Cloud ERP 101:Alles, was Sie über Cloud ERP + E-Commerce wissen müssen

Wie eine weise (und unbekannte) Person mit den Worten zitiert wird:„Ich werde nicht von Technologie beeindruckt sein, bis ich Lebensmittel aus dem Internet herunterladen kann.“

Vielleicht wird das eines Tages möglich sein, aber wir müssen uns vorerst damit begnügen, fast alles, was wir brauchen, online zu bestellen. E-Commerce, der Kauf und Verkauf von Waren (oder Dienstleistungen) im Internet, ist für Millionen auf der ganzen Welt zur bequemen Einkaufsmöglichkeit geworden – etwas, das die meisten Unternehmen in allen Branchen schnell bemerkt und angenommen haben.

Jedoch waren diejenigen Unternehmen, die dies nicht getan haben, gezwungen, diese Entscheidung zu überdenken, als die COVID-19-Krise zuschlug. E-Commerce ist kein Zukunftsthema mehr, sondern eine unmittelbare Notwendigkeit zum Überleben.

Laut Statista stiegen die E-Commerce-Einnahmen im Einzelhandel im Jahr 2020 auf über 431 Milliarden US-Dollar. Der Umsatz soll bis 2025 auf über 563 Milliarden US-Dollar steigen. Wie können E-Commerce-Unternehmen das unglaubliche Wachstum bewältigen und gleichzeitig die Kundenerwartungen erfüllen, die höher denn je sind?

IDC, ein führendes globales Marktforschungsunternehmen, hat ein neues Whitepaper herausgebracht, Better Together:SaaS Digital Commerce Platforms and ERP Help Organizations Grow Past Legacy Limitations, das erklärt, dass die Antwort eine Kombination aus Teamarbeit ist und die richtige Technologie.

In Bezug auf die Teamleistung schreiben die IDC-Analysten:„Die Erfüllung der Kundenerwartungen ist eine Teamleistung und hängt von allen Bereichen einer Organisation ab (z. B. Handel, Kundendienst, Personalwesen, Finanzen, Lieferkette). ”

In Bezug auf die richtige Technologie sagen die Analysten, dass Unternehmen in eine integrierte Cloud-ERP- und Digital-Commerce-Lösung wie den nativen Acumatica for BigCommerce Connector investieren müssen, wenn sie reifen und zu einem Unternehmen heranwachsen wollen. Ebene Organisationen.

Bevor wir uns damit befassen, wie diese nahtlose Lösung aussieht, lassen Sie uns zunächst besprechen, worum es bei Cloud-ERP-Software geht.

Was ist Cloud ERP?

Um Cloud-ERP-Lösungen zu verstehen, müssen wir zuerst Cloud-Computing verstehen. Ein Microsoft Azure-Artikel bietet eine klare Definition:

„Einfach ausgedrückt ist Cloud Computing die Bereitstellung von Computerdiensten – einschließlich Servern, Speicher, Datenbanken, Netzwerken, Software, Analysen und Intelligenz – über das Internet („die Cloud“), um schnellere Innovationen zu ermöglichen , flexible Ressourcen und Skaleneffekte. Sie zahlen in der Regel nur für Cloud-Dienste, die Sie nutzen, was Ihnen hilft, Ihre Betriebskosten zu senken, Ihre Infrastruktur effizienter zu betreiben und zu skalieren, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.“

Cloud-ERP-Software ist also Software-as-a-Service (SaaS), mit der Benutzer über eine Internetverbindung auf Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) zugreifen können. Eine Cloud-basierte ERP-Lösung fungiert als Aufzeichnungssystem für eine Organisation. Daten aus den Finanz-, Vertriebs-, CRM-Systemen (usw.) laufen im ERP in Echtzeit zusammen. Das ERP fungiert als zentrales Repository für alle Unternehmensdaten, integriert Geschäftsprozesse und bietet jedem Mitarbeiter eine „Single Source of Truth“. Darüber hinaus (und das ist wichtig) können Benutzer jederzeit und von überall aus mit ihrem browserfähigen Gerät ihrer Wahl auf das System zugreifen.

