Warum effiziente Geschäftskommunikation zu Produktivität bei der Remote-Arbeit führt

Effiziente Kommunikation für WFH

Unter den Menschen bricht eine neue Ära an! Nennen Sie dies die Ära der „neuen Normalität“. Fernarbeit wird bei Führungskräften und ihren Mitarbeitern immer beliebter. Da Unternehmen nach neuen Wegen suchen, um zu wachsen und die Produktivität zu steigern, ist der Welleneffekt von „Veränderungen“ unvermeidlich geworden.

Laut einer Studie, an der 317 Befragte (alle Chief Financial Officers) teilnahmen, erwarten 74 % dieser CFOs, dass 5 % ihrer Mitarbeiter dauerhaft von zu Hause aus arbeiten. Das ist nicht alles. 4 % von ihnen erwarten, dass bis zu 50 % ihrer Belegschaft dauerhaft von überall aus arbeiten. Unterdessen erwarten 17 %, dass 20 % ihres Teams dauerhafte Telearbeiter werden.

Diese Ergebnisse sind beeindruckend, zumal sie auf eine neue globale Geschäftspraxis hinweisen. Es wird geschätzt, dass bis zum Jahr 2035 die Zahl der digitalen Nomaden weltweit einen atemberaubenden Höchststand von 1 Milliarde erreichen wird. Das ist aufregend, wenn man bedenkt, dass noch vor zwei Jahrzehnten eine Remote-Belegschaft als Mythos galt. Im Jahr 2019 arbeiteten nur 3,4 % der erwerbstätigen Erwachsenen von zu Hause aus – eine Zahl, die seitdem allein in den Vereinigten Staaten auf über 51 % gestiegen ist.

So beeindruckend diese Zahlen auch sind, ein Remote-Team ist nichts, wenn die Belegschaft nicht produktiv ist. Jedes Unternehmen hat die Absicht zu wachsen, aber dies kann nur durch erfolgreiche Teamarbeit und effektives Management erreicht werden. Um all dies zu erreichen, ist Kommunikation wichtig. Nicht irgendeine Art von Kommunikation, sondern eine produktive und effektive.

Produktive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstumsinstruments für eine Organisation. Es spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer dauerhaften Arbeitsbeziehung auf allen Managementebenen. Dies gilt umso mehr, als immer mehr Unternehmen Remote-Arbeitsteams betreiben. Produktive Kommunikation ist heute mehr denn je notwendig.

Dynamicsignal führte eine Umfrage durch, die zeigte, dass erstaunliche 86 % der Pädagogen, Mitarbeiter und Unternehmensleiter sich in einer Sache einig waren:Ineffektive Kommunikation kann Misserfolge am Arbeitsplatz fördern.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Ihre Remote-Mitarbeiter durch effiziente Kommunikation mit ihren Teamkollegen erfolgreich Ergebnisse erzielen können.

Do:Offene Kommunikationswege aufrechterhalten

Die Aufrechterhaltung offener Kommunikationswege ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern und Vertrauen zwischen Managern und ihren Remote-Mitarbeitern aufzubauen. Durch die Stärkung der Bindung zwischen Arbeitnehmern und ihren Arbeitgebern engagieren sich die Arbeitnehmer stärker für ihre Arbeit. Das Wissen, dass sie ihren Chef leicht erreichen, Fragen stellen und Beschwerden einreichen können, gibt ihnen das Gefühl, Teil des Unternehmens zu sein und dass ihre Beiträge wichtig sind.

Engagierte Mitarbeiter sind produktiver und suchen mit geringerer Wahrscheinlichkeit woanders nach neuen Jobs. Aus diesem Grund haben Unternehmen wie Adobe den Check-in-Prozess eingeführt, anstatt den formellen Überprüfungsprozess zu verwenden, der in den meisten Unternehmen üblich ist. Die Check-in-Methode beinhaltet eine informelle Kommunikationstechnik, bei der die Kommunikation regelmäßig und kontinuierlich stattfindet. Manager legen mit ihren Mitarbeitern Erwartungen/Ziele fest, erhalten und geben Feedback und diskutieren Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, alles abhängig von den Bedürfnissen jedes einzelnen Mitarbeiters.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mit dem unangenehmen Gefühl konfrontiert werden müssen, das mit monatlichen Leistungsgesprächen einhergeht. Arbeitnehmer beginnen, ihre Arbeitgeber/Manager als Coaches zu sehen, statt als einschüchternde Figuren, die sie meiden müssen.

