Wie erfasst man Zahlungen in der Buchhaltung?

Die Erfassung von Zahlungen in der Buchhaltung kann ansonsten als „Kreditoren, “, was den Gesamtbetrag bezeichnet, den ein bestimmtes Unternehmen Unternehmen oder Lieferanten für Produkte oder Dienstleistungen schuldet. Außerdem, der Kreditorensaldo wird in der Bilanz widergespiegeltBilanzDie Bilanz ist eine der drei grundlegenden Abschlüsse. Der Jahresabschluss ist sowohl für die Finanzmodellierung als auch für die Rechnungslegung von entscheidender Bedeutung., insbesondere im Abschnitt kurzfristige Verbindlichkeiten, und umfasst alle fälligen Rechnungen.

Zum Beispiel, Ein Unternehmen, das gerade seine Büromaterialien von Unternehmen B gekauft und eine Rechnung über 500 US-Dollar erhalten hat, sollte den Betrag in seinem Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung verbuchen und am oder vor dem Fälligkeitsdatum zahlen, um seinen Cashflow zu verbessern und Verzugszinsen zu vermeiden.

Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung

Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Rechnungslegungskonzepte, die in der periodengerechten Buchführung verwendet werden, um Transaktionen zu erfassen, wenn kein Bargeld ausgetauscht wird. Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung ist eine Verbindlichkeit, die entsteht, wenn eine Organisation Waren oder Dienstleistungen von ihren Lieferanten auf Kredit erhält. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden von einem Unternehmen erfasst, wenn es Waren und Dienstleistungen auf Kredit kauft und Zahlungen in einer zukünftigen Periode leistet. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als kurzfristige Verbindlichkeiten des Unternehmens.

DebitorenbuchhaltungDie Debitorenbuchhaltung (AR) repräsentiert die Kreditverkäufe eines Unternehmens, die noch nicht bei ihren Kunden abgeholt wurden. Unternehmen erlauben ist das Gegenteil, da ein Unternehmen den Verkauf seiner Waren oder Dienstleistungen an ein anderes erfasst, aber noch keine Gelder gesammelt hat. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gelten als Umlaufvermögen der Tonträgergesellschaft.

Beispiel für die Erfassung von Zahlungen in der Buchhaltung

Nehmen wir an, eine Firma namens Bags Unlimited hat 100 Nylontaschen an Firma B verkauft. und beide Gesellschaften haben sich auf einen bestimmten Zahlungstermin geeinigt. Bags Unlimited sendet seine RechnungQuelldokumenteDie Papierspuren der Finanztransaktionen eines Unternehmens werden in der Buchhaltung als Quelldokumente bezeichnet. ob Schecks geschrieben werden und das Fälligkeitsdatum als 15. Dezember schreibt, wie von beiden Parteien vereinbart. Es erfasst die Transaktion als Debitorenbuchhaltung, während Unternehmen B sie als Kreditorenbuchhaltung verbucht.

Ist die Kreditorenbuchhaltung eine Lastschrift oder eine Gutschrift?

Die obige Frage verwirrt einige aufgrund der Terminologie, die in der Buchhaltung verwendet wird. Zum Beispiel, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Schulden eines Unternehmens, da sie den Kauf von Waren auf Kredit beinhalten. Jedoch, in der doppelten Buchführung, eine Erhöhung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen wird immer als Gutschrift erfasst.

Das Guthaben in der Kreditorenbuchhaltung stellt den Gesamtbetrag dar, den ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet. Sobald die Rechnung eingegangen ist, der geschuldete Betrag wird erfasst, wodurch sich das Guthaben erhöht.

Wenn die Rechnung bezahlt ist, der Betrag wird dem Kreditorenkonto belastet; daher, Senkung des Guthabens. Je höher die Verbindlichkeiten sind, je höher sein Guthaben ist, und je niedriger die Verbindlichkeiten sind, desto geringer ist sein Guthaben.

Der Kreditorenbuchhaltungsprozess

Der Kreditorenprozess sieht nach einer einfachen Aufgabe aus, Aber es erfordert eine sehr sorgfältige Prüfung der Rechnungen, denn kleinste Fehler können für ein Unternehmen große Verluste bedeuten. Eigentlich, alle Unternehmen, vor allem die großen und langjährigen, müssen ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem einführen, um sicherzustellen, dass der folgende Prozess korrekt ausgeführt wird.

1. Erhalt einer Rechnung

Der erste Schritt ist der Erhalt der Rechnung, Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, z. B. per E-Mail, Fax, oder Kurier.

2. Weiterleitung an die richtige Person

Weil es einfach per Post oder per E-Mail des Unternehmens ankommen kann, es muss an die entsprechende Person weitergeleitet werden, wer kann der Buchhalter seinBuchhalterEin Buchhalter spielt eine sehr wichtige Rolle in einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um ein multinationales Unternehmen oder ein kleines, inländisch., Manager, BuchhalterBuchhalterDie Hauptaufgabe eines Buchhalters besteht darin, die täglichen Finanzereignisse des Unternehmens zu verwalten und aufzuzeichnen. Ein Buchhalter ist verantwortlich für die Aufzeichnung und Führung der Finanztransaktionen eines Unternehmens, wie Einkäufe, Kosten, Verkaufserlöse, Rechnungen, und Zahlungen., oder der Kreditorenbuchhalter, wenn es eine solche Stelle gibt.

3. Eingabe von Daten

Sobald es die Hände der richtigen Person erreicht, die Details der Rechnung werden dann in eine Datei wie eine Tabellenkalkulation oder ein Buchhaltungssystem eingegeben, die gespeichert wird.

4. Rechnungen genehmigen

Die Genehmigung von Rechnungen ist sehr wichtig. Im Idealfall, bevor Zahlungen geleistet werden, Jede Rechnung sollte einer strengen Prüfung unterzogen werden, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen gültig und autorisiert sind. Eigentlich, Es gibt verschiedene Punkte, die speziell geprüft werden müssen, einschließlich:

• Vorabgenehmigung des Aufwands oder der vom Unternehmen ausgestellten Bestellung
• Der Eingang der gekauften Ware vor der Zahlung ist zu leisten
• Die Einzigartigkeit der Rechnung
• Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten

5. Ausstellung von Schecks

Nachdem die Schritte abgeschlossen sind und die Rechnung überprüft wurde, der Buchhalter erstellt die Schecks und gibt den zu zahlenden Betrag für jeden Scheck an. Sie sind in Umschlägen versiegelt, mit den entsprechenden Adressen beschriftet, und an die vorgesehenen Empfänger gesendet.

Die obigen Schritte sind in einem manuellen Kreditorenbuchhaltungssystem. Da es sehr mühsam und zeitaufwendig ist, mit hoher Fehlerwahrscheinlichkeit, ein automatisiertes System wird dringend empfohlen.

Merkmale einer gut geführten Kreditorenbuchhaltung

Ein korrekter Kreditorenprozess führt zu korrekten Finanzabschlüssen, die letztendlich zum Erfolg eines Unternehmens führen. Ein gut geführtes Kreditorenbuchhaltungssystem weist die folgenden Merkmale auf.

• Berechtigte Rechnungen werden bearbeitet, nicht nur genau, sondern auch pünktlich.
• Rechnungen werden in den richtigen Konten erfasst.
• Nicht verarbeitete Ausgaben werden angepasst.

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