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Wesentlicher Leitfaden zur Bestandskontrolle

Alles, was Sie brauchen, um loszulegen und effizienter zu werden

Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie für den Einstieg in die Bestandskontrolle benötigen. Die leicht verständliche Fachberatung, Orientierungshilfe, Formeln, Methoden, Richtlinienentwicklung und Softwareberatung helfen jedem Unternehmen – ob groß oder klein.

Auf dieser Seite enthalten:

  • Vergleiche von Bestandskontrollmethoden
  • Beratung zur Bestandskontrolle
  • Formeln zur Bestandsprognose
  • Kompetente Beratung zur Optimierung, Software- und Branchenprognosen

Was ist Bestandskontrolle?

Bestandskontrolle, auch Bestandskontrolle genannt, ist der Prozess, um sicherzustellen, dass die richtige Menge an Angebot in einer Organisation verfügbar ist. Mit den entsprechenden internen Kontrollen und Produktionskontrollen, Die Praxis stellt sicher, dass das Unternehmen die Kundennachfrage befriedigen kann und bietet finanzielle Elastizität.

Erfolgreiche Bestandskontrolle erfordert Daten aus Einkäufen, Nachbestellungen, Versand, Lagerung, Lagerung, Empfang, Kundenzufriedenheit, Schadenverhütung und Umsatz. Laut dem „State of Small Business Report 2017“ fast die Hälfte der kleinen Unternehmen verfolgt ihren Bestand nicht, sogar manuell.

Die Bestandskontrolle ermöglicht den maximalen Gewinn aus der geringsten Investition in den Bestand, ohne die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen. Richtig gemacht, es ermöglicht Unternehmen, ihren aktuellen Vermögenszustand zu beurteilen, Kontostände und Finanzberichte. Bestandskontrolle kann helfen, Probleme zu vermeiden, wie Out-of-Stock-(stockout)-Ereignisse. Zum Beispiel, Walmart schätzte, dass es 2014 einen Umsatz von 3 Milliarden US-Dollar verpasste, weil seine unzureichenden Bestandskontrollen zu Fehlbeständen führten.

Ein integraler Bestandteil der Bestandskontrolle ist das Supply Chain Management (SCM), die den Rohstofffluss steuert, Waren und Dienstleistungen bis zu dem Punkt, an dem das Unternehmen oder der Kunde die Waren konsumiert. Die Lagerverwaltung fällt auch direkt in den Bereich der Bestandskontrolle. Dieser Prozess umfasst die Integration der Produktcodierung, Punkte und Berichte nachbestellen, alle Produktdetails, Inventarlisten und Zählungen und Methoden für den Verkauf oder die Lagerung. Die Lagerverwaltung synchronisiert dann Verkäufe und Einkäufe mit dem Lagerbestand.

Bestandsführung ist ein übergeordneter Begriff, der den gesamten Prozess der Beschaffung, Speicherung, und einen Gewinn aus Ihren Waren oder Dienstleistungen zu erzielen. Während Bestandskontrolle und Bestandsverwaltung austauschbar erscheinen mögen, Sie sind nicht. Die Bestandskontrolle regelt, was sich bereits im Lager befindet. Die Bestandsverwaltung ist umfassender und regelt alles, vom Lagerbestand bis hin zur Beschaffung des Bestands durch ein Unternehmen und dem endgültigen Bestimmungsort des Artikels.

Lagerkontrollpraktiken und -richtlinien sollten nicht nur für Fertig- und Rohwaren gelten. Die folgende Grafik zeigt alle Dinge, die ein Unternehmen mit diesen Praktiken verwalten könnte.

Die Reichweite der Bestandskontrolle:Jenseits von Fertig- und Rohwaren

Wie die Bestandskontrolle Ihr Geschäft verbessern kann

Die Implementierung geeigneter Verfahren zur Bestandskontrolle kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen auf optimalem finanziellem Niveau läuft und dass die Produkte die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfüllen. Laut dem „Global State of Multichannel Customer Service Report 2015“ 62 % der Kunden haben aufgehört, Geschäfte mit einer Marke zu tätigen, deren Kundenservice schlecht war. Von diesen Kundendienstbeschwerden, Frustration über nicht vorrätige oder nachbestellte Artikel steht ganz oben auf der Liste. Eigentlich, Untersuchungen zu Convenience-Stores zeigen, dass ein Geschäft aufgrund von Ausverkauf einen von 100 Kunden vollständig verlieren kann. Zusätzlich, 55% der Käufer in einem Geschäft würden keinen alternativen Artikel kaufen, wenn ihr reguläres Produkt nicht vorrätig ist. Andere Bereiche, in denen Unternehmen Ausgaben anfallen oder Verkäufe verlieren, die Praktiken und Methoden zur Bestandskontrolle ansprechen könnten, sind:

  • Verderb
  • Ladenhüter
  • Überhöhte Lagerkosten
  • Kosteneffizienz
  • Umsatzrückgang
  • Treue Kunden verlieren
  • Übermäßiger Bestand
  • Den Überblick über das Inventar verlieren
  • Warenverlust im Lager

Laut David Pyke, Co-Autor von Inventory and Production Management in Supply Chains, jetzt in der vierten Auflage, und Professor für Operations und Supply Chain Management an der University of San Diego, „Inhaber kleiner und aufstrebender Unternehmen wären fassungslos, wenn sie sehen würden, wie viel Hilfe sie bekommen und wie viel Geld sie sparen können, wenn sie ihr Inventar mit Bedacht verwalten. Viele kleine Unternehmen rollen nicht mit Bargeld, und ein Großteil ihrer Finanzierung ist in ihrem Inventar gebunden. Good Practices gleichen die Kundennachfrage und das Bestandsmanagement auf die intelligenteste Weise aus.“

Tipps und Expertenrat für den Einstieg in die Bestandskontrolle

Die Feinheiten der Bestandskontrollverfahren und der Theorie vollständig zu erforschen, kann für einige Unternehmen eine Menge sein. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was Sie tun müssen, bevor Sie einen neuen Bestandskontrollprozess implementieren:

