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Was bedeutet Tagegeld? Wie hoch sind die Tagessätze?

Wenn es um die Begleichung geschäftlicher Reisekosten geht, Unternehmen haben eine Reihe von Möglichkeiten:Bereitstellung von Geschäftskreditkarten für Mitarbeiter, Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten anhand von Reise- und Spesenabrechnungen oder Zahlung von „Tagesgeldern“.

Tagegelder bieten Mitarbeitern einen festen Zuschuss für jeden Tag, den sie außer Haus verbringen, und machen die Verwaltung unzähliger Belege für Spesen überflüssig. Sie erleichtern dem Unternehmen und den Mitarbeitern den Papierkram bei den üblichen Ausgaben für Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten wie Trinkgelder und Gebühren. Bei Verwendung im Rahmen einer umfassenden Reiserichtlinie Tagegelder bieten eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Reisekosten für das Unternehmen steuerlich absetzbar sind und Mitarbeiter nicht auf das Geld, das ihnen erstattet wird, versteuert werden.

Was bedeutet Tagegeld?

Tagegeld bezieht sich am häufigsten auf ein festes Tagegeld, das eine Organisation ihren Angestellten oder Leiharbeitern zur Deckung von Geschäftsreisekosten gewährt. Das Wort leitet sich aus dem Lateinischen ab und bedeutet „Tagesüberschreitung“.

Der Begriff Tagegeld wird manchmal auch verwendet, um eine Beschäftigungsvereinbarung zu beschreiben, bei der Arbeitnehmer – wie Vertretungslehrer, Krankenschwestern oder Fotografen – erhalten einen Tagessatz für Zeitarbeit oder Bereitschaftsdienst. Für einen Arbeitgeber, Tagegelder bieten häufig eine größere Flexibilität in Bezug auf Arbeitskosten und Terminplanung.

Was deckt das Tagegeld ab?

Die Tagegelder decken die Übernachtungskosten, Mahlzeiten und Nebenkosten für jeden Tag der Geschäftsreise. Jede Ausgabe hat einen vorgegebenen Satz, basierend auf den durchschnittlichen Kosten, die mit bestimmten Standorten verbunden sind. Unter diesem Modell ein Unternehmen zahlt in der Regel Teiltagegelder für den ersten und letzten Tag einer Reise, da der Arbeitnehmer einen Teil dieser Tage zu Hause oder im Büro verbringen kann.

Hier sind zwei Beispiele für Tagegelder, die auf den Sätzen der United States General Services Administration (GSA) basieren:

Dreitägige Reise nach Seattle Sechstägiger Ausflug nach Greensboro, NC Unterkunft 257 USD/Nacht 167 USD/Nacht Mahlzeiten 71 USD/Tag 82 USD/Tag Nebenkosten 5 USD/Tag 5 USD/Tag Gesamttagegeld $999 1 $, 524

Wie hoch sind die Reisekosten pro Tag? Wer stellt sie ein?

Die GSA veröffentlicht jährlich Tagessätze. Die Regierung verwendet diese Sätze, um Bundesangestellten für arbeitsbedingte Reisen innerhalb der USA zu erstatten. und sie werden auch häufig von der Privatwirtschaft übernommen. Das liegt daran, dass die Unternehmen die Tagessätze verwenden, um den Mitarbeitern die Unterkunft zu erstatten, Mahlzeiten und Nebenkosten müssen gleich oder geringer sein als die von der Bundesregierung festgelegten, um für das Unternehmen steuerlich absetzbar zu sein und eine Steuerbelastung für Arbeitnehmer zu vermeiden.

Die GSA-Tarife treten jährlich zum 1. Oktober in Kraft und basieren auf den aktuellsten Kostendaten für verschiedene Städte und Landkreise. Es gibt einen Standardtarif, der für ca. 2 gilt, 600 Counties in den USA und mehr als 300 standortspezifische Tarife für besonders teure Gebiete. Die Tagessätze variieren erheblich – nicht überraschend, eine Stadt wie New York oder Los Angeles hat einen höheren Tagessatz als eine kleinere Stadt.

Bundestagegelder

Tagessätze für Standorte innerhalb der kontinentalen Vereinigten Staaten sind auf der GSA-Website verfügbar. Preise für Alaska, Hawaii, US-Territorien und Besitzungen, US-Militäreinrichtungen und das Ausland sind über das US-Verteidigungs-Reisemanagementbüro verfügbar; diejenigen für das Ausland finden Sie auch auf der Website des US-Außenministeriums.

