So schreiben Sie eine Spesenabrechnung für kleine Unternehmen

Das Spesenmanagement stellt ein kleines Unternehmen vor viele Herausforderungen. Ausgaben zügeln, Die Aufrechterhaltung der Kontrolle darüber, wer die Mittel des Unternehmens ausgibt, und das Verständnis der steuerlichen Auswirkungen wirken sich direkt auf das Endergebnis aus. Die Erstellung einer gründlichen Spesenabrechnung hilft Ihrem Unternehmen, Steuerabzüge zu nutzen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter effektiv erstattet werden.

Zusätzlich, Da Unternehmen ihren Mitarbeitern zunehmend erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, Viele Unternehmen bearbeiten neue und/oder vermehrte Anträge auf Erstattung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Fernarbeit. Um die kurzfristige Liquidität zu erhöhen, Viele kleine Unternehmen prüfen genau, wo sie Kosten einsparen können und was sie zu erstatten haben.

Was ist eine Spesenabrechnung für kleine Unternehmen?

Eine Spesenabrechnung verfolgt Ausgaben, die Mitarbeitern im Rahmen der Durchführung von Geschäftsfunktionen entstehen. Ein Hauptzweck von Spesenabrechnungen ist die Erstattung von Ausgaben, die Mitarbeiter aus eigener Tasche oder mit einer Firmenkreditkarte bezahlt haben. Wir werden beide Szenarien hier behandeln.

Die zentralen Thesen

• Richtig gemacht, Spesenabrechnungen ermöglichen es Unternehmen, Steuerabzüge für Erstattungen an Mitarbeiter zu erhalten.
• Organisierte Berichte helfen Kleinunternehmern zu verstehen, wo Mitarbeiter das meiste Geld ausgegeben haben, und können Betrug leichter erkennen.
• Kleine Unternehmen können eine einfache Excel-Vorlage für Spesenabrechnungen verwenden, um Mitarbeiterinformationen und die relevanten Details zu jeder Ausgabe über einen bestimmten Zeitraum zu erfassen.
• Wenn Unternehmen reifen, Sie können mit einem Kostenmanagementsystem, das einen Großteil des Prozesses automatisiert, große Vorteile erzielen.

Warum sind Spesenabrechnungen wichtig?

Ein Unternehmen, das von Mitarbeitern Spesenabrechnungen verlangt, kann Steuerabzüge in Anspruch nehmen. Wenn Ausgaben im Rahmen eines sogenannten rechenschaftspflichtigen Plans erstattet werden, die Erstattungen werden beim Arbeitnehmer nicht als Lohn versteuert und das Unternehmen kann die Erstattungen als Betriebsausgaben absetzen. Bei nicht rechenschaftspflichtigen Plänen, Erstattungen werden als Bruttoeinkommen der Arbeitnehmer behandelt und besteuert.

Um ein rechenschaftspflichtiger Plan zu sein, der IRS verlangt, dass die Vereinbarungen zur Kostenerstattung diesen drei Regeln entsprechen:

1. Die Ausgabe muss einen geschäftlichen Bezug haben. Der Arbeitnehmer muss während der Erbringung von Dienstleistungen als Arbeitnehmer abzugsfähige Aufwendungen bezahlt oder getätigt haben.
2. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber diese Aufwendungen innerhalb einer angemessenen Frist angemessen zu erstatten. Dies wird erreicht, indem dem Arbeitgeber eine Kostenaufstellung (in der Regel eine Spesenabrechnung) und ein Beleg über die Kosten vorgelegt werden, wie zum Beispiel Quittungen.
3. Überschüssige Erstattungen oder Zulagen sind vom Arbeitnehmer innerhalb einer angemessenen Frist zu erstatten.

Vorteile einer Spesenabrechnung für kleine Unternehmen

Die Verpflichtung von Mitarbeitern, Spesenabrechnungen für erstattungsfähige Geschäftsausgaben einzureichen, kann für kleine Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Hier sind drei wesentliche Vorteile:

