Ein langsamer Bestellvorgang kann Unternehmen lahmlegen. Manuelle Systeme und veraltete Tools können negative Auswirkungen auf die Produktivität und das Endergebnis jeder Organisation haben, egal wie effizient sie erscheinen mögen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass multinationale Unternehmen engagierte Mitarbeiter haben, die ein Netzwerk von Lieferanten verwalten, Bestellanforderungen prüfen und freigeben, Bestellungen beschleunigen, Probleme lösen, neue Lagerbestände bestimmen und überschüssige Lagerbestände reduzieren.

Das mag für viele KMU unerreichbar und sogar „übertrieben“ erscheinen. Bis Sie einen Umsatz von etwa 100.000 US-Dollar erreicht haben, kann eine Tabelle für Ihre einfachen Bestandsanforderungen ausreichend sein. Aber viele KMUs mit einem Umsatz zwischen 100.000 und 100 Millionen US-Dollar stellen fest, dass ihre Bestandskomplexität durch ein leistungsfähigeres Tool verringert wird.

Wenn es um das Bestellmanagement geht:Mit einem großartigen Tool kommt eine große Verantwortung. Aber können KMU die gleiche Macht wie große Unternehmen ausüben?

Bevor wir das tun, sehen wir uns an, wie ein typischer Kaufverwaltungsprozess aussieht.

• Ausrichten von Inventar und Kundenverkäufen über alle Vertriebskanäle hinweg
• Verwaltung von Versand und Fracht
• Erfüllung nachverfolgen
• Berichten und Analysieren von generierten Daten

Das Bestellmanagement (oder Beschaffungsmanagement) ist eine ziemlich manuelle Aufgabe – es kann zu Mitarbeiter-Burnout und Kundenabwanderung führen. Daher wenden sich die meisten an ein Auftragsverwaltungssystem, um das Arbeitsvolumen so effizient wie möglich zu bewältigen, Auftragsbearbeitungszeiten zu verkürzen und Fehler zu reduzieren.

Dies ist entscheidend, um den Verbrauchern ein großartiges Erlebnis zu bieten. Bei vielen Optionen für den Online-Kauf ist die Customer Journey bis zum Erhalt des Artikels ein wichtiger Teil des Puzzles, um es richtig zu machen.

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Was ist der Bestellzyklus?

Die Bestelldurchlaufzeit ist ein Schlüsselmaß für die Beschaffungsdurchlaufzeit. Dieses Maß wird als Durchlaufzeit in Stunden vom Eingang einer Bestellanforderungsposition bis zur Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten/Lieferanten berechnet.

Eine solche Berechnung sollte alle Aktivitäten umfassen, die mit der Bearbeitung einer Bestellung verbunden sind, sowie die Dateneingabe, die Zeit, die benötigt wird, um den Empfang durch den Lieferanten zu bestätigen, und die Zeit, die benötigt wird, um mit einer Preis- und Lieferbestätigung zu antworten.

Die Fähigkeit, Mitarbeiteranforderungen in Bestellungen umzuwandeln, ist entscheidend für die Finanzkontrolle, die Führung eines agilen Unternehmens und die Mitarbeiterzufriedenheit. Im Jahr 2006 führte APCQ eine Studie durch, in der die Kosten manueller Kostenbestellungen zwischen 35,88 $ und 506,52 $ angegeben wurden.

Dies sind sehr reale Kosten, die mit der manuellen Bearbeitung von Bestellungen verbunden sind.

Die Beschleunigung der Bestellzyklen erfordert eine Strategie, die Technologie nutzt und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter erweitert.

So beschleunigen Sie Ihre PO-Zykluszeit

1. Automatisieren, automatisieren, automatisieren
Die Automatisierung beschleunigt die Bestellanforderung, indem sie sowohl Benutzern als auch Genehmigern sofortigen Zugriff auf alle Anfragen/Bestellungen im System gewährt. Die Technologie kann auch Sofortberichte erstellen, mit denen Sie Ihre Geschäftskosten im Handumdrehen verfolgen, überwachen und analysieren können.

Aber am wichtigsten ist, dass Technologie Ihnen und Ihrem Team mehr Transparenz und Kontrolle über Zyklen und Genehmigungen bieten kann.

