Excel-Bestandsverwaltungstechniken – 7 grundlegende Tipps &kostenlose Vorlage

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Die Bestandsverwaltung ist das operative Rückgrat jedes Unternehmens mit einem zu verkaufenden Produkt. Wenn Sie gerade mit einer kleinen Anzahl von Produkten ohne viele Varianten beginnen, ist Microsoft Excel ein gutes Werkzeug für Anfänger, um eine Bestandslistenvorlage zu erstellen.

Die effiziente Nutzung von Excel für die Online-Bestandsverwaltung erfordert jedoch Zeit, und die genaue Einrichtung Ihrer ursprünglichen Vorlage ist von entscheidender Bedeutung. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps zum Erstellen und Verwenden einer Excel-Tabelle für die grundlegende Bestandsverwaltung.

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Excel als kostengünstige Bestandsverwaltungslösung verwenden

Wenn Sie nach einer kostengünstigen Möglichkeit suchen, Ihr Inventar zu verwalten, könnte Excel eine gute Lösung sein. Es ist ein Programm, mit dem die meisten von uns bereits vertraut sind, sei es für Buchhaltungs- oder Tabellenkalkulationsformulare, und es ist eine alternative Option für Anwendungen wie die Bestandsverwaltung. Mit integrierten Tools, Funktionen und Formeln, um Tabellenkalkulationen dynamischer und interaktiver zu gestalten, ist Excel auch in der Lage, die grundlegende Bestandsverwaltung für kleine Unternehmen zu übernehmen. Excel ist zwar nicht ideal für ein mittelgroßes oder großes Inventar, aber kostengünstig oder, wenn Sie es in OneDrive verwenden, sogar kostenlos.

Wie alles, was kostenlos oder billig ist, ist Excel keine perfekte Bestandsverwaltung, aber es hat viele wertvolle Funktionen. Während es in Excel leicht ist, Fehler zu machen (und um sie zu vermeiden, sind zeitaufwändige Prüfungen, eine ordnungsgemäße Organisation und eine strenge Verwaltung erforderlich), ist es in vollem Umfang in der Lage, das Inventar eines Startup-Unternehmens zu handhaben.

Einrichten Ihrer Excel-Inventarlistenvorlage

Eine grundlegende Vorlage für Ihr Excel-Inventar sollte die Produktnummer, den Produktnamen, die Artikelbeschreibung, den Artikelpreis, die Artikelkosten oder den Artikelwert, den Artikelbestand, die nachzubestellende Menge und, wenn Sie die Verkaufsmenge oder den Verkaufswert aktualisieren möchten, die verkaufte Menge enthalten. Zeit zum Nachbestellen, ob das Produkt eingestellt wurde oder nicht, Gesamtbestandswert und andere Funktionen sind ebenfalls sehr nützlich, aber je mehr Spalten Sie haben, desto schwieriger wird es, mit allem Schritt zu halten.

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Sie können dann Excel-Formeln verwenden, um Informationen für den Gesamtumsatz und den Gesamtgewinn automatisch zu berechnen und Ihr Inventar basierend auf den Produkten zu organisieren, die sich am meisten verkaufen, indem Sie einige einfache Formeln verwenden. Sie können die kostenlose Basisvorlage von Microsoft (verfügbar, wenn Sie Excel öffnen) an Ihre Bedürfnisse anpassen, eine Vorlage kaufen oder Ihre eigene erstellen.

Formeln können den Wert Ihrer Excel-Tabelle erhöhen und gleichzeitig die Kopfschmerzen und den Stress reduzieren, die mit dem Berechnen von Zahlen verbunden sind. Auch wenn sie auf den ersten Blick etwas komplex erscheinen mögen, machen Sie sich keine Sorgen; die meisten von ihnen sind leicht zu verstehen.

SUMME

Die SUM-Funktion kann verwendet werden, um beliebige Zahlen zu addieren, die Sie in zwei oder mehr Zellen eingeben. Sie können beispielsweise eine laufende Verkaufsmenge mit der SUM-Funktion erstellen, um automatisch zu aktualisieren, wie viel Umsatz Sie verdient haben, indem Sie Berechnungen auf der Grundlage von Berechnungen durchführen, die Sie pro Zeile eingeben. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jede Zeile mit einem Taschenrechner jede Nacht durchzugehen.

Eine SUM-Formel wird als =Cell*Cell geschrieben . Dies kann auch zu =[@[Name der Spalte]]*[@[Name der Spalte]] führen um einfach zwei beliebige Zellen hintereinander zu multiplizieren.

Dies ist sehr nützlich, um automatische Wertsummen für die Produkte in Ihrem Inventar zu erstellen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie bei 300 Zeilen diese zu jeder hinzufügen müssen. Wenn Ihre Produkte beispielsweise 27 $ pro Stück wert sind und Ihre Lagerbestandsnummer 65 beträgt, würde die SUM-Funktion den Abschnitt "Inventarwert" automatisch auf 1.755 $ (65 x 27 $) aktualisieren.