  • Ein guter Bestandskontrollplan hat mehrere wichtige Grundlagen: Der Kauf eines Softwaresystems, das Ihren Bestand anspricht, reicht nicht aus. Ein guter Bestandskontrollplan befasst sich mit Ihren Bestellungen von der Produktion oder dem Einkauf bis zum Verkauf der Artikel und schließlich der Entfernung aus Ihren Büchern. Ein Bestandskontrollprogramm sollte Dinge berücksichtigen wie die Reduzierung von verschwendetem Lagerraum, Bestellen von Verbrauchsmaterialien mithilfe einer Prognoseformel und Einrichten von Lieferantenbeziehungen.
  • Zuerst planen, Dann Ausführen: Jeder Manager, der sein Geld wert ist, wird Ihnen sagen, dass die Bestandsverwaltung und -kontrolle kontinuierlich erfolgt und nicht nur auf Lagerebene stattfindet. Sie sollten Ihren Plan ständig aktualisieren, dann in die Tat umsetzen. Sie sollten Metriken verfolgen und Ihre Prognosen für zukünftige Monate wöchentlich aktualisieren und nach Bedarf Änderungen an Ihrer Bestandsverwaltung vornehmen. Möglicherweise müssen Sie auch Ihren Bestandsverwaltungsplan aufgrund von Weltereignissen ändern.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie immer kritische Lagerbestände haben: Ob Maschinenteile oder Artikel, die das Rückgrat des Verkaufs sind, bestimmen, welcher Bestand kritisch ist, und stellen Sie sicher, dass diese Artikel nie ausverkauft sind. Dafür, Sie sollten einen Bestandskontrollprozess haben.
  • Überprüfen Sie alle Sendungen sorgfältig: Ein wichtiger Punkt des Lagerverlusts tritt auf, wenn Ihr Unternehmen zum ersten Mal einen Artikel erhält. Überprüfen Sie Lieferscheine und Produkte genau auf Beschädigungen.
  • Ernennen Sie die richtigen Mitglieder des Lagerverwaltungsteams: Die Mitarbeiterbindung ist entscheidend, Stellen Sie jedoch sicher, dass diejenigen, die für die Bestandskontrollprozesse zuständig sind, die richtigen Personen für die Aufgabe sind. Mathe sollte zu ihren Stärken gehören, und sie sollten Zeit haben, die Aufgabe korrekt auszuführen. Im Idealfall, Ihr Bestandsverwaltungsteam umfasst Personen, die jede Phase des Prozesses berühren, vom Lagerleiter über den Beschaffungsspezialisten bis zum Kommissionierer am Boden. Kleinere Unternehmen sollten erwägen, alle Manager und einige Personalvertretungen an vorderster Front einzubeziehen.
  • Gruppieren Sie ähnliche Elemente: So viel wie möglich, gruppieren Sie wie Inventar in den gleichen Bereichen. Weiter, einzigartige Produkte sollten einen einzigen Lagerort haben.
  • Finden Sie das Gleichgewicht zwischen Lagerkosten und den Vorteilen des Lagerbestands: Die Entwicklung eines wirklich effektiven Bestandskontrollsystems hängt davon ab, das richtige Gleichgewicht zwischen den Kosten für die Herstellung und Lagerung von Lagerbeständen und der Vermeidung von Fehlbeständen zu finden. Das Geld Ihres Unternehmens ist in dieser Aktie gebunden. Glücklicherweise, Wenn Sie Ihr Geschäft ausreichend kennen, können Sie die richtigen Methoden und Prognosetechniken auswählen. Sie möchten die Gesamtkosten Ihres Lagers ermitteln, einschließlich Faktoren wie Lagerkosten und verderbliche Waren, und dies gegen die Nachfrage und die Kosten von Fehlbeständen abwägen, um Ihnen das richtige Gleichgewicht zu geben
  • Sehen Sie sich andere Pläne auf hoher Ebene an: Wenn Sie keine positive Kontrolle über Ihr Inventar haben, Sie müssen wahrscheinlich andere Bereiche Ihres Unternehmens ansprechen. Verfügen Sie über einen adäquaten Qualitätsmanagementplan? Haben Sie sich in letzter Zeit Ihren Facility-Management-Plan angesehen?
  • Wählen Sie ein skalierbares System: Für kleine Unternehmen ist es verlockend, Softwaresysteme zu bestellen, die für alle geeignet sind oder umgekehrt, kostenlos oder kostengünstig. Cloud-basierte Systeme können mit einem Unternehmen wachsen und bieten die Analysen, die Sie benötigen, um das Wachstum Ihres Unternehmens fortzusetzen.
  • Ihre Software ist nur so gut wie Ihre Prozesse: Software kann schlechte Prozesse nicht lösen, automatisieren Sie sie einfach.
  • Haben Sie einen Backup-Plan: Egal wie hoch die Software oder durchdacht der Prozess ist, Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über einen Backup-Plan für Stromausfälle und Diebstahl verfügt. Cloud Computing ist immer eine bessere Option als ein lokaler Server.

Umsetzbare Ratschläge von einem Bestandsmanagement-Experten

Bestandskontrollexperte Dr. Pyke rät, „Meiner Beobachtung nach hat die Geschäftswelt ein schwaches Verständnis von Bestandsverwaltung und -kontrolle. Sie sind flach ausgebildet, und manchmal wenden sie nur oberflächliche Erfahrungen auf ihre Praktiken an. Manchmal, das klappt super. In meiner 30-jährigen Erfahrung, jedoch, Ich habe gesehen, dass durch Schulungen und eine eingehende Verwaltung der Bestandskontrolle viel Geld gespart werden kann.“

„Wie das Kanban-System von Toyota zur Optimierung von Setups, Es gibt offensichtlich Bereiche, in denen wir den Fluss verbessern können. Unternehmen sollten in ihrem Sequenzierungssystem proaktiv sein, anstatt reaktiv – und das alles, während Sie dieses Gleichgewicht herstellen. Betrachtet man die zugrunde liegenden Mechanismen bei der Planung, von dort kannst du gehen. Das von Ihnen gewählte System kann je nach Situation dramatisch variieren und kann den Unterschied in Ihrer tatsächlichen Leistung ausmachen.“

So kontrollieren Sie Ihr Inventar

Im Kern, Eine Bestandsaufnahme ist nur der Prozess, bei dem festgestellt wird, was Sie haben und wo Sie es aufbewahren, damit Sie es bewerten können. Nicht alle Bestandskontrollverfahren sind für jedes Unternehmen oder für die unterschiedlichen Phasen des Wachstums und der Entwicklung eines Unternehmens ideal. Manche Methoden sind zu kompliziert, vor allem für kleinere Unternehmen. Sie sollten Ihr System verwenden können, um Lagerbestände zu verfolgen, Bestellungen erstellen und Lagerbestände versenden. Einige grundlegende Systeme zur Bestandsverfolgung umfassen:

  • Handbuch: Ob über ein Hauptbuch oder ein Lagerbuch, Die manuelle Erfassung des Inventars mit Stift und Papier ist der einfachste Weg, um zu verfolgen, was ein- und ausgeht. Kleine Unternehmen mit wenigen Artikeln können mit dieser Art von System davonkommen. Dieses System kann eine Herausforderung darstellen, da es sich um eine tatsächliche Aufzeichnung handelt, die Sie nicht auswerten und für Planungszwecke verwenden können.
  • Lagerkarten: Eine etwas komplexere Methode verwendet Einsteckkarten, auch Müllkarten genannt. Eine Aktienkarte ist eine Tabelle, die den laufenden Einheitspreis aufzeichnet, Verkaufspreis und Lagerbestand jedes Produkts. Verwenden Sie in großen Lagern oder Lagerräumen für jedes Produkt individuelle Karten. Das System verfolgt auch Einkäufe, Der Umsatz, Rücksendungen und andere Gründe für die Rücknahme von Lagerbeständen, wie z.B. Werbeabhebungen. Sie können zusätzliche Notizen auf der Lagerkarte hinzufügen, wie alle Probleme im Zusammenhang mit diesem Element. Damit ein Kartensystem effektiv ist, Konsequente Updates sind entscheidend. Sie müssen auch ungewöhnliche Aktienrückgänge aufzeichnen; Andernfalls, Sie riskieren ungenaue Daten.
  • Einfache Tabellenkalkulationen: Viele Unternehmen, vor allem kleine Unternehmen, Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, um das Inventar zu verfolgen. Ob sie Microsoft Excel oder ähnliches verwenden, Tabellenkalkulationen sind eine Möglichkeit, mit der Automatisierung und elektronischen Erfassung von Produktdaten zu beginnen. Durch konsequente Aktualisierung und Basiscodierung Sie können sicherstellen, dass Ihnen aktuelle Lagerbestände und Statistiken zur Verfügung stehen. Unternehmen passen diese Systeme schnell an ihre Bedürfnisse an. Da jeder, der eine Tabelle erstellt, dies etwas anders macht, Benutzer benötigen genaue Kenntnisse darüber, wie das Blatt funktioniert. Diese Methode wird auch als manuell angesehen, da die einzige Möglichkeit zur automatischen Aktualisierung des Tabellenkalkulationssystems darin besteht, Makros auf hoher Ebene oder eine Codierung hinzuzufügen, die sie mit anderen Systemen verbindet.
  • Grundlegende Inventarisierungssoftware: Einfache Inventarisierungssoftware ist in der Regel kostengünstig und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen. Diese einfache Automatisierung ist oft Cloud-basiert und knüpft an Ihre Point-of-Sale-Software an. damit es in Echtzeit generieren kann, automatische Bestandsaktualisierungen. Sie können auch Analysen und Berichte einbeziehen und Kostenvergleiche durchführen, Nachbestellungen erstellen, identifizieren Sie die meistverkauften und am schlechtesten verkauften Produkte und suchen Sie nach Bestelldetails oder Kundenmustern. Einige einfache Bestandsverwaltungssoftwaresysteme können mit zunehmendem Geschäftswachstum auf komplexere Funktionen skaliert werden.

Einige Unternehmen ziehen es vor, bei den einfachen Systemen der Bestandsverfolgung zu bleiben. Andere Unternehmen planen Wachstum und Skalierung. Sie können den Lagerbestand auch verfolgen mit:

  • Erweiterte Software: Entwickelt für die Bestandsverfolgung, die meisten dieser zielgerichteten Softwarelösungen können in vorhandene Software integriert werden, sind skalierbar und bieten Analysen und Vorlagen. Fortschrittliche Software ist jetzt für viele kleine und mittelständische Unternehmen in Reichweite, da sie nicht mehr unerschwinglich ist.

Arten von Bestandskontrollsystemen

Bestandskontroll- und Überwachungssysteme sind buchhalterische Ansätze, um die Anzahl der verfügbaren Waren zu verfolgen. Große Unternehmen überwachen häufig den Lagerbestand in Geschäften, Lagerhallen und sogar Websites. Die beiden Hauptsysteme sind periodische und permanente Tracking-Systeme.

Das Periodensystem vs. das Ewige System

Das periodische Inventarsystem

Die meisten kleinen Unternehmen verwenden immer noch eine regelmäßige Bestandsverwaltung, da hierfür keine ausgeklügelte Software oder Bestandsscans erforderlich sind. Ein periodisches Inventarisierungssystem beruht auf gelegentlichen oder regelmäßigen physischen Zählungen des Inventars. Sie entscheiden Abrechnungszeiträume basierend auf den Geschäftsanforderungen, aber Sie verfolgen das Inventar nicht täglich oder kontinuierlich. Stattdessen, Sie erfassen alle Käufe auf einem Einkaufskonto. Nachdem Sie die physische Inventur durchgeführt haben, Sie verschieben den Saldo des Einkaufskontos auf das Bestandskonto. Schließlich, Sie passen das Bestandskonto an die Kosten des Endbestands an. Sie können die Kosten für das Ende des Lagerbestands entweder mit FIFO (first in, first out) oder LIFO (last in, zuerst raus).

Die Herausforderungen des Periodensystems werden insbesondere bei der Durchführung einer Inventurzählung deutlich. Die meisten normalen Geschäftsaktivitäten müssen während dieser Zeit eingestellt werden, da sie erhebliche manuelle Arbeit erfordern. Viele Unternehmen stellen zusätzliches Personal ein und versuchen, dies außerhalb der regulären Geschäftszeiten durchzuführen. etwa während einer Nachtschicht. Diese Art von System verursacht mehr Betrug, da zwischen den physischen Zählungen keine Bestandsverfolgung erfolgt. Reduzierung der Rechenschaftspflicht zwischen den Vorräten, und weil es schwieriger ist, festzustellen, wo Bestandsdiskrepanzen aufgetreten sind.

Das Perpetual Inventory System

Das ewige System kann aufgrund von Ausrüstungs- und Softwareerfordernissen in der Implementierung teurer sein als das periodische System. Jedoch, das System aktualisiert die Inventarnummern kontinuierlich und sofort. Dieses System berechnet den Bestand basierend auf Verkäufen und Einkäufen über die Point-of-Sale- und Asset-Management-Software. Diesen Weg, Sie haben jederzeit eine genaue Bestandsbuchhaltung. Die permanente Nachverfolgung ist der beste Weg, um Fehlbestände zu vermeiden, wenn Ihre Kunden den Lagerbestand eines bestimmten Produkts aufbrauchen. Mit einem ewigen System, Sie erreichen einen minimalen Mitarbeiterkontakt mit der Ware.

Die Herausforderungen dieses Systemtyps treten auf, wenn Sie es verwenden, ohne auch physische Inventuren durchzuführen. Mit anderen Worten, der erfasste Lagerbestand kann im Laufe der Zeit nicht genau den physisch vorhandenen Lagerbestand widerspiegeln, egal, ob es sich um Direktlieferungen oder Lagerbestände auf Bestellung handelt. Sie müssen den Bruch berücksichtigen, gestohlene Waren und Verluste, um sicherzustellen, dass das System korrekt ist. Weiter, Fehler und unsachgemäß gescannte Artikel wirken sich auf die Bestandsaufzeichnungen aus. Sie können dies mathematisch handhaben, indem Sie Korrekturen anwenden, die diese Dinge hauptsächlich berücksichtigen. Experten sind sich einig, obwohl, dass, obwohl physische Inventuren nicht üblich sind, Sie sollten einen manuellen Bestandsaufnahmeprozess implementieren, um ein unbefristetes System zu ergänzen. Sie können diese Art von Systemen in die Supply-Chain-Automatisierung integrieren, um schnellere datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Strichcodes

Barcodes können Teil eines ständigen oder periodischen Inventarsystems sein. Manche mögen die Barcodes als Teil eines Bestandsverwaltungssystems betrachten, aber in Wahrheit, Hierbei handelt es sich um Geräte, die unter Ihr bestehendes Bestandsverwaltungssystem fallen. Ein Barcode ist im Wesentlichen ein kleines Bild mit Text oder Zahlen, das auf jedem Lagerartikel angebracht wird. Der Text oder die Zahlen speichern eine große Menge an Informationen. Ein Scanner liest diese Informationen und überträgt sie in eine Datenbank, die die Teile und ihre Positionen verfolgt. Das System führt Scans durch, wenn das neue Inventar eintrifft und wenn es ausgegeben wird. Barcodes haben eine schnelle Kapitalrendite (ROI), indem sie die Betriebskosten nach der Implementierung senken. auch für kleine Unternehmen.

Weitere Vorteile von Barcodes sind:

  • Die Beseitigung von manuellen Datenfehlern
  • Schnellere Erfassung von Inventarinformationen
  • Automatische Bestandsaktualisierungen
  • Straffung der Dokumentation und Berichterstattung
  • Ermöglichen von Bestandsbewegungen zwischen mehreren Lagern und Abteilungen
  • Einfache und schnelle Identifizierung von Mindestfüllständen und Nachbestellung notwendiger Füllstände

Die Implementierung von Barcodes im Inventar ist eine kluge Idee, da sie Skalierbarkeit und Genauigkeit bieten. auch für kleine und wachsende Unternehmen.

Radiofrequenz-Identifikation (RFID)

RFID-Tags sind auch eine Art von Ausrüstung, die unter ein vorhandenes Bestandsverwaltungssystem fällt. RFID-Tags sind eine Art intelligentes Tracking. RFID-Tags enthalten elektronisch gespeicherte Informationen, mehr Informationen, als dies mit herkömmlichen Barcodes möglich ist. Tags können passiv oder aktiv sein:Aktive RFID-Tags enthalten Batterien, wohingegen passive Tags keine Batterien haben. Der RFID-Reader liefert die Energie für passive Tags über Funkwellen, während aktive Tags ihre Funkwellen aussenden. Beide Typen von Tags werden automatisch aktualisiert, um den Bestand zu identifizieren und alle zugehörigen Daten zu erfassen.

RFID-Tags sind ein effektiver Weg, um hochwertige Artikel und Produkte zu schützen, die zusätzliche Sicherheitsanforderungen erfordern. wie zum Beispiel Arzneimittel. Aktive Tags sind der beste Kurs in Unternehmen, in denen die Bestandssicherheit ein Problem darstellt.

