizenzen und Versicherungen leistet, die für die Einhaltung der Steuervorschriften erforderlich sind. Es stellt sicher, dass alle Finanzinformationen korrekt sind, um genaue Jahresabschlüsse zu erhalten, die es dem Unternehmen ermöglichen, Finanzprognosen und -pläne zu erstellen. Es gibt dem Unternehmen die detaillierten Informationen, die für Steuerzwecke benötigt werden, und eine Papierspur im Falle einer IRS-Prüfung.
4. Betrug erkennen und stoppen: Die Führung guter Finanzunterlagen hilft dem Unternehmen, betrügerische Transaktionen zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Was ist der Hauptbuchprozess?

1. Hauptbuch erstellen: Richten Sie das Hauptbuch gemäß dem Kontenplan des Unternehmens ein.
2. Erstellen Sie bei jeder Transaktion einen Journaleintrag oder ein Protokoll der Geschäftstransaktionsdetails: Dazu gehört das Datum, das Konto und den belasteten Betrag, das Konto und den gutgeschriebenen Betrag, und eine Beschreibung der Transaktion.
3. Kategorisieren Sie jede Transaktion unter einem relevanten Konto wie Verkäufe, Kasse, AP: Jeder Journaleintrag wird unter den vom Unternehmen verwendeten Kontenplänen aufgerollt, und sie sind unter den Sachkontotypen von Vermögenswerten gruppiert, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und/oder Ausgaben.
4. Informationen abgleichen: Der Buchhalter erstellt einen Probesaldo, um sicherzustellen, dass die Belastungen gleich gut sind. Wenn die Zahlen aus sind, Das Finanzteam muss in das Protokoll oder Journal zurückkehren, um den Fehler zu finden und zu beheben und den angepassten Testsaldo vorzubereiten.
5. Journalbuchungen ins Hauptbuch übertragen: Sobald die Richtigkeit überprüft wurde, die Journalbuchung wird in das Hauptbuch gebucht.

5 Schritte im Hauptbuchabstimmungsprozess

Die Hauptbuchabstimmung ist ein wichtiger Bestandteil des Abschlusses der Bücher. Buchhaltungsteams müssen regelmäßig überprüfen, ob FIBU-Buchungen korrekt sind, indem sie Kontosalden mit Belegen abgleichen. wie monatliche Kontoauszüge.

Stimmen Sie das Hauptbuch regelmäßig ab, damit sich Fehler nicht vermehren. folgende Schritte, um das Hauptbuch auf Kontoebene abzustimmen:

1. Gleichen Sie den Anfangssaldo des Kontos mit dem Endabstimmungsdetail aus der vorherigen Periode ab.
2. Ordnen Sie Transaktionen innerhalb von Konten den einzelnen Transaktionen zu.
3. Überprüfen Sie alle Anpassungsjournaleinträge. Laut Corporate Finance Institute werden diese Anpassungen für Rückstellungen und Abgrenzungen vorgenommen. sowie Schätzungen oder zur Berichtigung von Bilanzierungsfehlern.
4. Überprüfen Sie die Umkehrbuchungen und stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind.
5. Stellen Sie sicher, dass die Enddetails für das Konto mit dem Endkontostand übereinstimmen.

Hauptbücher und doppelte Buchführung

Das Hauptbuch, bei manueller Fertigstellung, erfordert eine doppelte Buchführung. Das bedeutet, dass jede Transaktion einem Konto gutgeschrieben und einem anderen belastet werden muss. Buchhaltungssoftware sollte automatisch Belastungen und Gutschriften auf die richtigen Konten buchen und Kontostände in Echtzeit aktualisieren.

Doppelbuchungstransaktionen

Die doppelte Buchführung bedeutet, dass Transaktionen auf zwei Konten erfasst werden müssen und dass die als Sollen erfassten Beträge den als Haben erfassten Beträgen entsprechen müssen.

Anhand des Beispiels in der Tabelle, Oben, als das Unternehmen 100 US-Dollar an Büromaterial kaufte, sie belastete ihr Bürobedarfskonto als Aufwand und belastete ihre Girokonten im Vermögen. Lastschriften müssen immer gleich Gutschriften sein.

Verwenden von Hauptbuchcodes

Was ist ein GL-Code?

Jeder im Hauptbuch gebuchte Journaleintrag verwendet einen FIBU-Code oder eine Kontonummer, um Artikel zu gruppieren.