SORTIEREN

Sortieren ermöglicht es Ihnen, Ihr Inventar nach Anzahl, Größe oder Farbe zu ordnen, sodass Sie Produkte basierend auf Verkäufen, Rentabilität oder Restbeständen sehen können, um schnell und einfach durch die Produkte zu gehen. Es überrascht nicht, dass die Sortierfunktion nicht korrekt ist, wenn Ihre Daten falsch eingegeben werden.

Wenn Sie eine Subtraktionsformel (=B1-B2) verwenden Wenn Sie eingeben, wie viele Artikel Sie verkauft haben, wird diese Zahl automatisch von Ihrer aktuellen Bestandsnummer abgezogen, die Sie dann zum Sortieren nach Bestand verwenden können, sodass Sie sehen können, von welchen Artikeln Sie am wenigsten haben. Dies umgeht auch bequem Probleme im Zusammenhang mit der Nichtbestellung von Produkten, weil Sie nicht wissen, welche Sie bestellen müssen.

RANG

Mit Rang können Sie Artikel basierend auf der Verkaufsmenge, der Bestandsmenge oder der Anzahl der erhaltenen Produkte ordnen. Da es am sinnvollsten ist, hochverkaufte Artikel, die Sie wieder auffüllen müssen, ganz oben zu ordnen, können Sie damit Ihr Inventar basierend auf beiden Spezifikationen organisieren.

Rank unterscheidet sich von Sort, weil Sort Ihre Daten in der Reihenfolge organisiert, wenn Sie Excel dazu auffordern, indem Sie auf „Sortieren“ klicken, während Rank dies automatisch tut. Interessanterweise passt es die Reihenfolge nicht automatisch an, sodass Ihre Nr. 1 immer noch in der Mitte der Seite stehen könnte. Ihre Rangformel sollte folgendermaßen geschrieben werden:=Rang (Zelle, Zelle:Zelle) , wobei die erwähnten Zellen alle Zellen enthalten, die Sie bewerten möchten.

7 Tipps zur Verwaltung Ihrer Excel-Tabelle, um sicherzustellen, dass Sie Bestandsbewegungen genau verfolgen

1. Vermeiden Sie Fallstricke und Fehler mit der Excel-Bestandsaufnahme

Viele Fachleute vermeiden die Verwendung von Excel für die Bestandsverwaltung aus dem einfachen Grund, dass Menschen fehleranfällig sind. Das Auffinden von Fehlern auf Zahlenblättern und harten Daten ist ebenfalls schwierig, es sei denn, Sie wissen genau, wonach Sie suchen. Die einzige Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, eine bewährte Methode der Selbstprüfung und täglichen Überprüfung zu schaffen, um Fehler zu minimieren.

2. Sofort aktualisieren

Stellen Sie sicher, dass jeder, der Bestellungen bearbeitet, das Excel-Dokument sofort aktualisiert, um Probleme zu vermeiden. Excel ist keine Bestandsverwaltungslösung in Echtzeit, sodass Sie den tatsächlichen Bestandswert in diesem Moment nie sehen können, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass er so oft wie möglich aktualisiert wird, um Probleme wie den Überverkauf eines Produkts zu umgehen kann nicht nachbestellen.

3. Nutzen Sie die Cloud

Herkömmliche Offline-Excel-Dokumente sind stark eingeschränkt, da nur eine Person das Blatt gleichzeitig verwenden kann. Die Verwendung von Excel in der Cloud (OneDrive) oder der Alternative von Google stellt sicher, dass Sie mehrere Personen zum Blatt einladen und es gleichzeitig bearbeiten können, um die Selbstprüfung zu verbessern, Daten aus mehreren Quellen einzugeben und Prozesse zu beschleunigen. Es bietet außerdem den zusätzlichen Vorteil automatischer Sicherungen und Synchronisierungen auf allen Ihren Geräten, sodass Sie auf einem iPad oder auf Ihrem Computer zu Hause bearbeiten können.

4. Nehmen Sie sich die Zeit, Daten zu konsolidieren

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Daten monatlich zu konsolidieren, können Sie Diagramme erstellen, die darstellen, wie viel Sie in jedem Zeitraum verkauft haben. Sie sollten dies monatlich und vierteljährlich tun und Feiertagen und Anlässen besondere Aufmerksamkeit widmen.

Eines der größten Probleme, das viele Menschen mit Excel haben, ist, dass sie ihre historischen Daten nicht einfach analysieren können – aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Daten Ihres gesamten Monats in eine leicht lesbare Pivot-Tabelle einzufügen, wird dies behoben. Es ist zeitaufwändig, aber es ermöglicht Ihnen, Ihre Verkäufe nach Zeitraum und während verschiedener Saisons zu verfolgen, um den Bestand in Zukunft besser zu optimieren.

