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Festlegen von Zielen für die Kreditorenbuchhaltung und wie die AP-Automatisierung helfen kann

Das Setzen detaillierter Ziele und die regelmäßige Messung des Fortschritts ist der beste Weg, um alle Abteilungen auf die langfristigen Ziele des Unternehmens auszurichten. Für Kreditorenbuchhaltung, Ziele können von der Erzielung von Vorteilen, wie Skonto bei vorzeitiger Zahlung oder Vorzugszahlung, Kostensenkung durch die Eliminierung von Säumnisgebühren und die Steuerung des Cashflows durch Zahlungsaufschub bis zur tatsächlichen Fälligkeit einer Rechnung.

Warum sollten Sie sich Ziele für die Kreditorenbuchhaltung setzen?

Das Festlegen von Zielen für das AP-Team verlagert das Bezahlen von Rechnungen von einer meist undankbaren Haushaltsaufgabe zu einer Möglichkeit für diese Abteilung, einen strategischen Geschäftsvorteil zu erzielen. Das ist sowohl für die Moral der Mitarbeiter als auch für Ihr Endergebnis gut.

Ein wichtiger Hinweis:Führungskräfte müssen realistisch sein und sich Ziele setzen, die innerhalb des festgelegten Zeitrahmens erreichbar sind. Andernfalls, Sie bereiten das Finanzteam auf das Scheitern vor. Unser Rat ist, die aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen im Auge zu behalten und die internen Experten einzubeziehen, die an Ihren Kapitalflussrechnungen arbeiten und Ihre Finanzmodelle erstellen. Sie erhalten Einblicke in die Ressourcen, mit denen AP arbeiten muss und welche Ziele erreichbar sind und welche zu weit gehen.

So legen Sie AP-Ziele fest

Es ist nichts Falsches daran, AP zu ermutigen, hoch zu zielen. Wenn Sie Ihre Zielliste erstellen, Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel darin besteht, Geldverschwender wie fehlerhafte oder nicht richtlinienkonforme Spesenabrechnungen zu beseitigen. bessere Konditionen oder Zinsen verdienen, Vorfälligkeitsentschädigungen erfassen, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist, und allgemein Cashflow und Bonität verbessern.

Um konkrete Ziele festzulegen, Berücksichtigung bewährter Verfahren zur Kostensenkung, Geldverwertungstaktiken und Kreditrichtlinien, sowie abteilungsbezogene Herausforderungen und die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf die Verfügbarkeit von Bargeld und Krediten.

Hier sind Tipps für den Erfolg bei der Zielsetzung.

Überprüfen/auditieren Sie Ihren bestehenden Kreditorenprozess

Ein wichtiger Faktor, um Ihre AP-Ziele zu erreichen:Verbessern oder ersetzen Sie ineffiziente Prozesse. Das beginnt mit der Digitalisierung Ihrer Finanzunterlagen und der Minimierung der Verwendung von Papierrechnungen, Schecks und Zahlungsbelege. Durch die Beschränkung des Papierverbrauchs Sie reduzieren Kosten und Fehler und erhöhen gleichzeitig den Zugriff, Verbesserung des Datenaustauschs zwischen Anwendungen und Eliminierung des Risikos, dass physische Aufzeichnungen bei einem Brand oder einer Überschwemmung zerstört werden könnten. Ermutigen Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Sobald Ihre Finanzdaten digital sind, Das AP-Team stellt möglicherweise fest, dass die ineffizienten Prozesse zum Mischen von Papierrechnungen, Quittungen und andere Dokumente sind nicht nur klobig – sie funktionieren nicht mehr. Profi-Tipp:Heben und verschieben Sie diese alten Workflows nicht einfach. Überprüfen Sie sie, um festzustellen, welche Schritte oder Prozesse eliminiert werden müssen, verbunden oder verfeinert, um eine modernere und effizientere Kreditorenbuchhaltung zu schaffen, und erwägen Sie, in eine Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) zu investieren, um Papierrechnungen in digitale Dateien umzuwandeln. Dies wird bei einem zukünftigen AP-Automatisierungsprojekt sehr hilfreich sein.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre Datenformate standardisieren. Zum Beispiel, Stellen Sie sicher, dass ähnliche Felder gleich beschriftet sind und dass die aktuellen Wechselkurse für die Währungsumrechnung verwendet werden. Die Standardisierung macht das Teilen oder Wiederverwenden von Daten einfacher und genauer.

