Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung:Verlieren Sie kein Geld mehr in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen

Die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung über ein ERP-System ist eine großartige Möglichkeit, Effizienz- und Produktivitätssteigerungen zu steigern und gleichzeitig dem Ruf nach einer effektiveren Buchhaltung und einer genaueren FP&A gerecht zu werden.

13 Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung

Schluss mit der papierzentrierten Arbeitsweise

Papierprozesse verursachen höhere Kosten für das Unternehmen, und sie sind auch repräsentativ für alte, lineare AP-Workflows, die auf einer Vielzahl manueller, sich wiederholende Prozesse und erstellen nur statische Momentaufnahmen des Cash-Status des Unternehmens.

Bereit, papierlos zu gehen, oder zumindest papierlos? Best Practices beginnen mit der Digitalisierung von Kreditorenbuchhaltungsdokumenten, Dies ermöglicht Echtzeit-Reporting und Datenaustausch bei gleichzeitiger Eliminierung von Redundanzen. Dadurch wird auch das Risiko eliminiert, dass ein Brand oder eine Naturkatastrophe Papieraufzeichnungen zerstört, einschließlich bezahlter Rechnungen. Verluste sind viel unwahrscheinlicher, wenn Finanzdaten digital verfügbar und kontinuierlich gesichert sind. Und, Das Auffinden einer bestimmten Bestellung ist mit wenigen Klicks möglich.

Die Verwendung moderner Zahlungsmethoden ist eine weitere Möglichkeit, die Abhängigkeit von Papier zu reduzieren. Schecks kosten Unternehmen mehr als elektronischer Datenaustausch (EDI) und andere digitale Zahlungsmethoden wie Direkteinzahlung, Hören Sie also auf, Zahlungen als Schecks zu betrachten, und beginnen Sie damit, sie als Geldüberweisungen zu betrachten.

Rechnungen automatisieren

Self-Service-Lieferantenportale, die es Partnern ermöglichen, den Kontakt einzugeben oder zu bestätigen, Laufzeit- und Zahlungsinformationen selbst lassen Ihrer Kreditorenbuchhaltung noch weniger Arbeit. Portale tragen auch dazu bei, sicherzustellen, dass diese Daten korrekt sind, und sollten Fragen vermeiden, wenn es darum geht, Anbieter zu bezahlen.

Überwachen Sie regelmäßig Berichte und KPIs

Wenn Sie sich auf tabellenkalkulationsbasierte Berichte verlassen, können Sie Chancen verpassen, vor allem, wenn sich die Geschäftsbedingungen ändern. Ständiger Einblick in die neuesten Finanzdaten, wie Ihre AP-Umsatzquote, über ein ERP-System ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung im Moment und in der Zukunft.

Der Zugriff auf aktuelle Kreditorenbuchhaltungsinformationen wird es Finanzteams ermöglichen, den Cashflow besser zu kontrollieren, Betrug erkennen und reduzieren, wichtige Ausgabentrends erkennen, finden Sie Engpässe in AP-Workflows und minimieren Sie Compliance-Probleme. Es kann einem Unternehmen auch bei der Entscheidung helfen, ob es einen Bankkredit zur Deckung eines Budgetdefizits erhält oder mit Lieferanten über verlängerte Zahlungsbedingungen verhandelt.

Kontrollen und Prozesse etablieren

Die richtigen Kontrollen und Regeln können Probleme abwenden, bevor sie auftreten. Das macht das AP-Team viel effizienter – und es ist ein viel besserer Ansatz, als zu warten, bis ein Fehler oder eine Verzögerung auftritt, und dann wertvolle Zeit damit zu verbringen, den Schaden zu beheben. Unternehmen sollten den Zugang zu ihren Finanzinformationen einschränken, haben eine klare Aufgabentrennung und legen interne Kontrollen fest, um automatisch verdächtiges Verhalten und Aktivitäten zu melden, die auf Betrug hinweisen könnten.