Als allgemeine Faustregel gilt, wenn sich ein Unternehmen auf eine Legacy-Lösung oder mehrere getrennte, zusammengeschusterte Systeme verlässt, um seinen komplexen Bestand, mehrere Lager und umfangreiche finanzielle Anforderungen zu verwalten, und damit frustriert ist ineffiziente, arbeitsintensive Ergebnisse, dann ist es an der Zeit, in eine effiziente, automatisierte Cloud-basierte ERP-Lösung zu investieren.

Cloud-ERP im Vergleich zu Private-Cloud-ERP

Um Cloud-ERP-Lösungen vollständig zu verstehen, müssen wir die andere verfügbare ERP-Option verstehen:Private Cloud-ERP. Hier ist ein Blick auf die beiden Optionen.

1. Cloud-ERP.

Wir haben bereits festgestellt, dass Cloud-ERP-Optionen Benutzern den Zugriff auf ihre Geschäftsanwendungen ermöglichen, die auf gemeinsam genutzten Computerressourcen über das Internet ausgeführt werden. Dieser Internetzugang ermöglicht Benutzern die einfache Integration mit Anwendungen von Drittanbietern und bietet gleichzeitig die Agilität und Skalierbarkeit, die Unternehmen in einer dynamischen Wirtschaft benötigen. Cloud-ERP-Anbieter tragen die Verantwortung für Sicherheit, Updates und Upgrades. Im Allgemeinen zahlen Unternehmen eine Abonnementgebühr basierend auf den verwendeten Benutzern oder Ressourcen (abhängig vom Cloud-ERP-Anbieter).

2. Privates Cloud-ERP.

Der Hauptunterschied zwischen Cloud-ERP-Systemen und Private-Cloud-ERP-Systemen besteht darin, wo sich die Software physisch befindet. Die Software wird in einer unternehmenseigenen Einrichtung gekauft, installiert und gewartet. Die IT-Abteilung der Organisation ist allein verantwortlich für die Bereitstellung von Anwendungssoftware und für die laufende Wartung und Sicherheit der Software und Hardware. Die Anschaffungskosten für Softwarelizenzen und Hardware können unerschwinglich sein. Der Fernzugriff ist zwar möglich, aber normalerweise keine integrierte Funktion. Stattdessen ist möglicherweise Hilfe von einer Anwendung und einem Gerät eines Drittanbieters erforderlich.

Herausforderungen bei der Verwendung von Private Cloud ERP

Alle ERP-Optionen haben ihre eigenen Herausforderungen, aber Private-Cloud-ERP-Herausforderungen sind etwas, auf das Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), achten sollten.

Zum Beispiel können private Cloud-ERP-Lösungen manchmal mehr kosten, um sie zu implementieren und zu warten, wenn im Voraus größere Investitionen getätigt werden müssen. Unternehmen sind gezwungen, ein Vollzeit-IT-Personal vorzuhalten. Private Cloud-Lösungen erfordern häufig längere Bereitstellungszeiten, erfordern mehr Hardware, um zusätzliche Benutzer aufzunehmen, und sind möglicherweise nicht mobil verfügbar.

Außerdem sind private Cloud-ERP-Lösungen oft Legacy-Systeme, denen moderne Integrationsmöglichkeiten fehlen. Das Ergebnis sind isolierte Teams (Marketing, Vertrieb, Finanzen und IT nicht auf derselben Seite) und Kunden leiden darunter.

Wann ist ein Cloud-ERP für einen Online-Shop geschäftlich sinnvoll?

Jetzt, da wir die Unterschiede zwischen den verschiedenen verfügbaren ERP-Lösungen (und die Herausforderungen) verstehen, ist es an der Zeit, E-Commerce wieder ins Bild zu bringen.

E-Commerce-Unternehmen benötigen eine E-Commerce-Plattform, um ihre Produkte/Dienstleistungen ihren Kunden vorzustellen und in die Hände ihrer Kunden zu bringen. Eine E-Commerce-Plattform ist eine Softwareanwendung, die es Online-Unternehmen ermöglicht, ihre Website, ihr Marketing, ihren Vertrieb und ihren Betrieb zu verwalten.

