Auftragsverwaltungssysteme:Was ist ein OMS und wie funktioniert es?

Herausforderungen beim Auftragsmanagement

Traditionell, der Auftragsabwicklungsprozess fehleranfällig war, manuelle Aufgaben, insbesondere in der Auftragserfassung und Bestandsführung. Mehrfache Übergaben zwischen Abteilungen erhöhen den Aufwand und das Risiko von Fehlern oder Betrug.

Dann gibt es Ineffizienz. Wenn jede Abteilung ein anderes Softwaresystem verwendet, Das macht es schwierig, einen klaren Überblick über den gesamten Prozess zu bekommen. Unterbrechungen zwischen Geschäftsgruppen führen zu Redundanz, erhöhte Kosten und Kundenfrust – zum Beispiel ein Kunde, der eine E-Commerce-Bestellung aufgibt, die nicht rechtzeitig ausgeführt werden kann.

Schauen wir uns einige Herausforderungen entlang der Kette an.

Auftragsbeschaffung, Zuteilung und Erfüllung: Wie entscheiden Sie sich für den intelligentesten Fulfillment-Standort basierend auf Ihrem Inventar und Ihren Geschäftsregeln? Händler müssen Kosten gegen Liefergeschwindigkeit abwägen, entscheiden, wann Bestellungen freigegeben werden sollen, und benachrichtigen jeden Fulfillment-Standort darüber, welche Bestellungen zu erfüllen sind.

Ausnahmen: Eine Ausnahme bezieht sich auf jede Lieferverzögerung. Vielleicht ist der Artikel sehr gefragt und ausverkauft, oder die Bestellung ging verloren. Es ist wichtig, dass der Kunde auf dem Laufenden gehalten wird und der Artikel entweder umgehend erneut versendet oder die Bestellung storniert wird.

Lieferung: Kunden möchten möglicherweise online kaufen und im Geschäft abholen, oder das Unternehmen nutzt seine Filialen möglicherweise sogar als Lager, um die Nachfrage zu decken, Lagerumschlag erhöhen und Abschläge reduzieren. Das erschwert die Logistik.

Was ist ein Auftragsverwaltungssystem (OMS)?

Ein OMS automatisiert den gesamten Auftragsverwaltungsprozess für Ihr Unternehmen, Abwicklung aller Funktionen zur Erfüllung eines Kundenauftrags. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern und Kunden, jede Bestellung von Anfang bis Ende anzuzeigen und zu verfolgen. und es hilft Ihnen, die Gesamteffizienz des Prozesses zu analysieren.

Vielleicht am kritischsten in einem wettbewerbsorientierten Umfeld, Ein OMS liefert Fulfillment-Berichte und -Einblicke, damit Einzelhändler und Distributoren ihre kritischen KPIs verfolgen können. Wurde die Bestellung schnell und zu den geringstmöglichen Kosten ausgeführt? Wenn nicht, wie kannst du dich verbessern? Beobachten Sie einen Anstieg der Rücksendungen bestimmter Artikel? Wenn ja, warum, und wie geht man damit am besten um?

Wenn ein Unternehmen über umfassende Einblicke in das Auftragsmanagement verfügt, von der Zuteilung bis zur Orchestrierung und Erfüllung, und erstreckt sich auf Zahlungen und Retouren, Es ist möglich, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Warum ist ein Auftragsverwaltungssystem wichtig?

Ein OMS kann die Effizienz Ihres Auftragsmanagementprozesses steigern, Automatisierung vieler Schritte, die zuvor manuelle Eingriffe erforderten. Denn das verbessert die Fähigkeit des Unternehmens, Aufträge effizient und schnell abzuwickeln, ein OMS kann die Kundenzufriedenheit erhöhen und Ihren Cashflow und Ihre Rentabilität verbessern.

Da E-Commerce einen größeren Anteil am Umsatz ausmacht – 20,8% im zweiten Quartal 2020, nach Angaben des US-Handelsministeriums das höchste Niveau aller Zeiten – ein OMS wird immer wichtiger, aus zwei Hauptgründen. Zuerst, es hilft Ihnen, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, dass sie jeden Kanal nutzen können, um Produkte zu bestellen, und sollte die Wahl haben, ob sie geliefert oder in Geschäften abgeholt werden sollen, und sollte in der Lage sein, Produkte überall zurückzugeben oder umzutauschen.

Sekunde, ein OMS unterstützt das verteilte Auftragsmanagement:Es hilft Ihnen, eine Bestellung zu erfüllen, die den Versand von Artikeln von mehreren Standorten umfasst, ohne entsprechende Kostenerhöhung.

Ein OMS ermöglicht es Ihnen auch, mit steigendem Umsatzvolumen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens umzugehen.

OMS-Funktionen

Ein OMS unterstützt typischerweise fünf Hauptbereiche innerhalb des Auftragsmanagementprozesses.