Hauptbuchcodes sind eindeutige Zahlen, Buchstaben oder eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die jedem Konto in einem bestimmten Kontenplan zugeordnet sind. Sogar ein kleines Unternehmen kann Hunderte von GL-Codes haben, und Codes machen es weniger wahrscheinlich, dass Einträge dem falschen Konto zugeordnet werden. Kontonamen werden oft mit Kontonummern verbunden. Zum Beispiel, Vermögenswerten können separate Nummerncodes in der 1 zugewiesen werden. 000-Bereich, Verbindlichkeiten in der 2. 000-Bereich, Eigenkapital 3, 000, Einkommen 4, 000 und Ausgaben 5, 000. Konten werden oft in der Reihenfolge nummeriert, in der sie in Bargeld umgewandelt werden können oder fällig werden.

In der Buchhaltung, Aufwendungen und Vermögenswerte werden durch Belastungen erhöht und durch Gutschriften vermindert. Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Umsatz werden durch Gutschriften erhöht und durch Lastschriften vermindert. Zum Beispiel, das Unternehmen gibt 100 US-Dollar für Büromaterial aus, es erhöht sein Büromaterial, Also belastet es dieses Spesenkonto mit 100 US-Dollar. Um die Vorräte zu kaufen, verwendet das Unternehmen einen Vermögenswert – Bargeld von seinem Girokonto. Es verringert diesen Betrag auf diesem Konto um 100 US-Dollar, sodass diesem Konto 100 US-Dollar gutgeschrieben werden.

Unternehmen, die Buchhaltungssoftware verwenden, können möglicherweise aktive Nebenbücher konsolidieren, Das bedeutet, dass weniger Hauptbuchelemente abgestimmt werden müssen.

Verwendung von Buchhaltungssoftware mit Hauptbüchern

Die meisten Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware, um die grundlegenden Prozesse rund um die Erstellung von Transaktionen und deren Buchung im Hauptbuch zu automatisieren. Software unterstützt das Buchhaltungsteam bei der Ausführung von Buchhaltungsaufgaben, wie das Einrichten und Schließen von Abrechnungsperioden, Bankaufgaben, Tagebucheinträge und mehr. Das System berechnet automatisch Belastungen und Gutschriften und ermöglicht es Ihnen, Kontrollen einzurichten, um sicherzustellen, dass keine Transaktionen eingegeben werden können, die nicht den Richtlinien entsprechen.

Buchhaltungssoftware verwaltet alle Finanzinformationen und Aufzeichnungen in einer einzigen Datenbank, die die Datenintegrität garantiert, hilft beim Aufbau und der Aufrechterhaltung von Kontrollen und macht den Abstimmungsprozess deutlich schneller und einfacher. Dazu gehört die Möglichkeit, wiederkehrende Buchungen und Zuordnungen zu erstellen, Posten ausführen, Berichterstattung, parallele Übersetzungs- und Konsolidierungsprozesse, um die Berichtszeit zu verkürzen.

Was ist ein Kontenplan?

Der Kontenplan ist eine Auflistung aller Konten, auf die Transaktionen gebucht werden können. Es gibt fünf Kontotypen (Assets, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben). Unter jedem dieser Es gibt Primärkonten und Unterkonten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Journal und einem Ledger?

Ein Journaleintrag ist eine Aufzeichnung einer einzelnen Transaktion. Das Hauptbuch fasst die Transaktionssummen nach Konto zusammen.

Mit soliden Methoden der Hauptbuchhaltung, bei vielen rechnungslegungsprozessen stellt sich das unternehmen auf mehr effizienz ein. Es stellt sicher, dass das Finanz- und Buchhaltungsteam bereit ist, wenn das Unternehmen nach Berichten zur Kreditoren- oder Debitorenalterung fragt. möchte den Kassenbestand anzeigen oder analysieren, wie budgetierte Posten mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.

Was ist mehr, das hauptbuch ist ein teil des rechnungslegungsprozesses, der stark von technologien profitieren kann. Zum Beispiel, robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann mühsame manuelle Prozesse reduzieren, Erhöhung der Genauigkeit von der Transaktionsebene bis zur Buchung ins Hauptbuch, und das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung zu verringern.

Die beteiligten Prozesse stellen die Abschlussbereitschaft sicher, Nebenbücher schließen, Verwaltung der konzerninternen Buchhaltung und Verrechnungspreise, Hauptbuchhaltung durchführen und abschließen, Konten abgleichen, Jahresabschlüsse erstellen, Management Review durchführen und Ertragsteuerrückstellungen berechnen.