Laut dem Whitepaper von IDC muss die E-Commerce-Plattform, für die sich Unternehmen entscheiden, nahtlos und nativ mit einer ERP-Lösung kombiniert werden – vorzugsweise mit einer Cloud-ERP-Lösung.

„Die erfolgreichsten digitalen Unternehmen sind diejenigen, die eine übergreifende digitale Transformationsstrategie haben und ERP- und digitale Handelssysteme auswählen, die eng integriert oder gekoppelt sind“, schreiben IDC-Analysten. „Wichtig ist, dass eine zukunftssichere digitale Geschäftsplattform moderne SaaS-Systeme nutzt, die für die Cloud entwickelt wurden.“

Eine Cloud-ERP-Lösung ist für einen Online-Shop immer wirtschaftlich sinnvoll, und die Vorteile von Cloud-ERP-Systemen bestätigen dies.

Vorteile der Verwendung von Cloud ERP für E-Commerce

In vielen Fällen können Cloud-ERP-Lösungen schnellere Implementierungszeiten, niedrigere Vorlaufkosten und in Echtzeit synchronisierte Kommunikation mit E-Commerce-Plattformen bieten. Cloud-ERP-Lösungen mit E-Commerce-Vertikal, wie die Retail-Commerce Edition von Acumatica, bieten Unternehmen zahlreiche weitere Vorteile, darunter:

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Einer der größten Indikatoren für den Erfolg eines Unternehmens ist, wie es sich an unvermeidliche Marktschwankungen anpassen kann. Mit der richtigen Cloud-ERP-Lösung können Unternehmen notwendige Anpassungen ohne die Hilfe eines kompletten IT-Personals vornehmen und ihre Backoffice-Geschäftsprozesse und -Workflows sowie ihre kundenorientierten Anwendungen problemlos an sich ändernde Umstände anpassen.

Außerdem arbeitet jeder Händler auf einzigartige Weise. Jeder hat einzigartige Kundenerwartungen, einzigartige Produktdaten und manchmal komplexe, aber erforderliche Auftragsabwicklungsverfahren. Auch hier passt sich die richtige Cloud-ERP-Lösung durch Konfigurations- und No-Code-Tools an die einzigartigen Arbeitsabläufe an, die ein Händler benötigt, anstatt dass der Händler in die ERP-Software passen muss.

2. Bessere Sicherheit.

Da Cloud-basierte ERP-Software von Rechenzentren wie Amazon Web Services (AWS) und Microsoft Azure gehostet wird, verfügen sie über die Ressourcen, die KMU möglicherweise nicht haben, um erstklassige Sicherheit zu bieten. Zu den Vorteilen der Verwendung eines Cloud-Hosting-Dienstes gehören:

• Kontrolle des physischen Zugangs zur Ausrüstung.
• Umweltschutz.
• Schutz vor unvorhergesehenen Katastrophen.
• Netzwerk Intrusion Prevention, Erkennung und Audit-Tools.
• Regelmäßige Systemwartung.

3. Kann das Unternehmenswachstum unterstützen.

Wenn Unternehmen wachsen, erwarten sie, dass ihre E-Commerce-Business-Management-Lösung mitwächst, aber das ist nicht immer möglich. Legacy-Lösungen haben es schwer, mit der ständigen technologischen Innovation Schritt zu halten, die wir jeden Tag erleben.

Cloud-basierte Lösungen hingegen erhalten ständig Updates und Upgrades. Diese Verbesserungen ermöglichen es E-Commerce-Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und die Tür für weiteres Wachstum zu öffnen.

4. Kompatibel mit vielen Tools.

Unabhängig davon, was ein Unternehmen verkauft oder welchen Service es anbietet, es muss in kritische Geschäftsanwendungen integriert werden, wie sie beispielsweise auf dem Acumatica-Marktplatz bereitgestellt werden. Wenn ein Unternehmen die Acumatica-Plattform erweitern muss, hat Acumatica höchstwahrscheinlich einen Technologiepartner, der ihm dabei helfen kann.