Do:Besprechen Sie kurz- und langfristige Ziele

Indem Sie auf dem Laufenden bleiben, wie jeder Remote-Mitarbeiter seine täglichen oder wöchentlichen Aufgaben erledigt, können Sie besser verstehen, wann Ihre Mitarbeiter vor Herausforderungen stehen. Auf diese Weise können Mitarbeiter besprechen, wie ihre Aufgaben verlaufen, ihre Vorgesetzten wissen lassen, wenn sie vor Herausforderungen stehen, und dann Feedback dazu erhalten, wie sie ihre gesetzten Ziele erreichen können. Vielleicht fühlt sich der Mitarbeiter überfordert. Das bedeutet, dass es genügt, das gesetzte Ziel neu auszurichten, um den Druck abzubauen und ihre Kreativität und ihren Input zu steigern.

Die Möglichkeit der wechselseitigen Kommunikation bei Aufgaben gibt Raum für Flexibilität und hilft den Mitarbeitern, voranzukommen, um das zu meistern, was vor ihnen liegt. Denn sie fühlen sich unterstützt. Etwas so Einfaches wie das Besprechen einer Aufgabe und das Neuausrichten alter Ziele auf realistischere mit besseren Zeitplänen kann den Unterschied ausmachen.

Do:Mitarbeiter über Unternehmensangelegenheiten auf dem Laufenden halten

Ein weiterer Fehler, den Manager in Bezug auf die Kommunikation machen, ist das Vergessen, die Mitarbeiter über die Probleme und Fortschritte des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter wie Außenseiter oder Roboter im Getriebe des Unternehmens, in dem sie arbeiten.

Arbeitnehmer fühlen sich menschlich und bereit, sich mehr anzustrengen, wenn sie glauben, dass sie als Teil des Unternehmens angesehen werden. Allein das vermittelt das Gefühl, dass Sie sie für entscheidend für das Wachstum des Unternehmens halten. Geben Sie Ihren Remote-Mitarbeitern nicht den Eindruck, dass sie nicht wichtig sind, indem Sie wichtige Unternehmensentwicklungen von ihnen fernhalten.

% der globalen Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzrichtlinien verwenden, um Top-Talente anzuziehen und zu halten

Informieren Sie Ihr Remote-Team über die Ziele, das Leitbild und die Ausrichtung des Unternehmens. Lassen Sie sie verstehen, wie ihre Beiträge in diese Mission passen. Wenn das Unternehmen ein schlechtes oder ein großartiges Jahr hat, seine Ziele erreicht oder unterdurchschnittlich abschneidet, halten Sie Ihre Mitarbeiter darüber auf dem Laufenden.

Diese Form der Kommunikation fördert die Mitarbeiterbindung. Plötzlich sind sie nicht nur unbedeutende Arbeiter, die einen Lohn erhalten; Sie sind jetzt Teil des Unternehmens und geben ihr Bestes, um dessen Wachstum sicherzustellen. Dies bedeutet, dass sie ein erhöhtes Zugehörigkeits- und Sinngefühl haben. Dadurch ist es weniger wahrscheinlich, dass sie das Bedürfnis verspüren, anderswo nach neuen Jobs zu suchen, ihr Bestes zu geben, um Ziele zu erreichen, und sogar Vorschläge zu machen, wie die Mission des Unternehmens erreicht werden kann.

Do:Nutzen Sie die beste Technologie für die Fernarbeit

Remote-Arbeiten wird eine Katastrophe sein, wenn Sie keine Tools für die Remote-Arbeit einsetzen. Diese Tools helfen Ihnen, eine produktive Kommunikation durch virtuelles Engagement aufrechtzuerhalten.

Tools für Videokonferenzen 

Videoanrufe ermöglichen Ihnen persönliche Interaktionen in einer virtuellen Umgebung. 98 % der Befragten in einer Umfrage stimmen zu, dass das Lächeln des anderen zu sehen und die Stimmen des anderen zu hören ein glücklicheres Team sind und die Produktivität steigern. Es vermittelt das Gefühl, sich mit Ihren Teammitgliedern im selben Raum zu befinden. Diese Tools überbrücken die Distanz zwischen Remote-Mitarbeitern.

Zeitmanagement-Tools

Zeitmanagement-Tools wie Traqq, sind eine großartige Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und Ihre Mitarbeiter zu überwachen. Diese Apps helfen Mitarbeitern von zu Hause aus, ihre Zeit richtig einzuteilen, angemessene Pausen einzulegen und eine korrekte Bezahlung für ihre Arbeit zu erhalten. Es ermöglicht Teammanagern auch, die Arbeitsstunden zu kennen, die jeder Mitarbeiter pro Tag leistet, Mitarbeiter zu erkennen, die Schwierigkeiten mit ihren Aufgaben haben, und sogar die Fakturierung von Stundenzetteln zu automatisieren.