4 Top-AP-Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen

In einem neuen Bericht Deloitte schlägt eine Reihe von Prozessen vor, die zu mehr freiem Cashflow führen können. Sie beinhalten:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie arbeiten damit das Unternehmen günstigere Konditionen aushandeln kann. Als Bonus, AP-Teams minimieren die Anzahl der Kontakte, Zeit sparen.
2. Achten Sie auf die Richtigkeit der Daten. Informationen zu Mengenrabatten und Skonti aufbewahren, SLAs und wichtige Kontakte auf dem neuesten Stand, damit Sie alle Vorteile nutzen können.
3. Erfordert einen detaillierten Rechnungs- und Bestellabgleich. Es ist Zeit, nachzuverfolgen, wer eine Bestellung aufgegeben hat, eliminieren Sie doppelte Zahlungen und stellen Sie sicher, dass Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen abrechnen. Lassen Sie ungenaue Bestellungen zurück, damit Sie die Zahlungsfrist zurücksetzen.
4. Definieren Sie SLAs für die Zahlungsabwicklung. Sofern kein finanzieller Vorteil besteht, Rechnungen erst bezahlen, wenn sie benötigt werden. Aber komm nicht zu spät, entweder – Legen Sie Erwartungen für Abteilungsgenehmigungen und die Verarbeitung durch das AP-Team fest.

Delegieren Sie Arbeit an mehr als einen Touchpoint

Vermeiden Sie einen Single Point of Failure, der zu verspäteten Gebühren und Strafen führen könnte, Vertragsverletzungen, oder Verlust des Prioritätsstatus bei wichtigen Anbietern. Cross-Training-Finanzmitarbeiter, damit immer jemand zur Verfügung steht, der in der Lage ist, AP zu verwalten, Egal wer im Urlaub ist, krank oder hat das Unternehmen verlassen.

Cross-Training bedeutet auch, dass erfahrenere Personen sich auf die Verbesserung von Prozessen und das Beheben von Ausnahmen und Engpässen konzentrieren können.

Auf doppelte Zahlungen überwachen

Halten Sie Ausschau nach doppelten Zahlungen, um zu vermeiden, dass Geld im Rückerstattungsprozess eines Anbieters gebunden wird – oder es endgültig verloren geht. Ein System, das mehr als nur Rechnungsnummern vergleicht, wie Rechnungsinhalt, können Fehler bei der Doppelabrechnung erkennen, bevor doppelte Zahlungen durchgeführt werden.

Ein Lieferantenportal kann auch Rechnungsformate und -felder standardisieren, sodass doppelte Abrechnungen und Zahlungen weniger wahrscheinlich sind.

Verfolgen Sie Rechnungsstreitigkeiten und -lösungen

Rechnungsstreitigkeiten können leicht eskalieren, wenn sie nicht schnell gelöst werden. Manchmal verspricht ein Partner eine Lösung, aber es kommt nie zustande. Es ist eine bewährte Methode, Lieferantenverträge zu haben, Kommunikation, Arbeitsanweisungen, Kaufverträge und andere relevante Dokumente sind sofort verfügbar, damit Sie sie beim ersten Anzeichen eines Rechnungsstreits überprüfen können. Auf diese Weise erhalten Sie die objektiven Informationen, die Sie zur Beilegung eines Rechtsstreits benötigen – und eine Beweisführung, falls es zu einem Rechtsstreit eskaliert.

Fragen Sie, warum Schecks nicht eingelöst werden

Nicht eingelöste Schecks können später zurückkommen, um Ihren Cashflow zu zerstören – manchmal viel später, wenn auf dem Scheck kein Ablaufdatum angegeben ist. Auf der Kehrseite, ein nicht eingelöster Scheck kann ein Problem bei der Ausstellung oder beim Versand anzeigen, oder ein Versehen auf der Anbieterseite. Dies kann zu erhöhten Kosten für Ihr Unternehmen in Form von Säumnisgebühren oder anderen Strafen führen und Ihre Beziehung zum Lieferanten beeinträchtigen.

Legen Sie einen Standardzeitraum fest, nach dem Sie nachfassen und fragen, warum Schecks nicht eingelöst wurden. Ein automatisiertes System, das nicht eingelöste Schecks automatisch markiert, ermöglicht es Ihnen, eher früher als später Maßnahmen zu ergreifen.

Konten häufig abgleichen

Geld kann durch Lücken in Kontenabstimmungen rutschen. Zum Beispiel, wenn Sie einem Kreditor mehr bezahlt haben, als im Hauptbuch verzeichnet ist, möglicherweise aufgrund einer Verspätungsgebühr oder eines Aufpreises für eine Erhöhung des Auftragsvolumens, dann haben Sie keinen genauen Überblick darüber, wie viel Geld Sie auf der Bank haben. Dies kann zu unzustellbaren Schecks und anderen finanziellen Problemen führen, die sich negativ auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Vermeiden Sie dies mit einer Lösung, die das Ledger regelmäßig automatisch abgleicht.