Zum Beispiel ermöglicht BigCommerce for Acumatica Unternehmen, Bestellungen zu empfangen und zu verarbeiten, Inventar zu verwalten, Preise festzulegen und Eingangslogistik zu verarbeiten, alles in Acumatica.

Schritte der Cloud-ERP-Implementierung

Inzwischen mag es nach einer klugen Entscheidung klingen, eine Cloud-ERP-Lösung mit einer E-Commerce-Plattform für den Erfolg des E-Commerce-Geschäfts zu verbinden. Dann sind bei der Auswahl und Implementierung einer Cloud-ERP-Lösung einige Schritte zu unternehmen. Es ist wichtig zu beachten, dass sich Cloud-ERP-Anbieter in der Anzahl und Benennung der Schritte leicht unterscheiden können, aber das Endergebnis ist dasselbe:E-Commerce-Erfolg.

1. Forschung.

Im ersten Schritt sollten sich E-Commerce-Unternehmen die Zeit nehmen, ihre Optionen gründlich zu recherchieren. Das Vergleichen und Gegenüberstellen der vielen Cloud-ERP-Systeme auf dem heutigen Markt kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber diesen Teil des Prozesses zu überstürzen, könnte dazu führen, dass Sie eine schlechte Wahl treffen.

Eine einfache Möglichkeit, Optionen zu recherchieren und dann zu bewerten, ist die Verwendung einer Bewertungscheckliste, wie z. B. der Business Management System Evaluation Checklist von Acumatica. Es hilft Unternehmen, die Funktionen und Vorteile verschiedener Anbieter basierend auf fünf Kategorien zu vergleichen:Produktivität, Funktionalität, Technologie, Wert und Risiko.

Diese Checkliste (oder eine ähnliche) zu verwenden, sich anzusehen, was Technologieanalysten über verschiedene Cloud-ERP-Optionen zu sagen haben, und Kundenbewertungen zu lesen, wird Unternehmen dabei helfen, das richtige System für sie zu finden .

2. Installation.

Schritt zwei ist die Installation der Software. Dies erfordert zunächst die Zusammenstellung eines internen Teams, das bei der Installation hilft. Zu diesen Teams gehören häufig ein leitender Sponsor, ein Projektleiter (oder Projektmanager), ein technischer Leiter und Fachexperten (KMU).

In diesem Schritt müssen Sie Ihre Anforderungen definieren. Für Acumatica-Kunden werden Anforderungen als wesentlich, wünschenswert, kein unmittelbarer Bedarf und „nice to have“ klassifiziert. Das Ergebnis ist eine Liste von Features und Funktionen, die erschwinglich sind und in den Zeitplan des Projekts passen.

3. Migration.

Die Migration von Daten vom alten System zum neuen ist ein komplexer Prozess, aber eine Checkliste kann dabei helfen, ihn geordnet und definiert zu gestalten. Die Datenmigrations-Checkliste von Acumatica ist ein gutes Beispiel:

• Stellen Sie sicher, dass alle vorhandenen Kundenkontaktinformationen korrekt und aktuell sind
• Entfernen Sie falsche oder redundante Daten (abgekündigte Anbieter, Kontakte nicht mehr im Unternehmen)
• Entfernen Sie falsche oder veraltete Firmendaten (alte Teilenummern, abgekündigte Produkte).
• Richten Sie Ihre Acumatica-Datenbank ein
• Ordnen Sie Ihre alten ERP-Daten den neuen Acumatica-Datenbankfeldern zu
• Übertragen Sie die Daten in das neue System
• Testen Sie das neue System, um sicherzustellen, dass alle Altdaten verschoben wurden und zugänglich sind
• Überprüfen Sie, ob neue Daten zum System hinzugefügt werden können (neue Produktinformationen, Lagerort, neue Kundeninformationen)

4. Testen.

Bevor ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung in die Hände eines Kunden gegeben wird, sollte es getestet und genehmigt werden. Cloud-ERP-Anbieter haben ihre eigenen Methoden und Verfahren zur Entwicklung eines Testplans, aber die meisten Testpläne testen jede Anforderung innerhalb des Systems.