• Profitieren Sie von Steuerersparnissen. Durch die Aufforderung an die Mitarbeiter, Spesenabrechnungen für erstattungsfähige Geschäftsausgaben vorzulegen, Das Unternehmen kann Steuererleichterungen nutzen, indem es diese gemäß den Regeln des rechenschaftspflichtigen Plans zurückerstattet. Da Aufwandsentschädigungen abgezogen werden können, das reduziert die steuerbelastung des unternehmens.
• Reisekosten und andere Ausgaben besser verstehen. Mit einer regelmäßigen Spesenabrechnungsrichtlinie, kleine Unternehmen können Verkäufe und andere mitarbeiterbezogene Ausgaben besser verstehen. Ein Anstieg der Fluggebühren wird sich auf ein kleines Unternehmen auswirken, das Vertriebs- oder Servicepersonal für ausgedehnte Reisen benötigt. zum Beispiel. Ähnlich, Einige Unternehmen geben viel für Mahlzeiten für Kunden oder potenzielle Kunden aus. Formalisierte Spesenabrechnungen bieten Einblick in diese Kosten und das Management kann Richtlinien ändern, um die Ausgaben entsprechend anzupassen.
• Widerlegen Sie fragwürdige Ausgaben und verhindern Sie direkten Betrug. Ausgabenberichte helfen dem Unternehmen, Bereiche mit hohen Ausgaben zu erkennen und Änderungen vorzunehmen. Das ist wichtig, 56 % der CFOs gaben in einer Umfrage von Robert Half Management Resources an, dass sie in den letzten drei Jahren einen Anstieg der Anzahl „unangemessener Erstattungsanträge“ von Arbeitnehmern festgestellt haben. Einige sind leicht zu erkennen und ohne Argument abzulehnen – eine Yacht, eine Reise nach Italien und ein Pogo-Stick sind drei Dinge, die Führungskräfte Robert Half erzählten, dass sie Mitarbeiter gesehen haben, die versucht haben, Kosten einzuplanen. Andere können durchrutschen, weil ihre Gültigkeit im Rahmen der Police weniger eindeutig ist, wie Kinderbetreuung, Buntstifte oder Bettwanzenentfernung.

Was sollte eine Spesenabrechnung beinhalten?

Unsachgemäße Spesenabrechnungen können das Nebenprodukt einer unklaren oder unrealistischen Spesenpolitik oder einer schlecht kommunizierten sein. Und wenn die Richtlinie nicht klar ist, es gibt kaskadierende Auswirkungen, einschließlich Zeitaufwand für die Fertigstellung, ablehnen, erneute Einreichung und Bearbeitung von Aufwands- und Erstattungsanträgen.

Jede Spesenabrechnung sollte enthalten:

• Der Name des Mitarbeiters
• Das Datum der Berichtseinreichung
• Eine Nummer, mit der Sie darauf verweisen können
• Der Name des Vorgesetzten des Mitarbeiters
• Der Zeitraum, für den die Kostenerstattung beantragt wird
• Eine detaillierte Liste aller Ausgaben, die Folgendes umfasst:
• Das Datum, an dem die Kosten angefallen sind
• Die Spesenabrechnung aus dem Kontenplan, mit der sie verknüpft werden soll (d. h. Mitarbeiterreisen, Bürobedarf)
• Die Höhe der Kosten
• Eine genaue Kostenbeschreibung, einschließlich was es war und wo es war, und der Geschäftszweck oder die Geschäftsbeziehung
• Belege für alle Ausgaben, wo möglich

Die Kilometerkosten sollten Informationen enthalten über:

• Die Adresse des Startortes
• Die Adresse des Endstandorts
• Der genaue Kilometerstand zwischen diesen Punkten
• Der IRS-Bundesstandard-Meilensatz zur Berechnung der Gesamtkilometerrückerstattung (der Satz für 2020 beträgt 57,5 ​​Cent pro Meile).

7 Schritte zum Erstellen einer Spesenabrechnung für Ihr kleines Unternehmen

• Wenn das Unternehmen keine Spesenverwaltungssoftware hat, Beginnen Sie mit der Erstellung einer Vorlage in Microsoft Excel. Es gibt viele kostenlose Excel-basierte Vorlagen.
• Die Vorlage sollte oben im Formular Bereiche zur Eingabe grundlegender Informationen bereitstellen. Dazu gehören der Name des Mitarbeiters und/oder die Mitarbeiter-Identifikationsnummer, das Datum der Übermittlung des Formulars, eine Referenznummer/Rechnungsnummer, den Namen ihres Vorgesetzten und den Zeitraum, für den die Kostenerstattung beantragt wird.
• Erstellen Sie eine Spalte für das Ausgabendatum. Hier trägt der Mitarbeiter das Datum ein, an dem jede Ausgabe angefallen ist.
• Erstellen Sie im Kontenplan eine Spalte für das Spesenkonto, aus der die Spesen erstattet werden. In Excel, Dies kann ein Dropdown-Menü sein, in das das Finanzteam die relevantesten Spesenkonten für die Mitarbeitererstattung importiert hat.
• Erstellen Sie eine Spalte für den Ausgabenbetrag. Hier gibt der Mitarbeiter den genauen Betrag ein, der seiner Quittung entspricht.
• Erstellen Sie eine Spalte für die Ausgabenbeschreibung. Der Mitarbeiter wird beschreiben, wofür die Erstattung beantragt wird und warum es sich um eine legitime Geschäftsausgabe handelt.
• Bitten Sie die Mitarbeiter, Belege so zu nummerieren, dass sie mit den Zeilen übereinstimmen, in denen jede Ausgabe aufgeführt ist.