Verträge regelmäßig überprüfen

Verträge können auslaufen, Ihr Unternehmen anfällig für unerwartete Kostensteigerungen oder ungünstigere Konditionen. Umgekehrt, schlecht verhandelte laufende Verträge können mit hohen Zinssätzen einhergehen, kurze Zahlungsfristen und fehlende Anreize.

Indem Sie etwas Zeit und Aufmerksamkeit investieren, Sie können möglicherweise günstigere Konditionen aushandeln, die Ihnen helfen können, Ihre Finanzen besser zu verwalten. Unternehmen sollten proaktiv nach Möglichkeiten suchen, indem sie alle Verträge regelmäßig überprüfen.

Auditieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse

Kreditorenbetrug ist ein großes Problem. Laut einem 2020-Bericht der Association for Financial Professionals (AFP) 82% der Unternehmen waren 2018 Opfer von Betrug, und diese Zahl ist in den letzten Jahren stetig gestiegen.

Auditieren Sie regelmäßig Ihre Beschaffungsprozesse, und Maßnahmen ergreifen, um Schwachstellen zu beheben. Suchen Sie proaktiv nach Möglichkeiten, die Beschaffung effizienter und genauer zu gestalten und die Compliance- und Sicherheitskontrollen zu verschärfen. Unterbringung aller Dokumente in einem einzigen AP-System mit mehreren Checks and Balances, Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatisierter Bestellabgleich und strenge Benutzer- und Berechtigungskontrollen helfen, Betrug zu verhindern.

Während externe Betrugsbedrohungen zunehmen, Interner Betrug ist ein Problem, auch. Vergessen Sie nicht, das Reise- und Reisekostenmanagement zu berücksichtigen – die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) sagt, dass 20 % der kleinen Unternehmen und 13 % der größeren Unternehmen betrügerische Kostenerstattungen gemeldet haben.

Suchen Sie nach Fehlern in Ihren Abrechnungsprozessen

Kein System bleibt perfekt, auch wenn es so anfängt. Ein Kreditorenbuchhaltungssystem, das perfekt zu Ihren Anforderungen passte, als Sie 100 Mitarbeiter und 20 Lieferanten hatten, ist möglicherweise nicht ganz so toll, wenn Ihr Unternehmen wächst. Warten Sie nicht, bis AP eine ständige Quelle von Problemen ist.

Typische AP-Prozessfehler beinhalten keine Möglichkeit, Dateneingabefehler zu erkennen, verlorene Unterlagen oder verspätete Zahlungen, die das Unternehmen Gebühren kosten, und die Unfähigkeit, Ausnahmen und nicht standardmäßige Rechnungen zu bearbeiten.

Finden Sie eine Softwarelösung, um alles zu verwalten

Es ist schwierig, vor allem für ein kleines Team, um die Best Practices fortlaufend aufrechtzuerhalten, zumal das Geschäft wächst. Die Antwort ist, Software zu verwenden und so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Dadurch werden viele der von uns besprochenen Probleme vermieden, ohne dass Ihre Kreditorenbuchhaltung ständige Aufmerksamkeit erfordert.

Wie NetSuite helfen kann

NetSuite ist ein einheitliches ERP-System, das über alle Tools verfügt, die Sie benötigen, um Best Practices für Kreditorenbuchhaltung und andere wichtige Finanzprozesse zu befolgen. Mit NetSuite können Unternehmen eine Lieferantenliste erstellen, Rechnungen verfolgen und Zahlungen über verschiedene Methoden ausführen (Scheck, Banküberweisung, Kabel), Verwaltung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse von der Bestellung bis zur Zahlung auf eine Weise, die den Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter reduziert. Die Lösung kann Bestellungen verfolgen, Rechnungen, Barzahlungen und Spesenabrechnungen von Mitarbeitern; diese Transaktionen automatisch durch die entsprechenden Genehmigungen leiten; und schließlich im Hauptbuch erfassen.

NetSuite verfügt außerdem über umfangreiche Berichtsfunktionen, Geben Sie AP-Teams bequemen Zugriff auf die Informationen, die sie am dringendsten benötigen. Konfigurierbare Dashboards können genehmigungspflichtige Rechnungen auflisten, ausstehende Rechnungen mit Fälligkeitsdatum oder anderen relevanten Daten, um Unternehmen dabei zu helfen, ihr Bargeld zu verwalten und gleichzeitig den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten.