Bestandskontroll-SOP:Optimieren Sie den Betrieb und reduzieren Sie Verluste

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Wenn Sie ein profitables Unternehmen führen möchten, ist die Festlegung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für die Bestandskontrolle unerlässlich. Der Bestandsschwund – das Ausmaß des Bestandsverlusts aufgrund von Diebstahl oder Verlust – kann Sie hart treffen, wenn Sie nicht vorsichtig sind. Indem Sie Verfahren eher früher als später entwickeln, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter bei jedem Schritt des Bestandsverwaltungsprozesses wissen, was zu tun ist. Schauen wir uns zu diesem Zweck die verschiedenen Glieder dieser Kette an.

Waren- und Materialeingang

Die Bestandskontrolle beginnt in dem Moment, in dem das Produkt in Ihrer Einrichtung eintrifft. Ihre Empfangsabteilung erstellt eine Papierverfolgung, mit der Sie jeden Artikel nachverfolgen können, der in Ihren Besitz gelangt. Zu diesem Zweck muss Ihr Empfangsteam jeden Artikel visuell prüfen, wenn er in Ihre Einrichtung gelangt. Teammitglieder sollten alle beschädigten Gegenstände zurückweisen und diese Gegenstände für Ihre Unterlagen dokumentieren. Darüber hinaus sollte die Sendung genau Ihrer Bestellung entsprechen. Lehnen Sie alle unerwarteten Artikel ab, da Ihnen bei der Annahme wahrscheinlich eine Rechnung berechnet wird.

Dies ist wohl der wichtigste Aspekt der Bestandskontrolle, daher sollten Sie diesem Schritt möglicherweise mehr Zeit widmen, wenn Sie Ihre Standardarbeitsanweisung für die Bestandskontrolle entwerfen. Denken Sie daran, dass die Dokumentation hier unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie beschädigte oder fehlende Artikel nicht dokumentieren, können Sie die Lieferanten nicht zur Verantwortung ziehen.

Lagerung und Kontrolle des Bestands

Ein ineffizientes oder mangelhaftes Lagersystem kann zu Verschwendung führen. In einem ineffizienten System können beispielsweise Gegenstände ablaufen oder verloren gehen. Sie sollten Ihre Lagerung logisch organisieren, damit die Mitarbeiter so schnell wie möglich an die Artikel gelangen. Wenn Sie beispielsweise eine Kindertagesstätte besitzen, könnten Sie Ihre Vorräte wie folgt organisieren:

• Zubehör. Hierbei handelt es sich um Verbrauchsmaterialien, die täglich verwendet werden, wie zum Beispiel Papier, Kreide, Malutensilien und Schreibgeräte.
• Ausrüstung. Dabei handelt es sich um wiederverwendbare Gegenstände, die Lehrern oder Betreuern bei ihrer Arbeit helfen. Dazu gehören Computer, Tablets, Videokameras, Fernseher, Tonbandgeräte und Musikinstrumente.
• Lehrbücher und andere Bücher. Diese Artikel sollten in gutem Zustand gehalten werden, damit sie nicht oft ersetzt werden müssen. Daher ist es sinnvoll, diese getrennt aufzubewahren.
• Software. Die Nutzung lizenzierter Software für Bildungszwecke sollte in einem separaten Buch erfasst werden. Im Hauptbuch wird aufgeführt, auf welchem Computer die Software ausgeführt wird, da einige Anbieter die Aktivierung der Software nur auf einem Computer zulassen.

Bedenken Sie, dass für jeden Artikel in Ihrer Einrichtung eigene Lageranforderungen gelten. Sogar Elemente, die nicht verwendbar sind Daten müssen möglicherweise auf eine bestimmte Art und Weise gespeichert werden. Beispielsweise müssen einige Gegenstände möglicherweise bei oder unter einer bestimmten Temperatur aufbewahrt werden. Andere Artikel müssen möglicherweise rotiert werden – bekannt als FIFO – oder „First In, First Out“ – um sicherzustellen, dass ältere Artikel zuerst verwendet werden. Schließlich können einige Gegenstände, wie z. B. bestimmte Chemikalien, nicht zusammen mit anderen Gegenständen gelagert werden.

Ihr Bestandsverfolgungssystem sollte in der Lage sein, mit diesen Anforderungen Schritt zu halten. Als Teil Ihrer endgültigen SOP für die Bestandskontrolle möchten Sie möglicherweise verlangen, dass die Mitarbeiter das Bestandssystem regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass es auf dem neuesten Stand ist.

Das Lager und die Sicherheit

Wenn Sie Lagerbestände in einem Lagerhaus lagern, ist es wichtig, sich etwas mehr Zeit zu nehmen, um über die Sicherheit nachzudenken. Ihre Lager-SOP sollte sowohl Lagerverfahren als auch Sicherheitsverfahren festlegen. Im Hinblick auf die Sicherheit möchten Sie Protokolle für das Sicherheitspersonal für die Überwachung von Überwachungskameras festlegen. Sie sollten auch einen Zeitplan für die Wartung und Prüfung der Sicherheitsausrüstung erstellen.

Sie möchten außerdem ein Verfahren für den Transfer von Artikeln aus dem Lager in die Verkaufsfläche einrichten. Ebenso wie der Wareneingang sollte dieser Prozess dokumentiert werden, damit Sie jederzeit wissen, wo sich jeder Artikel befindet. Bedenken Sie, dass einer der Hauptgründe für den Bestandsschwund der Diebstahl durch Mitarbeiter ist.

Produktversand

Wenn ein Artikel verkauft wird, wandert er von Ihrer Verkaufsfläche oder Ihrem Lager zum Verbraucher. Natürlich möchten Sie diesen Prozess mit Ihrem Warenwirtschaftssystem dokumentieren. Der Schlüssel hier besteht darin, einen verkauften Artikel zum Zeitpunkt des Verkaufs aus dem Lagerbestand zu entfernen. Wenn Ihre Verfahren hier schwach sind, könnten Sie in Schwierigkeiten geraten. Moderne Bestandskontrollsysteme erledigen das für Sie, aber es ist dennoch ratsam, über ein Verfahren zu verfügen, das festlegt, wie oft das Personal die Software prüfen sollte, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.

Wie Sie sehen, dreht sich bei der Bestandskontrolle alles um die Dokumentation. Indem Sie im Voraus an Ihren Standardarbeitsabläufen für die Bestandskontrolle arbeiten, sind Sie auf dem besten Weg sicherzustellen, dass der Bestand reibungslos von Ihrer Laderampe zu Ihrem Lager und schließlich zum Endverbraucher gelangt.