Spesenmanagement für kleine Unternehmen:10 Möglichkeiten, wie Spesensoftware KMUs beim Wachstum unterstützen kann

Spesenmanagement ist der Prozess, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeitern Gelder erstatten, die für geschäftsbezogene Angelegenheiten ausgegeben wurden. Es wird meistens mit Reisekosten in Verbindung gebracht, aber um dem Geschäft wirklich zu nützen, Das Spesenmanagement sollte alles umfassen, für das ein Mitarbeiter eine Erstattung beantragen kann, was unscharf werden kann – von Heimbürobedarf bis hin zu Software-Abonnements.

Das Spesenmanagement stellt ein kleines Unternehmen vor viele Herausforderungen. Manuell gemacht, es kann eine erhebliche Investition in Geld und Zeit erfordern. Es dauert $58, im Durchschnitt, eine Spesenabrechnung einzureichen und zu bearbeiten, und zusätzliche 52 $, um es zu korrigieren, nach der Global Business Travel Association (GBTA).

Ein angemessenes Ausgabenmanagement ermöglicht es kleinen Unternehmen, Einblick in die Ausgaben der Mitarbeiter zu erhalten und Ausgaben zu kategorisieren. Es gewährleistet die Einhaltung der Steuervorschriften und vollständige, leicht zugängliches Reporting für Audits. Es macht den Mitarbeitern klar, was die Richtlinien sind und befähigt sie, sie einzuhalten. Das richtig durchgeführte Spesenmanagement bedeutet, dass die Finanzen keine Ausgaben mit einem Mitarbeiter bestreiten oder erklären müssen, warum sie nicht rechtzeitig erstattet wurden.

Es nützt niemandem, Zeit und Geld für unhandliche Spesenmanagementprozesse aufzuwenden. Ihre Automatisierung legt den Grundstein für Wachstum:Sie haben zufriedenere Mitarbeiter mit mehr Zeit für das, wofür Sie sie eingestellt haben, und genauere und zugänglichere Daten, mit denen Sie Geschäftsentscheidungen treffen können.

10 Möglichkeiten, wie eine Spesenmanagement-Software kleine Unternehmen wachsen lässt

1. Reisekosten kontrollieren.

   Reisekosten machen 10-12% des Jahresbudgets eines Unternehmens aus und machen etwa 1% seines Umsatzes aus. nach Benchmark-Daten von Accenture. Und kleine Unternehmen geben in der Regel mehr für Reisen aus als Unternehmen, zum Teil, weil ihnen die Kauf- und Verhandlungsmacht mit Reisepartnern fehlt und sie verständlicherweise ihr Bestes geben, um vor die Kunden zu treten und ihre Mitarbeiter zusammenzubringen. Regeln, die Ausgabengrenzen festlegen, können helfen, die Kosten zu kontrollieren. Mit Kostenmanagement-Softwaresystemen, Führung kann diese Grenzen erkennen und setzen.

2. Stellen Sie die Einhaltung der Richtlinien für das Ausgabenmanagement sicher.

   Diese Regeln sollten das Ergebnis einer guten Ausgabenverwaltungspolitik sein. Etwa zwei Drittel der von Allstar Business Solutions befragten Personen gaben an, die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens nicht gelesen zu haben. Bei den Beschäftigten kleinerer Unternehmen ist dieser Anteil höher. Ein Zehntel dieser Mitarbeiter verlangt daher nie eine Erstattung. Inzwischen, 56 % der CFOs gaben in einer kürzlich von Robert Half Management Resources durchgeführten Umfrage an, dass sie über einen Zeitraum von drei Jahren einen Anstieg der Zahl „unangemessener Erstattungsanträge“ von Arbeitnehmern festgestellt haben.

   Spesenmanagementsysteme arbeiten an beiden Enden dieses Spektrums. Sie kennzeichnen unangemessene oder fragwürdige Ausgaben und erleichtern zögerlichen Mitarbeitern das Einreichen einer Erstattung.