Die GSA-Tagesgeld-Webseite und ihre mobile App bieten einen Index, der nach Städten, Bundesland und Postleitzahl. Der Index ist in zwei grundlegende Kategorien unterteilt:„Unterkunftspreise“ und „Mahlzeiten &Nebenkosten (M&IE)-Preise“. Sowohl der Standardtarif als auch die standortspezifischen Tarife zeigen monatliche Zahlen an (z. B. der standortspezifische Übernachtungspreis für Chicago beträgt 134 USD im März 2021 und 216 USD im Juni). Der Index ermöglicht es Ihnen auch, bestimmte Reisedaten für einen bestimmten Ort einzugeben und die Gesamtpauschale für den definierten Zeitraum zu erhalten.

Die Tagessätze variieren stark zwischen den Bundesstaaten und Städten. Zum Beispiel, der von der GSA festgelegte Standardpreis für Unterkünfte (ohne Steuern) im Jahr 2021 beträgt 96 USD pro Nacht. aber für die Gegend von Los Angeles, Es kostet 182 USD pro Nacht (für die meisten Monate; der Betrag ändert sich je nach Monat, in dem Sie reisen). Der Standardpreis für Mahlzeiten beträgt 55 USD, aber in Los Angeles, es ist normalerweise $66.

Wie funktioniert das Tagegeld?

Die Reiserichtlinien eines Unternehmens sollten eine Tagespauschale enthalten, die klar definiert, was abgedeckt ist und welche Tarife für die Zahlung oder Rückerstattung für alle relevanten Standorte verwendet werden.

Arbeitnehmer können täglich bis zur Höhe des Zuschusses ausgeben, Einreichung von Tagesberichten mit Belegen für die Unterbringung, das genehmigte Tagegeld zu erhalten. Sie können die Differenz in der Regel einstreichen, wenn die Ausgaben unter das Limit fallen.

Was bedeutet die Erstattung von Tagessätzen für Steuern?

Das US-Steuergesetz ermöglicht es Unternehmen, normale und angemessene Ausgaben im Zusammenhang mit Mitarbeiterreisen abzuziehen. Dies beinhaltet Tagegelder. Jedoch, eine Organisation muss einen „rechenschaftspflichtigen Plan, ” gemäß IRS-Richtlinien, die Ausgaben zu belegen. Dies bedeutet einfach, dass die Ausgaben direkt mit dem Geschäft zusammenhängen, Mitarbeiter müssen ihre Ausgaben in angemessener Weise abrechnen (durch Vorlage eines täglichen Berichts) und Mitarbeiter müssen alle übersteigenden Erstattungen (über den staatlich festgelegten Tagessätzen) innerhalb einer angemessenen Frist erstatten.

Es ist nicht erforderlich, dass Mitarbeiter Essens- und Nebenbelege vorlegen, wenn sie ein Tagegeld erhalten, obwohl der IRS Einlieferungsbelege verlangt. Tagegelder sind für Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, sofern die erforderlichen Tagesberichte folgende Angaben enthalten:

  • Geschäftszweck der Ausgabe
  • Datum, Zeit, Ort und Höhe der Kosten
  • Quittungen für die Unterkunft

Wie zahlen Unternehmen in der Regel Tagessätze?

Arbeitnehmer, die Tagegelder beziehen, müssen die Meldung innerhalb von 60 Tagen nach der Reise einreichen, um eine Steuerpflicht zu vermeiden. Wenn Mitarbeiter keine Berichte einreichen, der IRS betrachtet Tagegelder als steuerpflichtiges Einkommen. Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern in der Regel Tagegelder elektronisch oder per Scheck, nach Erhalt der Mitarbeiterberichte. Sie werden als vom Lohn getrennte Zahlungen ausgestellt und sind nicht steuerpflichtig, einschließlich der Bundessteuer nach dem Versicherungsbeitragsgesetz (FICA).

Vorteile von Tagegeld

Die Möglichkeit, Reisekosten auf Tagesbasis zu erstatten, vereinfacht die Spesenabrechnung und -abrechnung, Gleichzeitig können Unternehmen die Reisekosten der Mitarbeiter besser vorhersagen. Das spart Buchhaltungszeit und Papierkram. Wenn Mitarbeiter nicht ausgegebenes Geld behalten dürfen (solange es unter den effektiven Tagessätzen der Regierung liegt), dient dies als Anreiz, die Kosten niedrig zu halten und die Ausgaben für das Unternehmen zu minimieren.