Setzen Sie sich SMARTe Ziele

Typischerweise intelligente Technologien, oft mit maschinellem Lernen, Roboterprozessautomatisierung und KI, sind im Front Office häufiger als in Abteilungen wie AP. Ein Beispiel für Smart Tech ist das Lead-Management für das Marketing:Wenn neue Leads eingehen, Das Marketingautomatisierungssystem kann diese Interessenten während des Verkaufszyklus verfolgen.

Als weiteres Beispiel, eine intelligente Automatisierung der Kreditbearbeitung kann das Onboarding von Neukunden vereinfachen und beschleunigen, indem Daten aus der Kreditauskunft des Kunden gesammelt werden. Dokumente zu finden und zu validieren, ohne dass der Kunde diese hochladen muss und beurteilen, ob und wie viel Kredit gewährt wird, auch wenn ein oder zwei der üblichen Dokumente fehlen.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie die Automatisierung kleinen und großen Unternehmen helfen kann. Speziell für AP:Automatisierung kann alltägliche, sich wiederholende Aufgaben wie die Bearbeitung und Genehmigung von Kreditorenrechnungen. Zahlungen können automatisch basierend auf Fälligkeitsdaten geplant werden, Skonti oder andere vordefinierte Regeln. Regelmäßig anfallende Zahlungen an etablierte Lieferanten können auch automatisch genehmigt oder zur Überprüfung gekennzeichnet werden, wenn Beträge über einem bestimmten Schwellenwert liegen. Fazit:Intelligente Verarbeitungstechnologien helfen, Informationen aus verschiedenen Anwendungen zu integrieren. CFOs können und sollten sich für Technologie einsetzen, um ihren Teams zu helfen, intelligenter zu arbeiten.

Teams müssen sich auch intelligente Ziele setzen, indem sie bestimmen, welche Prozesse automatisiert und verbunden werden sollten, um weniger Fehler zu vermeiden. mehr Transparenz und mehr Effizienz.

Zielkategorien:Genauigkeit, Effizienz, Anpassungsfähigkeit

Obwohl es viele Ziele für die AP-Mitarbeiter gibt, die Richtigkeit, Effizienz und Anpassungsfähigkeit sind die obersten Ziele.

Genauigkeit in der Kreditorenbuchhaltung bedeutet nicht nur die korrekte Eingabe von Daten und die ordnungsgemäße Einreichung von Zahlungsnachweisen und anderen Dokumenten, obwohl beides kritisch ist. Zur Sicherstellung der Genauigkeit gehören auch Präzision und Standardisierung, sowie häufige Aktualisierung, bei Kontenabstimmungen, mathematische Berechnungen, Aufsichtsprüfungen und Bilanzen und beim Aufbau von Audit Trails, um Fehler einfach zu finden und zu beheben, Zeitersparnis bei jährlichen Prüfungen und Senkung der Prüfungsgebühren.

Es gibt einfach nur wenig Raum für Fehler in AP-Prozessen. Setzen Sie sich Ziele, um die Genauigkeit stetig zu verbessern und Fehler früher zu erkennen.

Ähnlich, Wie wir besprochen haben, Sie werden nicht an Effizienz gewinnen, wenn Sie nur bestehende veraltete Prozesse automatisieren. Um AP effizienter zu machen, Prozesse überdenken – wie können Sie die Arbeit mit minimalem Aufwand erledigen, Zeit und Ressourcen? Sie müssen auch Prozesse für die Aktualität optimieren, anstatt sich auf Batch-Ausführungen zu verlassen. Zum Beispiel, Ihr alter AP-Prozess bestand möglicherweise darin, Rechnungen am 15. und 30. eines jeden Monats zu bezahlen. Mit Automatisierung, Sie können Kosten senken, indem Sie Rechnungen mit Frühzahlungsrabatt schneller bearbeiten und den Cashflow verbessern, indem Sie bis zum Fälligkeitsdatum warten, um Rechnungen ohne ähnliche Rabatte zu bezahlen.

