Gehaltsabrechnung und Arbeitsgesetze für kleine Unternehmen:Was Sie wissen müssen, um konform zu bleiben

Wenn Ihr Unternehmen Voll- oder Teilzeitkräfte beschäftigt oder Auftragnehmer anstellt, Sie müssen Ihre gesetzlichen Verpflichtungen kennen. Bundes- und Landesgesetze dienen dem Schutz der Mitarbeiter, einen sicheren Arbeitsplatz gewährleisten und Diskriminierung verhindern – und die meisten dieser Regeln gelten für kleine Unternehmen genauso wie für große Konzerne.

Die möglichen Strafen sind ebenfalls die gleichen und können einen viel größeren Einfluss auf ein kleines Unternehmen haben.

Was sind Landes- und Bundesarbeitsgesetze?

Ein Netz von Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetzen regelt viele Aspekte der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. Einige Gesetze legen Mindestlöhne fest, Familienurlaubsregelungen, Arbeitsplatzstandards und das Recht auf Kollektivverhandlungen. Andere verbieten Diskriminierung bei der Einstellung und Vergütung, eine Unterkunft für behinderte Arbeitnehmer benötigen, diktieren Arbeitsregeln für Minderjährige und regeln das Verhältnis zwischen Unternehmen und ihren Auftragnehmern.

Viele Bundesstaaten haben ihre eigenen Arbeits- und Gehaltsgesetze, und in einigen Fällen, die staatlichen Versionen bieten einen besseren Schutz für die Mitarbeiter. Wo dies auftritt, Landesgesetze haben in der Regel Vorrang vor Bundesgesetzen. Zum Beispiel, wenn der Mindestlohn in einem Staat höher ist als der Bundessatz, Es gilt der staatliche Mindestlohn. Und wenn ein bundesstaatliches oder lokales Gesetz den Arbeitnehmern mehr Schutz bietet als das Bundesgesetz, Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die von den staatlichen und lokalen Regierungen vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen zu gewährleisten.

Warum werden diese Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetze umgesetzt?

Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetze zielen darauf ab, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberrechte zu definieren. Allgemein, die Absicht ist, einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten und sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Auftragnehmer eingestellt werden, gerecht behandelt und entschädigt.

• Das National Labour Relations Act fördert Tarifverhandlungen.
• Das Familien- und Krankheitsurlaubsgesetz ermöglicht es einem Arbeitnehmer, unbezahlte Freistellung zu nehmen, um sich um einen medizinischen Bedarf in der Familie zu kümmern.
• Das Fair Labor Standards Act definiert einen Mindestlohn und Standards für die Bezahlung von Überstunden. Sie umfasst auch die Beschäftigung von Kindern unter 16 Jahren.
• Gesetze, die von der Equal Employment Opportunity Commission durchgesetzt werden, schützen Mitarbeiter vor Einstellung und Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund von Rasse, Farbe, Religion, Sex, nationale Herkunft, Alter, Behinderung und genetische Informationen.
• Das Arbeitsschutzgesetz definiert Standards zur Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen.

Wie funktionieren Gehaltsabrechnung und Arbeitsrecht?

Verschiedene Behörden verwalten und setzen die Gehaltsabrechnung und das Arbeitsrecht durch. Die Lohn- und Stundenabteilung des Department of Labor (DOL) verwaltet das Family and Medical Leave Act und das Fair Labor Standards Act. einschließlich des Kinderarbeitsgesetzes.

Andere Gesetze werden von unabhängigen Bundesbehörden durchgesetzt, die zu diesem Zweck geschaffen wurden. Das National Labour Relations Board (NLRB) setzt das Nationale Arbeitsbeziehungsgesetz durch, während die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) Antidiskriminierungsgesetze durchsetzt, und die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) definiert Standards für die Bereitstellung eines sicheren Arbeitsplatzes.

Diese Behörden haben die Möglichkeit, Geldbußen gegen Unternehmen zu verhängen, die sich nicht daran halten.

Strafe Verstoß 1 $, 000 pro Verstoß Vorsätzliche oder wiederholte Verstöße gegen Mindestlohn- oder Überstundenvergütungsvorschriften. $10, 000 für jeden minderjährigen Arbeitnehmer Verstöße gegen die Bestimmungen zur Kinderarbeit, die für Arbeitnehmer unter 18 Jahren gelten. $10, 000; eine zweite Verurteilung kann zu einer Freiheitsstrafe führen Vorsätzliche Verstöße gegen das Fair Labor Standards Act.

Welche Auswirkungen hat das Arbeitsrecht?

Einige Gesetze betreffen jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe. Andere decken nur Unternehmen ab, die eine bestimmte Größenschwelle erreicht haben, nach Mitarbeiterzahl oder Bruttoeinnahmen definiert. Viele dieser Gesetze enthalten Ausnahmen oder Sonderregelungen für bestimmte Branchen oder Arbeitnehmertypen. Die folgende Tabelle fasst zusammen, für welche Unternehmen und Branchen bestimmte Gesetze gelten.

Gelten Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetze für Ihr Unternehmen?

Gesetz Mindestanzahl von Mitarbeitern, die für die Anwendung des Gesetzes erforderlich sind Deckungshinweise National Labor Relations Act (NLRA) kein Minimum Diese Unternehmen und Arbeitnehmer sind ausgenommen:Landwirtschaft, unabhängige Auftragnehmer, Hausangestellte, Eisenbahnen und Fluggesellschaften, föderal, Staats- und Kommunalverwaltungsmitarbeiter und die meisten Vorgesetzten. Equal Pay Act keine Mindestgesetze gelten für alle Formen der Arbeitnehmervergütung. Bürgerrechtsgesetz (verbietet Diskriminierung aufgrund der Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht und nationale Herkunft) 15 Americans with Disabilities Act 15 Age Discrimination in Employment Act 20 Genetic Information Nondiskrimination Act 20 Family and Medical Leave Act (FMLA) 50 (beschäftigt seit 20+ Wochen) Unter die Geltung fallende Unternehmen sind Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern innerhalb von 75 -Meile Radius. Deckt auch Behörden und Schulen mit einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern ab. Fair Labor Standards Act (FLSA) kein Minimum Deckt Organisationen des privaten Sektors ab, die mindestens 500 US-Dollar haben, 000 an Einnahmen oder beteiligen sich am zwischenstaatlichen Handel, plus einige andere. Arbeitsschutzgesetz (OSHA) kein Minimum

Welche Lohn- und Arbeitsgesetze muss ich als Unternehmer kennen?

Die Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetze, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können, sind im Folgenden zusammengefasst. Weitere Informationen zu den einzelnen Gesetzen finden Sie auf den jeweiligen Agenturseiten.

Wenn Unternehmen wachsen, Sie können ein Personalmanagementsystem als wertvoll erachten, um konform zu bleiben.

Nationales Arbeitsbeziehungsgesetz (NLRA)

Die NLRA wurde 1938 verabschiedet, um die Rechte von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu schützen. Tarifverhandlungen zu fördern und sicherzustellen, dass Unternehmen während der Arbeitsunruhen ihre Tätigkeit fortsetzen können. Das Gesetz gibt Arbeitnehmern das Recht, Gewerkschaften zu gründen und ihnen beizutreten. Beliebige zwei oder mehr Mitarbeiter können sich zusammenschließen, um sich für eine bessere Bezahlung einzusetzen, Leistungen oder Arbeitsbedingungen. Alle Parteien müssen in gutem Glauben Tarifverhandlungen führen.

Streiks sind unter bestimmten Umständen geschützt. Wenn Mitarbeiter streiken, um gegen unfaire Arbeitsbedingungen zu protestieren, der Arbeitgeber muss diese Arbeitnehmer nach Beendigung des Streiks wieder an ihren Arbeitsplatz zurückversetzen. Wenn Arbeitnehmer streiken, um eine bessere Bezahlung zu erhalten, Arbeitszeiten oder Arbeitsbedingungen, der Arbeitgeber kann den streikenden Arbeitnehmer ersetzen, muss dem Arbeitnehmer aber gleichwertige Arbeit leisten, wenn verfügbar, nach Beendigung des Streiks.

Das NLRB ist die Durchsetzungsbehörde und untersucht und löst Streitigkeiten über Arbeitspraktiken.

Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA)

Das FMLA berechtigt anspruchsberechtigte Arbeitnehmer zu bis zu 12 Wochen unbezahltem Urlaub, um familienmedizinischen Bedarf zu behandeln. Gründe für die Beurlaubung sind die Geburt oder Adoption eines Kindes oder die schwere Erkrankung eines Arbeitnehmers oder eines nahen Familienangehörigen. Familienangehörige eines verletzten Soldaten haben Anspruch auf 26 Wochen.

Obwohl der Arbeitnehmer während des Urlaubs nicht bezahlt werden muss, der Arbeitgeber muss weiterhin krankenversichert sein und muss den Arbeitnehmer bei der Rückkehr in seine frühere oder gleichwertige Position zurückversetzen.

Jedes privatwirtschaftliche Unternehmen, das mindestens 20 Wochen im Jahr 50 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt, fällt unter dieses Gesetz. Das Gesetz gilt auch für alle Regierungsbehörden und Schulen, ohne Mindestmitarbeiterzahl.

Das FMLA umfasst Teilzeit, Vollzeit, Saison- und Zeitarbeitskräfte. Ausnahmen sind Mitarbeiter, die außerhalb der USA arbeiten. Es gibt einige andere Einschränkungen:Zum Beispiel:ein Arbeitnehmer muss vor dem Urlaubsantritt mindestens 12 Monate im Unternehmen gearbeitet haben und an einem Standort arbeiten, an dem der Arbeitgeber 50 oder mehr Arbeitnehmer im Umkreis von 120 km beschäftigt.

Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA)

Die FLSA schreibt einen Mindestlohn für alle geleisteten Arbeitsstunden vor, sowie Standards für die Bezahlung von Überstunden. Ganz allgemein gesprochen, die FLSA gilt für Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 500 USD, 000, sowie einige andere Mitarbeiter und Organisationen wie Krankenhäuser, Schulen und Behörden.

Seit Juli 2009, Der bundesstaatliche Mindestlohn beträgt 7,25 US-Dollar pro Stunde. Wenn der Mindestlohn eines Staates höher ist als der Bundessatz, es gilt der Landestarif. Wenn ein Staat keinen Mindestlohn hat, oder sein Minimum ist niedriger als 7,25 $, es gilt der Bundestarif. Für Mitarbeiter, die Trinkgelder erhalten, Arbeitgeber müssen mindestens 2,13 US-Dollar pro Stunde oder die Differenz zwischen dem Trinkgeld und 7,25 US-Dollar zahlen. der größere Wert gilt.

Überstundenzuschläge in Höhe von anderthalb Stunden müssen an Arbeitnehmer gezahlt werden, die auf Stundenbasis arbeiten, oder nicht von den FLSA-Regeln ausgenommen sind, und arbeiten mehr als 40 Stunden pro Woche.

Viele Unternehmen und Mitarbeiter sind davon befreit, jedoch, entweder von der Mindestlohnregel, die Überstundenregel oder beides. Ausgenommene Gruppen sind leitende und professionelle Angestellte, Saisonarbeiter und einige Pflegekräfte.

Um herauszufinden, ob Ihre Mitarbeiter versichert sind, das DOL empfiehlt, sich an das DOL Wage and Hour Division Office in Ihrem Bundesstaat zu wenden.

Gesetze zur Kinderarbeit, die Teil der FLSA sind, Begrenzen Sie die Anzahl der Stunden und die Art der Arbeit, die Minderjährige ausführen können. Ziel des Gesetzes ist es, Personen unter 18 Jahren vor gefährlicher Arbeit zu schützen und Zeit für schulische Arbeiten einzuräumen. Jugendliche, die 16 oder 17 Jahre alt sind, können unbeschränkt in ungefährlichen Berufen arbeiten. Kinder zwischen 14 und 15 Jahren können außerhalb der Schulzeit arbeiten, außer im Bergbau, Produktion und andere gefährliche Jobs.

Über diese allgemeinen Richtlinien hinaus je nach Branche und Alter des Arbeitnehmers gibt es besondere Umstände und Abweichungen. Wenn Ihr Unternehmen junge Arbeitnehmer beschäftigt, die Jugendregeln des DOL! Website bietet Ressourcen für Jugendliche, Eltern, Arbeitgeber und Ausbilder.

Gesetze zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung (EOE)

Die EOE-Gesetze, verwaltet von der EEOC, decken alle Mitarbeiter ab, egal ob Vollzeit, Teilzeit, saisonal oder zeitweilig – auch diejenigen, die keine US-Bürger sind. Es gibt fünf EOE-Gesetze, jeweils mit Angabe von Bereichen, in denen Diskriminierung bei der Einstellung verboten ist, Schießen und andere Tätigkeitsbereiche:

• Das Bürgerrechtsgesetz von 1964 verbietet Rassendiskriminierung, Farbe, Religion, Geschlecht und nationale Herkunft bei allen Aspekten der Beschäftigung, von der Einstellung bis zur Entlassung. Zusätzlich, Arbeitgeber müssen angemessene Vorkehrungen treffen, damit Arbeitnehmer ihre Religion ausüben können.
• Das Gesetz zur Altersdiskriminierung im Beschäftigungsverhältnis von 1967 verbietet die Diskriminierung von Menschen über 40.
• Das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen , 1990 bestanden, verbietet die Diskriminierung von Arbeitnehmern mit Behinderungen. Das Gesetz bietet Steuervergünstigungen, um anspruchsberechtigten Kleinunternehmen dabei zu helfen, angemessene Vorkehrungen zu treffen, damit behinderte Arbeitnehmer ihre Arbeit ausüben können.
• Das Entgeltgleichheitsgesetz von 1963 verlangt, dass Frauen für gleiche Arbeit gleiche Löhne wie Männern gezahlt werden.
• Das Gesetz zur Nichtdiskriminierung genetischer Informationen , 2008 bestanden, genetische Informationen in die Liste der verbotenen Diskriminierungsgründe aufgenommen. Weiter, Arbeitgeber dürfen keine Informationen aus genetischen Tests von Arbeitnehmern oder ihren unmittelbaren Familien erhalten.

Arbeitsschutzgesetz (OSHA)

1970 bestanden, OSHA definiert und setzt Standards für sichere Arbeitsbedingungen im Privatsektor durch. Einige Normen gelten speziell für den Bau, maritime, Öl und Gas, Gesundheitsvorsorge, und Landwirtschaft.

Allgemeine Normen, die für die meisten Unternehmen gelten, Festlegung von Praktiken zur Bereitstellung sauberer Arbeitsbereiche, sowie sicheren Zugang zu und von diesen Arbeitsbereichen. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu schulen, damit sie ihre Arbeit sicher ausführen können. Andere allgemeine Normen besagen, dass der Arbeitsplatz ausreichend belüftet und der Mitarbeiter vor übermäßigem Lärm geschützt werden sollte. Auch für den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen gibt es Normen.

Wie halte ich die Einhaltung der Gehaltsabrechnungs- und Arbeitsgesetze aufrecht?

Für die meisten dieser Gesetze Die Verantwortung des Arbeitgebers besteht nicht nur darin, das Gesetz zu befolgen, sondern auch die Mitarbeiter über ihre Rechte aufzuklären. Zum Beispiel, Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bestimmungen des FMLA und FLSA und die Schritte, mit denen ein Arbeitnehmer eine Beschwerde einreichen kann, zu veröffentlichen. Die EEOC und OSHA verlangen auch von Arbeitgebern, ihre Arbeitnehmer auszubilden, und zusammen mit dem DOL, stellen dafür kostenlose Poster zur Verfügung.

Einige Gesetze verlangen vom Arbeitgeber, Aufzeichnungen zu führen.

Zum Beispiel, unter der FLSA, Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über die Stunden führen, die jeder Arbeitnehmer drei Jahre lang gearbeitet hat. Der Arbeitgeber muss diese Aufzeichnungen nicht dem DOL vorlegen, es sei denn, gefragt. Arbeitgeber mit mehr als 100 Arbeitnehmern müssen der EEOC einen Jahresbericht vorlegen, der Daten zur ethnischen Zugehörigkeit enthält, Rasse und Geschlecht der Mitarbeiter.

Checkliste für FLSA-Aufzeichnungen

Alle Arbeitgeber müssen die folgenden Informationen über alle Arbeitnehmer aufbewahren.

Vollständiger Name und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers. Grundlage, auf der die Löhne des Mitarbeiters gezahlt werden ($9 pro Stunde, ” “440 $ pro Woche, “ „Stückwerk, " "jährlich") Die Anschrift, inklusive Postleitzahl. Normaler Stundenlohn. Geburtstag, wenn jünger als 19. Gesamter täglicher oder wöchentlicher Direktverdienst. Geschlecht und Beruf. Gesamtüberstundenverdienst für die Arbeitswoche. Uhrzeit und Wochentag, an dem die Arbeitswoche des Mitarbeiters beginnt. Alle Zu- oder Abzüge zum Lohn des Arbeitnehmers. Jeden Tag wurden Stunden gearbeitet. Gesamtlohn, der pro Lohnperiode gezahlt wird. Gesamtarbeitszeit pro Arbeitswoche. Datum der Zahlung und der von der Zahlung abgedeckte Zahlungszeitraum.

OSHA verlangt von allen Arbeitgebern, alle arbeitsbedingten Todesfälle und schweren Verletzungen zu melden. Zusätzlich, die meisten Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten müssen alle arbeitsbedingten Erkrankungen und Verletzungen erfassen, obwohl einige kleine Unternehmen in Branchen mit geringem Risiko, wie Einzelhandel, sind von dieser Verpflichtung ausgenommen.

Was passiert, wenn mein Unternehmen gegen eines dieser Arbeits- oder Gehaltsabrechnungsgesetze verstößt?

Ein Teil der Verantwortung des Arbeitgebers besteht darin, Arbeitnehmer darüber zu informieren, wie sie Beschwerden einreichen können, wenn der Arbeitnehmer der Ansicht ist, dass der Arbeitgeber gegen das Gesetz verstoßen hat. Wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde einreicht, Ein Arbeitgeber darf sich nicht gegen den Arbeitnehmer rächen.

Ein Arbeitgeber, der gegen ein Gehaltsabrechnungs- oder Arbeitsgesetz verstoßen hat, kann mit Strafen oder Gerichtsverfahren rechnen. Je nach Gesetz und Verletzung der Arbeitgeber kann mit einer Geldstrafe belegt werden oder sogar in manchen Fällen, Freiheitsstrafe drohen.

Ressourcen für Gehaltsabrechnung und Arbeitsrecht

Der DOL, NLSA, EEOC und OSHA unterhalten Websites, die den Inhalt der Gesetze erläutern und Arbeitgebern Anleitungen zur Einhaltung der Gesetze bieten. Wenn Arbeitgeber verpflichtet sind, Informationen über das Gesetz anzuzeigen, frei herunterladbare Poster in mehreren Sprachen werden bereitgestellt.

Neben diesen Webseiten Jede Agentur hat auch regionale Büros, die Arbeitgeber anrufen oder besuchen können, um Antworten auf die individuelle Abdeckung zu erhalten.