3. Einfache Verwaltung und Verfolgung von Papierbelegen.

   Die meisten Richtlinien verlangen von den Mitarbeitern, Belege zu protokollieren. Der Verlust von Papierbelegen ist jedoch eine der größten Herausforderungen für das Ausgabenmanagement für kleine Unternehmen. Ein gutes Spesenmanagementsystem beginnt mit der Vereinfachung dieses Teils des Prozesses, was für die Mitarbeiter, die Ausgaben einreichen, und die Buchhalter, die diese verarbeiten, belastend ist. Die Kostenverwaltungssoftware kann optische Zeichenerkennungstechnologie umfassen, bei dem ein mit einem Mobiltelefon aufgenommenes Foto automatisch den richtigen Spesenabrechnungsfeldern zugeordnet wird.

4. Reduzieren Sie Datenfehler, die zu Überzahlungen führen.

   Im Durchschnitt, 19% der Spesenabrechnungen weisen Fehler auf, laut GBTA. Manuelles Spesenmanagement erfordert eine Art Tanz zwischen Mitarbeiter, ihren Vorgesetzten und die Buchhaltung, in der die Ausgaben protokolliert werden, überprüft, in Frage gestellt, erneut überprüft, bestritten, umstritten und so weiter. Nach dem Weg, viele Fehler können in die Erstattung einfließen. Durch die Automatisierung der Quittungserfassung und Berichtsablage, und Hinweis auf fragwürdige Behauptungen, Kostenmanagement-Software kann Datenfehler erheblich reduzieren.

   Einer dieser häufigen Fehler ist die Überzahlung des Mitarbeiters. Bestimmte Bereiche sind weit verbreitet für diese Art von Straftaten – einschließlich der manuellen Kilometerverfolgung oder qualifizierten Ausgaben, bei denen der Mitarbeiter keine Papierquittungen vorlegen muss. Laut einer Umfrage kostet Spesenbetrug US-Unternehmen jährlich 2,8 Milliarden US-Dollar. Dabei sind die zusätzlichen Kosten für die Verarbeitung der Berichte noch nicht einmal berücksichtigt. welche Spesenmanagement-Software stark reduziert. Unternehmen, die eine Spesenabrechnungssoftware verwenden, senken die Bearbeitungskosten um ein Viertel, laut Aberdeen-Gruppe, ein B2B-Branchenanalyseunternehmen.

5. Stellen Sie die Einhaltung der Steuervorschriften sicher, indem Sie leicht zugängliche Berichte bereitstellen.

   Durch die interne Einhaltung Ihrer Spesenrichtlinien kann auch die Einhaltung der IRS-Vorschriften bei der Einreichung und Zahlung von Steuern sichergestellt werden. Für öffentliche Unternehmen, die die Sarbanes-Oxley (SOX)-Vorschriften einhalten müssen, Die Kostenmanagement-Software bietet anpassbare Kontrollen und die Tools zur Selbstprüfung für SOX. Die IRS-Regeln verlangen von Unternehmen, Daten sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Spesenverwaltungssoftware protokolliert alle Informationen im Zusammenhang mit von Mitarbeitern initiierten Ausgaben und macht Berichte für Prüfungszwecke leicht zugänglich – ob intern oder von Investoren angefordert, Kreditgeber oder Aufsichtsbehörden.

6. Beschleunigen Sie die Erstattung durch Integration mit Kreditoren- und Gehaltsabrechnungssystemen.

   Die Zeit von der geschäftsbezogenen Einkäufe durch den Mitarbeiter bis zur Erstattung kann bis zu vier Wochen betragen, laut einer Studie von Allstar Business Solutions. Die Integration von Spesensoftware in ein Gehaltsabrechnungssystem beschleunigt den Prozess. Best-in-Class-Unternehmen verwandeln Spesenabrechnungen innerhalb von 3 1/2 Tagen in Erstattungen, nach Aberdeen.

   Auch die Integration mit dem Hauptbuchsystem ist entscheidend, damit die Daten in den Kontenplan des Unternehmens gebucht werden. Die Integration mit Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssystemen macht es einfacher, die Ausgaben der Mitarbeiter nach Kategorien aufzuschlüsseln und die Ausgaben im Zeitverlauf zu vergleichen, um Ausreißer zu identifizieren. Trends und Sparmöglichkeiten.