Setzen Sie sich Ziele, die AP in jedem Prozess auf sein höchstes Effizienzniveau bringen. Interessant, Eine kürzlich durchgeführte Brainyard-Umfrage ergab, dass Finanzführer jetzt darauf drängen, sich durch die Einführung neuer Technologien an neue Herausforderungen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass AP dieses Momentum mitbekommt, denn dies ist der Weg zu größerer Genauigkeit und Effizienz.

Diagramm 5:Weit verbreitete Änderungen

Deck:Wie sehr hat sich durch die Pandemie jeder der folgenden Punkte für Ihr Unternehmen verändert?

Daten:Brainyard Herbst 2020 zum Stand der CFO-Rollenumfrage

Drittens, Anpassungsfähigkeit muss ein vorrangiges AP-Ziel sein, da sich das Unternehmen im Laufe der Zeit zusammen mit den Kundenbedürfnissen und der Gesamtwirtschaft weiterentwickeln wird. Zu restriktive Kreditorenbuchhaltungsprozesse können die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen oder seinem Ruf und seiner Kreditwürdigkeit schaden.

12 Beispiele für AP-Ziele

Während die AP-Ziele je nach Unternehmensbedarf und -kultur variieren, übergreifende Geschäftsstrategie und branchenübliche Praktiken, Es gibt einige Ziele, die allen gemeinsam sind.

1. Zeit sparen

Ein großer Vorteil der Effizienzsteigerung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse:Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr mit Routineaufgaben verbringen, damit sie sich auf strategischere und lohnendere Aufgaben konzentrieren können.

Dies kann auf verschiedene Weise erreicht werden, von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zum Einsatz intelligenter Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) zur anwendungsübergreifenden Erfassung von Daten für eine effizientere, Ad-hoc-Integrationen und kürzere Bearbeitungszeiten.

2. Schulung der AP-Mitarbeiter

Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung kennen sich aus, wenn es um Finanzaufgaben geht, fühlen sich jedoch beim Einsatz neuer Technologien etwas verloren. Machen Sie Mitarbeiterschulungen und Auffrischungskurse zu einem ständigen Ziel. Die Akzeptanzraten für Technologien werden steigen, und damit auch die Effizienz des Personals.

Wenn der Widerstand gegen den Einsatz von Technologie fortbesteht, Dies kann daran liegen, dass diese Mitarbeiter befürchten, ihren Arbeitsplatz durch die Automatisierung zu verlieren. Treten Sie dem entgegen, indem Sie Beispiele für neue Initiativen anbieten, die mehr Aufstiegschancen und Kompetenzentwicklung bieten. Der beste Weg, um Ihre AP-Mitarbeiter ins Boot zu holen und sich für das Lernen zu begeistern, besteht darin, das HR-Team eine „People Analytics“-Übung durchführen zu lassen. wo die Personalabteilung die Geschäftsziele betrachtet, um zu entscheiden, wo Schulungen/Umschulungen oder neue Talente benötigt werden.

3. Unterstützung der Mitarbeiter

Es ist üblich, dass eine neue Technologie in der Schulungssitzung einfach erscheint, aber im tatsächlichen Gebrauch, irgendwie viel komplexer geworden. Arbeiten Sie mit dem Anbieter oder Ihrem Integrationspartner zusammen, um ab Tag 1, Unterstützung, um Menschen zu helfen, Hindernisse zu überwinden und mehr Funktionen zu erlernen, wenn ihre Vertrautheit mit der Software zunimmt.

Einige bewährte Methoden sind die Ernennung eines Peer-„Superusers“ für jede Abteilung und/oder die Bereitstellung von On-Demand-Video-Tutorials und FAQ-Dokumenten.

4. Erhöhte Genauigkeit

Für beste Ergebnisse, konkrete Genauigkeitsziele setzen. Benchmarks können Reduzierungen von Datenfehlern sein, gemessen in Prozent oder Vorkommen, oder bei der Standardisierung von Feldern oder Formularen in und zwischen Prozessen. Wählen Sie bestimmte Bereiche aus, in denen Sie die Datengenauigkeit erhöhen möchten, Legen Sie realistische Zeitpläne fest und verwenden Sie dann Metriken, um den Fortschritt zu messen.

5. Leistung

Zu den Leistungszielen, die Sie wahrscheinlich festlegen möchten, gehören Compliance, Kostensenkungen, Leistung gegen Budget, und an Effizienz gewonnen. Die Automatisierung des gesamten Prozesses und nicht jedes Teils separat wird Ihnen auch bei jeder dieser und anderen Metriken größere Gewinne bringen.

Fiskalische Kennzahlen gehören zu den am einfachsten zu verfolgenden und aus offensichtlichen Gründen, am häufigsten im Finanzbereich verwendet. Schauen wir uns einige davon an.

6. Kostensenkungen

Wieder, konkrete und granulare Ziele setzen. Quellen für Einsparungen können weniger Personalstunden sein, die für sich wiederholende, Arbeit auf niedrigem Niveau; mehr Frühzahlungsrabatte ernten; günstigere Konditionen und Zinssätze neu verhandeln; oder bessere Transparenz für frühere Kurskorrekturen.

7. Rechnungen pünktlich bezahlt

Die Zeiten des Bezahlens auf der Grundlage einer antiquierten und oft willkürlichen Politik sind lange vorbei. Moderne Kreditorenbuchhaltungsabteilungen streben strategische Vorteile gegenüber der Bequemlichkeit des Zahlers an. Die pünktliche Zahlung von Rechnungen wirkt sich sowohl auf den Cashflow als auch auf den Ruf des Unternehmens aus. Es ist genauso wichtig, eine Rechnung nicht zu früh zu bezahlen, wie nicht zu spät. Setzen Sie sich Ziele für die Aktualität, damit Skonti und Frührabatte ausgeschöpft werden, aber Rechnungen, die keine bieten, stattdessen am Fälligkeitsdatum bezahlt werden. Und, Achten Sie auf diese sechs häufigen Rechnungsprobleme, die die Arbeit vermasseln können.

8. AP-Bearbeitungszeit und Rückstand

Automatisierung ist das beste Mittel, um AP-Rückstände zu beseitigen und eine höhere AP-Umsatzrate zu erreichen, da sie die Verarbeitungszeit beschleunigt. Legen Sie spezifische Ziele fest, die Ihnen helfen, so automatisiert zu werden, wie Ihr Unternehmen es bewältigen kann, damit die Bemühungen ganzheitlich und nicht stückweise erfolgen.

9. Fälligkeitstage

DPO ist ein aufschlussreiches Verhältnis, da es zeigt, wie lange ein Unternehmen braucht, um seine Schulden zu begleichen. Mit anderen Worten, es ist ein Indikator dafür, wie gut das Unternehmen den Mittelabfluss an Lieferanten und andere Gläubiger verwaltet.

Ein höherer DPO kann bedeuten, dass das Unternehmen über eine gute Liquidität verfügt und sein Geld länger behält, indem es Rechnungen später bezahlt. Jedoch, wenn der DSB zu hoch ist, es weist auf wahrscheinliche Probleme beim Bezahlen von Rechnungen hin. Ein niedriger DPO weist darauf hin, dass ein Unternehmen zu schnell zahlt, was ihn irgendwann für Bargeld schnallen lassen kann.

Setzen Sie sich im Interesse der allgemeinen finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens Ziele, die Ihren Datenschutzbeauftragten im Sweet Spot halten – weder zu hoch noch zu niedrig.

10. Volumenbasierte Metriken (Anzahl der verarbeiteten Rechnungen)

Legen Sie hier Ziele fest, um sicherzustellen, dass die Arbeit in einem Tempo voranschreitet, das ausreicht, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen und Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Durch die Verfolgung der Anzahl der verarbeiteten Rechnungen, Sie haben nicht nur einen guten Überblick über den Umfang der geleisteten Arbeit, sondern auch über die Anzahl der Anbieter, die das Unternehmen verwendet. Zu viele Anbieter können dazu führen, dass Chancen durch Mengenrabatte und Schnäppchen verloren gehen. Zu wenige können Ihr Unternehmen anfällig für Störungen oder Unterbrechungen beim Anbieter machen.