So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in Excel:

1. Klicken Sie auf „Einfügen“, wählen Sie „Tabellen“, wählen Sie „PivotTable“. (Klicken Sie auf den Pfeil unter PivotTable, um ein Diagramm zu erstellen.
2. Wählen Sie den Tabellenbereich (z. B. 1A-21G) im Dialogfeld „Pivot-Tabelle erstellen“, das sich öffnet.
3. Wählen Sie den Speicherort der neuen Pivot-Tabelle (neues Arbeitsblatt oder vorhandenes).
4. Klicken Sie auf "OK".
5. Passen Sie Ihre Pivot-Tabelle nach Bedarf an.

5. Überprüfen Sie Ihre Daten

Excel kann ein wertvolles Werkzeug für die Bestandsverfolgung sein, aber es liegt an Ihnen, sicherzustellen, dass Sie alles Notwendige verfolgen und berechnen. Zum Beispiel:

• Wenn Sie die Zeit bis zur Nachbestellung verfolgen, haben Sie die Vorlaufzeiten (Zeit vom Hersteller bis zum Lager oder 3PL) in Ihre Berechnungen einbezogen?
• Berechnen Sie den Gewinn basierend auf den Verkäufen oder basierend auf Ihrem tatsächlichen Gewinn pro Artikel?
• Verwenden Sie Ihr Inventar zur sofortigen Berechnung der Umsatzsteuer?
• Basiert Ihr Gesamtinventarwert auf dem Wiederverkaufs- oder Kaufwert?

Wenn Sie die Zahlen, die Sie in Ihren Berechnungen verwenden, überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, können Sie sich in Zukunft teure und zeitraubende Fehler ersparen.

6. Prüfung und Überprüfung

Excel ist darauf angewiesen, dass Menschen Daten eingeben, es sei denn, Sie haben einen Barcode-Scanner an Ihr System angeschlossen, und selbst dann ist nicht alles automatisiert. Dies führt zu menschlichem Versagen, das Ihr gesamtes Angebot und Ihre Nachfrage durcheinander bringen kann, wenn Sie zu viel oder zu wenig nachbestellen oder Gewinne unter- oder überschätzen.

Eine Richtlinie, bei der sowohl auf Papier als auch in Ihrem Excel-Dokument alles nachverfolgt wird, ermöglicht es Ihnen, Ihren Bestand am Ende eines jeden Tages zu überprüfen, um eventuelle Fehler zu korrigieren.

7. Wissen, wann ein Upgrade erforderlich ist

Excel funktioniert einfach nicht mit mittleren bis großen Bestandsvolumen, da Hunderte von Spalten zu komplex, zeitaufwändig und schwer zu überblicken und aktuell zu halten sind. Irgendwann müssen Sie auf ein dediziertes Bestandsverwaltungssystem umsteigen, und Sie sollten wissen, wann Sie dies tun müssen.

Bestandsverwaltungssoftware wie QuickBooks Commerce ist die Investition wert, wenn Sie einen wachsenden Bestand an Produkten haben, Produkte häufig von Ort zu Ort verschieben (z. B. von einem Lieferanten zu einem 3PL-Lager, zu Ihrem physischen Geschäft oder zu Kunden) und große Mengen verwalten möchten Volumina oder Verfolgung mehrerer Standorte in Echtzeit. Sie können die Anzahl der Stunden, die Kopfschmerzen und den Stress sowie die eingesparten Fehler berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, ob Sie auf ein Auftragsverwaltungssystem umsteigen möchten oder nicht.

QuickBooks Commerce ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamten Verkaufs-, Bestandsverwaltungs-, Buchhaltungs- und Betriebsprozesse von einem Dashboard aus zu verwalten – was einer praktisch garantierten Effizienzsteigerung gleichkommt. Im Gegensatz zu Excel und anderen grundlegenden Inventarisierungstools verwendet QuickBooks Commerce auch Rohdaten und erstellt automatisierte Informationsberichte, die Ihnen leicht verständliche Einblicke geben, wo Ihr Unternehmen am besten abschneidet und wo es verbessert werden könnte.

Ein dediziertes Bestandsverwaltungssystem hilft Ihnen bei allem, von der Optimierung Ihres Bestands für bessere Verkäufe und Rentabilität bis hin zum Ausbau Ihres Unternehmens und der Erweiterung auf zusätzliche Verkaufsstellen, wenn Ihr Kundenstamm wächst – Ihre Bestandsverwaltungslösung sollte also mit Ihnen wachsen.

Je mehr Verkäufe Sie tätigen, desto mehr steigt Ihr Bedarf an einer effektiven Bestandsverwaltung. Durch die Verwendung von Excel können Sie zunächst Kosten senken, aber letztendlich wird ein dediziertes Bestandsverwaltungssystem erforderlich sein, um langfristig Zeit und Geld zu sparen.

Wenn Sie einfache Bestandslistenvorlagen in Excel verwendet haben, aber etwas Anspruchsvolleres benötigen, melden Sie sich kostenlos für eine 14-tägige Testversion von QuickBooks Commerce an.

Hier finden Sie weitere Tipps zur Verwendung von Excel für die Bestandsverwaltung.