Projektmanagement-Software

Mit Projektmanagement-Software können Sie komplexe Projekte mit komplexen Zeitplänen handhaben. Behalten Sie Fristen im Auge, weisen Sie Aufgaben zu, erhalten Sie regelmäßige Updates zur Aufgabenerfüllung und halten Sie Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden. Wenn Sie sich jemals gefragt haben, wie Sie eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen in einem Unternehmen sicherstellen können, werden Ihnen Tools wie ProjectManager und Asana dabei helfen.

CRM-Software

CRM- oder Customer-Relationship-Management-Software wie Really Simple Systems eignet sich hervorragend für die Teamzusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern. Die Software hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kontakte und Kunden, indem Sie Ihre Anrufe, E-Mails und andere Interaktionen verfolgen und dann Aufgaben zur Nachverfolgung festlegen. Sie sehen sofort, wer wen zuletzt kontaktiert und was besprochen wurde. Dies beseitigt das Rätselraten in Ihrer Kommunikation und schafft Effizienz und eine optimierte Organisation.

Don't:Regelmäßiges Feedback und Anerkennung ignorieren

Einer der größten Fehler, den Teamleiter in der Kommunikation machen, ist, Feedback zu ignorieren und die Bemühungen ihrer Mitarbeiter nicht anzuerkennen. Damit Sie verstehen, wie wichtig dieser scheinbar kleine Faktor ist, bedenken Sie, dass Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit kündigen und sich im nächsten Jahr einen neuen Job suchen.

Wenn ein Mitarbeiter gute Arbeit leistet, wird es seine Moral erheblich steigern, wenn er dies mit ein wenig Lob anerkennt. Es macht sie bereit, mehr zu tun. Tatsächlich schätzen viele Mitarbeiter die Anerkennung ihrer Bemühungen mehr als Geldgeschenke. Das bedeutet, dass Sie kein Vermögen ausgeben müssen, um zu kommunizieren und Ihren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden. Dies kann in Form einer öffentlichen oder privaten Anerkennung/Auszeichnung, Belobigung, Beförderung oder Prämie erfolgen.

In gleicher Weise ist es eine großartige Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern ein qualitativ hochwertiges Feedback zu geben, um sie engagiert, motiviert und bereit zu halten, es besser zu machen. Ein Mitarbeiter, der nicht weiß, was er falsch macht, weiß mit geringerer Wahrscheinlichkeit, was er ändern oder in welchen Bereichen er sich verbessern muss. Dies bedeutet weniger Produktivität und mehr Fehlermöglichkeiten.

Rechtzeitiges Feedback und Anerkennung sind ein großartiges Kommunikationsmittel, das das Geschäft ankurbelt und die Produktivität der Belegschaft steigert.

Nicht:Sozialisierung vermeiden

Es hat sich gezeigt, dass angemessene Pausen und soziale Kontakte mit Kollegen die Produktivität verbessern und steigern. Es war einfacher, wenn sich alle Mitarbeiter ein Büro teilten und jeden Tag physisch miteinander interagieren konnten. Bei einem Remote-Team sind die Mitarbeiter isoliert und laufen Gefahr, sich einsam zu fühlen. Schließlich sind wir soziale Wesen. Die Kommunikation mit anderen Menschen ist uns wichtig, auch wenn wir uns dessen nicht bewusst sind.

Es ist wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um die Sozialisierung unter entfernten Teammitgliedern zu fördern. Dies wird die Moral stärken und ihnen helfen, ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln. Durch den Einsatz einfacher Techniken wie einer Videokonferenz einmal täglich um die Mittagszeit oder gleich morgens können Sie Vertrauen unter Kollegen aufbauen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Es versteht sich von selbst, dass ungesunde Konkurrenz eliminiert, die Produktivität gesteigert und die Mitarbeiter engagierter werden, wenn Kollegen eine gesunde Freundschaft teilen.

Schlussfolgerung

Effektive Kommunikation ist eines der effektivsten Werkzeuge, um ein Unternehmen erfolgreich aus der Ferne zu führen. Indem Sie die oben genannten Richtlinien anwenden, sind Sie auf dem besten Weg, die Produktivität erheblich zu steigern und das Wachstum Ihres Unternehmens sicherzustellen.

Über den Autor

Ikechukwu Nnabeze ist Technikexperte und Autor für Traqq.com. Sein Interesse an der Bereitstellung praktischer Lösungen für reale technische Probleme hat ihn zu einer erfolgreichen Karriere in der Erstellung von Inhalten für moderne Websites geführt. Seine Leidenschaft ist es, Einzelpersonen und Organisationen aus der ganzen Welt dabei zu helfen, die lebensverändernde Schönheit moderner Technologie zu nutzen. In seiner Freizeit liebt er Poesie.