• Verkaufskanäle. Das OMS empfängt und konsolidiert Informationen von allen Verkaufsstellen, einschließlich Online-, im Geschäft und Callcenter. Einige Produkte unterstützen auch Bestellungen aus verschiedenen globalen Regionen und mehreren Währungen.
• Vertriebsunterstützung. Produktinformationen und Verfügbarkeit werden sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihre Mitarbeiter in Echtzeit aktualisiert, einschließlich des Kundenservice-Teams. Das OMS unterstützt auch Omnichannel-Kundenrücksendungen und -umtausch.
• Kundendatenbank. Dazu gehören Kundenkontaktinformationen und -aktivitäten, einschließlich früherer Bestellungen. Dies ermöglicht es einem Servicemitarbeiter, hochprofitable Kunden zu erkennen und entsprechend zu handeln.
• Bestandsverwaltung. Neben der Bereitstellung einer konsolidierten Bestandsansicht, die bei der Verwaltung und Verfolgung von Lagerbeständen hilft, Das OMS umfasst Bestandsverwaltungsalgorithmen, die Bestellungen an die entsprechenden Lager weiterleiten und die besten Versandoptionen identifizieren. Ein OMS stellt Daten bereit, die während der gesamten Bestandsverwaltungs- und Erfüllungsphase verwendet werden. inklusive Kommissionierung, Verpackung, Versand und Sendungsverfolgung.
• Buchhaltungsintegration. Daten aus dem OMS fließen in das Hauptbuch und die Nebenbuchjournale Ihres Buchhaltungssystems ein, wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Informationen erneut einzugeben oder in einem separaten Prozess zu übertragen.

OMS-Vorteile

Die Entscheidung, ein OMS zu implementieren, führt häufig dazu, dass Unternehmen ihre Lieferketten auf Engpässe und Verbesserungspotenziale untersuchen. Manchmal, allein diese Analyse führt zu Verbesserungen, wie schnellere Erfüllungszeiten. Zusätzlich, das OMS kann Vorteile bieten wie:

• Straffere Bestandsverwaltung. Eine bessere Transparenz der Verkäufe hilft Ihnen, die Lagerbestände zu optimieren, damit Sie die Kundennachfrage erfüllen und gleichzeitig Überbestände minimieren. Eine konsolidierte Ansicht verhindert, dass Sie einen Verkauf verpassen, weil Inventar vorhanden ist, zum Beispiel, mehrere Standorte. All dies kann den Cashflow steigern sowie die Kundenbindung und -zufriedenheit verbessern.
• Reduzierte Dateneingabe. Da in allen Bereichen des Verkaufs- und Fulfillment-Prozesses dieselben Informationen verwendet werden, weniger Dateneingabe erforderlich, und das bedeutet weniger Fehlerpotential.
• Sichtweite. Jeder in Ihrer Organisation kann auf den Bestellstatus zugreifen und diesen verfolgen. Verbesserung des Kundenservice, und Sie können Kunden ermöglichen, den Bestellstatus zu verfolgen, auch.
• Analyse. OMS-Dashboards können die Entscheidungsfindung unterstützen, indem sie Verkaufsmuster hervorheben, KPIs verfolgen und Verkäufe prognostizieren.

Wie funktioniert ein Auftragsverwaltungssystem (OMS)?

Ein OMS beginnt mit der Bereitstellung von Transparenz in Available-to-Promise (ATP) Inventar entlang Ihrer Lieferkette, sowohl in Ihren eigenen Lagern als auch in Geschäften, und von Drittanbietern wie 3PL-Firmen (Third-Party-Logistik) und Drop-Ship-Standorten. Dies hilft bei der Bestandsplanung.

Nächste, das OMS bietet Erfüllung über robuste Auftragserfassung, Validierung und Freigabe; wählen, Pack- und Versandfunktionalität einschließlich Drop-Shipping; Versandbestätigungen und Kundenkommunikation.

Nach der Bestellung, ein voll ausgestattetes OMS ermöglicht einfaches Zahlungen und teilt diese Daten mit Finanzsystemen. Sollte der Kunde es wünschen Rückkehr ein Gegenstand, das OMS legt Regeln für die Bearbeitung von Retouren aus allen Kanälen fest, Umtauschwünsche erfüllen, Gutschrift auf dem Kundenkonto und Verwaltung des Dispositionsprozesses.

5 Möglichkeiten, die Rücksendekosten zu senken

Es ist von entscheidender Bedeutung, so viel Einkommen wie möglich aus zurückgegebenen Waren zu erzielen. Hier ist wie.

Schulung des Vertriebsteams und der Partner. Wenn ein Artikel häufiger als erwartet zurückgegeben wird, Schauen Sie sich an, wie das Vertriebsteam es verkauft und wie das Marketing es positioniert. Häufig, An dem Artikel selbst ist nichts falsch – er wird nur an die falschen Kunden oder für die falschen Verwendungszwecke verkauft.

Standardisieren Sie die Retourenabwicklung. Rücksendungen müssen sofort und effizient bearbeitet werden, um so viel Wert wie möglich zurückzugewinnen. Fügen Sie Rücksendeetiketten in Sendungen ein, damit Ihr Team Pakete verfolgen kann, planen ihre Ankunft und inspizieren sie schnell. Alle Rücksendungen sollten bei der Ankunft gescannt oder in Ihr Bestands-/Bestellverwaltungssystem eingegeben werden. Von dort, verfügen über dokumentierte Prozesse für die Inspektion und Wiederauffüllung, um sowohl den Schwund als auch die Kosten für die Reverse-Logistik zu minimieren – also die Produkte vom Verbraucher zurück zum Händler zu bringen.

Zahlen Sie nicht sofort. Unternehmen sind oft zu schnell, um ihren Kunden eine vollständige Rückerstattung zu gewähren, bevor sie nach Schäden suchen. fehlende Teile oder andere Dinge, die den Wiederverkaufswert beeinträchtigen könnten. Alle Rücksendungen sollten einer gründlichen Prüfung unterzogen werden.

Erweitern Sie den Online-Produktinhalt. Das Retourenproblem beginnt an der Kasse, vor allem bei Online-Käufen, wo der Käufer das Produkt nicht berühren kann. Mildern Sie dies, indem Sie mehr Inhalte anbieten:Mehrere Bilder, Videos, detaillierte Produktbeschreibungen und ein Q&A-Bereich tragen zu niedrigeren Rücklaufquoten bei.

Ziehen Sie die Auslagerung von Retouren in Betracht. Die Weitergabe von Rücksendungen an Dritte könnte die Kosten senken. Ein 3PL-Unternehmen (Third Party Logistics) bringt Know-how und Skaleneffekte ein, einschließlich besserer Tarife mit Spediteuren und effizienteren Prozessen, die auf die besonderen Anforderungen der Reverse Supply Chain abgestimmt sind.

Arten von Auftragsverwaltungssystemen

Unternehmen können OMS-Software als einzelne Module kaufen, die verschiedene Aspekte des Auftragsmanagements abdecken, oder als komplette Suite, die den gesamten Prozess verwaltet. A-la-carte-Module stellen manchmal Tools bereit, mit denen Sie sie mit anderen Geschäftssystemen verknüpfen können. aber das erfordert Integration.

OMSes können auch Onsite-Software sein oder im SaaS-/Cloud-Modell bereitgestellt werden. mit den Vorteilen von SaaS:schnellere und einfachere Bereitstellung, Betriebs- versus Kapitalaufwand mit „Pay as you grow, ” bessere Skalierbarkeit und Zugriff von überall mit Internetverbindung mit einem Browser oder einer mobilen App. Plus, der Anbieter pflegt und hostet die Anwendung, Das bedeutet eine überlegene UX und bessere Zuverlässigkeit.

In Nordamerika, ab 2021, IHL sagt, dass der Verkauf von SaaS/Cloud-OMS den Verkauf von Legacy-Software übertreffen wird. mit der Lücke, die sich nur von dort aus erweitert.

So wählen Sie das richtige OMS

Die Wahl des richtigen OMS für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung. Bewerten Sie Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen und denken Sie gleichzeitig sorgfältig über die zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens nach. unter Berücksichtigung der Erwartungen des Geschäftswachstums, globale Ausbreitung, steigende Auftragsvolumina und Ausbau der Vertriebskanäle.

Es ist auch wichtig, die Konnektivität zu anderen Systemen zu berücksichtigen, einschließlich der E-Commerce-Website Ihres Unternehmens und des ERP-Systems (Enterprise Resource Planning). Wieder, weniger Integrationen und manuelle Eingaben, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Ausfallzeiten.

Cloud-/SaaS-OMS-Lösungen erfordern keine Wartung von Hardware oder Installation von Software. Lokale OMS-Anwendungen sind für Unternehmen verfügbar, die es vorziehen, ihre eigenen Systeme zu hosten und zu verwalten.

Unterstützung für komplexe Prozesse suchen, wie geteilte Sendungen, Drop Shipping und Personalisierung. Wenn Erfüllungsprobleme auftreten, Sie möchten diese schnell beheben und den Kunden in Echtzeit über den Status informieren können. Verfügt das OMS über mobile Apps, damit Mitarbeiter den Auftragsstatus abrufen können, wenn sie aus der Ferne arbeiten oder mit Kunden persönlich vor Ort interagieren? Letztendlich, Unterm Strich ein zufriedener Kunde, der wieder bei Ihrem Unternehmen bestellen wird.