Was deckt die Kilometergelderstattung ab?

Arbeitgeber, die Arbeitnehmer bitten, für die Arbeit ihr eigenes Auto zu benutzen, zahlen eine Kilometerrückerstattung. Der Grund ist einfach. Arbeitgeber können qualifizierte Mitarbeiter besser rekrutieren und halten, indem sie ihnen die Kosten für arbeitsbedingtes Fahren entschädigen. Die Kilometergelderstattung deckt die Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb von Kraftfahrzeugen wie Autos, Vans und SUVs.

IRS-Standardpreise

Jedes Jahr, der Internal Revenue Service legt einen Standardsatz für die geschäftliche Nutzung von Fahrzeugen fest. Zum Beispiel, im Jahr 2015 betrug der Satz 57,5 ​​Cent pro Meile. Der Erstattungssatz wird zur Berechnung der steuerlichen Abschreibung verwendet, wenn beruflich bedingte Reisen nicht erstattet werden. Der Standard-Business-Tarif deckt die Betriebskosten eines durchschnittlichen Fahrzeugs, einschließlich Benzin, Wartung und Reparaturen, Versicherung und Abschreibung.

Abschreibung von nicht geschäftlichen Meilen

Einige Erstattungen gelten für nicht geschäftliches Fahren, aber immer noch Anspruch auf eine Steuererleichterung. Fahrten aus Umzugs- oder medizinischen Gründen können ab 2015 mit 23 Cent pro Kilometer abgesetzt oder erstattet werden. Der Fahrpreis bei karitativen Tätigkeiten ist gesetzlich auf 14 Cent pro Kilometer festgelegt.

Zulässiger Kilometerstand

Laut HR Hero müssen drei Kriterien erfüllt sein, damit die Kilometervergütung als Geschäftsausgabe gilt. Zuerst, Erstattungen können nur für Fahrten gezahlt werden, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Das Pendeln zwischen Ihrem Zuhause und Ihrem normalen Arbeitsplatz ist keine qualifizierte Reise. Sekunde, Mitarbeiter müssen arbeitsbedingtes Fahren dokumentieren. Schließlich, ein Mitarbeiter muss zu viel gezahlte Erstattungsbeträge zurückerstatten. Arbeitgeber rechnen qualifizierte Kilometerrückerstattungen nicht als Einkommen an, für den Arbeitnehmer ist es also völlig steuerfrei. Ein Arbeitgeber kann den Betrag als Betriebsausgabe abschreiben.

Aufzeichnungen über die Erstattung

Mitarbeiter führen in der Regel ein Kilometerbuch, um ihre berufsbedingten Fahrten zu dokumentieren. Es beginnt mit dem ersten Tag des Jahres, an dem das Auto geschäftlich genutzt wird, und endet mit dem Ablesen des Kilometerstands am letzten Tag. Jeder Eintrag muss das Datum, der geschäftliche Grund für den Kilometerstand und wohin Sie fahren. Die Anfangs- und Endkilometerstände müssen aufgezeichnet werden. Arbeitgeber verwenden diese Informationen, um Meilenrückerstattungen zu berechnen, indem sie die gefahrenen Meilen mit dem IRS-Standardsatz multiplizieren.

Option für tatsächliche Ausgaben

Arbeitgeber verwenden im Allgemeinen keine tatsächlichen Fahrzeugkosten aufgrund der Aufzeichnungspflichten. Jedoch, Arbeitnehmer können tatsächliche Aufwendungen verwenden, wenn sie den Erstattungsbetrag übersteigen. Um die tatsächlichen Kosten zu verwenden, ein Mitarbeiter muss ein Fahrtenbuch und Aufzeichnungen über die Versicherungszahlungen führen, Benzinkauf, Reparaturen und alle anderen Fahrzeugkosten. Sobald dieser Mitarbeiter die tatsächlichen Ausgaben verwendet, er kann den Normalsatz nicht wieder verwenden, wenn eine beschleunigte Abschreibung geltend gemacht wird. Es können nur Aufwendungen geltend gemacht werden, die im Verhältnis zur geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs stehen. Zum Beispiel, wenn 25 Prozent der im Jahr gefahrenen Kilometer arbeitsbedingt sind, 25 Prozent der tatsächlichen Fahrzeugkosten können abgeschrieben werden.