Verwenden von Excel zum Erstellen eines Spesenberichts

Die obigen Schritte können einen Mitarbeiter durch die manuelle Erstellung und Eingabe von Ausgaben in eine Excel-Tabelle leiten. Microsoft bietet kostenlose Excel-basierte Spesenabrechnungsvorlagen an. Das folgende Beispiel wurde leicht bearbeitet, um Spalten zu Unterhaltung zu entfernen. die nach dem Tax Cuts and Jobs Act nicht mehr als Betriebsausgabe gelten und nicht steuerlich absetzbar sind.

Excel kann ein nützliches Werkzeug sein, um die Spesenabrechnung für kleine Unternehmen zu verwalten. aber ein Unternehmen kann schnell feststellen, dass es den manuellen Prozessen, die es erfordert, entwachsen wird. Die Global Business Travel Association (GBTA) schätzt, dass für die Einreichung und Bearbeitung einer Spesenabrechnung durchschnittlich 58 USD und für die Korrektur weitere 52 USD benötigt werden. Im Durchschnitt, 20% enthalten Fehler, Für die Reparatur benötigen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung jeweils 18 Minuten. Weitere Automatisierung des Prozesses – von der Erstellung der Spesenabrechnung, zu Zulassungen, Integration in die Kreditorenbuchhaltung – bringt große Effizienzgewinne.

Verwendung von Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Software

Laut Technavio werden die Investitionen in die Automatisierung des Ausgabenmanagements voraussichtlich bis 2021 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 12 % wachsen. wobei ein wichtiger Treiber die wachsende mobile Belegschaft ist.

Spesenverwaltungssysteme nutzen Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR), um ein Foto eines Belegs zu verwenden, um Felder in einer Spesenabrechnung automatisch auszufüllen. Diese Datenerfassungstechnologie vereinfacht die Spesenabrechnung für die mobile Belegschaft. Zusätzlich, Die Integration mit GPS-Geräten kann eine einfache und genaue Möglichkeit zur Aufzeichnung von Kilometern schaffen.

Eine Spesenverwaltungssoftware kann auch Gebühren, die außerhalb der Richtlinie liegen, automatisch kennzeichnen und Mitarbeiter daran hindern, mit fragwürdigen Ausgaben fortzufahren. Außerdem leitet es Berichte zur Genehmigung an die richtigen Personen weiter. Sicherstellung ordnungsgemäßer Kontrollen und Einsparung von Zeit für das Kreditorenteam. Und wenn die Lösung mit der Kreditorenbuchhaltungssoftware eines Unternehmens verknüpft ist, Es kann den Zahlungsprozess rationalisieren – etwas, das sowohl das Buchhaltungsteam als auch die Mitarbeiter zu schätzen wissen.

Nehmen Sie Spark MicroGrants, zum Beispiel, ein Startup, das Gemeinden in Ostafrika Seed-Zuschüsse gewährt, damit Einwohner ihr eigenes Unternehmen gründen können. Für jedes der vier Länder, in denen es tätig ist, Der Finanzsachbearbeiter brauchte einen Tag, um alle Spesenabrechnungen abzugleichen. Der Finanzdirektor würde diese Berichte überprüfen und mit Fragen zurückkommen, führt zu viel hin und her. Besseres Spesenmanagement – ​​nämlich Implementierung von Spesenmanagement-Software – spart Spark MicroGrants 64 Stunden pro Monat.

Da Unternehmen im Zuge von COVID-19 damit beginnen, Geschäftsreisen wieder aufzunehmen und mehr Flexibilität für die Arbeit von zu Hause aus anzubieten, es werden sicher neue Probleme auftauchen. Unternehmen können sich jetzt vorbereiten, indem sie Richtlinien und Prozesse vereinfachen. und stellen Sie sicher, dass die Spesenabrechnung für Mitarbeiter, die nur versuchen, ihre Arbeit zu erledigen, kein zusätzlicher Stress ist.