Die Tests können diesen allgemeinen Richtlinien folgen: 

• Ziel:Zweck des Tests
• Anforderung:die spezifische Anforderung, die getestet wird
• Setup:erforderliche Systemkonfigurationen zur Durchführung des Tests
• Vorgehensweise:Schritt-für-Schritt-Prozess zur Durchführung des Tests)
• Testdaten:falls erforderlich – ein KMU kann diese erstellen und Testdaten sollten reale Situationen darstellen
• Erwartetes Ergebnis:die Ergebnisse, die erzeugt werden sollten, wenn das System die Anforderungen erfüllt 
• Pass/Fail:bestimmt, ob der Test erfolgreich war
• Kommentare:hinzugefügte Beobachtungen, Systemverhalten und Teilerfolge
• Schulung

Training ist ein unglaublich wichtiger Schritt. Wenn Benutzer und Systemadministratoren nicht von Anfang an richtig geschult werden, können sie möglicherweise nicht vollständig an Bord kommen und das neue Cloud-ERP-System wird nicht sein volles Potenzial ausschöpfen.

Der Cloud-ERP-Anbieter sollte Schulungsunterstützung sowie die Schulungskurse und Dokumentation bereitstellen, die für ein vollständiges Schulungserlebnis erforderlich sind.

5. Bereitstellung.

Die Bereitstellung wird auch als „Go-Live“ bezeichnet. Dies ist der große Tag (oder die großen Tage), und der Cloud-ERP-Anbieter wird zur Stelle sein, um den Go-Live-Knopf zu drücken.

Die erste Entscheidung in diesem Schritt ist die Entscheidung, wann es live gehen soll. Dies ist in der Regel an einem oder mehreren Tagen der Fall, die sich am wenigsten auf das Geschäft auswirken. Von dort aus müssen Unternehmen entscheiden, ob sie das neue System aktivieren und gleichzeitig das alte System deaktivieren möchten, ob sie in einem schrittweisen Ansatz voranschreiten möchten oder ob sie die Systeme gleichzeitig laufen lassen möchten.

Welche Aktivierungsmethode auch immer gewählt wird, das Endergebnis ist ein Unternehmen, das auf einer flexiblen, mobilen Cloud-ERP-Lösung läuft … aber da ist noch etwas.

6. Unterstützung.

Nach der Aufregung über einen erfolgreichen Go-Live gibt es immer Fragen und weitere Unterstützung, wie z. B. die mögliche Notwendigkeit der Integration mit Drittanbieter- und benutzerdefinierten Anwendungen. Der Cloud-ERP-Anbieter sollte zur Seite stehen, während das Unternehmen seine Geschäftsprozesse weiter verfeinert und für jeden laufenden Supportbedarf.

Abschluss

E-Commerce-Unternehmen erleben eine boomende Wirtschaft und erwarten in den kommenden Jahren noch weiteres Wachstum. Um jedoch die Vorteile einer solchen Wirtschaft voll auszuschöpfen, müssen diese Unternehmen effizient, flexibel und anpassungsfähig sein, was möglich ist, wenn sie die richtige Cloud-ERP-Lösung einsetzen, die sich nativ in die richtige E-Commerce-Plattform integrieren lässt.

„Die Veränderungsrate der Weltwirtschaft ist bereits auf einem Allzeithoch und wird sich voraussichtlich im nächsten Jahrzehnt weiter beschleunigen“, schreiben IDC-Analysten. „Um sich an diesen Wandel anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen B2B- und B2C-Händler moderne Front-Office- und Back-Office-Anwendungen, die eng integriert sind. Solche eng integrierten Anwendungen bieten Ausfallsicherheit, sodass sich Händler flexibel an Hürden anpassen können, anstatt darauf zu warten, dass ihre Systeme aufholen.“

Die vereinten Kräfte von BigCommerce und Acumatica werden E-Commerce-Unternehmen die dringend benötigte Automatisierung bringen und ihnen helfen, ihre vielen Geschäftsprozesse zu rationalisieren, auf einem wachsenden nationalen und internationalen Markt zu konkurrieren und letztendlich auf dem heutigen Markt erfolgreich zu sein.