Ein automatisierter Prozess bietet:

• Kosteneinsparungen :Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter können Zeit (und Nerven) sparen, indem sie manuelle, niedere Aufgaben vermeiden. Stattdessen konzentrieren sie sich auf wertschöpfendere Aktivitäten. Im Jahr 2014 beliefen sich die durchschnittlichen Gesamtverarbeitungskosten laut CAPS Research auf 411 $.
• Größere Sichtbarkeit :Überschaubare Ausgaben werden einen großen Beitrag leisten und es Unternehmen ermöglichen, ihren Cashflow effektiv zu verwalten.
• Bessere Kontrolle :Denjenigen, die eine Zahlung anfordern, werden nur genehmigte Kostenstellen und Konten angezeigt, was Ihren Finanzverantwortlichen eine bessere Kontrolle gibt.
• Erhöhte Genauigkeit :Sie eliminieren Möglichkeiten für Fehler wie doppelte Eingaben. Darüber hinaus können Regeln innerhalb der Tech-Plattform Routinefehler verhindern.
• Konformität :Der Workflow kann gemäß Ihren Geschäftsregeln konfiguriert werden und Ihren Bestell- und Lieferanten-/Verkäuferrichtlinien entsprechen.

Einige Beispiele dafür, wie Sie Technologie nutzen können, um Genehmigungsketten zu verkürzen und die Kontrolle über Ihren Prozess zu erlangen:

• Initiieren Sie Verträge mit Lieferanten für bestimmte Artikel, damit diese „vorab genehmigt“ werden.
• Legen Sie Budgets so fest, dass sie für Mitarbeiter sichtbar sind, und sehen Sie, wie verschiedene Teams und Abteilungen gegen das Budget verstoßen.
• Fügen Sie dem Prozess zwei bis drei weitere Personen als Beobachter anstelle von Genehmigern hinzu. Auf diese Weise hält niemand den Prozess auf und Beobachter können eingreifen, wenn ein Problem auftritt.
• Workflows einrichten

2. Supply-Chain-Optimierung
Heutzutage ist die Lieferkette ein komplexes Ökosystem aus Menschen, Prozessen und Technologien.

Früher wollten große Unternehmen und Unternehmen ihre Lieferantenbasis konsolidieren, stärkere Vertragsrabatte aushandeln und Mitarbeiter ermutigen, von dieser bevorzugten Auswahlliste von Anbietern zu kaufen. Aber bei sehr volatilen Schwankungen für Produkte ist eine Lieferantenkonsolidierung möglicherweise nicht die beste. Stattdessen möchten Sie Anbietervielfalt.

Die Optimierung erfordert jedoch eine Analyse der Ausgaben, Fähigkeiten und Leistungen der Lieferanten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Qualität. Überprüfen Sie Ihre Kernstärken und lagern Sie alle anderen Aktivitäten an Ihre spezialisierten Lieferantenpartner aus.

Verbessern Sie die Fulfillment-Raten und die Produktverfügbarkeit am Point of Purchase und stellen Sie eine schlanke Lieferkette sicher, um Margen und Rentabilität zu verbessern. Heutzutage ermöglicht die Technologie Zusammenarbeit und Antworten in Echtzeit.

Ein gutes Auftragsverwaltungssystem hilft bei:

• Verarbeitung von Bestellungen und Zahlungen in jeder Währung und über jeden Vertriebskanal;
• Senden von Bestelldetails an das Lager oder 3PL;
• Abgleich des nächstgelegenen Lagers zum Bestimmungsort des Produkts;
• Sofortiges Aktualisieren des Inventars über alle Vertriebskanäle hinweg;
• Verfolgung des Auftragsfortschritts, damit sowohl der Kunde als auch das Unternehmen ihn sehen können;
• Prognose von Nachfrage und Lagerbeständen, um eine Warnung zu erstellen, wenn eine Auffüllung erforderlich ist;
• Integration mit anderen Apps und Plattformen, um Verwaltungsfunktionen wie Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung zu verbinden.

Bestellungen sind ein alltäglicher Aspekt eines jeden Unternehmens. Aber wenn es schlecht gehandhabt wird, kann es zu Verzögerungen, verspäteten Lieferungen, Mehrausgaben und Frustration für alle Parteien kommen.

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