7. Verkürzen Sie Arbeitsabläufe, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.

   Nach Angaben von Aberdeen, Unternehmen sehen im Durchschnitt 1 1/2 Spesenabrechnungen pro Mitarbeiter und Monat. Die GBTA sagt, dass es im Durchschnitt 18 Minuten dauert, bis die Finanzen jeden Bericht korrigieren. Zusammen genommen, das heißt in einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, Finanzteams verbringen fast 23 Stunden im Monat damit, Berichte zu korrigieren. Kennzeichnung unangemessener Ausgaben oder Fehler, die Benachrichtigung von Genehmigern und die Integration in die Gehaltsabrechnung können diese Zeit erheblich verkürzen.

8. Benutzerfreundlichkeit gewährleistet Engagement und Compliance.

   Die größte Beschwerde über das manuelle Spesenmanagement – ​​auf der Mitarbeiter- und Finanzseite – ist, dass es klobig und überhaupt nicht benutzerfreundlich ist. Ein benutzerfreundliches Produkt mit Funktionen zur mobilen Belegerfassung, weist Benutzer automatisch auf mögliche Fehler hin und stellt sicher, dass sie schnell erstattet werden, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter die Ausgabenrichtlinien einhalten, erheblich.

9. Zentralisierte Daten verbessern die Ausgabenanalyse.

   Spesenmanagementsysteme ermöglichen auch die Integration von Firmenkreditkarten, um den Abgleich zu erleichtern. Sie rationalisieren Daten in verschiedenen Formaten und protokollieren sie alle in einer gemeinsamen Datenbank. Mit einem vollständigen Überblick über die von Mitarbeitern initiierten Ausgaben, Finance kann Ausreißer bei den Ausgaben leichter identifizieren und die Gründe dafür aufschlüsseln – um zu sehen, ob sie auf Wirtschaftlichkeit oder Betrug zurückzuführen sind. Die Ausgaben der Abteilungen werden ebenfalls leicht zu sehen. Die Daten können verwendet werden, um Preise mit bevorzugten Reisepartnern oder -anbietern zu identifizieren oder auszuhandeln. Unternehmen können diese Kosten bei der Ermittlung der tatsächlichen Kundengewinnungskosten berücksichtigen.

10. Intuitive Tools steigern das Engagement der Mitarbeiter.

    Eine der größten Herausforderungen für ein kleines Unternehmen besteht darin, gute Mitarbeiter zu finden und zu halten. Schlechte mitarbeiterorientierte Prozesse werden die Mitarbeitererfahrung schnell verderben, und vielleicht ist nichts wichtiger, als die richtige, pünktliche Zahlung für den oft mühsamen Prozess der Geschäftsreisen. Bereitstellung intuitiver Tools für Mitarbeiter, die die Teile ihrer Arbeit erleichtern, die keinen Mehrwert bieten, wie Einreich- und Bearbeitungskosten, ist eine der vielen Möglichkeiten, eine qualitativ hochwertige Mitarbeitererfahrung aufzubauen.

Cloud-basierte Software ist eine gute Wahl für das Ausgabenmanagement für kleine Unternehmen. Kleine Unternehmen haben nicht viele Leute, die sie für Softwareprojekte einsetzen können. Die Migration zu einem Spesenmanagementsystem kann Mitarbeiter nicht wochen- oder monatelang von ihrer Arbeit wegnehmen. Ein guter Partner für die Softwareimplementierung bietet Best Practices für die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, Bewertung der Auswirkungen auf verschiedene Interessengruppen, und robuste Datenmigrationstools und -praktiken bei der Implementierung eines Spesenmanagementsystems.

Die besten Spesenmanagementprozesse antizipieren Veränderungen in Wirtschaft und Umwelt. Gleichfalls, Cloud-basierte Spesenmanagementsysteme können einfach aktualisiert und aktualisiert werden, sowie skalierbar, wenn das Unternehmen wächst und Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen benötigt. Am wichtigsten, Mitarbeiter können überall auf Cloud-basierte Software zugreifen, die bei Spesenabrechnungen oft nicht am Schreibtisch sind.