11. Zahlungsmetriken (Anzahl der getätigten Zahlungen)

„Ausnahmen“ sind Abweichungen, oft auf der seite des verkäufers, und sie erfordern eine Handhabung in automatisierten Systemen. Zahlungsmetriken zeigen Ihnen, wie oft Ausnahmen auftreten und ob das Problem beim Anbieter oder Ihren Prozessen liegt. Da Ausnahmen teuer in der Handhabung sind, Sie möchten wissen, welche Anbieter Ihre Systeme verstopfen – oder was in Ihren Prozessen einen Engpass verursacht. Dieses Wissen hilft Ihnen bei der Behebung des Problems.

Tipps zum Verwalten von Forderungen und Verbindlichkeiten

Forderungen Verbindlichkeiten Bieten Sie eine ermäßigte Zahlung als Gegenleistung für schnellere Zahlungen an Überprüfen Sie Verträge, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Lieferanten nicht vorzeitig bezahlt. Streitigkeiten oder Ausfälle Ordnen Sie Ihre geschäftskritischen Lieferanten zu, um die Zahlungspriorität zu bestimmen. Senden Sie rechtzeitig, gründliche Rechnungen und proaktive Mahnungen Skontomöglichkeiten bei Lieferanten prüfen Sicherstellen, dass es keine Zahlungshindernisse gibt, B. Rechnungsfehler oder verspätete Rechnungsstellung Kommunizieren, um zu verstehen, welche Lieferanten gefährdet sein könnten und welche Lieferanten möglicherweise Fristen verlängern können Kunden mit großen Salden im Bargeldeinzugsprozess priorisieren Sicherstellen, dass Systeme und Prozesse effizient sind, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden Sicherstellen, dass Ihr Zahlungssystem funktional und komfortabel. Online mit mehreren Zahlungsoptionen funktioniert am besten Stellen Sie sicher, dass die Zahlung über die vereinbarte Zahlungsmethode erfolgt Definieren Sie wöchentliche Bargeldeinzugsziele Wenn möglich, Berechnen Sie die Zahlungsbedingungen vom Rechnungseingangsdatum und nicht vom Rechnungsdatum

Ziel sollte eine stetige Reduzierung der Ausnahmen sein. Möglicherweise möchten Sie auch eine Grenze für die Anzahl der monatlichen oder vierteljährlichen Ausnahmen festlegen, die Ihr Unternehmen für akzeptabel erachtet, damit Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam sich darum bemühen muss.

Beachten Sie auch, dass Ausnahmen auf Betrug hinweisen können, ein erhebliches Problem mit AP. Die jährliche Umfrage der AFP zeigt einen anhaltenden Anstieg der Prävalenz von Betrug. Ziehen Sie eine besondere Anerkennung für AP-Mitarbeiter in Betracht, die Betrugsversuche erkennen und pfeifen.

12. Finanzielle Kennzahlen (verdiente Rabatte, Frühzahlerrabatte in Anspruch genommen)

Nachverfolgung von Rabatten, Rabatte und andere verfügbare Zahlungsprämien helfen Ihnen, mehr davon zu ernten. In diesem Fall, Finanzkennzahlen messen, wie viel Geld durch diese Maßnahmen gewonnen wurde. Das bedeutet, dass nicht nur solche Chancen identifiziert wurden, sie wurden auch erfolgreich abgeschlossen. Setzen Sie sich Ziele, um sicherzustellen, dass Ihr AP-Team konsequent Geld einbringt.

AP-Automatisierung kann Ihnen helfen, Ihre AP-Ziele zu erreichen

Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie aus ihren AP-Prozessen herauswachsen, wenn sie größere und bessere Dinge erreichen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse papierbasiert sind. Der Umgang mit Papier wird Sie verlangsamen, insbesondere bei einem nennenswerten und wachsenden Volumen, und es ist teuer, auch. Letztlich, veraltet, Papierbasierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse werden zu einem Wachstumshemmnis, da sie Ihren Cashflow negativ beeinflussen.

Mit der AP-Automatisierungssoftware kann Ihr Team unterbrechungsfrei auf Veränderungen und neues Wachstum skalieren. Weiter, Automatisierung kann die Kreditorenbuchhaltung von einer einfachen Kostenstelle in ein strategisches Alleinstellungsmerkmal im Finanzwesen verwandeln. Indem Sie die neu gewonnenen Vorteile nutzen, von Frühzahlerrabatten bis zum Vertragskonditionenmanagement, Sie können Ihr Unternehmen schneller voranbringen.

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