Obwohl Sicherheit der Hauptvorteil von RFID ist, weitere Funktionen sind:

  • Remote-Tag-Lesen: Die Lesereichweite für passive Tags beträgt ca. 12 m. und die Reichweite für aktive Tags beträgt 300 Fuß.
  • Gleichzeitiges Lesen von Tags: Das System kann mehrere Tags gleichzeitig lesen, um eine ganze Palette von Produkten auf einmal einzuchecken.
  • Eindeutige Tag-Codes: Um einzigartige Produkte zu verfolgen, nicht nur ein Produkttyp, Sie können Tags eindeutige Identifikationscodes geben.
  • Ständige Updates: Ohne das physische Tag des Artikels aktualisieren zu müssen, Sie können ihm Updates wie den Lagerstandort über Ihr aktives Tag senden oder indem Sie das passive Tag-System aktiviert lassen.

Einige Herausforderungen bei der Verwendung von RFIDs sind:

  • Passive RFID-Tags erfordern Scanner oder Handlesegeräte.
  • Die Kosten können für einige Unternehmen unerschwinglich sein.
  • Die Lieferkette benötigt auch die für RFID-Tags notwendige Ausrüstung.

Wenn Sie erwägen, RFID-Tags zu verwenden, sie sind in den letzten jahren billiger geworden. Experten sagen, dass die beste Verwendung von RFID-Tags darin besteht, sie an risikoreichen Stellen in der Nähe Ihres Lagers zu platzieren. wie zum Beispiel an Ausfahrten. Schließlich, für Produkte mit begrenzter Haltbarkeit, ein RFID-System kann Informationen liefern, um die Qualitätskontrolle zu gewährleisten, B. wann sie eingeführt wurden und ihr Verfallsdatum (falls zutreffend).

Ein neuer Trend bei kleinen Unternehmen ist die Verwendung von QR-Codes, die wie Strichcodes sind, aber Sie müssen keine teure Ausrüstung kaufen, um sie zu lesen. Sie können eine App auf einem Smartphone installieren, die QR-Codes liest. Außerdem tragen sie aufgrund ihrer matrixartigen Muster mehr Informationen als ein Barcode. QR-Codes sind keine aktiven Systeme wie aktive RFID-Tags und bei weitem nicht so teuer.

Methoden der Bestandskontrolle

Methoden zur Bestandskontrolle sind die Art und Weise, wie Sie die Stärken und Beziehungen Ihres Unternehmens nutzen, Ihr Fachwissen, Formeln und Prognosen, um zu bestimmen, wie viel Vorrat Sie behalten, verkaufen, speichern und bestellen. Eine effektive Bestandskontrolle gleicht die Kostenkontrolle und die Erfüllung der Kundenanforderungen aus.

Die Days of Inventory Outstanding (DIO) eines Unternehmens messen, wie viele Tage ein Unternehmen Aktien vor dem Verkauf hält. Die DIO ist eine Effizienzmaßnahme, da Lagerbestände Mittel binden. Je niedriger der DIO, desto besser, vor allem für ein kleines Unternehmen. Die DIO-Werte sind in den letzten fünf Jahren um 8,3 % gestiegen, Das bedeutet, dass Unternehmen schlechtere Lagerkontrollpraktiken haben. Zusätzlich, die Lagerfläche muss vergrößert werden, was bedeutet…

Die Korrelation zwischen DIO und Lagerfläche

Die effektivste Methode zur Bestandskontrolle kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Welche Methode Sie auch wählen, Es sollte für die Mitarbeiter klar sein und über klar definierte Richtlinien und Verfahren verfügen. Wenn Sie Software mit Ihrer Methodik verwenden, Sehen Sie sich Systeme an, die die wichtigsten Funktionen aufweisen, die Ihr Unternehmen benötigt, nicht nur ein One-Size-Fits-All-Paket. Die organisatorische Kontrolle beginnt mit der Kennzeichnung von Artikeln, ob über SKUs oder ein komplexeres System. Die Qualitätskontrolle erfordert Qualitätsstandards und Richtlinien, die von den Mitarbeitern befolgt werden müssen.

Zu den Best Practices für die Bestandskontrolle gehören:

  • Wählen Sie eine Management-Verbesserungsmethode: Methoden zur Verbesserung des Managements umfassen mehr als nur die Bestandskontrolle. Sie können Ihr Geschäft verbessern, von oben nach unten, mit einer Management-Methodik, zu der Sie sich verpflichten. Beispiele sind Kaizen, Schlank und Six Sigma.
  • Einkaufsprozesse optimieren: Eines der Kennzeichen einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Daten und Prognosen verwenden, um Ihre Einkaufsvorgänge zu steuern. Dazu gehört auch die Identifizierung von Artikeln durch Überwachung der Kundennachfrage, Entfernen von veraltetem Bestand und Anpassen von Sicherheitsbeständen und Nachbestellpunkten.
  • Lieferantenbeziehungen verwalten: Es ist von entscheidender Bedeutung, Lieferkettenbeziehungen gut zu verwalten, da Sie Probleme oft durch enge Zusammenarbeit mit Lieferanten abfangen und lösen können. Zum Beispiel, Lieferanten können Ihrem Unternehmen eine verhandelbare Mindestbestellmenge anbieten, nehmen Sie Produkte zurück, die sich nicht verkaufen, und helfen Sie Ihnen, schnell wieder einzukaufen, wenn sich der Verkauf für ein bestimmtes Produkt beschleunigt.
  • Automatisierte Berichte erstellen: Da Warenwirtschafts- und Verwaltungssysteme riesige Datenmengen produzieren, Unternehmen müssen Wege finden, um zu analysieren, diese Daten melden und verwenden. Viele Systeme generieren automatisch Berichte zum Bestandsstatus, Lagerprotokolle, Versöhnung, historischer Bestand, Alterungsbestand und Bestandsfinanzen. Weiter, Unternehmen sollten entscheiden, an welchem ​​Punkt ihrer Lieferkette sie diese Berichte teilen sollen, damit sich die Lieferanten angemessen vorbereiten können.
  • Führen Sie eine Risikobewertung durch: In Unternehmen tauchen regelmäßig Probleme auf, ob Sie einen unerwarteten Umsatzanstieg haben, ein Liquiditätsengpass, nicht genügend Lagerfläche, eine Fehlkalkulation des Inventars, Langsamdreher oder Auslaufprodukte. Bereiten Sie eine Risikobewertungsmatrix vor, um festzustellen, was Ihre schlimmsten Risiken sind und wie Sie ihnen begegnen können, wenn sie auftreten.
  • Regelmäßiges Audit: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass Ihre tatsächlichen Bestände und Berichte übereinstimmen. Es gibt drei Möglichkeiten, ein Audit durchzuführen:Inventur, Stichprobenkontrollen und Zyklenzählung. Eine physische Inventur erfordert die Zählung Ihres gesamten Inventars und sollte mindestens jährlich und oft am Ende des Jahres durchgeführt werden, um mit den Einkommensteuerberichten in Einklang zu stehen. Stichprobenprüfung ist, wenn Sie ein oder zwei Produkte zu einem anderen Zeitpunkt aus dem vollständigen Inventar auswählen. Überprüfen Sie es physisch und vergleichen Sie es mit dem, was in Ihrer Dokumentation oder Ihrem Softwaresystem enthalten ist. Problem- oder Schnellverkaufsprodukte sind ideal für die Stichprobenkontrolle. Das Cycle-Counting verteilt den Abgleich über das Jahr. Jedes Produkt hat seinen Auditzeitraum, Sie sollten jedoch häufiger nach hochwertigen Artikeln suchen. Weitere Informationen zum Zyklenzählen finden Sie unter siehe „Bestandsverwaltungssoftware für die Zykluszählung verwenden“.
  • Selektive Bestandskontrolle (Prognose): Viele Techniken fallen unter die selektive Bestandskontrolle und -verwaltung oder -prognose, wie ABC-Analyse. Bei dieser Analyseform klassifizieren Sie den Bestand mit einem der folgenden:Nutzungswert, Beschaffungsquelle, Beschaffungsschwierigkeiten, Saisonalität, Stückpreis und Verbrauch. Wählen Sie eine Formel basierend auf der relativen Bedeutung jeder Klassifizierung und der Auswirkung auf die Aktie.

In der Bestandskontrolle verwendete Managementmethoden

Viele Methoden zur Bestandskontrolle und -verwaltung sind für alle Branchen relevant, ob Sie ein Schuhhändler oder eine große Ölgesellschaft sind. Die verschiedenen Managementmethoden:

  • Schlanke Fertigung: Lean Manufacturing ist eine hochrangige Managementphilosophie, die den Kundennutzen durch die Steigerung der Fertigungseffizienz bietet. Lean Manufacturing verwendet auch Kanban, eine grundlegende, skalierbares und visuelles Planungssystem. Mitarbeiter können alle Aufgaben in einem Projekt unter einer der folgenden Überschriften visualisieren:To Do, In Bearbeitung und fertig. Dieser Prozess hebt Engpässe oder Rückstände dadurch hervor, dass sie sich nicht von einer Spalte zur nächsten bewegen. damit du sie ansprechen kannst.
  • Six Sigma: Zu den bekanntesten Managementtechniken gehört Six Sigma. Die Absicht der Methodik besteht darin, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Fehler oder Defekte auftreten, indem die Techniken zur kontinuierlichen Prozessverbesserung definiert, messen, analysieren, verbessern und kontrollieren (DMAIC). Zurückgreifend auf diese grundlegenden Managementprinzipien, Praktiker können mit Six Sigma und anderen Methoden zur Bestandskontrolle arbeiten, um Probleme wie Fehlbestände zu verringern und die pünktliche Produktion und Lieferung zu verbessern.
  • Lean-Six-Sigma: Kombination von Lean und Six Sigma, Diese Technik konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und die Reduzierung von Produktfehlern. Lean Six Sigma ist besonders nützlich, um die Ursachen von Verschwendung in der Lieferkette und im Bestandsmanagement zu finden und zu beseitigen. Durch die Kombination von Techniken, finden Sie Möglichkeiten zur Verbesserung, wie z. B. die Reduzierung der Lagerkosten und die Verbesserung Ihres Inventurprozesses.

Methoden zum Auffüllen von Lagerbeständen

Es gibt viele Möglichkeiten, den Bestand zu kontrollieren, ob Sie Techniken verwenden, die angeben, wann bestellt werden soll, Prognoseformeln oder Verkaufs- und Lagertechniken.

Zu den Möglichkeiten, den Lagerbestand zu kontrollieren, wann oder wie Sie Waren oder Materialien bestellen, gehören:

  • FIFO und LIFO: Dies sind Methoden, um Wert auf die Produkte zu legen. LIFO geht davon aus, dass die zuletzt in den Bestand aufgenommene Ware die erste verkaufte Ware ist, während FIFO davon ausgeht, dass die zuerst dem Inventar hinzugefügten Waren die ersten verkauften sind.
  • Min-Max-Bestandskontrolle: Diese Theorie legt minimale und maximale Lagerbestände fest, um bestimmte Artikel in Ihrem Inventar zu halten. Wenn Sie also den Mindestbestand erreicht haben, nur so viel bestellen, dass das eingestellte Höchstniveau erreicht wird. Kritiker dieses Ansatzes sagen, dass Sie am Ende entweder zu viele oder zu wenige Produkte erhalten.
  • JIT-Inventar: Die Bestandsführungsstrategie Just-in-Time (JIT) richtet die Rohmaterialbestellung von Lieferanten mit dem Produktionsplan aus. Sie reduzieren Abfall in Form von Lagerkosten, da die Waren nur bei Bedarf vor Ort sind. JIT kann ein Schritt in der schlanken Fertigung sein, da JIT leicht erfordert, dass das, was der Kunde wünscht, in jedes hergestellte Produkt integriert wird. Das Risiko bei dieser Methode besteht darin, dass der Lagerbestand aufgrund ineffizienter Lieferanten ausgeht, aber das Lieferantenbeziehungsmanagement kann dieses Risiko etwas mindern.
  • Zwei- oder Drei-Behälter-System :Ein Zwei- oder Drei-Behälter-System umfasst zwei Behälter desselben Lagerartikels. Wenn ein Behälter leer ist, Sie verwenden den zweiten Container (das Backup), die dann den Reorder Point (ROP) identifiziert. Der ROP ist, wenn der Bestand auf ein Niveau sinkt, das Bestandsersetzungsaktivitäten einleitet. Das Problem mit einer so einfachen Methode zeigt sich in Situationen, in denen es große oder schnelle Bestellungen gibt. Sie können nie genau wissen, wie viel Produkt zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Lager ist. Daher können Sie möglicherweise nicht vorhersagen, ob Sie eine große Bestellung oder schnell ausführen können, aufeinanderfolgende Bestellungen.
  • Feste Bestellmenge: Bei einer festen Bestellmengenregel Sie können nur eine bestimmte Menge eines Artikels auf einmal bestellen. Mit dieser Regel ist Fehler nachbestellen, Lagerplatzprobleme und unnötige Kosten werden auf ein Minimum reduziert. Sie können feste Bestellmengen mit automatischen ROPs verknüpfen.
  • Bestellung mit festem Zeitraum: In einer festen Bestellregel, Sie verknüpfen den Nachschub bestimmter Artikel mit einem bestimmten Intervall. In diesem Fall, die Bestellmenge ist immer unterschiedlich, um die Kundennachfrage zu kompensieren.
  • Vendor-Managed Inventory (VMI): Bei dieser Methode, Es ist oft der Vertriebsmitarbeiter, der den Lagerbestand bestimmter Produkte verwaltet, erkennen und bestellen, was Nachschub braucht. Zum Beispiel, ein Vertreter eines Getränkeunternehmens, der die Lieferungen durchführt, überprüft den Lagerbestand und den verfügbaren Platz für seine Produkte im Geschäft und füllt ihn selbst auf.
  • Par-Level einstellen: Wenn der Lagerbestand unter das Nennniveau fällt, Ihre Software sollte Ihnen signalisieren, mehr zu bestellen. Par-Level variieren je nach Produkt, relativen Verkaufsraten und der Zeit zum Auffüllen von Lagerbeständen und erfordern Recherche und fundierte Entscheidungen. Die Par-Level ändern sich im Laufe der Zeit und müssen in regelmäßigen Abständen neu eingestellt werden. Positiv ist, dass, Mindestniveaus machen Ihr Geschäft effizienter und flexibler. Wenn neue Produkte auf den Markt kommen, Sie können sie kaufen, da Ihr Geld nicht vollständig im vorhandenen Inventar gebunden ist.

    Weiter, Lagerkosten sind geringer, und wenn sich Ihr Geschäft schnell bewegt, Es kann besser sein, nur die Mindestbestände zu haben. Zu den Herausforderungen, denen Sie möglicherweise gegenüberstehen, gehören möglicherweise der Lagerbestand, wenn die Mindestbestellung teurer sein könnte und die Variabilität, wie gut Ihre Lieferanten Produkte schnell und effizient liefern können. Sie sollten neben Ihrem Mindestbestand auch einen Sicherheitsbestand haben. Sicherheitsbestand ist der Bestand, den Sie für den Fall von Lieferverzögerungen vorhalten. Sie verwenden diesen Bestand nur im Notfall.
Lagermethoden im Vergleich

Kontrollieren Sie den Bestand, wie Sie ihn verkaufen

Sie können auch den Bestand kontrollieren, wie Sie ihn verkaufen. In manchen Fällen, der Bestand ist nicht einmal Teil Ihres Vor-Ort-Inventars, aber du kannst es trotzdem kontrollieren. Dies hängt davon ab, wann oder wie Sie Ihre Produkte verkaufen:

  • Bündelung: Das Kombinieren von Waren oder Dienstleistungen, um dem Kunden einen Mehrwert zu einem Preis zu bieten, wird als Bündelung bezeichnet. In der Warenwirtschafts- und Verwaltungspraxis, Bündelung ist eine Möglichkeit, alterndes Inventar zu verschieben. Zum Beispiel, Sie fügen ein Überraschungsgeschenk hinzu oder bieten basierend auf einem Kauf einen reduzierten Preis für einen anderen Artikel an. Diese Techniken verbessern auch das Erlebnis Ihrer Kunden.
  • Rollendes Inventar: Wenn das Inventar rollt, anstatt Waren in einem Lager zu lagern, Manager lassen es im LKW-Anhänger und lagern diesen Anhänger auf dem Lagerparkplatz. Ein Fahrer kann den Anhänger bei Bedarf anhängen und zum Einzelhandelsgeschäft fahren. Lagermitarbeiter berühren niemals das Inventar.
  • Tropfenverschiffen: Auch als Cross-Docking bekannt, Drop Shipping ist, wenn ein Hersteller oder Lieferant seine Produkte im Auftrag des Einzelhändlers direkt an Kunden versendet. Der Händler hat das Produkt nie auf Lager und handhabt oder sieht das Produkt nie. Diese Unternehmen arbeiten hauptsächlich über den Internetverkauf.
  • Sendungsbestand: Diese Geschäftsvereinbarung tritt auf, wenn ein Unternehmen seine Waren an ein anderes Unternehmen oder eine andere Ladenfront abgibt, bevor sie dafür bezahlen. Die Schaufensterfront oder das Unternehmen bezahlt die Produkte, sobald sie sie verkauft haben, für einen vereinbarten Prozentsatz des Verkaufspreises. Diese Vereinbarung kann eine ausgezeichnete Situation für kleine Unternehmen sein, die die Produkte verkaufen, da ihre Betriebskosten minimal sind.
  • Nachbestellung: When a company decides to take orders and payments for products that are not in stock, they are taking backorders. For a small number of items (one or two), it is easy to process the order and inform your customer with a forecast of when you will fulfill it. Weiter, the higher the value of the item, the more patient your customers will be with backorders. Problems mount, jedoch, when the backordered products start to multiply. It is not recommended that small businesses whose products are generally stocked on-site mix with many backorders. Positive reasons to offer backorders include increasing cash flow, adding some flexibility for small businesses not capable of handling the logistics and lower holding and overstock costs. Challenges of backordering include possibly disappointing customers, longer fulfillment intervals and other logistical requirements.
Methods to Sell or Store Stock Compared

Forecasting for Inventory Control

Instead of using a manual method to reorder, look at ways to mathematically forecast what is in stock or when to order. These methods can include categorizing your stock, such as in the ABC method, but mainly show what you currently have in store:

  • ABC Analysis: This method of supply chain forecasting divides all on-hand inventory into three distinct groups. “A” items are those of high value and low sales frequency. The budgetary impact of these items is significant, but their sales are not predictable. “B” items are those of moderate value and moderate sales frequency. “C” items are those of low value and high sales frequency. These items require less oversight due to their lessened monetary impact and constant turnover. Using these delineations for inventory helps you prioritize by separating out products that need more attention than others. Forecasting done with ABC analyses calculates the number of stock available based on this delineation. Zusätzlich, storage and packing locations can be set up to reflect these delineations.
  • Reorder Point (ROP) Formula: The ROP formula mathematically tells you the right time to order or produce more stock. Using existing information, calculate the sum of your lead time demand and safety stock. You may need to know the reorder lead time alongside this formula, which is the time between placing an order and when you receive it. You must account for the lead time when calculating order timing. The formula for reorder point is:
What ROP Means

Let’s say that Ava has to calculate the ROP for the liquid bandages her company manufactures in its facility. She calculates the safety stock (SS) for this product at 50 units.

She then calculates the Lead Time Demand (LTD) for that product.

Her manufacturing department uses 20 units of raw materials per day, and it takes about five days for a reorder of those materials to arrive.

Using this information, she can calculate the ROP:

If stock for liquid bandages falls below 150 units, then Ava must place a reorder.

Follow this handy chart to calculate your ROP:

“Inventory management gets complicated very quickly, explains Dr. Pyke. “For example, a reorder point model has a trigger. So, the order fixed quantity is hopefully set up in a way that optimizes the trade-offs involved (i.e. too much versus not enough). When I am helping a business, this is where I usually start their training. Außerdem, problems often come in manufacturing when there are lags between the startups and process changeovers—for instance, an ice cream manufacturer changing over from chocolate to vanilla versus vanilla to chocolate. In the latter example, going from vanilla to chocolate, there are fewer complications and problems. Ebenfalls, chocolate covers over a multitude of sins! Jedoch, when you go from the more complex (chocolate in this scenario) to the less complex (vanilla) process, it can take longer and add unnecessary layers of complexity.”

  • Economic Order Quantity (EOQ): The EOQ determines the optimal amount of inventory you should buy or produce to make the costs of ordering and storing minimal. This formula is useful for when the demand, ordering and holding costs are consistent over time. You can modify the EOQ formula to compensate for different production levels or order intervals.
What EOQ Means

Let’s say that Ava wants to know the optimal number of size 12 glass bottles she wants to have in-stock for production. They are quite costly to purchase and store, so she must calculate the EOQ. Ava’s production team uses 1, 000 size 12 glass bottles annually. It costs her firm about $3 per year to hold that bottle in inventory, and the fixed cost to place an order is $5. Deswegen,

What EOQ Means

The ideal order size to minimize costs and meet customer demand is a little more than 33 size 12 glass bottles. Now that you have the ideal quantity, you can also use the ROP formula to determine the perfect timing to order these size 12 glass bottles.

Follow this handy chart to calculate your EOQ:

Supply Chain Inventory Control

There are some options for controlling your inventory along the supply chain. Whether you are on the production side or within the warehouse, these techniques can help.

Supply Chain Inventory Control Techniques

  • Batch Control: To control inventory you are producing, you can execute batch control. This method produces goods in batches sized to ensure that the right amounts of components are available to produce the required number of the finished product. Batch control is especially useful in concert with methodologies such as Lean manufacturing and just-in-time. Batch control procedures save money and resources.
  • Third Party Logistics (3PL): Some companies outsource portions of their supply chain, such as in their warehouse, distribution or fulfillment services. Outsourcing may occur at certain times of the year, such as during the holidays. 3PLs turn over employees constantly, especially when they only hire them seasonally. These inexperienced employees can account for a significant amount of lost or missing inventory.
  • Bulk Ordering and Shipping: One way to manage costs is to order items that you consider evergreen in bulk. You can also ship evergreen items in bulk at a discount. Companies lay out more money in advance, but since the items sell quickly and steadily, the risk is low. Bulk stock is easier to manage because of the product consistency, making the management costs lower. Manufacturers offer a discount when ordering multiples of the same product, making the products cheaper. This option may be suitable where the demand is difficult to predict. Jedoch, bulk ordering means higher storage costs, is challenging for perishable goods, can lead to obsolete stock and ties up capital.
Stocking Methods Along the Supply Chain Compared

Stock Quantities:How Much to Keep

The type of stock (raw, unfinished, finished or consumable) you have can also determine how much you should keep on hand.

For raw stock, look at the following factors:

  • The reliability of the supplier and alternate sources of supply
  • Whether you produce and deliver the components in batches
  • The predictability of demand
  • Bulk discounts

Unfinished stock, also called work-in-progress (WIP), costs you in storage space but is often beneficial. You can add an extra level of protection to your production with unfinished stock. Zum Beispiel, if you have a machine in the middle of a process that is at risk of breaking down, you can pull the unfinished stock to bypass that part of the process.

Keep extra finished stock around when you identify a product’s demand or when you are confident that your batch productions are adequate. You would also naturally have extra finished stock around when you are completing a large order.

How much consumable product stock you should keep around also depends on the reliability of your suppliers. If the demand for those products is well-known and steady, you may want to keep extra. Weiter, if you expect price rises or get a significant discount for bulk buying, having additional consumable stock is acceptable.

Inventory Control Policies and Processes

Inventory control starts the moment goods enter your organization, whether through the front door or via a receiving dock. Developing standard operating procedures (SOPs) can help everyone understand their responsibilities related to stock. SOPs are step-by-step instructions that define routine activities.

What to Include in an SOP

In the case of inventory control, the SOP should, at a minimum, die Anschrift:

  • Receiving goods and supplies
  • Storage and tracking
  • Inspection dates and rotation
  • Sicherheit
  • Versand

If you are developing new SOPs, clearly define policies and processes, and ask staff members (especially new ones) to review them for understandability. Additional tips for inventory control policies include:

  • Separate Administrative Inventory Control From Accounting and Finance: For security purposes, the staff who handle the administration of inventory control should not be the same personnel who perform stock controlling duties in finance or accounting.
  • Prioritize Accurate Inventory Counts: Problems occur when trying to fulfill an order with an unknown or inaccurate amount of inventory in stock. Inventory accuracy is a higher priority than order fulfillment.
  • Choose the Right Tools: Before drafting your processes, determine what risks are inherent and acceptable in the type of tools you choose. Whether you use dedicated software, RFID tags or spreadsheets and bins, define your systems first.
  • Perform Continuous Improvement: To ensure continuous improvement, you must include it as part of your SOPs. Even a short section on the expected intervals for review provides a place for staff to start.
  • Consider How Often You Need to Conduct Stock Counts: There are three distinct ways to conduct stock counts:periodically, perpetually and a combination of perpetually and periodically. Decide on the intervals, and write them into your SOPs.
  • Factor in All Equipment: As you write your policies, consider the tools available to set realistic expectations. Zum Beispiel, if you want your physical inventories completed over a weekend, determine if your employees should have scanners that expedite their work.
  • Determine, at a Minimum, Annual Stocking Policies: At the bare minimum, annual stocking policies should include the maximum and minimum levels, safety stock levels and optimum reorder levels. You should also calculate your average inventory levels to help set these policies.
  • Prepare an Annual Inventory Budget: Before buying any inventory, and at least once a year, determine your annual inventory budget. This estimate is the total cost of ownership of the goods for the year, including the costs of materials, holding, fixed operation, logistics, redistribution and any miscellaneous items.

Basic Invoice Control Policies

Effective invoice control policies should inform staff about how your business invoices customers, including the schedule, forms and procedures. Developing reliable basic invoice control policies and procedures ensures you collect the hard-earned income from your products or services. Invoices are typically sent after order fulfillment. Your invoice policies can be templates and should be clear and simple so that staff can follow them without many issues.

The invoice types you need to control are:

  • Purchase Orders: Before processing an order, clients or sales staff submit purchase orders. These documents should be completed and signed by the customer, ensuring that all details are accurate.
  • Order Receipts: Policies around an order receipt should reflect the set of checks you perform upon delivery of a product. These checks should kick off invoicing and include the shipment tracking numbers and receipt paperwork.
  • Invoicing Processes: Templates are ideal to use for invoicing, especially if your software automatically creates them. Policies around invoicing should ensure the purchase order number, invoice date and include all the required payment details.
  • Software: If your customer base is large or growing, consider investing in invoicing software. Create policies that help support the development of a template, and ensure the software tracks and archives all transactions. Software can also make generating unpaid invoice reports more efficient and straightforward.
  • Past Due Payments: Inform all customers of your late payment or nonpayment policy. Be flexible, but ensure that these documents reflect the consequences. Zum Beispiel, explain grace periods and procedures about who follows up on tardy invoicing and what leeway they have so customers can make their own decisions about paying an invoice late.

Inventory Control Processes

Inventory control processes are the actions and techniques you use to organize inventory and measure the gaps, opportunities and relative success of ordering and production. Many companies use KPIs to measure the success of their processes and procedures.

Some companies are so worried about not having enough inventory, they overstock, which costs them more than just the price of goods. Since they tie up their capital, they must store their products at a cost, and they can become damaged or depreciated. Break down your inventory into three basic categories:

  • Safety stock
  • Nachschub
  • Excess and obsolete

When developing inventory control processes, determine if you should also simultaneously perform a business assessment. You should assess business functions and processes, particularly in the order-to-delivery (OTD) process, in the as-is state to identify the gaps and opportunities for change. Change management principles should take you from the as-is state through the implementation of your to-be changes. If you want to serve customers better, determine how your inventory control policies and processes affect them.

Key Performance Indicators in Inventory Control

Key performance indicators (KPIs) are metrics that demonstrate how well portions of your company are functioning and how well you are achieving your key business objectives. KPIs are also useful for comparing your business to others in your industry. In inventory control, KPIs can help identify pain points and why you are losing money. If you are having stockouts, you will want to fix them so you can keep customers. You will want to look at your long-term and short-term goals using KPIs. Deswegen, certain KPIs make sense to run regularly. Zum Beispiel, a stock-to-sales ratio is one KPI that can track forecasting:

Another KPI is sell-through-rate (STR), which helps retain customers. Use the STR as a metric to identify how long a product is in stock, if you need to reprice it and when to reorder. This metric is often compared to the inventory turnover rate, which has a longer period to calculate (often a full year). The sell-through-rate KPI compares stock received through a supplier to determine how much you sell monthly:

Average inventory is a KPI that helps you understand how many products you are storing over specified periods:

Schließlich, the fill rate is a KPI that tells you how well you fulfilled your orders for single deliveries or for deliveries over a given time. This KPI is also called line item fill rate (LIFR), with the term “line” referring to the line on an order or manifest. The formula for LIFR is:

Another formula that determines LIFR is:

A fulfilled order is complete when it is at 100%. Zum Beispiel, Jack Heinz orders four products:

This company shipped lines one through three (the seamless carbon steel pipes, copper pipes and plastic trench drain with grates) on May 20, 2019. When the company ran the LIFR, it was noted as 75%, because there were four line items, of which only three were filled:

The company shipped out the 90-degree threaded fitting on line four on May 24, 2019, bringing the LIFR to 100%. Jedoch, if your metric focuses on customer satisfaction based on fulfilling orders immediately, keep the metric for only the initial rate. The initial LIFR is 75% and undoubtedly provides more information than the final LIFR.

You can also calculate fill rates by case and value. When you expedite items outside the total shipment, you cannot count those non-expedited items as having been misses, and you should factor out the expedited items. Mit anderen Worten, your primary concern should be how your business fills orders regularly, not during exceptions. For more KPIs to track, see “3 Critical Inventory Accounting Metrics You Should Be Tracking.”

Inventory Control Software

Manually controlling inventory has its challenges:It can be labor-intensive, difficult to share, prone to human errors, create excess paperwork you do not need and require continuous monitoring and fact-checking.

According to Dr. Pyke, one software solution doesn’t fit all organizations. He says, “there are systems that integrate with existing ERP (enterprise resource planning) systems. Some organizations have developed their own systems, taking their best thinking, and developing what they need exactly in-house. When I consult, I often help small businesses develop their own spreadsheets to start. One of the companies I advise is a large software company, and their software is excellent and can do major things for their company. These systems do exist for smaller companies, but there are also inexpensive options that can do just as good a job.”

4 Questions to Ask Before Buying Advanced Inventory Tracking Software

If you are starting to look at advanced software to track inventory, you will need to approach it carefully and thoughtfully. Choose inventory control software by answering four main questions:

  1. What products and quantities of products do I need to manage?
    Your software needs will absolutely be different, depending on what and how much you sell. Zum Beispiel, the software priorities are vastly different for companies that sell food versus one that sells high-end electronics. Food sales companies need software that can track expiration dates. Companies that sell high-end electronics require software with security features and analytics that ensure their stock does not become obsolete.
  2. What are the critical features I need?
    Some software systems will integrate with existing systems, but some will not. It’s critical to decide whether you need this integration or if you will build in the additional costs to replace the software. For more information on software integration, see “The Benefits of Integrating Your Inventory Software with Your Accounting and Back-Office Processes”. Weiter, let us assume that your business has a trajectory of massive growth within the next five years. In diesem Fall, select software that can scale.
  3. What can I pay for software?
    Software systems that target inventory control can differ wildly in cost. Good salespeople can quote a price based on your requirements. In that bottom line, include any other software that needs to change to accommodate the new purchase and the cost to transition in staff time. Calculate the return on investment (ROI) for every solution you review and how long it will take to recoup that investment. For more information on lowering your costs, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software.”
  4. What does software mean for staffing?
    Determine if your current staff can adapt to vast changes in how you do business. Then decide if you need to hire new staff with different skill sets, reassign or retrain your current team. Zum Beispiel, if you employ many low-skilled workers to count inventory, you may not need them with a perpetual inventory system. Weiter, they may not be able to help you set up your new software or troubleshoot it after installation. You may need to hire a staff member with technical software skills, depending on the complexity of what you buy. If you can reassign loyal staff members to other jobs or train them for the software, excellent. Andernfalls, consider what your business needs are first.

Getting Started With Inventory Control Software

To effectively control your inventory, you need item-level visibility—something software can provide if you use it consistently. In diesem Fall, consistent use means that every staff member uses it the same way every time they produce, sell or receive goods. Software can provide many things at your fingertips. Zum Beispiel, you always know what’s been sold and how fast, any unique offers and discontinued products. You have an electronic version of each transaction, which can include the part number, quantity and when and where you sold it. For more information on why to buy inventory control software, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software”.

Other advantages of having dedicated inventory control software include:

  • Increase in profits
  • Never have stockouts
  • Barcodes and label track inventory
  • No more inventory write-offs
  • Quick and efficient auditing
  • Saved time
  • More system flexibility
  • Quick information retrieval
  • Built-in analytics for decision-making

Um zu beginnen, look for the software with features that support your business’s needs and future.

When looking for new inventory control software, consider these features:

  • Inventory optimization parameters
  • Tracking and forecasting tools to signal stock anomalies
  • Tools that automate replenishment, including those that calculate the right stock levels
  • Lead time management
  • Safety stock calculations
  • Cost management
  • Logic to call out expired shelf-life and slow-moving products
  • Support across multiple locations
  • Back office software integration
  • Automatic inventory monitoring
  • Automatic batch controls
  • Supplier data metrics
  • Barcoding integration
  • RFID system integration
  • Multiple pricing for items, based on the customer
  • Pricing in different currencies
  • The option to update per item or per item group
  • Multiple warehouse communication
  • Quality control metrics
  • Batch tracking
  • Support for multiple users

When looking at any system, it’s important to keep in mind future needs and how technology can help. Dr. Pyke shares, “There is a big animal called forecasting coming. Everyone wants to predict everything underlying every purchasing decision that consumers make. Machine learning and the vast data amounts will only make the ability to forecast better. Taking advantage of that ability in a way that does not cost too much is the future of this industry.

“Blockchain in the supply chain is also up-and-coming. You do not need blockchain to be valuable, but the visibility to what is out there will improve. Im Laufe der Zeit, it will be interesting to see what is real and what is hype, but it all will have an impact, regardless. My advice is for businesses to sit on the sidelines for a bit and see what happens. Eventually, companies will be able to use it for improvements in inventory management.”

For more information on features you should look for to support your business, see “3 Key Features to Look for When Selecting Inventory Management Software.”

The Best Practices of Using Inventory Control Software

Whether you use a dedicated software system or spreadsheets, you still need to follow some best practices. Use whatever tools are on hand to optimize inventory levels.

Once you have inventory control software set up, follow these tips:

  • Use platforms that talk to each other or have everything under the same system.
  • Treat each item in your inventory differently; each SKU is different for a reason.
  • Ensure your supplies are above board by using the available data.
  • Use mobile devices when possible.
  • Slot your inventory.
  • Perform cycle counts and update the data in your system.
  • Link all transactions to your software.

You should also ensure that you do not purchase something too complicated for what your company needs and that the software is worth the cost. If you don’t, it’s not just a waste of money, but you could end up needlessly frustrated. If your software comes with analytics capacity, obwohl, make sure you perform the measurement.

If you bought or are looking to purchase inventory control software, use it to perform the following calculations:

  • What products are selling and not selling
  • Total inventory costs
  • Inventory trends and sales data
  • The inventory budget

For more information on choosing the right inventory management system, see “Choosing the Right Inventory Management System.”

How to Keep Your Stock Secure

Ensuring your stock is secure should also be top of mind when thinking about inventory control. Whether your concern is thieves and shoplifters or your employees, stock security affects the bottom line. To protect your goods from people who would steal them out your front door, identify which inventory is the costliest or the most desirable. Zum Beispiel, laundry detergent and razor blades are high-target commodities. Everyone needs them; they are sure to resell and are amongst the most stolen items in any grocery store. These products should be accessible to customers but placed in a high-visibility place if you have problems with theft.

You should fit expensive, high-end items such as computers and electronics with RFID tags that can add security. An alarm will sound if they are removed. Be sure to secure deliveries after their arrival. Before you log items into your system is a prime time for them to get lost or stolen. Dispose of any additional packing materials, so thieves do not get the idea that a delivery just took place. If possible, install closed-circuit television (CCTV), also called video surveillance, in your parking lots and other vulnerable locations to deflect potential theft.

An outside threat isn’t the only security concern you should have. Staff can steal, auch. Train your team on the security systems in place and policies that address theft and its discipline. Many people are unaware of the toll theft takes on a business, including the costs of staff turnover and job security. So, train your staff to understand the true effects of stealing.

By setting up procedures that prevent theft, you can stave it off before it occurs. Zum Beispiel, staff who oversee stock should not also monitor the company’s financial records. Restrict access areas to personnel, and distribute responsibility. Consider whether all staff require access to every portion of your warehouse or every supply cupboard. Assign staff responsible for auditing to assist other staff with their supply needs. Regularly reassign staff to stock control to prevent collusion. Schließlich, consider if you’re using the functions in existing software to their best ability. The National Retail Federation finds that internal theft is down a minimum of 11% in businesses that use inventory management software.

NetSuite Can Help Provide Visibility Into Your Inventory Control Process

Properly managing inventory can make or break a business, and having insight into your stock at any given moment is critical to success. Regardless of the type of inventory control process you choose, decision-makers know they need the right tools in place so they can manage their inventory effectively. NetSuite offers a suite of native tools for tracking inventory in multiple locations, determining reorder points and managing safety stock and cycle counts. Find the right balance between demand and supply across your entire organization with the demand planning and distribution requirements planning features.

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